ZUSAMMENHÄNGENDE PROZESSE
Von Anfang bis Ende
Das HQ bringt Ordnung und Struktur in euren gesamten Agenturprozess. Kein App-Chaos mehr, keine veralteten Tabellen. Nur noch ein einfacher, zusammenhängender Arbeitsfluss für ein produktiveres Team.
DASHBOARDS & CONTROLLING
Deine ganze Agentur auf einen Blick
Jedes Teammitglied sieht seine wichtigsten Informationen an einem zentralen Ort. Natürlich angepasst an die eigenen Zugriffsrechte und Wünsche. Da das HQ alle Informationen zusammen führt, sind die Auswertungs- und Controllingmöglichkeiten unbegrenzt.
- Einfach anpassbare Dashboards für jeden Nutzer
- Flexible Zugriffsrechte je nach Rolle
- Integrierte Pivot-Auswertungen mit übersichtlichen Grafiken
- Direkte Anbindung an Dashboarding-Tools wie z.B. PowerBI
CRM & NEW BUSINESS
Jeden Kundenkontakt im Blick behalten
Wer bekommt nochmal die Weihnachtskarte? Und wieviel Neukundenumsatz machen wir im November?
Damit keine E-Mail oder Gesprächsnotiz mehr unter den Tisch fällt, verwaltet ihr eure Kommunikation mit dem HQ an einem Ort. Während der Anbahnung, im Pitch, bei der Projektarbeit und zur Kundenpflege.
- Zentrale Kontaktdatenbank für Unternehmen und Ansprechpartner
- Leadpipeline zur Nachverfolgung von neuen Projekten
- Integrierter Sales-Forecast
- Kontaktsynchronisation mit Microsoft Exchange
- Automatische E-Mail Ablage
RESSOURCENPLANUNG
Genau wissen, wieviel Kapazität noch frei ist
Damit dein Team zuverlässige Timings abliefern und im Fall der Fälle umplanen kann, müssen Projektpläne, Urlaube, Arbeitszeiten, Feiertage und Arbeitsstände an einem Ort zusammenlaufen: Der Ressourcenplanung im HQ.
- Grafische Darstellung der aktuellen Auslastung
- Urlaubsplanung inkl. Anträge & sonstiger Abwesenheiten
- Integrierter Feiertagskalender
- Individuelle Verfügbarkeit und Arbeitszeitmodelle
- Ressourcenplanung per Drag & Drop
BELEGWESEN
KVA und Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Erinnerungen und Mahnungen - alles aus einem Guss
Die bis zur eigenen Schriftart frei gestaltbaren Belege sind im HQ fest in deinen Gesamtprozess integriert: Erstelle mit einem Klick einen Projektplan aus deinen Angeboten, rechne nach Angebot, erfassten Zeiten oder Fremdkosten ab und werte das Ergebnis projektübergreifend aus.
- Vollständig anpassbares Design der Belege
- Frei wählbare Nummernkreise (auch Fortsetzung bestehender)
- Lückenlose Verknüpfung vom Angebot bis zur Mahnung
- Geplante Umsätze und wiederkehrende Rechnungen
- Beliebige Währungen und Steuersätze
- Automatisierter Versand von Rechnungen basierend auf euren Planumsätzen
PROJEKT-CONTROLLING
Immer Aussagefähig zum Projektstand
Alle Informationen des Projektes fließen im HQ in übersichtlichen Auswertungen zusammen: z.B. Angebotsvolumen, gebuchte Zeiten & Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag uvm.
- Übersichtliche Auswertungen zum Projektstand
- Vollständiger Blick auf die Projektfinanzen vom Angebot bis zur Rechnung
- Erfassen von Projektzeiten, Verrechnungssätzen und Fremdkosten
- Einfache Standardisierung des Finanzprozesses auf Projekten
BENUTZERGRUPPEN & ZUGRIFFSRECHTE
Sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf die richtigen Informationen hat
Kundenprojekte sind sensibel. Daher bildet das HQ eure Organisationsstruktur genau ab, sowohl Unternehmensweit, als auch auf Projektebene. Bindet spielend leicht eure Kunden, Freelancer und Partner in eure Projekte ein.
- Unternehmensweites Organigramm für Benutzerrechte
- Projektspezifische Rollen
- Sicheres Einbinden von Externen Partnern
NEU: KANBAN BOARDS
Übersichtlichere Aufgaben
Damit das Projektmanagement im Team gut funktioniert, müssen alle Aufgaben im Blick behalten werden. Im HQ lassen sich Projekte neben dem klassischen Gantt-Chart auch in modernen Kanban Boards anzeigen und einfach per Drag-and-Drop bearbeiten.
- Aufgaben per Drag and Drop verschieben
- Projektübergreifende Gesamtansicht aller Aufgaben
- Darstellung sowohl im Gantt-Chart als auch als Kanban Board
- Freies Definieren der "Spalten" aus den Status der Aufgaben
ZEITERFASSUNG
Stunden buchen im Handumdrehen
Alle Informationen des Projektes fließen im HQ in übersichtlichen Auswertungen zusammen: z.B. Angebotsvolumen, gebuchte Zeiten & Kosten, Stand der Abrechnung, aktueller Deckungsbeitrag uvm.
- Zeiterfassung per Stoppuhr oder nachträgliches 'Stunden schreiben'
- Automatische Zeiterfassung mit timeBro
- iOS und Android App für die Zeiterfassung von unterwegs
- Einfaches Abrechnen von Stunden mit Verrechnungssätzen
- Überstundenkonto
KONFIGURATION & ANPASSBARKEIT
Das Tool an die Agentur anpassen, nicht anders herum
Keine andere Agentursoftware ist so einfach anpassbar wie das HQ – ganz ohne Programmieraufwand. Von Projektabläufen bis zu Standardauswertungen kann jeder Prozessschritt konfiguriert werden. Und das Beste: Bewiesene Standards aus über 450 Softwareprojekten sind schon Teil des Pakets.
- Vollständige Systemkonfiguration ohne Programmieraufwand
- Umfassende Dokumentation für das schnelle Lernen
- Anpassung von Prozessen, Datenfeldern, Dokumenten uvm.
INTEGRATIONEN
Das HQ funktioniert mit euren Tools
Das HQ ist selten das einzige Werkzeug in eurem Prozess. Damit die Buchhaltung gut funktioniert werden Daten an DATEV übertragen. Damit das Ticketing läuft, wird JIRA integriert. Und damit Aufgaben, Kontakte und Termine präsent sind, kommt Exchange zum Einsatz. All das sind Standardaufgaben für das HQ.
Über die standardisierte API lassen sich darüber hinaus unzählige weitere Entwicklungsideen umsetzen.
- Standardintegrationen zu vielen gängigen Tools wie z.B. DATEV, JIRA, Exchange uvm.
- Synchronisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten
- Beliebige Erweiterungsmöglichkeiten dank offener REST-API
AUTOMATISCHE ZEITERFASSUNG
Zeiten, wie von Geisterhand erfasst...
Dank unserer exklusiven Partnerschaft mit timeBro, könnt ihr eure Arbeitszeit auch einfach automatisch erfassen lassen. Am Ende des Arbeitstages erhaltet ihr so einen fehlerfreien Stundenzettel – und die Zeiten werden nach eurer Kontrolle und Freigabe direkt in das HQ übernommen.
- Automatische Erfassung der Arbeitszeit
- Neu: Für Mac und Windows verfügbar
- Automatische Projektzuordnung
Probiere das HQ jetzt kostenlos aus
Verschaffe dir den Überblick über deine Agenturprojekte – ohne App-Chaos und Excel-Tabellen. Mit der modernsten all-in-one Agentursoftware. Teste 14 Tage kostenlos und unverbindlich.
Das HQ
Weitere Infos
DSGVO konform & Serverstandort Deutschland
Wir erfüllen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und garantieren Serverstandorte in Deutschland mit ISO 27001 Zertifizierung.