helloHQ Release "Rahlstedt"

Freue dich auf viele neue Features und Verbesserungen in deiner helloHQ-Instanz.

🚀 Neue Features und Module

👉 Rabatt-Setting: Es lässt sich nun wählen, ob Rabatte & Margen in Dokumentpositionen absolut oder prozentual in die Kalkulation des Preises einfließen.

So bleiben bspw. 10 % Rabatt an der Position auch bei Mengenänderungen immer 10 %.

👉 Custom Controlling / Datenexport 2.0*: Das Modul steht nun auch in 2.0 zur Verfügung. Alle individuell gebauten 1.9 Custom Controllings sind auch in 2.0 aufrufbar.

(Ansichten müssen neu gebaut werden)

Hier neu: die Integration eines Zeitbereichsfilters ist nun möglich
(über CSM beauftragbar).

*Verfügbar für Pro- und Enterprise-Kunden

👉 Controlling Reporting 2.0: Das Modul steht nun auch in 2.0 zur Verfügung. Neu hier: die Pivotierung nach Projekt-Phasen.
(Ansichten aus 1.9 müssen in 2.0 neu gebaut werden)

👉 Modul User-Tags: Neues Tagging-Modul für User. 

Ermöglicht interne Kategorisierung der User und künftig Filterung dieser in der Ressourcenplanung 2.0.

👉 Admin Modul – Ressourcen 2.0: Das Modul 1.9 wird durch 2.0 vollständig ersetzt und wurde aus der globalen Menü-Ebene Admin in das Modul Admin / Einstellungen gelegt.

👉 Dokumentstatus im Rechnungslauf*: In Tab 2 und 3 des Rechnungslaufs ist nun auch der Dokumentstatus sichtbar.
*Verfügbar für Pro- und Enterprise-Kunden. 

👉 Platzhalter Branche: Die beim Kunden hinterlegte Branche kann über einen Platzhalter auf dem Dokument abgedruckt werden.

👉 Leistungen – Eigene Datenfelder-Platzhalter: Eigene Datenfelder aus Unternehmen, Projekten etc. können nun in Leistungsbeschreibungen integriert werden.

👉 API v2 – Neue Endpoints:
- Kontakthistorie
- Projekt Teammitglieder

🚀 Änderungen

👉 Dashboard Widgets / Zeiterfassung & Reporting: Projekt- und Aufgaben-Dropdowns werden untereinander dargestellt - sorgt bessere Lesbarkeit der Aufgabennamen (auch beim Aufklappen).

👉 Alle Controllings: Dropdown-Listen werden breiter dargestellt.

👉 DATEV Projektzuordnung: Im DATEV-Export wird zukünftig immer das Projekt der Dokumentpositionen verwendet.

👉 Dokument Details – Leistungen hinzufügen: Beim Hinzufügen von Leistungen wird der hinterlegte Rabatt direkt im Preis-Dropdown berücksichtigt.

👉 Rechte – Meine Reportings / Eingangsrechnungen: Rechte-Logik korrigiert. Je nach Schreibrechten können Eingangsrechnungen global oder projektspezifisch angelegt werden.

👉 Modul Ressourcen: Das Modul ist nun unter Admin / Einstellungen statt direkt unter Admin zu finden.

👉 Unternehmensdetails – Lead & Projekt anlegen: Beim Anlegen eines Leads / Projekts wird das Unternehmen vorausgefüllt.

👉Leadstatus: Dropdown wird nun breiter dargestellt.

👉 API – Fehlerbehebungen bei Abwesenheiten:
- Flag IsApproved bei Abwesenheiten wird jetzt korrekt übermittelt .
- Abwesenheiten per Id liefern nicht mehr fälschlich „NotFound“.

*Änderungen beziehen sich in der Regel auf die neuen 2.0 Module

Nachfolgendend findet ihr zu den relevantesten Anpassungen eine ausführliche Beschreibung.

Ihr entscheidet jetzt selbst, wie Rabatte bei Mengenänderungen behandelt werden:

• Fixbetrag (wie bisher): 10 € Rabatt bleiben bei jeder Menge konstant.
• Prozentual (neu): 10 % Rabatt bleiben 10 % – egal, ob 1 oder 10 Stück.

Die Einstellung findet ihr im Modul Admin > Dokumenteneinstellungen. Und ja: Wenn ihr mehrere eigene Unternehmen nutzt, könnt ihr das pro Unternehmen individuell festlegen.

Das Controlling Reporting 2.0 ist jetzt für verfügbar. Ihr könnt:

• sehen, wie viele Stunden pro Phase erfasst wurden,
• die resultierenden Kosten & Erlöse analysieren

Perfekt für Agenturen, die nach Aufwand abrechnen oder ihre Projekte granular auswerten möchten.

Falls ihr ein individuell konfiguriertes Controlling (aus Version 1.9) nutzt, wird dieses nun automatisch auch in Version 2.0 bereitgestellt. Neu:

• Bestehende Views müssen einmalig neu gespeichert werden
• und optional einen Zeitbereichsfilter beauftragen (via Customer Success Manager)

Das 2.0 Modul wird automatisch für alle Kunden aktiviert, die bereits das 1.9 Modul genutzt haben. Das 1.9 Modul bleibt bis zur Abschaltung der 1.9 Module im Laufe des Jahre 2026 aktiv.

Im neuen User-Tags-Modul könnt ihr User mit frei definierbaren Tags versehen – etwa für Skills, Sprachen oder Verfügbarkeiten. Diese Tags sind:

• im User-Modul sichtbar, um User schnell zu kategorisieren
• im Admin-Bereich verwaltbar
• als Vorbereitung für die zukünftige Ressourcenplanung nach Tags (z. B. „UX“, „Englisch“, „React“)

Im Tab 2 und 3 des Rechnungslaufs könnt ihr euch jetzt zusätzlich den Dokumentenstatus anzeigen lassen – hilfreich, um z. B. schnell zu erkennen, ob eine Rechnung noch auf Feedback wartet. Modul im Pro & Enterprise Plan. 

Das Ressourcen-Modul wurde vollständig überarbeitet und befindet sich nun unter Admin > Einstellungen. Es unterstützt:

• Anlegen von individuellen Ressourcengruppen
• Zuordnung per Drag & Drop
• zusätzliche Ressourcen wie Räume, Equipment, externe Dienstleister lassen sich den Gruppen hinzufügen

Auch dieses Modul ersetzt ab dem 25.08. die Version 1.9. 

Smartere Dropdowns

• Projekt- und Aufgaben-Dropdowns in Zeiterfassungswidgets (Stoppuhr & Reporting) wurden überarbeitet → besser lesbar bei tiefen Hierarchien
• Status-Dropdowns (z. B. Leadstatus) sind jetzt breiter → lange Bezeichnungen lesbar
• Controlling-Einstellungen zeigen Dropdowns nun größer an → mehr Klarheit

DATEV: Projektlogik präzisiert

Der DATEV-Export verwendet jetzt standardmäßig das Projekt auf der Positionsebene – nicht mehr nur das auf Dokumentebene. Das ist besonders nützlich, wenn z. B. Freelancer mehrere Projekte in einer Rechnung abrechnen.

Leistungen mit Rabatt: jetzt korrekt vorausgewählt

Wenn ihr Leistungen mit vordefiniertem Rabatt zum Dokument hinzufügt, wird dieser Rabatt nun direkt bei der Preisvorauswahl berücksichtigt – nicht erst auf dem Dokument.

Leads & Projekte: Voreingestelltes Unternehmen

Wenn ihr ein Lead oder Projekt direkt aus den Unternehmensdetails erstellt, wird dieses Unternehmen ab sofort automatisch vorausgefüllt.

Eingangsrechnungen & Reporting

Die Rechte zum Anlegen von Eingangsrechnungen wurden korrigiert:

• Nur wer Schreibrechte auf globale oder projektbezogene Übersichten hat, kann auch ERs erstellen.
• Kein Schreibrecht = keine Eingangsrechnung.

API-Bugs behoben

• Falsche Werte bei IsApproved (Abwesenheiten) → behoben
• „NotFound“-Fehler bei Abrufen einzelner Abwesenheiten → behoben

Neue API-Endpunkte

• für Kontakthistorie
• für Projekt-Teammitglieder

• Branche als Platzhalter auf Dokumenten einfügbar
• Eigene Platzhalter aus anderen Modulen in Leistungsbeschreibungen nutzbar

Wir freuen uns auf viele spannende neue Features und Verbesserungen, die "Rahlstedt" zu bieten hat. 

Das neue helloHQ-Update „Rahlstedt“ ist ab dem 25.08.2025 verfügbar.

Sieh dir weitere Details zu diesen und allen anderen Anpassungen in unserem unserem helloHQ-Helpcenter an.