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by everii
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13. Juni 2024
Lesezeit: 5

Ressourcenplanung für Agenturen: Strategien für optimale Personalauslastung

Erfahre, wie strategische Personalplanung deine Agentur unterstützt, Projekte reibungslos durchzuführen. Wir erklären Aufgabenbereiche und Ziele für eine effiziente Teamzusammenstellung. Entdecke, wie helloHQ hilft, und deinem Team die besten Voraussetzungen für den Projekterfolg gibt. Optimiere deine Personalplanung und sichere die Zukunft deiner Agentur. 

Wie ihr euer ideales Team plant und Probleme vermeidet

Ihr plant ein neues Projekt und stellt gerade euer Team zusammen, als euch plötzlich auffällt – euch fehlen entscheidende Qualifikationen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen! Um solche Situationen zu vermeiden, solltet ihr euch mit Personalplanung befassen. Wir erklären euch in diesem Artikel, was das bedeutet und wie euch helloHQ dabei helfen kann!

Was ist strategische Personalplanung?

Personalplanung befasst sich mit den Mitarbeitern eurer Agentur. Erfolgreiche Personalplanung stellt sicher, dass ein Team immer optimal besetzt ist – weder bleibt Arbeit liegen, noch sind Teammitglieder unterbeschäftigt. Dabei wird nicht nur die Anzahl der Teammitglieder, sondern auch deren Qualifikationen berücksichtigt. Es gibt drei Bereiche der Personalplanung:

Operative Planung

Diese fokussiert sich auf das kommende Jahr und setzt kurzfristige Ziele.

Taktische Planung

Diese deckt die nächsten zwei bis fünf Jahre ab und kümmert sich um mittelfristige Ziele.

Strategische Planung

Hier geht es um die long-term Perspektive: Welche Ziele stetzt ihr euch für die kommenden 5 oder mehr Jahre?

Aufgaben der strategischen Personalplanung 

Zu jedem Zeitpunkt eures Projekts sollten sowohl die richtige Anzahl an Personen als auch Personen mit dem nötigen Know-how zur Verfügung stehen. Eine gute Personalplanung gewährleistet dies bereits vor Projektbeginn. Die strategische Personalplanung umfasst vier Aufgabenbereiche:

Quantitative Personalplanung

Sorgt dafür, dass die erforderliche Anzahl an Teammitgliedern verfügbar ist.

Qualitative Personalplanung

Stellt sicher, dass die Teammitglieder die nötigen Qualifikationen besitzen.

Zeitliche Personalplanung

Sichert, dass die Teammitglieder zum benötigten Zeitpunkt verfügbar sind.

Lokale Personalplanung

Gewährleistet, dass alle Teammitglieder am richtigen Ort sind.

Innerhalb dieser Aufgabenbereiche gibt es mehrere Teilaufgaben, die eine erfolgreiche Personalplanung ermöglichen. Dazu gehören die Messung der aktuellen und zukünftigen Anzahl an Teammitgliedern sowie die Berücksichtigung der benötigten Qualifikationen.

  • Personalbestandsplanung (aktueller Zustand)
  • Personalbedarfsplanung (zukünftiger Bedarf)
  • Personalentwicklung (Aus- und Weiterbildung)
  • Personalbeschaffung (Recruiting)
  • Personalfreisetzungsplanung (Abbau von überschüssigem Personal)

Ziele der strategischen Personalplanung 

Das Hauptziel der Personalplanung ist ein ideales Team – sowohl für aktuelle als auch für zukünftige Projekte. Strategische Personalplanung soll zukünftige Entwicklungen vorhersehen und entsprechend planen, um den Erfolg der Agentur zu sichern. Die detaillierten Ziele hängen von den spezifischen Zielen eurer Agentur ab.

Warum strategische Planung wichtig ist?

Ohne strategische Planung könnt ihr eure langfristigen Ziele nicht erreichen und geratet schnell unter Druck, wenn benötigtes Personal fehlt und erst noch gefunden werden muss. 

Das bremst nicht nur den Projektfortschritt, sondern mindert auch die Arbeitsmoral des Teams. Weitere Probleme durch fehlende Planung sind:

  1. Zu wenige Teammitglieder verzögern den Fortschritt, während zu viele unnötige Kosten und möglicherweise Kündigungen verursachen. Beides kann die Motivation des Teams negativ beeinflussen.
     
  2. Kosten für Recruiting, Einarbeitung und Arbeitsbedingungen. Verlässt ein Teammitglied die Agentur und dauert die Suche nach Ersatz zu lange, wird das restliche Team belastet und der Fortschritt verlangsamt.
     
  3. Überfüllte oder leere Büros kosten ebenfalls Geld.
     
  4. Kompetenzen im Team sind ebenfalls entscheidend. Langjährige Mitarbeiter sind schwer zu ersetzen, daher ist es wichtig, rechtzeitig Ersatz zu suchen und das Personal weiterzubilden.

Vorteile eurer strategischen Personalplanung

Strategische Personalplanung sichert die Zukunft eurer Agentur. Ihr könnt Personalengpässe verhindern und durch genaue Planung Zeit und Geld sparen. Projekte schreiten effizienter voran und ein ideales Team ermöglicht das Erreichen der Ziele. Zudem könnt ihr rechtzeitig auf Veränderungen reagieren und seid nicht plötzlich unter Recruiting-Druck. Weiterbildungen stärken das Team und verbessern die Arbeitsmoral.

Strategische Personalplanung mit helloHQ

Viele Agenturen nutzen Excel-Tabellen zur Übersicht über Mitarbeitende, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Eine Software wie helloHQ erleichtert die Planung erheblich. Sie bietet einen Überblick über Teammitglieder, deren Auslastung und Verfügbarkeit, Urlaubstage und mehr. So könnt ihr Engpässe und Leerläufe frühzeitig erkennen und entsprechend reagieren. helloHQ vereint Projektpläne, Personaldaten und verfügbare Ressourcen in einer Anwendung.

Haben wir euer Interesse geweckt? 

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Tipps für eure Personalplanung

Abschließend ein paar Tipps für die strategische Personalplanung:

Sucht ständig nach neuen Talenten!

Der Arbeitsmarkt entwickelt sich weiter und gute Fachkräfte sind hart umkämpft. Haltet Ausschau nach neuen Talenten und seid offen für Initiativbewerbungen.

Kennt die Fähigkeiten eures Teams!

Nur wenn ihr die Fähigkeiten jedes Teammitglieds kennt, könnt ihr die nötigen Ergänzungen planen.

Bildet euer Team weiter!

Fördert die Weiterbildung eures Teams durch Konferenzen, Workshops oder Seminare.

Nutzt eine Software wie helloHQ!

Ohne Hilfe ist strategische Personalplanung kaum umsetzbar. helloHQ hilft euch, euer Team effektiv und zukunftsorientiert zu planen.

Fazit

Strategische Personalplanung ist essenziell für die Zukunft eurer Agentur. Ein qualifiziertes Team, das jeder Aufgabe gewachsen ist, kann bereits vor Projektstart ohne Zeitdruck zusammengestellt werden. Personalplanung hilft, zukünftige Probleme zu vermeiden. Eine Software wie helloHQ ist empfehlenswert, um stets den Überblick zu behalten und gut für die Zukunft gerüstet zu sein!

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