Bring Struktur in deine Arbeit

Mit der all-in-one Business- und Agentursoftware, die deine Projekte vom Sales über das Projektmanagement bis zur Rechnung begleitet.

Screenshot: Dashboard der Agentursoftware HQ

FUNKTIONEN

Das HQ ist der komplette Projektprozess in einer Agentursoftware

Ersetze App-Chaos, Sammlungen von Excel-Tabellen und veraltete Software mit einem übersichtlichen Geschäftsprozess.

Icon: CRM für Agenturen

CRM

Egal, ob New-Business oder Bestandskunden: Alle Kontakte und Projektchancen lassen sich im HQ zum Erfolg führen.

Icon: Projektmanagement für Agenturen

Projektmanagement

Plane und überwache Timings und Aufgabenpakete, die direkt aus deinen Angeboten generiert werden können.

Icon: Zeiterfassung für Agenturen

Zeiterfassung

Eine schnelle Zeit- & Kostenerfassung sorgt dafür, dass du immer den genauen Stand deiner Projektbudgets im Blick hast.

Icon: Rechnungen für Agenturen

Abrechnung

Rechne auf Basis deiner Angebote, erfasster Zeiten, Retainer oder Mediabudgets ab - ganz, wie deine Projekte es brauchen.

GLÜCKLICHE KUNDEN

Über 600 führende Agenturen vertrauen dem HQ bereits mit ihren Kundenprojekten

Referenz: PR-Agentur Möller Horcher
Referenz: Agentur Des Wahnsinns Fette Beute
Referenz: Agentur Wunder Media Production
Referenz: Agentur KB&B
Referenz: Agentur ballhaus west
„Als wir uns auf die Suche nach einer Agentursoftware machten, waren wir noch ein kleines Team. In dieser Situation musste die Agenturlösung natürlich passen, aber uns war auch wichtig, dass sie sich mit der wachsenden Agentur weiterentwickeln würde.“
Imran Ayata
Imran Ayata
ballhauswest | Inhaber

„Was wir bestechend fanden, war die Modulariät des Systems. Wir können User genauso einfach zukaufen und wieder abmelden wie wir auch funktionale Module ergänzen können“, sagt Imran Ayata, Co-Gründer der Agentur. Er erklärt: „Als wir mit dem Tool starteten, gab es fünf oder sechs User.“

Gerade die Kreativen der Agentur nutzen das HQ kontinuierlich, um ihre Aufwände auf Projekte und Projektteilschritte zu reporten. „Was wir in Zukunft auch intensivieren wollen, ist die Nutzung von HQ als eine Art schwarzes Brett“, sagt Ayata, „zum internen Informationsaustausch, etwa in Gestalt einer Liste mit den Freelancern, mit denen wir bei unseren Projekten schon gute Erfahrungen gemacht haben.“

Besonders bestechend empfindet das Team von Ballhaus West die Mandantenfähigkeit des HQs. Für ein spezielles Agenturprojekt (einer Initiative von Bund und Ländern) wurde im HQ ein zweites, untergeordnetes HQ erstellt auf das alle involvierten Stellen auf Bundes- und Landesebene Einsicht haben. Alle an der Initiative Beteiligten konnten so zusammenarbeiten und hatten Zugang zu den relevanten Daten – aber eben auch nur zu diesen Projektdaten.

„Vom Pitch bis zur Einführung hat uns das HQ-Team immer das Gefühl gegeben, jederzeit erreichbar zu sein und für alle Probleme eine Lösung zu finden. Gerade die persönliche Ansprechbarkeit des Teams gefällt uns besonders.“
Tanja Ressel Nunheim
Tanja Ressel-Nunheim
Möller Horcher | Operations Management

Den eigenen Erfolg zu messen, war bis zur Einführung der Agentursoftware nur sehr umständlich möglich. Die Agentur hat mit unzähligen Excel-Listen gearbeitet, die neben Umsätzen und Kosten auch das komplette Projektmanagement abgebildet haben.

Um sich nicht mehr auf das Bauchgefühl zu verlassen, sondern neben dem Controlling auch Prozesse, wie etwa die Neukundenakquise sowie das Lead-, Projekt- und Aufgabenmanagement, abzubilden und den Aufwand für Kundenprojekte exakt reporten zu können, suchte die Agentur nach einer Software. Neben klassischen, agenturspezifischen Funktionalitäten sollte sie ein Enterprise-Ressource-Planning (ERP) sowie unterschiedliche Buchhaltungsprozesse und Honorarmodelle abbilden, über eine Kundenkontakthistorie verfügen, browserbasiert und mobiloptimiert sein.

Das HQ überzeugte im Pitch mit einfachen Antworten auf scheinbar unüberwindbare Probleme, wie etwa eine transparente Rechnungsstellung und ein effizientes Kundenmanagement, und dem starken Willen, gemeinsam an einer Lösung für die Anforderungen der Agentur zu arbeiten.

Screenshot: Das HQ auf dem Desktop und Mobile

BESONDERE MERKMALE

Was das HQ auszeichnet? Es macht deinen Alltag wirklich einfacher.

  • Das HQ ist mehr als nur eine weitere oberflächliche App. Vom ersten Kundenkontakt über die Projektplanung, Zeiterfassung und Abrechnung ist es ein umfassender Begleiter im Projektalltag
  • Neben Standards für die häufigsten Anwendungsfälle bietet das HQ besonders viele Anpassungs- und Konfigurationsmöglichkeiten, um sich an eure gewohnten Abläufe anzupassen
  • Mit der offenen API und Schnittstellen zu gängigen Tools wie Jira und Microsoft Exchange kannst du das HQ im Handumdrehen mit anderen wichtigen Tools zu einem nahtlosen Prozess verbinden

VIDEOS

Einen schnellen Eindruck bekommen

AGENTURSOFTWARE FAQs

Unter dem Begriff “Agentursoftware” versteht man im deutschsprachigen Raum eine Business-Software (auch ERP genannt), die speziell für Dienstleister geeignet ist (also eigentlich nicht nur Agenturen, sondern auch Unternehmensberatungen, Architekten, Softwareentwicklung usw.). Eine Agentursoftware zeichnet sich dadurch aus, dass sie mindestens einen vollständigen kaufmännischen Prozess vom Angebot oder KVA bis zur Rechnung abbildet. Darüber hinaus lässt sich in einer guten Agentursoftware die Projektarbeit vollständig organisieren. Das beinhaltet das CRM, die Zeiterfassung, Projekt- und Ressourcenplanung, Kostenerfassung usw.

Damit wird die Agentursoftware in der Regel zum “Betriebssystem” der Agentur. Statt in 5 bis 8 unterschiedlichen kleinen Apps zu arbeiten, entsteht somit ein zusammenhängender und kontrollierbarer Gesamtprozess von der Akquise über die Beratung bis zur Kreation.

Heutzutage steckt hinter einer Anwendung wie dem HQ eine komplexe technische Infrastruktur, um eine sehr hohe Verfügbarkeit (über 99,9%), ständig aktuelle Backups und eine besonders hohe Datensicherheit zu bewerkstelligen. Eine solche Technik bereitzuhalten und auf dem neuesten Stand der Dinge zu warten übersteigt in der Regel die Möglichkeiten eines einzelnen Teams. Daher betreiben wir eure Agentursoftware in den modernsten und sichersten Rechenzentren Deutschlands für euch. Ihr braucht euch um nichts kümmern und könnt komfortabel über den Browser auch mobil auf das HQ zugreifen. Da wir ausschließlich mit zertifizierten Partnern zusammen arbeiten, können wir auch in hochsensiblen Branchen (Gesundheit, Finanzen, Automobil usw.) alle gängigen Anforderungen erfüllen.

Ja! Da im HQ viele buchhaltungsrelevante Inhalte entstehen, bieten wir Standards an, um diese an die Buchhaltung weiterzugeben. Bei diesen Daten handelt es sich im Wesentlichen um Eingangsrechnungen eurer Dienstleister und Lieferanten auf der Kostenseite und Ausgangsrechnungen an eure Kunden auf der Einnahmeseite. Das gängigste (und vom HQ natürlich unterstützte) Format zur Übertragung von der Agentursoftware in die FiBu ist das sogenannte DATEV-Format. Dahinter verbirgt sich letztlich eine Tabelle mit vorgegebenem Spaltenformat, das von den allermeisten Buchhaltungstools ohne Umwege verarbeitet werden kann.

Das HQ wird schon seit 8 Jahren von der HQLabs GmbH in Hamburg entwickelt und betrieben. Mit über 30 Mitarbeitern bedienen wir Agenturkunden hauptsächlich in Deutschland, Österreich und der Schweiz. HQLabs ist unabhängig und mehrheitlich in Besitz der Unternehmensgründer. Zur Agentursoftware gehört nicht nur die Anwendung selber, sondern auch ihr Betrieb als SaaS-Lösung in modernen Rechenzentren in Deutschland.

 

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