700+ erfolgreiche Agenturen setzen bereits auf die Agentursoftware helloHQ.
Entwickelt und gehosted in Europa
FUNKTIONEN
Ersetzt App-Chaos und Sammlungen von Excel-Tabellen mit einem übersichtlichen Geschäftsprozess in einer modernen Agentursoftware.
Egal, ob New-Business oder Bestandskunden: Projektchancen lassen sich mit helloHQ zum Erfolg führen.
Plant und überwacht Timings und Aufgabenpakete, die direkt aus euren Angeboten generiert werden können.
Eine schnelle und genaue Zeit- & Kostenerfassung sorgt dafür, dass ihr den Stand eurer Projektbudgets immer im Blick habt.
Rechnet auf Basis eurer Angebote, erfassten Zeiten, Retainer oder Mediabudgets ab – ganz, wie eure Projekte es brauchen.
VIELE VORTEILE
VIDEOS
Christopher und Jan-David zeigen euch typische Klickbeispiele aus der Agentursoftware helloHQ.
Eine Analyse des eigenen Erfolgs anzustellen, war bis zur Einführung der Agentursoftware nur sehr umständlich möglich. Die Agentur hat mit unzähligen Excel-Listen gearbeitet, die neben Umsätzen und Kosten auch das komplette Projektmanagement abgebildet haben.
Um sich nicht mehr auf das Bauchgefühl zu verlassen, sondern neben dem Controlling auch Prozesse, wie etwa die Neukundenakquise sowie das Lead-, Projekt- und Aufgabenmanagement, abzubilden und den Aufwand für Kundenprojekte exakt reporten zu können, suchte die Agentur nach einer Software. Neben klassischen, agenturspezifischen Funktionalitäten sollte sie ein Enterprise-Ressource-Planning (ERP) sowie unterschiedliche Buchhaltungsprozesse und Honorarmodelle abbilden, über eine Historie der Kommunikation mit dem Kunden verfügen, sowie browserbasiert und für Mobilgeräte optimiert sein.
helloHQ überzeugte im Pitch durch einfache Antworten auf scheinbar unüberwindbare Probleme, wie etwa eine transparente Rechnungsstellung und ein effizientes Kundenmanagement, und dem starken Willen, gemeinsam an einer Lösung für die Anforderungen der Agentur zu arbeiten.
Um das Lead-, Projekt- und Aufgabenmanagement, abzubilden und den Aufwand für Kundenprojekte exakt reporten zu können, suchte die Agentur nach einer Software. Neben klassischen, agenturspezifischen Funktionalitäten sollte sie ein Enterprise-Ressource-Planning (ERP) sowie unterschiedliche Buchhaltungsprozesse und Honorarmodelle abbilden, über eine Historie der Kommunikation mit dem Kunden verfügen, sowie browserbasiert und für Mobilgeräte optimiert sein.
Was wir bestechend fanden, war die Modulariät des Systems. Wir können neue Benutzer genauso einfach zukaufen und wieder abmelden wie wir auch funktionale Module ergänzen können. Als wir mit dem Tool starteten, gab es fünf oder sechs User.
Gerade die Kreativen der Agentur nutzen helloHQ kontinuierlich, um ihre Aufwände auf Projekte und Projektteilschritte zu reporten. Was wir in Zukunft auch intensivieren wollen, ist die Nutzung von helloHQ als eine Art schwarzes Brett zum internen Informationsaustausch, etwa in Gestalt einer Liste der Freelancer, mit denen wir bei unseren Projekten schon gute Erfahrungen gemacht haben.
AGENTURSOFTWARE FAQ
Unser Team hilft euch schnell und kompetent weiter – bei allen Fragen rund um helloHQ. Schreibt uns.
Unter dem Begriff “Agentursoftware” versteht man im deutschsprachigen Raum eine Business-Software (auch ERP genannt), die speziell für Dienstleister geeignet ist (also eigentlich nicht nur Agenturen, sondern auch Unternehmensberatungen, Architekten, Softwareentwicklung usw.). Eine Agentursoftware zeichnet sich dadurch aus, dass sie mindestens einen vollständigen kaufmännischen Prozess einer Organisation vom Angebot oder KVA bis zur Rechnung abbildet. Darüber hinaus lässt sich in einer guten Agentursoftware die Projektarbeit vollständig organisieren. Das beinhaltet das CRM, die Zeiterfassung, Projekt- und Ressourcenplanung, Kostenerfassung usw.
Damit wird die Agentursoftware in der Regel zum “Betriebssystem” der Agentur. Statt in 5 bis 8 unterschiedlichen kleinen Apps zu arbeiten, entsteht somit ein zusammenhängender und kontrollierbarer Gesamtprozess von der Akquise über die Beratung bis zur Kreation.
Heutzutage steckt hinter einer Anwendung wie helloHQ eine komplexe technische Infrastruktur, um eine sehr hohe Verfügbarkeit (über 99,9%), ständig aktuelle Backups und eine besonders hohe Datensicherheit zu bewerkstelligen. Eine solche Technik bereitzuhalten und auf dem neuesten Stand der Dinge zu warten übersteigt in der Regel die Möglichkeiten der Mitarbeiter in eurer Agentur. Daher betreiben wir eure Agentursoftware in den modernsten und sichersten Rechenzentren Deutschlands für euch. Ihr braucht euch um nichts kümmern und könnt komfortabel online auf helloHQ zugreifen – sowohl per Desktop-Computer als auch vom Smartphone aus. Da wir ausschließlich mit zertifizierten Partnern zusammen arbeiten, können wir auch in hochsensiblen Branchen (Gesundheit, Finanzen, Automobil usw.) alle gängigen Anforderungen erfüllen.
Bei der Agentursoftware-Auswahl ist Datenschutz natürlich ein super wichtiges Kriterium. helloHQ erfüllt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wir garantieren Serverstandorte in Europa mit ISO 27001 Zertifizierung. Alle Informationen zum Thema Datenschutz findet ihr hier.
helloHQ wird schon seit 10 Jahren von der HQLabs GmbH in Hamburg entwickelt und betrieben. Wir sind 25 Mitarbeiter*innen und bedienen Agenturkunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Zur Agentursoftware gehört nicht nur die Anwendung selber, sondern auch ihr Betrieb als Software as a Service-Lösung in modernen Rechenzentren in Europa.
Ja! Da in helloHQ viele buchhaltungsrelevante Inhalte entstehen, bieten wir Standards an, um diese an die Buchhaltung weiterzugeben. Bei diesen Daten handelt es sich im Wesentlichen um Eingangsrechnungen eurer Dienstleister und Lieferanten auf der Kostenseite und Ausgangsrechnungen an eure Kunden auf der Einnahmeseite. Das gängigste (und von helloHQ natürlich unterstützte) Format zur Übertragung von der Agentursoftware in die FiBu ist das sogenannte DATEV-Format. Dahinter verbirgt sich letztlich eine Tabelle mit vorgegebenem Spaltenformat, das von den allermeisten Buchhaltungstools ohne Umwege verarbeitet werden kann. Mehr dazu in unserer Dokumentation.
helloHQ bietet besonders viele Konfigurationsmöglichkeiten, sodass die Agentursoftware an die Agentur angepasst werden kann – nicht andersrum. Wenn ihr euch nicht sicher seid, ob helloHQ zu eurem Anwendungsfall passt, dann schreibt uns. Wir beraten euch gern und teilen unsere Erfahrung aus 700+ Einführungsprojekten mit euch.
Verschaffe dir den Überblick über deine Agenturprojekte – ohne App-Chaos und Excel-Tabellen. Mit der modernsten All-in-One Agentursoftware. Teste 14 Tage kostenlos und unverbindlich.
Wir erfüllen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und garantieren Serverstandorte in Europa mit ISO 27001 Zertifizierung.
