Einfache Zeiterfassung für Agenturen

Zeiterfassung macht keinem Spaß - und ist doch bitter notwendig. Das HQ macht sie so schnell und einfach wie noch nie.

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<strong>Zeiterfassung in der Agentur: wirklich notwendig.</strong>

Zeiterfassung in der Agentur: wirklich notwendig.

Auch wenn das Erfassen von Arbeitszeiten in Agenturen unglaublich unbeliebt ist, gibt es doch sehr gute Gründe es zu tun. Wir haben viel über die Probleme mit der Zeiterfassung und ihre Notwendigkeit veröffentlicht.

Zeiterfassung im HQ: einfach und schnell

Damit die Zeiterfassung ihren Zweck erfüllen kann, muss sie schnell gehen und möglichst genaue Ergebnisse liefern. Benutzerfreundlichkeit ist daher das oberste Ziel für das 'Tracking' im HQ.

Zeiten mit dem Prozess verknüpfen

Erfasste Zeiten sind nur ein Mittel zum Zweck. Erst im Controlling, zusammen mit der Urlaubsplanung oder im Rechnungsprozess werden die Stunden sinnvoll eingesetzt. Daher ist die Erfassung im HQ direkt in den restlichen Agenturprozess integriert.


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Das HQ bietet drei Versionen der Zeiterfassung

Jede Agentur ist anders, für jeden gibt es die richtige Methode.

<strong>Das klassische 'Stunden buchen'</strong>

Das klassische 'Stunden buchen'

Am Ende des Tages oder der Woche bucht das Team die gearbeiteten Zeiten auf Projekte, Kunden und Jobs. Der Klassiker. Mehr →

<strong>Die Stoppuhr</strong>

Die Stoppuhr

Beginnt man mit der Arbeit, startet man auch die Stoppuhr auf diese Aufgabe. So sind die Zeiten sofort in der Agentursoftware. Mehr →

<strong>Automatische Zeiterfassung</strong>

Automatische Zeiterfassung

Das neue timeBro Add-on trackt die Arbeit am Rechner automatisch mit und erkennt die richtigen Projekte von alleine. Mehr →

<strong>Das klassische 'Stunden buchen'</strong>

Das klassische 'Stunden buchen'

So machen es die meisten Agenturen. Am Ende des Tages, der Woche oder des Monats erfassen alle Mitarbeiter der Agentur die Arbeitszeiten, an die sie sich noch erinnern auf die richtigen Projekte.

Vorteile:

  • Ein bekannter Prozess
  • Sehr beeinflussbar
  • Gut geeignet für tagesfüllende Aufgaben
Nachteile:
  • Sehr ungenau (es wird zu wenig erfasst)
  • Äußerst unbeliebt bei Mitarbeitern


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<strong>Die Stoppuhr</strong>

Die Stoppuhr

Die Evolution der "Stempeluhr", nur digital. Sobald die Arbeit beginnt, wird die Stoppuhr gestartet. Über den Tag wird die Zeit direkt den Aufgaben zugewiesen, an denen gearbeitet wird. Nachträglich können Zeiten nachgebucht oder korrigiert werden.

Vorteile:

  • Genauer als das Stunden buchen
  • Gut geeignet, wenn Aufgaben oft wechseln
Nachteile:
  • Kaum handhabbar, wenn nicht immer am Rechner gearbeitet wird
  • Hoher Aufwand beim Nachtragen


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<strong>Der Traum jeder Agentur: Automatische Zeiterfassung!</strong>

Der Traum jeder Agentur: Automatische Zeiterfassung!

Wir haben lange nach einer revolutionären Lösung für die Zeiterfassung gesucht. Jetzt haben wir sie gefunden. Mit dem timeBro Add-on für das HQ können Zeiten endlich automatisch erfasst werden.

So funktioniert's: Einfach die timeBro App auf dem Rechner installieren und schon erfasst sie die Arbeit an allen geöffneten Dateien. Anhand der Speicherorte werden automatisch die richtigen Projekte zugeordnet.

Ist man nicht am Rechner, werden Termine aus dem Kalender mit in die Zeiterfassung einbezogen - und natürlich hat der Mitarbeiter weiterhin die volle Kontrolle darüber, was an das HQ übertragen wird.

Vorteile:

  • wertvollere Insights aus dem Controlling ziehen
  • 10-20% mehr an Kunden weiterberechnen
  • leistungsgerechter an Freelancer auszahlen
  • Projekte und Ressourcen effizienter planen
Nachteile:
  • Uns fallen beim besten Willen keine ein.


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Klare Vorteile der automatischen Erfassung

Jetzt mehr rausholen mit dem HQ und dem neuen Add-on timeBro.

<strong>Produktiver arbeiten</strong>

Produktiver arbeiten

Mitarbeiter sind während des Tages von der Zeiterfassung befreit – aufwendiges Nachtragen von Zeiten entfällt.

<strong>10-20% mehr abrechnen</strong>

10-20% mehr abrechnen

Abrechenbare Zeiten sind bares Geld. Gehen sie nicht mehr verloren, kann das viele 1.000 € mehr bedeuten.

<strong>Effizienter planen</strong>

Effizienter planen

Leerlauf und Überstunden werden vermieden durch realistischere Timings und präzise Ressourcenplanung.

<strong>Profitabler arbeiten</strong>

Profitabler arbeiten

Der Traum jedes Controllers: Jederzeit das echte Verhältnis zwischen Soll- und Ist-Stunden kennen.

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Oder: buche direkt einen persönlichen Termin.

<strong>Urlaub, Ressourcen & Controlling</strong>

Urlaub, Ressourcen & Controlling

Den Überblick im Urlaubsplan behalten
Das HQ verwaltet alle Urlaube des Teams und übernimmt den digitalen Urlaubsantrag. Wird mit Zeiterfassung gearbeitet, können auch Überstunden und ihr -abbau verwaltet werden.

Die Auslastung ganzer Teams auswerten
Das HQ kombiniert die drei entscheidenden Informationen: Wieviel Kapazität steht meinem Team zur Verfügung, wieviel habe ich schon verplant und wieviel hat mein Team am Ende wirklich gearbeitet. Dabe berücksichtigt es auch alle Abwesenheiten: Feiertage, Krankheitstage, Fortbildungen, Elternzeit, Urlaub usw.

Ressourcenauslastung stets auf dem aktuellsten Stand.
Eine losgelöste Ressourcenplanung scheitert meist an ihrer Aktualität: Montags aufgestellt, ist sie durch das Kundengespräch am Dienstag schon veraltet. Deswegen lassen sich Ressourcen im HQ mit einem Klick einplanen und wieder freigeben - Mitarbeiter können automatisch informiert werden und behalten den Überblick.


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Hilfreiche Beiträge zum Thema

In den #helloHQ News und in der GlasQgel veröffentlichen wir regelmäßig Tipps und Tricks zum Thema Zeiterfassung:

Zeiterfassung: Wo das Problem wirklich liegt und welche Lösungen helfen

Ach, Zeiten erfassen. Als Kreativer habe ich mich oft gefragt, was das soll. Nicht, dass ich als BWLer den eigentlichen Sinn der Zeiterfassung nicht verstanden hätte. Für mich war eher die Frage, warum man sich diesen Prozess als Agentur antut, wenn er so offensichtlich nicht funktioniert und nichts als Ärger stiftet. Nach etlichen Gesprächen mit…

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Projektcontrolling Teil 2: Angebote richtig kalkulieren

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Klingt sehr gut, aber da fehlt noch etwas?

Das HQ bietet viele weitere Module, passend zur Zeiterfassung.

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