Wie man professionelle Angebote schreibt

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Für Kreative gehört das Schreiben von Angeboten ebenso zum Tagesgeschäft wie der Milchkaffee. Das Angebot ist schließlich die Grundlage jeder Auftragsarbeit. Trotz dieser Wichtigkeit passieren immer wieder Fehler beim Erstellen von Angeboten. Manche sind nicht detailliert genug, was später zu nervigen Nachverhandlungen und Problemen bei der Rechnungsstellung führen kann. Bei anderen fehlen wichtige Zusätze, die gewährleisten, dass man rechtlich auf der sicheren Seite steht. Und einige Angebote sind schlicht nicht kreativ genug.

Immerhin ist dieser Beleg das erste Dokument, das der Kunde zu Gesicht bekommt. Es ist das Aushängeschild, das den Kunden von der eigenen Professionalität und Qualität der Arbeit überzeugen soll. Eine Pauschalvorlage ohne CD und mit ausgelutschten Standardsätzen soll den Kunden davon überzeugen, dass man originell ist? Wohl eher nicht.

Wir haben die wichtigsten Punkte rund um die Kunst ein gutes Angebot zu schreiben zusammengefasst. Von der stimmigen Kalkulation über die Nutzungsrechte bis hin zur Optik – so schreibt man ein solides Angebot:

 

Den Projektumfang realistisch kalkulieren

Preis und Liefertermin sind jene Punkte, die den Kunden in der Regel am meisten interessieren. Um eine angemessene Vergütung und einen realistischen Abgabetermin festzulegen, muss jedoch zunächst bestimmt werden, wie umfangreich das Projekt sein wird. Und das möglichst detailliert.

In einem persönlichen Gespräch mit dem potentiellen Auftraggeber sollte dazu ausführlich geklärt werden, was wann und in welchem Umfang zu leisten ist. Dazu gehört nicht bloß der zeitliche und finanzielle Rahmen. Folgende Punkte sollten auch im Briefing abgeklärt werden:

  • Handelt es sich um ein komplett neues Projekt bei dem von Null gestartet wird oder um eine Weiterentwicklung bestehenden Materials?Welches Material ist bereits vorhanden und kann für das kommende Projekt verwendet werden?
  • Liegt ein Styleguide (oder etwas Ähnliches) zur Orientierung vor oder gehört die Erstellung eines solchen Umsetzungsleitfadens zum Projektumfang?
  • Sind Zusatzleistungen (z.B. die Abwicklung durch eine Druckerei) im Projekt inbegriffen?
  • Wie viele Produktentwürfe werden vom Kunden gefordert?

Bezugnehmend auf den letzten Punkt empfiehlt es sich eine passende Klausel mit in das Angebot zu übernehmen. Solche Formulierungen könnten wie folgt lauten: „Entwurf in bis zu drei Variationen“ oder „drei Korrekturrunden“. Durch diesen Zusatz ist man vor bösen Überraschungen gefeit. Denn jeder, der schon einmal in einem kreativen Projekt gearbeitet hat, weiß, dass aus drei Korrekturrunden schnell zehn werden können. Ist dieser Punkt schriftlich festgehalten, können Zusatzleistungen entsprechend vergütet werden.

 

Einen passenden Zeitplan mit Meilensteinen und Liefertermin festlegen

Auf Basis eines gut durchgeplanten Leistungsumfangs, lässt sich ein realistischer Liefertermin relativ fix ermitteln. Ein wertvoller Tipp: Immer ausreichend Pufferzeit einplanen. Zusatzarbeiten treten in nahezu jedem Projekt auf. Kreative, die vorab einige extra Stunden einkalkulieren, können mühselige Nachverhandlungen auf diesem Weg getrost umgehen.

Wer an einem komplexen Projekt arbeitet, sollte zusätzlich zum Lieferdatum auch Meilensteine mit in das Angebot schreiben. Der Dienstleister kann beispielsweise vorschlagen einen ersten Entwurf nach zwei Wochen fertig gestellt zu haben, einen Prototyp nach einem Monat zu liefern und das finale Produkt nach zwei Monaten an den Kunden zu übergeben. Notwendige Abstimmungen und Zwischenschritte lassen sich so besser planen und sind leichter im Blick zu behalten.
Meilensteine und ein grober Projektplan können auch im Angebot visualisiert werden. Hier empfiehlt sich der Einsatz eines Gantt-Diagramms.

Wichtig: Wer sich auf der sicheren Seite wissen möchte, sollte im Angebot angeben, dass die Umsetzung der Meilensteine vom Mitwirken des Kunden abhängt. Kommt es unverschuldet zu Verzögerungen, da Abstimmungstermine nicht eingehalten werden, kann sich der Dienstleister auf die dazugehörige Angebotsklausel berufen.

 

Die richtige Balance aus angemessener Vergütung und einem verlockenden Preis

Einen Preis für die angebotene Leistung festzulegen, ist ein wahrer Drahtseilakt. Einerseits ist der Kreative auf eine angemessene Bezahlung angewiesen, auf der anderen Seite soll der Kunden vom Angebot überzeugt und mit einem guten Preis angelockt werden. Nicht selten stehen die Kreativschaffenden im Wettbewerb mit anderen, der Preis kann eine ausschlaggebende Komponente sein.

Essentiell ist, dass der Kunde sofort erkennt, wie sich der Preis zusammensetzt. Dazu sollte transparent dargestellt werden, welche Positionen sich hinter dem Preis verbergen. Ein Design-Projekt kann z.B. in Briefing, Konzeption und Illustration aufgeschlüsselt werden. Bei der Nennung der jeweiligen Posten gilt es jedoch, sich nicht in Details zu verlieren. Das kann am Ende zu lästigen Diskussionen über den Preis führen.

Die gesetzliche Zahlungsfrist von Rechnungen beträgt 30 Tage. Wer sein Geld schon früher erhalten möchte, kann einen entsprechenden Zusatz in das Angebot mit aufnehmen und ein eigenes Zahlungsziel definieren (z.B. 14 Tage). Die gesetzliche Zahlungsfrist ist damit hinfällig.

Zudem ist es möglich, einzelne Arbeitsschritte separat auszahlen zu lassen. Gerade bei besonders umfangreichen Projekten ist die Auszahlung in Etappen ratsam. Dieses Vorgehen hat u.a. auch den Vorteil, dass der Kreative bei Zahlungsschwierigkeiten zunächst nicht komplett auf seine Vergütung verzichten muss.
Eine weitere Möglichkeit, um nicht mit der kompletten Leistung in Vorkasse gehen zu müssen, besteht darin eine Anzahlung zu vereinbaren. Generell gilt auch hier, dass Anzahlungen individuell abgemacht werden müssen. Gesetzlich ist der Schuldner nicht zu Teilleistungen berechtigt und der gesamte Kaufpreis ist in der Regel in einer Summe fällig. Die Höhe der Anzahlung kann nach persönlichem Ermessen bestimmt werden. Empfehlenswert und üblich sind 30 bis 50 Prozent des Gesamtpreises.

Eine mögliche Formulierung könnte lauten: „Ich bitte Sie, wie vereinbart eine Anzahlung in Höhe von XXX,XX Euro innerhalb von 14 Tagen auf mein u.a Konto zu überweisen. Nach Eingang Ihrer Zahlung beginne ich, wie abgesprochen mit der Ausführung des Auftrags.“

 

Auch beim Angebot schreiben gilt: Der erste Eindruck zählt!

Das Angebot ist und bleibt der erste Eindruck, den der potentielle Kunde von der eigenen Arbeit erhält. Es soll von der eigenen Professionalität zeugen und Qualität, Zuverlässigkeit und Transparenz signalisieren. Standardeinleitungssätze und Mustervorlagen aus dem Internet sollten sich Kreative daher lieber sparen. Stattdessen können sie den Kunden mit optisch ansprechenden und eindeutigen Belegen überzeugen. Zahlreiche Anbieter von Agentursoftware berücksichtigen diesen Aspekt. Zum Toolumfang zählt meist die Option Belege im eigenen Corporate Design anzulegen und als Vorlage abzuspeichern.

Wer nicht mit einer Software arbeitet, sollte trotzdem nicht darauf verzichten dem Angebot einen optisch ansprechenden Touch zu verleihen. Eine individuelle Kopfzeile und das eigene Logo gehören ebenso auf den Beleg, wie die Angabe es Preises.
Einen zusätzlich positiven Eindruck kann der Anbieter erzielen, wenn er folgende Punkte berücksichtigt:

  • Schnell sein zahlt sich aus! Wenn das Angebot innerhalb von 24 Stunden beim Kunden vorliegt, ist ein zuverlässiger erster Eindruck garantiert.
  • Persönlich werden: Eine persönliche Anrede im Angebot kommt gut an. Meist hat der Kreative schon ein kurzes Gespräch mit dem Kunden geführt und kennt den Namen des Ansprechpartners, den er im Angebot verwenden kann.
  • Kulant sein: Ein Rabattnachlass kann helfen, einen guten Eindruck beim Kunden zu hinterlassen.

 

Ein bindender Vertrag?

Im Regelfall endet der Auftrag mit der Rechnung. Oft kommt es aber dann noch zu Diskussionen über die Kosten und den Umfang des Projektes. Daher sollte ein Angebot stets schriftlich bestätigt werden. Nur so ist der Kreative abgesichert und kann rechtlich auf die zuvor festgelegte Vergütung bestehen. Ein schriftlich bestätigtes Angebot ist quasi der verbindliche Parameter, um später Früchte aus der eigenen Arbeit tragen zu können. Dabei ist eine Bestätigung per Mail ausreichend.
Um dem Kunden den Auftragsprozess zu erleichtern, kann dem Angebot ein entsprechendes Annahmeformular hinzugefügt werden , das der Kunde bei Bedarf unterschrieben an den Kreativen zurücksenden kann.

Und nun? Geht die Arbeit sofort los? Sofern der Kunde ein verbindliches Angebot exakt übernimmt, kann im Anschluss auf eine Auftragsbestätigung verzichtet werden und der Kreative kann kreativ werden. Andernfalls ist es vorteilhaft eine kurze Bestätigung an den Kunden zu versenden und damit die endgültige Bestellung schriftlich zu fixieren. Dazu reicht es, wenn der Dienstleister den Betreff im Angebotsschreiben von „Angebot“ in „Auftragsbestätigung“ abändert und die jeweiligen Veränderungen am Inhalt vornimmt. Auch den Eingang der Auftragsbestätigung und dessen Richtigkeit sollte sich der Kreative schriftlich bestätigen lassen. Anja Rassek hat dazu auf karrierebibel.de einige wichtige Punkte zusammen gefasst.

 

Nutzungsrechte, Freizeichnungsklauseln & Co.

Neben den Eckdaten, wie Preis, Liefertermin und Leistungsumfang, gehören auch Angaben zu den Nutzungsrechten und zur Gültigkeit in das Angebot. Auf diese kleinen Zusätze im Beleg sollte der Dienstleister nicht verzichten. Denn als Urheber eines kreativen Produktes steht es ihm zu, die Rechte am Produkt zu vergeben. Dabei kann zwischen ausschließlichen, einfachen, regionalen, nationalen und internationalen Nutzungsrechten unterschieden werden. Auch über die Dauer und den Umfang der Nutzung kann der Urheber im Angebot entscheiden. Bei Print-Produkten geschieht dies über Stückzahlen. So kann der kreative Urheber z.B. im Angebot festlegen, das vom erstellen Flyer 200 gedruckte Exemplare für den genannten Preis in Umlauf gebracht werden dürfen. Tipp: Nur wenn im Angebot deutlich formuliert ist, das die Nutzungsrechte erst bei Bezahlung in Kraft treten, kann der Kreative die Nutzungsrechte ggf. untersagen.

Ans Ende des Angebots gehört die Nennung der Gültigkeit. Hier sollte der Anbieter einen klar definierten Gültigkeitszeitraum definieren („Das Angebot ist bis zum XX.XX.XXXX gültig“). Andernfalls ist er rechtlich daran gebunden das Angebot auch Monate später zu den gleichen Konditionen zu vergeben.

Zudem kann er sich durch den Zusatz „ohne Gewähr“, „unverbindlich“ oder „Preis vorbehalten“ absichern. Völlige Absicherung bieten diese Freizeichnungsklauseln jedoch nicht. Im Regelfall gilt vor Gericht, dass Abweichungen vom Angebot vor Ablauf der Bindungsfrist nicht zulässig sind. Wenn man sich vorab nicht sicher ist, wie umfangreich ein Projekt tatsächlich ausfallen wird, sollte man evtl. eher einen Kostenvoranschlag an den Kunden senden. Der KVA darf später bis zu 20 Prozent überschritten werden. Worin genau der Unterschied zwischen Angebot und KVA besteht, könnt ihr hier nachlesen.

 


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