Wie man im HQ erfasste Zeiten an den Agenturkunden weiterberechnet

Projekte & Jobs, in denen nach Zeit (Stunden oder Tage) angeboten, geplant und abgerechnet wird, sind in der Agentur keine Seltenheit. In diesem Artikel beschreiben wir daher den kompletten Agentursoftware-Prozess im HQ Schritt für Schritt vom Angebot bis zur Rechnung.

Schritt 1: Ein Angebot erstellen

Als erstes erstellen wir ein Angebot, aus dem später unser Projekt und letztlich auch unsere Rechnung hervorgeht. Natürlich würde der Prozess auch ohne Angebot funktionieren. Soll kein Angebot, sondern direkt ein Projekt erstellt werden, einfach bei Schritt 2 weiterlesen.

Um das Angebot zu erstellen wechseln wir im Hauptmenü unter Belege, klicken auf „Angebote“ –> „Neues Angebot“.

Angebotsübersicht im HQ

Das HQ zeigt nun die Maske zum Erstellen von Angeboten an, es ist bereits eine Standardvorlage ausgewählt.

Tipp: Im HQ lassen sich beliebig viele unterschiedliche Belegvorlagen für Angebote, Rechnungen usw. erstellen inkl. eigener Farben, Schriftarten, Briefpapier usw. Das ist praktisch, wenn z.B. mehrere Gesellschaften zu einer Agentur gehören oder sich ein HQ teilen – oder Belege in mehreren Sprachen verschickt werden.

Jetzt fügen wir einige Positionen zum Angebot hinzu: „Hinzufügen“ –> „Neue Position“

Angebot/ KVA im HQ erstellen

Im Fenster für die Neue Position sind drei Einstellungen für unseren Fall wichtig:

  1. Positionstyp = Freitext (das erlaubt es uns, eine ganz frei erfundene Position zum Angebot zu ergänzen. Natürlich ließe sich alternativ auch auf unser komplettes Leistungsverzeichnis oder einen Artikelstamm der Agentur zurückgreifen, in dem bereits alle Informationen, Stundensätze, Beschreibungen usw. vorgepflegt sind.
  2. Bezeichnung (das ist einfach „nur“ der Name der Position)
  3. Einheit = Stunden oder Tage (indem wir hier eine Zeiteinheit wie Stunden oder Tage auswählen, werden die geplanten Stunden oder Tage später direkt in unser Projekt übernommen. Das wäre z.B. bei „Stück“ nicht möglich.)

Angebotsposition hinzufügen

Nachdem wir ausreichend Positionen hinzugefügt haben, speichern wir das Angebot (1) und prüfen das Ergebnis in der Vorschau (2). Daraufhin erstellen wir aus unserem Angebot (das unser Kunde natürlich angenommen hat) ein Projekt (3).

Projekt aus einem Angebot erstellen im HQ

Grundsätzliches zum Thema „Angebote in Agenturen richtig kalkulieren“ haben wir hier in der GlasQgel veröffentlicht.

Schritt 2: Das Projekt erstellen

Hinweis: falls nicht zuerst ein Angebot erstellt wurde, kann man auch direkt aus dem Hauptmenü oder vom Dashboard „Neu“ –> „Neues Projekt“ ein neues Projekt erstellen. Das HQ gibt hier keine Reihenfolge vor.

Es öffnet sich der Dialog zum Erstellen des Projekts. Im Wesentlichen reicht es, hier nur einen Namen und ein Startdatum auszuwählen. Unter „Mitarbeiter besetzen“ fügen wir uns selber in der Rolle des „Projektleiters“ hinzu, damit das neu angelegte Projekt später auch direkt unter „Meine Projekte“ erscheint.

Tipp: Über die „Projektvorlage“, die wir hier erstmal ignorieren, lassen sich im HQ sehr viele Dinge im Projekt vorkonfigurieren wie z.B. ein Standardprojektplan, die richtigen Pflichtfelder und vieles mehr – ganz  nach den Vorgaben eurer Agentur.

Da wir noch einen weiteren Schritt aus dem Angebot vorhaben, entfernen wir das Häkchen „Zum Projekt weiterleiten“.


Jetzt haben wir ein Projekt aus unserem Angebot erstellt. Da wir ja später den Abgleich aus Angebot vs. erfasste Zeit vs. Rechnung machen möchten, übertragen wir unsere Angebotspositionen jetzt noch schnell in den Projektplan. In dem sich öffnenden Fenster wählen wir einfach die Positionen vom Angebot aus, auf die wir Zeiten erfassen möchten. Dann klicken wir auf „Gehe zu…“ –> „Projekt“, um uns den erstellten Projektplan anzuschauen:

Angebot in den Projektplan übertragen im HQ

Im Projekt angekommen, wählen wir den Reiter „Projektplan“ aus. Unser Projektplan enthält jetzt bereits genau die Positionen aus dem Angebot und auch die angebotenen Stunden/ Tage sind schon als „Soll“ Zeiten in den Projektplan übertragen worden.

Tipp: Wenn in der Agentur keine genauere Projektplanung notwendig ist, können wir komplett auf das Gantt-Chart in der Agentursoftware verzichten. Aber natürlich kann an dieser Stelle jetzt ein schönes Timing angelegt, auf den Urlaubskalender zurückgegriffen und weitere Aufgaben zum Projekt ergänzt werden.

Um unsere Aufgaben nun direkt auch einem Mitarbeiter zuzuweisen, doppel-klicken wir einfach in der Zeile der Aufgabe auf „Zugeteilte Personen“ und wählen den passenden Mitarbeiter im erscheinenden Fenster aus. Für unseren Testfall weisen wir uns die Aufgabe am besten selber zu, damit wir sie gleich schnell wiederfinden.

Projektplan im HQ

Schritt 3: Arbeitszeit erfassen

Nun erfassen wir ein paar Stunden Arbeitszeit, als hätten wir als Agenturmitarbeiter (z.B. in der Kreation) die neue Aufgabe bearbeitet. Dazu wechseln wir auf unser Dashboard, auf dem die uns selber zugewiesene Aufgabe schon erschienen ist. Direkt neben unserer neuen Aufgabe wählen wir „Zeit erfassen“ aus.

Im Fenster für die Zeiterfassung geben wir einfach die Dauer unserer Arbeit und einen kurzen Kommentar ein und klicken auf „Speichern & Schließen“. Schon ist die Zeit gebucht.

Tipp: Im Agentur-Tagesgeschäft lassen sich mehrere Projekte und Aufgaben direkt hintereinander weg buchen, ohne das Fenster verlassen zu müssen. Das ist besonders angenehm, um am ende des Tages, der Woche, des Monats… die noch zu erledigenden Buchungen schnell einzutragen.

Schritt 4: Die Rechnung stellen

Hinweis: In diesem Artikel haben wir das Thema der „Verrechnungssätze“ zunächst einmal komplett außen vor gelassen. Diese sind natürlich entscheidend, um zu wissen, was eine Stunde Arbeit in der Agentur eigentlich kostet. Das HQ ermöglicht dabei alle gängigen Varianten vorkonfigurierter Verrechnungssätze, damit auch wirklich genau das Richtige abgerechnet wird: je Mitarbeiter, je Rolle/ Gewerk, je Kunde, je Projekt und sogar je Aufgabe. Wir widmen uns disem Thema an anderer Stelle.

Jetzt stellen wir endlich unsere Rechnung. Das machen wir in diesem Fall direkt aus dem Projekt, da die Agentursoftware dann Kunde, Rechnungsempfänger, Projekt usw. bereits für uns vorauswählt. Also klicken wir auf dem Dashboard unser Projekt an und wechseln in den Reiter Belege. Dort erstellen wir eine neue Rechnung.

Rechnung im Projekt erstellen

Wie schon ganz am Anfang im Angebot fügen wir der Rechnung als erstes eine Position hinzu. Diesmal wählen wir als Typ aber nicht mehr „Freitext“, sondern „Reportings“ aus. So können wir direkt auf die für unser Projekt erfassten Arbeitszeiten zugreifen. Um die abzurechnenden Zeiten auszuwählen, klicken wir auf „Reporting Auswahl“.


Auswahl von Zeiten für die Rechnungstellung

Jetzt öffnet sich die Übersicht aller erfassten Zeiten des Projekts – und auch unsere eben erfasste Zeit ist natürlich dabei. Da wir einfach alle erfassten Zeiten abrechnen möchten, klicken wir einfach auf das Häkchen um alles auszuwählen. In diesem Fall möchten wir auf der Rechnung gern wieder die Namen unserer Angebotspositionen sehen (z.B. Konzept) und wählen daher die Option „Nach Phase gruppieren“.

Zeiten für die Rechnung auswählen

Jetzt könnten wir natürlich noch aufgelaufene Fremdkosten aus Eingangsrechnungen (z.B. von Freelancern) oder weitere Positionen zu unserer Rechnung hinzufügen. Am Ende speichern und in der Vorschau ansehen:

Ein Angebot mit Vorlage

Et voilà! Natürlich lässt sich das Aussehen der Belege im HQ beliebig anpassen. Unter anderem: Schriftart (auch eigene!) und -größe, Briefpapier, Farben und Spalten der Tabelle, Anzeigen von Summen, optionalen Positionen, weitere Felder und Informationen… der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt.

Bei Fragen, meldet euch jederzeit bei uns.


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