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Update für das HQ: Version 1.8 bringt API-Erweiterungen, Währungen uvm.

Es ist wieder so weit, das HQ bekommt ein weiteres großes Update verpasst. Mit der Version 1.8. beheben wir nicht nur viele Kleinigkeiten, sondern erweitern auch einige lang erwartete Funktionen des gesamten Systems.

1.8?! wo war denn bitteschön 1.7? Das ist eine sehr berechtigte Frage all derer, die genau aufgepasst haben. Da wir in diesem Jahr einen lang ersehnten Umbau unserer Server-Infrastruktur vorgenommen haben, haben wir die 1.7. für interne Zwecke bereits verwendet und überspringen sie daher in diesem offiziellen Zyklus.

Das Release wird im Laufe des Februars nach und nach für alle Kunden ausgerollt, eine damit verbundene Ausfallzeit wird es nicht geben. Falls ihr ein ganz genaues Update-Datum vereinbaren oder bestimmte Daten ausschließen möchtet, sprecht uns gern jederzeit an: moin@helloHQ.io.

 

Eigene Schriftarten in Belegen

Eigene Schriftarten

Die Belege (also Angebote, Rechnungen usw.) können im HQ schon immer weitreichend angepasst und konfiguriert werden. Damit kann es nun weiter gehen, eigene Schriftarten (welche Agentur hat sie nicht 😉 können jetzt ganz bequem direkt im Vorlageneditor hochgeladen werden und stehen danach für sämtliche Belegvorlagen zur Auswahl bereit. Wird ein Beleg mit der neuen Schriftart erstellt, betten wir diese natürlich auch in der generierten PDF ein, damit diese bei allen Empfängern hübsch aussieht. Direkt zum Artikel unserer Doku kommt ihr hier.

 

Neue Funktionen in der API

Über unsere offene API (=Schnittstelle) können Kunden, Dienstleister und Partner die Daten aus dem HQ automatisiert abrufen, bearbeiten und Aktionen auslösen (das HQ bedienen). Insbesondere für Schnittstellen zu anderen Systemen ist das hilfreich und unsere Kunden haben bereits Anbindungen im vollen Spektrum von Trello über die eigene Website bis zu SAP mit unserer API realisiert.

Unser Release 1.8 ergänzt eine lange Liste weiterer Objekte und Methoden in die API, mit denen wieder unzählige neue Anwendungsfälle denkbar werden. Z.B. die Anbindung an Webshops oder PIM-Systeme.

Den aktuellen Stand unserer ständig wachsenden API entnimmt man am besten unserem API-Explorer.

 

Bestellungen mit einem Klick aus Angeboten erstellen

Bietet man in einem KVA/ Angebot auch Dienstleistungen oder Artikel von Dritten (Agenturen, Dienstleister, Freelancer, Lieferanten) an, kann man bei Beauftragung des Angebotes nun mit einem einzigen Klick die passenden Bestellungen generieren. Das funktioniert folgender Maßen:

  1. Man wählt die Artikel des Angebotes aus, die man bestellen möchte
  2. Haben die Artikel auf dem Angebot Einkaufspreise hinterlegt, werden diese in die Bestellung übernommen
  3. Sind alle ausgewählten Artikel vom gleichen Dienstleister/ Lieferanten verfügbar, wird dieser auch automatisch als Empfänger der Bestellung verwendet

Bestellungen aus einem Angebot

Und auf zur Dokumentation der Bestellungen.

 

Erweiterte Währungsunterstützung

Über das ganze HQ kann nun noch einfacher mit anderen Währungen (als dem Euro) und auch mit unterschiedlichen Währungen gearbeitet werden. Im einzelnen bedeutet das:

  1. In den Einstellungen kann die Standardwährung für das HQ (oder ein einzelnes Subsystem, wenn es mehrere gibt) gesetzt werden. Alle Auswertungen und Aggregationen (vor allem im Controlling) werden fortan in dieser Standardwährung angezeigt.
  2. Alle Währungsfelder (z.B. auf Belegen wie Angebote, Rechnungen usw.) können in beliebigen Währungen eingetragen werden, In Leads, Reportings und Belegen wird der zu diesem Zeitpunkt tagesaktuelle Wechselkurs zum Euro mit gespeichert.
  3. Wir holen uns alle Wechselkurse täglich aktuell von der EZB.

Hier findet ihr die genaueren Beschreibungen in unserer Dokumentation.

 

Mehrere Einstellungen für Tabellen speichern

Schon lange kann man seine Spalteneinstellungen für verschiedene Tabellen im HQ speichern. Dazu gehört die Spaltenauswahl, die Spaltenbreite, Sortierungen, Filter und Gruppierungen. Manchmal reicht eine einzelne Standardeinstellung aber einfach nicht aus. z.B. möchte ich in meiner Projektübersicht eine spezielle Tabellenansicht für meine eigene tägliche Arbeit haben (viele Prozentzahlen, nur laufende Projekte usw.) sowie eine weitere für ein Statusmeeting (alle Projekte, gruppiert nach Status).

Genau das ist jetzt möglich: Alle Tabellen des HQ merken sich nun auf Wunsch beliebig viele Ansichten.

Die komplette Beschreibung unserer praktischen „Tabellenfunktionen“ gibt’s natürlich in der Dokumentation.

Ansichtszustaende

 

Eigene Merkmale für Belegpositionen

Schon immer kann man sich Datenfelder für alle möglichen Objekte im HQ selber konfigurieren. Das war bisher z.B. für Projekte, Leads, Ansprechpartner, Unternehmen und viele mehr möglich. Einige unserer Kunden möchten für ihre Kontakte im System z.B. erfassen, wie sie ihren Kaffee trinken (schwarz, mit Milch, mit Zucker, mit Schuss…) und hinterlegen dafür ein entsprechendes Auswahlfeld. Ein anderer Kunde bildet so z.B. eine A-B-C-Kategoriesierung seiner Kunden ab.

Diese praktische Erweiterungsmöglichkeit bietet das HQ jetzt auch für Belegpositionen. Damit wird es z.B. möglich, einen Leistungszeitraum für jede einzelne Rechnungsposition anzugeben. Die Konfiguration funktioniert wie gewohnt über die Standardwerte, der passende Doku-Artikel hier.

 

Neue Optionen für den DATEV-Export

Der im HQ enthaltene DATEV-Export bietet nun die Möglichkeit, nur diejenigen Rechnungen zu exportieren, die noch nie exportiert wurden. In der Doku lesen.

 

Erweiterte Einstellungen für die Zeiterfassung

Zeiterfassungen und Stundenbuchungen sind ja so eine Sache: jeder muss sie anlegen können – aber natürlich nicht beliebig rückwirkend, nicht beliebig lange usw. – manchmal müssen sie freigegeben werden, hoffentlich immer abgerechnet und danach dann nie wieder bearbeitet werden. Auch beliebige andere Kombinationen dieses Prozesses kommen uns immer wieder unter. Wir haben nun alle uns bekannten Versionen unter die Lupe genommen und bieten unterschiedliche Standards, mit denen sogut wie jedes Bedürfnis erfüllt werden kann:

  1. (Standard) Ein Nutzer kann eine Zeiterfassung (Reporting) anlegen und dieses so lange auch selber bearbeiten, bis es durch jemanden mit ausreichender Berechtigung (z.B. Projektleiter) genehmigt wurde. Danach nicht mehr. In diesem Szenario können nur angenommene Reportings abgerechnet werden. Alle Reportings (angenommen oder nicht) tauchen aber in Zusammenfassungen und Controllings auf (sie sind ja schließlich im System erfasst).
  2. Alternativ kann ein rollierender Reporting-Zeitraum (in Tagen) eingestellt werden. Alle Reportings können bis zum Ablauf dieses Zeitraums bearbeitet werden (also z.B. bis 10 Tage nach Monatsende). Nach Ablauf dieses Zeitraums sind Reportings nicht mehr bearbeitbar. Es kann nicht mehr rückwirkend in den abgelaufenen Zeitraum reportet werden. Alle Reportings sind prinzipiell abrechenbar und tauchen in Zusammenfassungen und Controlling auf.

Und natürlich haben wir auch dazu einen Doku-Artikel.

 

Bessere Unterscheidung von Liefer- und Rechnungsadressen in Projekten

In jedem Projekt gibt es nun die Möglichkeit, aus den Adressen des Kunden jeweils abweichende Liefer- und Rechnungsadressen auszuwählen. Wird dann ein entsprechender Beleg zum Projekt erstellt (z.B. Lieferschein oder Rechnung) adressiert das HQ ihn standardmäßig automatisch an die passende Adresse. Außerdem kann man diese Adressen jetzt als Platzhalter auf die Belege schreiben (wenn auf der Rechnung etwa auch die Lieferadresse stehen soll).

Wie immer gilt: wir beantworten gern alle Fragen rund um das Release auf den üblichen Kanälen (direkt hier im Chat, per Mail an moin@helloHQ.io oder unter +49 40 882 15 33 20.


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