The Power of Process: Durch den Einsatz einer Timebox mit weniger Aufwand schneller zum Ziel

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Was in der Softwareentwicklung schon längst an der Tagesordnung ist, findet auch in Organisationsprojekten immer häufiger Anwendung: Die agile Zusammenarbeit. Gemeinsam mit Maren Windus von Consensa zeigen wir auf, wie Agenturen von der Arbeitsweise eines Softwareentwicklers profitieren können und klären die Frage, wie wir durch den Einsatz einer Timebox in unseren Projekten 20 Prozent an Zeit und Aufwand einsparen konnten.

 

Vorbild Softwareentwicklung: Einen Prototyp entwickeln und kontinuierlich verbessern

Eine Software ist nie richtig fertig oder vollkommen perfekt. Sie wächst mit der Zeit und passt sich kontinuierlich den Ansprüchen ihrer Nutzer und den technischen Entwicklungen an. Trotzdem zeigt die Erfahrung, dass die Entwicklung einer ersten einsatzbereiten Softwareversion oft zu lange dauert und am Ende am tatsächlichen Bedarf des Kunden vorbei geht. Daher hat sich in der Softwarebranche ein agileres Vorgehen durchgesetzt: Zu Beginn werden die Features umgesetzt, die schnell realisierbar und besonders wichtig sind. Auf Grundlage dieser ersten Version entstehen in stetem Feedback mit dem Kunden neue oder verbesserte Funktionen.

Was in der Softwarewelt gut funktioniert, könnte auch in Organisationprojekten hilfreich sein? Diese Frage stellten sich auch die Mitarbeiter von Consensa, die Unternehmen regelmäßig bei der Umsetzung komplexer Projekte beraten. Man kam zu dem Ergebnis, dass vier zentrale Probleme nahezu jeden Multiprojektmanager quälen und den bereits genannten Schwierigkeiten bei der Softwareentwicklung ähneln:

  1. Der Prozess dauert zu lange. Es fehlt an Zwischenergebnissen, damit der Prozess zügig an Fahrt aufnimmt.
  2. Die Ergebnisse werden häufig nicht ausreichend akzeptiert. Man arbeitet daher immer wieder für die Mülltonne.
  3. Es gibt ständige Ressourcenkonflikte und daher Zeitprobleme.
  4. Die Anforderungen innerhalb des Projektes ändern sich zwischenzeitlich. Es gibt aber keinen funktionierenden Prozess, der die geänderten Anforderungen in den Auftrag und die Planung integriert.

 

Agiles Arbeiten in Organisationsprojekten

Um den genannten Problemfeldern zu begegnen, überträgt Consensa den Ansatz aus der Softwareentwicklung auf Organisationsprojekte. Lösungsansätze sind die sogenannten Iterationen und Timeboxen:

„Durch iterative Planung und klare Timeboxen, in denen das Team arbeitet, werden schnell erste Teilergebnisse produziert. Diese können in der Praxis ausprobiert oder von vielen Nutzern „befeedbackt“ werden. Anschließend kann das Team auf Grundlage der Rückmeldungen Verbesserungen einarbeiten. Damit steigt die Akzeptanz und es gibt eine in den Prozess integrierte Beteiligung“, erklärt Maren Windus von Consensa das Prinzip.

 

Was genau ist eine Timebox und wie funktioniert das Arbeiten in einer Iteration?

Wer noch nie von einer Timebox gehört hat, kann sich schlecht vorstellen, wie die Arbeit in einem solchen Teilabschnitt in der Praxis funktioniert. Zusammen mit Maren Windus und in Anlehnung an den „Sprint“ aus der agilen Softwareentwicklung, haben wir die Idee, wie folgt, zusammengefasst:

Bei Timeboxen handelt es sich, wie bei Sprints in der agilen Entwicklung, um klar definierte Zeiträume von z.B. zwei oder vier Wochen. Für jede Timebox steht von Beginn an fest, was erarbeitet werden soll. Während einer laufenden Timebox gibt es an der Zieldefinition keine Veränderungen. Dies hat den großen Vorteil, dass man sich auf das Wesentliche fokussieren kann.
Das Team arbeitet dabei synchron, z.B. einen oder zwei Tage in der Woche, an den Ergebnissen. Die Erarbeitung der Ergebnisse erfolgt in kleinen Gruppen mit anschließendem Feedback, sodass bereits während der Erarbeitung viele Perspektiven in das Ergebnis einfließen. Am Ende der Timebox findet eine sogenannte Retrospektive statt, in der die Zusammenarbeit reflektiert wird.
Synchrones Arbeiten bedeutet dabei, dass alle Beteiligten gleichzeitig – wenn möglich auch räumlich gemeinsam – und ohne Ablenkung das Projekt bearbeiten. Was erstmal einfach klingt, ist im Projektalltag leider alles andere als selbstverständlich. Durch diese Konzentration der Projektarbeit werden Abstimmungszeiträume reduziert und der notwenige Aufwand für das Projekt kann, genauso wie der zu erwartende Fortschritt, wesentlich besser vorhergesagt werden, als im traditionellen ‚Ping-Pong-Modus’ der Projektabstimmung.

 

Fallbeispiel: Wie wir bei HQLabs durch synchrones Arbeiten etwa 20 Prozent unserer Projektzeit reduzieren konnten

Vor allem langatmige Abstimmungsprozesse zwischen unseren Projektteams, anderen Dienstleistern und unseren Kunden haben uns in früheren Einführungsprojekten unserer Agentursoftware viel (Kalender-)Zeit und Pflege gekostet. Mit einigen einfachen Prozessveränderungen konnten wir unsere standardisierten Aufträge und Projekte viel schneller und mit weniger Aufwand abschließen. Über die unterschiedlichen Projektarten und –umfänge hinweg sparen wir seitdem ca. 20% der Projektdauer und des Projektvolumens. Der Trick: Der Einsatz der zuvor genannten Timeboxen. Statt in umfangreicheren Einführungen zunächst lange Datenlisten und Prozessdefinitionen von unseren Kunden anzufordern, diese dann „im stillen Kämmerlein“ zu konfigurieren und zur Feedbackschleife mehrfach mit dem Kunden abzustimmen, kombinieren wir die erste Aufnahme, Konfiguration und Überprüfung in einer knackigen Timebox, gemeinsam mit unseren Kunden.
Der Clou: Das Vorgehen lässt sich auf andere Projekte übertragen, auch und gerade im Agenturbereich. Wie sieht das ganze also im Detail aus?

 

Was wir geändert haben und wie andere von diesem Vorgehen profitieren können

Wir haben die Zeit zwischen Briefing und erstem Produkt/Output von mehreren Wochen auf wenige Tage reduziert. Konkret bedeutet das: Während wir zuvor rund zwei Wochen am Systemsetup gearbeitet haben, dauert dieser Abschnitt jetzt nur noch zwei Tage. Eine einfache Änderung im Einführungsprozess der Agentursoftware hat uns in der Praxis eine Ersparnis in Dauer und Aufwand von etwa 20 Prozent eingebracht!
Wir raten aus dieser Erfahrung dazu, die ersten Tage intensiv in einer Timebox mit dem Kunden zusammenzuarbeiten. Natürlich ist das, vor allem bei kreativen Projekten, nicht immer so einfach umsetzbar. So kann und will der Kunde, wenn er ein neues Design in Auftrag gibt, nicht bei der grafischen Umsetzung beteiligt werden. Denkbar wäre in diesem Fall, die Auftragsklärung und das Prototyping gemeinsam in einem Workshop bzw. in einer Timebox zu erarbeiten. Erste Vorschläge und vorläufige Ergebnisse, die in dieser Zeit entstehen, können dann direkt abgestimmt und dementsprechend angepasst werden. Ping-Pong-Abstimmungen zwischen Agentur und Kunden lassen sich so zwar nicht komplett vermeiden, durch die Timebox zu Beginn des Projekts, kann dennoch eine super Basis für die Umsetzung geschaffen werden.

 

Klappt das immer so gut? Ja, wenn die Voraussetzungen gewährleistet sind.

Wir sind überzeugt vom synchronen Prinzip und haben diese Arbeitsweise dauerhaft in unseren Einführungsprozess integriert.

„Wenn ich über mehrere Wochen bis Monate 20 parallele Projekte koordiniere, verbringe ich einen großen Teil meiner Zeit mit dem Jonglieren von Terminen und Nachverfolgen von Abstimmungen. Die Timebox erlaubt mir fokussiert Ergebnisse zu liefern – ich bin schneller fertig und habe am Ende deutlich weniger Zeit mit meinem reinen Projektmanagement verbracht.“ Derk Ihler, Head of Customer Onboarding bei HQLabs

Stellt sich die Frage, ob das Prinzip der Timebox immer so gut funktioniert, oder irgendwann an seine Grenzen stößt? „Grenzen des Vorgehens sehe ich in der Organisationskultur“, beantwortet Maren Windus diese Frage. „Es ist ja gewollt, dass ein Projektteam selbstverantwortlich arbeitet und dahinter steckt die Haltung, dass sie in Zusammenarbeit mit den Feedbackgebern zu guten Ergebnissen kommen. Wenn die Unternehmensspitze nicht bereit ist, diese Ergebnisse zu akzeptieren und sich immer wieder einmischt, dann klappt das nicht. Das gilt dann aber eher für das agile Vorgehen insgesamt und weniger nur für die Timebox.“
Aus eigener Erfahrung können wir diese Antwort unterstreichen. Unserer Meinung nach, ist es besonders wichtig, dass die Führungsebene aktiv in den Prozess mit eingebunden ist, damit alles reibungslos ablaufen kann.

 

Auf den Punkt gebracht: So funktioniert die Projektarbeit in einer Timebox

Schritt 1: Alle Stakeholder werden zusammen gebracht. Es ist essentiell, dass Prozesswissen und Entscheidungsmacht zusammentreffen. Ein zusätzlicher Vorteil: Die gemeinsame Arbeit hat positive Effekte auf die Gruppendynamik und schafft hohe Identifikation mit den Inhalten.
Schritt 2: In einem ersten Termin (statt in einer Reihe von Terminen mit unterschiedlichen Teilnehmern) werden alle relevanten Aufgaben erledigt. Es wird bewusst auf eine ständige Terminplanung und Abstimmungen verzichtet.
Schritt 3: Dazu werden morgens beim Check-In in die Timebox alle Aufgaben verteilt. Am Abend werden beim Check Out alle Arbeitsergebnisse zusammengefasst.
Schritt 4: Alle arbeiten parallel am Projektziel. Dadurch findet eine klare Konzentration auf ein Thema statt und alle wichtigen Ansprechpartner sind für Rückfragen jederzeit verfügbar.


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