State-of-the-Art: Wo steht das Projektcontrolling im Jahr 2016?

 

Wir lernen jeden Tag eine neue Agentur oder Beratung kennen und ein Thema beschäftigt alle: (Wie sehr) lohnen sich eigentlich unsere Projekte?

In dieser 6-teiligen Serie zum Projektcontrolling wollen wir dieser Frage auf den Grund gehen und beschreiben den Prozess von der ersten Angebotskalkulation bis zur letzten Kundenrechnung – mit all seinen Tücken. Zum Schluss stellen wir einen echten Case aus unserer Arbeit vor.

Dass Projektcontrolling sicher auch ohne Software geht, ist klar. Was wir davon halten natürlich auch. Dennoch sind viele Tipps aus den folgenden Seiten sowohl mit als auch ohne sinnvolle Softwareunterstützung hervorragend umsetzbar.

Teil 1: State-of-the-Art: Wo steht das Projektcontrolling im Jahr 2016?

Immer wieder sehen wir Beratungen und Agenturen, die inhaltlich für ihre Kunden fabelhaft aufgestellt sind, aber ihren eigenen Auftragsprozess recht stiefmütterlich behandeln. Aus einigen hundert Prozessprojekten haben wir in den vergangenen Jahren unsere Erfahrungen zusammengetragen und den Auftragsprozess in fünf Phasen eingeteilt. Natürlich sind diese fünf Phasen nicht in jeder Agentur und jeder Beratung gleich gewichtet. Der eine mag sich auf die Ressourcenplanung stürzen, während für den anderen das Projektcontrolling besonders im Fokus steht. Ansätze für jede Phase finden wir aber bei all unseren Kunden wieder.

Ein ganz typischer – an vielen Stellen idealisierter – Prozess sieht wie folgt aus:

1.      New Business und Angebotskalkulation

Auch Agenturprojekte fallen nicht vom Himmel. Sie entstehen durch gute Vertriebsarbeit, auch wenn in Agenturen und Beratungen in der Regel nicht von „Vertrieb“, sondern „New Business“ die Rede ist. Es werden also Kundendaten erfasst, Kontakthistorien (E-Mails und Gesprächsprotokolle) von allen Beteiligten zentral abgelegt und ein Sales-Forecast erstellt.

Sobald der „Lead“ dann konkreter wird, wird in einem Kalkulationstool ein Angebot oder KVA erstellt. Dabei wird idealerweise auf das gepflegte Leistungsverzeichnis und Rate-Cards zurückgegriffen. In etwa 75% der Fälle passiert dieser Schritt (noch) in Excel. Das macht die folgenden Schritte (das Erstellen des Kundenfertigen Angebots und Übertragen ins Projektbudget) in der Regel sehr zeitraubend.

2.      Projekt- und Ressourcenplanung

Der Kunde droht mit Auftrag. Im Idealfall wird zu diesem Zeitpunkt die Kalkulation direkt in Timing und Ressourcenplanung übertragen. Wir sehen hier natürlich wieder viele Excellösungen, aber auch InDesign und die gute alte Kreidetafel sind – je nach Teamgröße – häufig im Einsatz. Der Clou ist die Verbindung mit dem allgemeinen Kalender (Outlook, iCal usw.), damit Abwesenheiten, Urlaube und sonstige Termine bei der Ressourcenplanung gleich berücksichtigt werden können.

Mittlerweile erleben wir zudem immer mehr Berater, die gemeinsam mit ihren Kunden vor der digitalen Jahresplanung sitzen – mit direktem Einblick in die Verfügbarkeit des eigenen Teams.

3.      (Agile) Projektaufgaben und Entwicklungsplanung

Nicht jede Agentur oder Beratung hat Bedarf für einen SCRUM-Prozess, schließlich hat nicht jeder eine eigene Entwicklung; nicht jedes Projekt eignet sich für agile Planung. Insofern sehen wir natürlich die unterschiedlichsten Methoden für die eigentliche Projektorganisation – auch mit sehr unterschiedlichen Ergebnisqualitäten.

Zu den erfolgreichsten klassischen Methoden, gerade bei größeren Projekten, gehört ein gut gepflegtes „Projektjournal“, das wir in kommenden Artikeln beispielhaft vorstellen.

Agil organisierte Teams setzen in der Regel auf separate Ticketsysteme, wie Jira oder Redmine. Folglich stehen sie vor der nicht zu unterschätzenden Herausforderung, den Projektfortschritt aus dem Ticketing (inkl. dort gebuchter Arbeitszeit) mit den kaufmännischen Auftragsprozessen in Einklang zu bringen. Konkret bedeutet das: Wie überwache ich eine Angebotsposition „10 Tage Frontend Entwicklung“, wenn meine Entwicklung auf funktionsbasierte Tickets („Umsetzung Einkaufskorb“) bucht, die unterschiedliche Leistungen („Backend“ und „Frontend“) benötigt? Die erfolgreichsten Teams in diesem Bereich setzen auf eine Mischung aus cleverer Softwareintegration und wohl standardisierten Angebotsprozessen.

4.      Zeit-, Budget- und Fortschrittsmessung

Die laufende Zeiterfassung ist nach wie vor so unbeliebt, wie notwendig. Das typische Buchen von Stunden am Ende des Tages, der Woche, des Monats oder wenn der Unmut des Chefs unerträglich wird, ist am weitesten vertreten. Selbst im Agentur- und Beratungsumfeld sehen wir mittlerweile immer öfter eine „echte“ Zeiterfassung. Mitarbeiter „stempeln“ sich auf den jeweils aktuellen Job an und das entsprechende System stoppt automatisch die gearbeitete Zeit auf die unterschiedlichen Projekte des Tages. Das ist natürlich die schnellere und genauere Variante, auch wenn Sie in Agenturen gerne belächelt wird.

Unterstützt wird die Erfassung nahezu ausnahmslos von entsprechenden Erfassungstools, die im Idealfall einen direkten Abgleich mit Angebotsvolumen und Projektplanung ermöglichen – und die direkt in die Umwandlung zur Rechnung münden.

5.      Das Projektcontrolling im engeren Sinne

Die Bastion der Exceltabelle – aus gutem Grund. Selbstverständlich sehen wir ca. ein Dutzend immer wiederkehrender Standardberichte über Umsätze, Kosten und Deckungsbeiträge auf Kunden- und Projektebene. Trotzdem hat jedes Geschäftsmodell und vor allem jede Geschäftsführung ihre ganz besonderen Anforderungen an Zahlen und Berichte. Bei aller Flexibilität moderner Software gibt es einfach Grenzen der Individualität (zumindest zu sinnvollen Kosten). Die Best-Practice, die uns begegnet, besteht aus einem automatisierten Projektcontrolling auf Knopfdruck (Umsätze, Kosten und DB auf Projekt und Kundenbasis, möglichst tagesaktuell), einer Weitergabe der Buchungssätze an FiBu/ Steuerberater (DATEV oder HS usw.) zur Erstellung der BWA und Berücksichtigung von Gemeinkosten – und zu guter Letzt eine kleine Zahl an hoch individualisierten (teils sehr kreativen) Excel-Reports, die sich aus diesen Daten speisen.

Wie geht’s jetzt weiter?

All diese typischen Projektabschnitte verdienen eine genauere Betrachtung. Deshalb wollen wir ganz konkrete Beispiele aus der Praxis gegenüberstellen und Vor- wie Nachteile beleuchten. Soviel Material braucht etwas Zeit. Über die kommenden Wochen veröffentlichen wir einen Abschnitt nach dem nächsten. Um auf dem Laufenden zu bleiben, tragt euch für das Abo der GlasQgel ein!

Update: Der nächste Teil unserer Serie steht bereit: Wir nehmen uns als ersten konkreten Schritt im Projektprozess die richtige Angebotskalkulation vor – inklusive praktischer Tipps und einem hilfreichen kleinen Kalkulationstool.


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