So schreiben Agenturen & Freelancer professionelle Rechnungen – Teil I

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Wir haben euch bereits gezeigt, wie man mit professionellen Angeboten überzeugt und Aufträge gekonnt an Land zieht. Heute widmen wir uns dem Schreiben von kaufmännischen Rechnungen. Denn gute Arbeit soll schließlich auch entsprechend entlohnt werden.

Dieser Beitrag richtet sich vor allem an kleinere Agenturen & Freelancer – aber auch die eine oder andere größere Agentur dürfte für die Verbesserung ihres Rechnungsprozesses z.B. zur Umsetzung in der Agentursoftware fündig werden.

Was gibt es zu beachten, wenn man als Kreativschaffender eine Dienstleistung in Rechnung stellt? Wann handle ich als Kleinunternehmer? Und was ist eigentlich ein Kleinstbetrag? Wir erklären euch, was auf jeder professionellen Rechnung stehen sollte, damit ihr rechtlich auf der sicheren Seite steht und den Lohn für eure Arbeit fristgerecht erhaltet.

 

Was ist eigentlich eine Rechnung?

Eine Rechnung wird nach erbrachter Leistung oder Lieferung einer Ware ausgestellt. Mit der Rechnung kann der Dienstleister eine Zahlung vom Kunden einfordern.

Generell gilt, dass Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung an den Geschäftskunden zu stellen sind. Als Privatperson und bei der Leistungserbringung an eine Privatperson ist man an keine Frist gebunden, wenn es darum geht, eine Rechnung zu schreiben.

Am einfachsten ist es, wenn man eine Rechnungsvorlage erstellt, die man von einem Steuerberater prüfen lässt. In Zukunft kann dann immer wieder auf die Vorlage zurückgegriffen werden. Wenn die Rechnungsvorlage erst einmal steht und vom Steuerberater abgesegnet ist, wird die Rechnungsstellung im Grunde zum Kinderspiel. Besonders einfach ist es natürlich, wenn diese Vorlage dann auch in der eigenen Agentursoftware hinterlegt ist.

 

Wer stellt wem eine Rechnung?

In § 14 Umsatzsteuergesetz ist gesetzlich festgelegt, was auf jeder Rechnung stehen muss. Dort ist u.a. vermerkt, dass deutlich erkennbar sein sollte, wer wem eine Rechnung stellt. Es empfiehlt sich, direkt im ersten Abschnitt die vollständige eigene Anschrift und die des Leistungsempfängers, also des Kunden, zu notieren.

Am besten legt man dazu eine Vorlage mit Briefkopf an. Inzwischen gibt es auch zahllose Tools mit denen man Rechnungsvorlagen im eigenen Corporate Design erstellen kann. Das spart nicht nur Zeit, sondern sieht in der Regel auch viel besser aus. Denn wie bei Angeboten, und jeder anderen Art von Beleg, zählt auch bei Rechnungen der äußere Eindruck.

Auch die Bankverbindung des eigenen Kreditinstituts kann in einer solchen Vorlage als fester Bestandteil, beispielsweise in der Fußzeile, integriert werden.

Übrigens: Eine Unterschrift muss nicht zwingend Part einer Rechnung sein. Im Regelfall könnt ihr auf eine handschriftliche Unterschrift verzichten.

 

Steuernummer, Rechnungsnummer & Co.

In den oberen Abschnitt einer Rechnung gehören außerdem die Steuer- und Rechnungsnummer, sowie das Ausstellungsdatum der Rechnung.

Die Steuernummer wird vom zuständigen Finanzamt erteilt (je nach Meldeadresse). Bei Rechnungen, die ins europäische Ausland gehen, erteilt das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr.. Sofern eine Rechnung einem im europäischen Ausland ansässigen Kunden gestellt wird, muss die USt-IdNr. enthalten sein.

Die Rechnungsnummer dient der eindeutigen Identifikation eines Belegs. Was so einfach klingt, sorgt in der Praxis immer wieder zu Verwirrungen. Zu beachten ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben werden darf und fortlaufend sein muss. Das Finanzamt muss nachvollziehen können, in welcher Reihenfolge die Rechnungen gestellt wurden. Rechnungsnummern müssen jedoch nicht lückenlos vergeben werden, wodurch etwas Entscheidungsspielraum bei der Nummernvergabe bleibt.

Ein Beispiel: Kleinunternehmer und/ oder Selbstständige erstellen viel weniger Rechnungen, als beispielsweise eine große Agentur. Werden die Rechnungen beginnend mit Rechnungsnummer 1 deklariert, könnte dies einen schlechten Eindruck beim Kunden hinterlassen, da dieser sofort erkennen kann, dass der Kreative bislang nur wenige Rechnungen geschrieben hat.

Um einen besseren Eindruck zu hinterlassen, hat sich eine Nummerierung nach Datum bewährt. Dies kann jahresweise geschehen, z.B. 2017-01 oder auf den Tag genau, z.B. 2017-05-10-01.

Die meisten Agentursoftware-Lösungen bieten unterschiedliche Varianten zur automatischen Erstellung von Nummernkreisen an.

Wofür wird die Rechnung gestellt?

Im nächsten Teil der Rechnung sollte dargelegt werden, was genau dem Kunden eigentlich in Rechnung gestellt wird. Der Leistungsempfänger sollte Art und Umfang der Leistung sofort erkennen können. Erstellt ein Kreativer ein Konzept für die Webseite des Kunden und hat dafür fünf Stunden veranschlagt, könnte dieser Teil der Rechnung z.B. so aussehen:

Art der Leistung

EinheitUmfangPreis je EinheitGesamtpreis
Konzept für eine Neugestaltung der FirmenwebseiteStunden550 €

250 €

Die Beschreibung der erbrachten Leistung ist auch für die Besteuerung der Leistung relevant (siehe Abschnitt „Wann tritt der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent in Kraft?“). Wer etwas Falsches in die Rechnung schreibt, kann bei der Steuerprüfung ggf. die finanziellen Konsequenzen zu spüren bekommen. Daher sollte die Leistung unbedingt korrekt bezeichnet werden.

Eng mit der Leistung, die erbracht wurde, ist der Leistungszeitraum verknüpft. Auch dieser gehört auf jede Rechnung. Im Regelfall genügt es, wenn der Monat angegeben wird in dem die Leistung erbracht wurde.

 

Der Lohn für meine Arbeit: Der Rechnungsbetrag

 Auch für die Ausweisung des Rechnungsbetrags gibt es gesetzliche Vorschriften. In der Regel muss neben dem eigentlichen Betrag einer Rechnung auch der Nettobetrag angegeben werden. Darüber hinaus ist die Höhe des Umsatzsteuersatzes und der jeweilige Umsatzsteuerbetrag anzugeben. Im Voraus vereinbarte Minderungen der Rechnung, wie beispielsweise Rabatte, Boni, Skonti etc., sind gleichermaßen offen abzusetzen. Zusätzlich zum Rechnungsbetrag muss auch ein Zahlungsziel festgelegt werden.

Die gesetzliche Zahlungsfrist von Rechnungen beträgt 30 Tage. Wer sein Geld schon früher erhalten möchte, kann einen entsprechenden Zusatz in das Angebot mit aufnehmen und ein eigenes Zahlungsziel definieren (z.B. 14 Tage). Die gesetzliche Zahlungsfrist ist damit hinfällig.

Ist man als Kleinunternehmer tätig, wird der Betrag einer Rechnung anders ausgewiesen. Ein Kleinunternehmer ist derjenige, dessen Einnahmen im Vorjahr unter 17.500 Euro lagen und(!) dessen Einnahmen im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht die 50.000-Grenze überschreiten.

Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Eine Unterscheidung in den Nettobetrag findet folglich nicht statt. Hier empfiehlt es sich, einen entsprechenden Absatz mit in die Rechnung zu schreiben:

„Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.“

Eine weitere Ausnahme sind Kleinstbeträge, also alle Beträge unter 150 Euro. Weist ein Dienstleister Beträge unter 150 Euro auf seiner Rechnung aus, kann er laut § 33 UStDV auf zahlreiche Pflichtangaben auf der Rechnung verzichten. Lediglich der vollständige Name, die eigene Anschrift, das Rechnungsdatum, der Leistungsumfang, der Steuersatz (bzw. im Fall einer Steuerbefreiung ein entsprechender Hinweis) und der Rechnungsbetrag (in einer Summe) müssen dann auf der Rechnung vermerkt werden.

 

Wie verhalte ich mich bei Preisnachlässen?

Dem Kunden Minderungen des Rechnungsbetrags in Aussicht zu stellen, ist im Geschäftsalltag nicht unüblich. Dies kann in Form von Rabatten geschehen, z.B. als Werbemaßnahme oder auch als Skonto (Bezahlt ein Kunde seine Rechnung sofort, wird ihm ein Teil des Preises erlassen).

Egal, um welche Form der Betragsminderung es sich handelt, jede vorab vereinbarte Art der Minderung des Entgelts, muss in der Rechnung aufgeführt werden. Schließlich kann es vorkommen, dass dem Kunden ein Skonto eingeräumt wird, man jedoch gar nicht sicher weiß, ob er davon auch tatsächlich gebrauch macht.  In der Regel bietet die Agentursoftware passende Optionen an. Eine praktikable Formulierung könnte so oder so ähnlich lauten:

„3 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach Rechnungserhalt“

 

Wann tritt der ermäßigte Steuersatz von sieben Prozent in Kraft?

Sofern der Kreative nicht als Kleinunternehmer tätig ist, muss er die Umsatzsteuer auf seiner Rechnung aufführen. Was viele gar nicht wissen: Die Umsatzsteuer liegt nicht zwangsläufig bei 19 Prozent. In Einzelfällen gilt ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent. Ob ermäßigt oder nicht, in jedem Fall sollte in der Rechnung deutlich werden, welcher Steuersatz zum Tragen kommt bzw. was Gegenstand des Vertrags ist.

Die Beurteilung hängt dabei vom Aspekt der Rechtsübertragung ab. Das bedeutet: Werden dem Kunden Nutzungsrechte von urheberrechtlich geschützten Inhalten (im Sinne des § 14 Abs. 2 Nr. 7 Buchstabe c) UStG) überlassen, kann der ermäßigte Steuersatz berücksichtigt werden. Dem Kunden muss also beispielsweise das Recht eingeräumt werden Texte zu verwerten, Abzüge zu erstellen oder Auszüge zu nutzen und zu veröffentlichen.

Ein mögliches Szenario: Ein Grafiker erstellt Visitenkarten für einen Kunden und stellt dem Kunden frei diese im Anschluss selbstständig zu bearbeiten und zu vervielfältigen – es gilt der ermäßigte Steuersatz.

Auch für einen zweiten Kunden erstellt der Designer ein Set Visitenkarten. Diese Karten sind viel aufwendiger und individueller, sodass sich der Grafiker dazu entscheidet, seine Nutzungsrechte nicht zu übertragen. Der Kunde kann die Visitenkarten in diesem Fall nur beim Grafiker nachbestellen oder Änderungen veranlassen – hier gilt der übliche Umsatzsteuersatz von 19 Prozent.

 

Im zweiten Teil erklären wir euch, ob es besser ist eine Rechnung per Post oder Email zu versenden. Was zu beachten ist, wenn ihr eine Rechnung stornieren müsst und wie ihr Rechnungen am besten rechtlich sicher aufbewahrt.


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