So schreiben Agenturen & Freelancer professionelle Rechnungen – Teil II

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Im ersten Teil dieser Reihe haben wir euch mit den Grundlagen der Rechnungsstellung vertraut gemacht. Heute steigen wir etwas tiefer in der Materie ein und widmen uns Fragen rund um Buchhaltung, Aufbewahrungsfrist, Gutschriften & Co. – Wir klären auf!

 

Via Mail oder per Post?

Eure Rechnung ist fertig und beinhaltet alles, was auf eine kaufmännische Rechnung gehört. Stellt sich die Frage, wie man die Rechnung nun an den Kunden verschickt. Muss jede Rechnung per Post versandt werden oder reicht es aus, wenn der Beleg via Mail versandt wird?

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz wurde die elektronische Rechnung 2011 der klassischen Rechnung in Papierform gleichgesetzt. Heißt also, dass rein rechtlich der Versand per Mail ausreichend ist. Allerdings gelten die gleichen Anforderungen, wie an eine Papierrechnung. Zu beachten ist außerdem, dass die Rechnung im Anhang der Mail als PDF versendet werden muss. Auch ein Download von einer Webseite oder die Übertragung mit einem Fax ist möglich.

Was mache ich, wenn meine Rechnung fehlerhaft ist?

Die Rechnung ist versandt und just entdeckt man einen Fehler auf dem Beleg. Was nun? Während man früher einfach eine Gutschrift erstellt und dem Empfänger den Rechnungsbetrag gutgeschrieben hätte, wird bei fehlerhaften Rechnungen aktuell am besten eine Korrekturrechnung ausgestellt. Um Verwirrungen zu vermeiden, ist es zudem ratsam, auf die Bezeichnung „Gutschrift“ zu verzichten und einen der folgenden Begriffe auf der Rechnung zu verwenden:

  • Rechnungskorrektur/ Korrekturrechnung
  • Stornorechnung

Tipp: Wann handelt es sich um eine Gutschrift und was genau ist jetzt eigentlich der Unterschied zur Korrekturrechnung? Eine ausführliche Unterscheidung zwischen Gutschrift und Korrekturrechnung/ Stornorechnung findet ihr hier.

Das gehört auf eine Korrekturrechnung/ Stornorechnung

Auch bei der Stornorechnung gilt, dass jede Rechnungsnummer nur einmal existieren darf. Folglich bekommt auch die Stornorechnung eine neue Rechnungsnummer. Auch sonst, muss die Stornorechnung alle Angaben erhalten, die bei normalen Rechnungen verpflichtend sind. Soweit, so einfach.

Wesentlich verwirrender ist die Tatsache, dass der Rechnungsbetrag auf einer Storno-/ Korrekturrechnung als negative Summe ausgeschrieben wird. Als Kreativer stellt man dem Kunden also de facto eine negative Summe in Rechnung.

Was absurd klingt, bedeutet in der Praxis schlicht, dass der Rechnungsempfänger die ausgewiesene Summe gutgeschrieben bekommt. Und wieso die ganze Verwirrung? Da aus einer negativen Summe keine Steuerschuld entstehen kann, ist der Geldfluss auf diese Weise buchhalterisch und steuerrechtlich korrekt.

Ich habe keine Zahlung erhalten, was nun?

Die Zahlungsfrist ist verstrichen, doch auf eurem Konto könnt ihr nach wie vor keinen Zahlungseingang registrieren? Ziemlich blöd, denn für geleistete Arbeit muss man entsprechend entlohnt werden. Wie geht ihr also am besten vor?

Praktisch habt ihr zwei Möglichkeiten. Am besten versucht man es zunächst auf dem „freundlichen“ Weg und verschickt eine Zahlungserinnerung an den Kunden. Im hektischen Arbeitsalltag kann es schließlich mal vorkommen, dass ein Beleg untergeht und in Vergessenheit gerät. Da ihr bestenfalls noch lange mit dem Kunden zusammenarbeitet, sollte man nicht direkt zu rechtlichen Mitteln greifen.

Leider kommt es manchmal vor, dass auch nach einer freundlichen Zahlungserinnerung keine Überweisung stattfindet. Durchaus ärgerlich, vor allem, wenn es sich um eine größere Summe handelt und man als Freiberufler auf das Geld angewiesen ist. Als Rechnungssteller hat man nun die Möglichkeit zu juristischen Konsequenzen zu greifen und eine Mahnung auszustellen.

Ausführliche Informationen rund um das Erstellen und Versenden von Mahnungen findet ihr hier.

Muss ich meine Rechnungen eigentlich aufbewahren?

Ja, auch Rechnungen müssen aufbewahrt werden. Ganz gleich, ob man gerade ein Unternehmen gegründet hat, freiberuflich tätig ist oder als Konzern agiert. Der Gesetzgeber stellt damit sicher, dass auch zukünftig alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar bleiben. Die Grundlage dafür bildet die steuerliche und handelsrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.

Aufbewahrt werden muss nach der Aufbewahrungspflicht jede Art von Geschäftsbrief – ganz gleich ob elektronisch oder analog. Dabei ist nicht jede Mail automatisch auch ein Geschäftsbrief. Bei Geschäftsbriefen handelt es sich um Briefe, die zum Inhalt ein Geschäft haben oder in denen sich ein Geschäft anbahnt. Je nachdem, ob Fall 1 oder 2 zutrifft, müssen Geschäftsbriefe sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden.

Für alle Dokumente, in denen sich ein Geschäft anbahnt und die kommunikativen Charakter haben, gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren.

Bei Geschäftsbriefen, die zahlungsrelevanten oder dokumentarischen Charakter haben, greift eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (Dazu gehören beispielsweise Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Inventare, Buchungsbelege, Rechnungen oder Dokumente für Zollanmeldungen).

Rechnungen müssen demnach zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dabei gilt, dass Geschäftsbriefe grundsätzlich als Originale, originalgetreue Übertragungen oder als inhaltsgetreue Wiedergabe aufzubewahren sind. Ganz gleich, ob Freelancer, der als Kleinunternehmer agiert oder große Agentur – jeder muss innerhalb der Aufbewahrungsfrist nachweisen können, dass es sich bei den Geschäftsbriefen um Originale oder inhaltsgetreue Wiedergaben handelt.

Hinweis: Medienbrüche sind laut Aufbewahrungspflicht nicht erlaubt! D.h. eine elektronische Rechnung kann nicht einfach ausgedruckt und abgeheftet werden ohne dass das Original auf dem PC weiterhin gespeichert bleibt. Das Einscannen und elektronische Archivieren von Papierrechnungen ist jedoch rechtlich unbedenklich, da es sich um eine originalgetreue bildliche Widergabe handelt.

Willkommen im digitalen Zeitalter: Ersetzt die Cloud den klassischen Ordner?

Dokumente, die den deutschen Aufbewahrungsfristen unterliegen, müssen im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung auch in Deutschland aufbewahrt werden. Das ist recht simpel, wenn die Rechnung in einem klassischen Ordner abgeheftet wird und im Regal steht.

Komplizierter wird es, wenn elektronische Belege in einer Cloud gespeichert werden. Denn nicht jeder Cloud-Anbieter betreibt seine Server wie HQLabs in Deutschland. In diesem Fall ist es trotzdem möglich, sich auf schriftlichen Antrag eine Genehmigung von der zuständigen Finanzbehörde einzuholen. Es gilt: Wenn der Behörde der Standtort bekannt und der Zugriff auf die Dokumente jederzeit uneingeschränkt möglich ist, steht der Aufbewahrung im Ausland nichts im Wege. Allerdings kann diese Genehmigung auch jederzeit widerrufen werden.


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