So bringt unsere JIRA-Schnittstelle euer Projektmanagement auf’s nächste Level

Ursprünglich vor allem im Bereich der Softwareentwicklung eingesetzt, greifen heute auch immer mehr Agenturen auf das Ticketsystem JIRA zurück. Das macht Sinn, schließlich hat Entwickler Atlassian mit JIRA ein wirklich mächtiges Werkzeug zur Vorgangs- und Projektverfolgung geschaffen. Möchte ein Projekt- oder Accountmanager die Projektfortschritte visualisieren oder auswerten, wie es in einer guten Agentursoftware möglich ist, stößt er mit JIRA allein allerdings schnell an seine Grenzen.

 

Die Zusammenarbeit von HQ und JIRA macht die Abrechnung von erfassten Zeiten zum Kinderspiel

Um dem Rechnung zu tragen, hat unser Team eine standardisierte Schnittstelle zwischen JIRA und dem HQ entwickelt, die die Synchronisation von Tasks ermöglicht und die klassische Projekt- und Ressourcenplanung im HQ mit dem Ticketbetrieb in JIRA kombiniert.

Die Schnittstelle zwischen JIRA und dem HQ erlaubt es, dass in beiden Plattformen Projektdaten ausgelesen und verändert werden können. Wenn ein Mitarbeiter einen Vorgang in der einen Plattform aktualisiert oder abschließt, sind diese Updates sofort in der anderen Plattform sichtbar. Somit können Nutzer, die hauptsächlich in JIRA arbeiten und dort beispielsweise ihre Worklogs (= Zeiterfassungen) eintragen, dies auch weiterhin tun. Die Worklogs werden dann unter Berücksichtigung der richtigen Verrechnungssätze an das HQ übertragen, wo die Projektverantwortlichen oder die Agenturleitung schließlich die Abrechnung und das Controlling der Projekte vornehmen kann.

Damit wird nicht nur unnötige Doppelarbeit vermieden, sondern auch ein höheres Maß an Transparenz geschaffen.

 

Sagt Adieu zum Projektplanungsdschungel!

Um Projekte effizient und zielgerichtet zu koordinieren und zu planen, ist ein zuverlässiger Überblick über die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter unverzichtbar. Im Arbeitsalltag läuft vielen Projektmanagern jedoch schon bei dem Gedanken an die Ressourcenplanung ein kalter Schauer über den Rücken.

JIRA ist dem Projektmanager keine wirkliche große Hilfe, wenn es darum geht, den Durchblick in den zahlreichen Projekten zu behalten. Denn in JIRA lassen sich zwar Vorgänge inklusive angedachter Arbeitszeit einzelnen Mitarbeitern zuteilen, eine globale Übersicht über die projektübergreifende Auslastung eines Mitarbeiters bietet JIRA allerdings nicht. Ob ein Mitarbeiter zum geplanten Bearbeitungszeitpunkt der Aufgabe dann also auch tatsächlich über freie Kapazitäten verfügt oder – Gott bewahre – im Urlaub ist, lässt sich allein anhand von JIRA nicht erkennen. Chaotische Projekte mit über- oder unterlasteten Mitarbeitern kommen dadurch öfter vor als notwendig.

 

Mit dem HQ immer Bescheid wissen, welcher Mitarbeiter noch offene Kapazitäten besitzt

Dank der Verknüpfung von JIRA und dem HQ hat dies nun ein Ende. Im HQ kann der Projektmanager nämlich noch bei der Erstellung des groben Projektplans feststellen, welcher Mitarbeiter über eine ausreichende zeitliche Verfügbarkeit für einen Task verfügt und ihn dementsprechend einteilen. Die erstellten Tasks werden dann dem jeweiligen Mitarbeiter in JIRA zugeordnet und angezeigt. Sollten zuvor Tasks in JIRA für einen Mitarbeiter geplant worden seien, fließt die dafür eingeplante Arbeitszeitbelastung natürlich wiederrum direkt in das HQ-Arbeitszeitkonto ein. Dadurch ist das HQ immer auf den aktuellsten Stand und der Projektmanager kann unmittelbar feststellen, ob ein Mitarbeiter freie Kapazitäten besitzt, oder ob er bereits ausgelastet ist und nachgeplant werden muss.

 

Zwei Versionen: HQ führend („Entwicklungsplanung“) und JIRA führend („Support“)

Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen zwei Synchronisationsmodi, über die das HQ und JIRA miteinander kommunizieren: bei dem einen Modus ist das HQ das führende System, bei dem anderen Modus ist JIRA das führende System.

Wenn das HQ das führende System ist und die Schnittstelle z.B. zur Entwicklungsplanung genutzt wird, werden HQ Tasks in der HQ Projektplanung mit einem JIRA Projekt verknüpft. Sobald dies geschehen ist, werden zunächst alle Basisinformationen aus dem HQ zu JIRA übertragen und anschließend die Worklogs (erfasste Zeiten) aus den JIRA Tickets zurück in das HQ synchronisiert. Dies macht eine Abrechnung der Arbeitsgänge über unser Belegmodul zum Kinderspiel.

Bei diesem Synchronisationsmodus werden in JIRA erstellte Unteraufgaben (Sub-Tasks) auch wieder in das HQ übertragen. So kann ein Projektmanager im HQ ein Projekt in der benötigten Planungstiefe erstellen und diese den Projektbeteiligten zuteilen. Die zugeteilten Mitarbeiter erhalten die Tasks dann in Form von Tickets in JIRA.

Prozessdiagramm: HQ führend
Prozessdiagramm: HQ führend

Ist hingegen JIRA das führende System (z.B. für Supportverträge), verhält es sich anders: Hier werden JIRA Projekt und HQ Projekt verknüpft. Dadurch wird jeder Vorgang, der in einem verknüpften JIRA Projekt angelegt wird, auch zu HQ synchronisiert. Dieser Modus bietet sich vor allem dann an, wenn die JIRA Vorgänge über das HQ abgerechnet werden sollen, etwa bei Support- und Serviceverträgen.

Prozessdiagramm: JIRA führend
Prozessdiagramm: JIRA führend

Die Zusammenarbeit zwischen Teams verläuft durch die Schnittstelle zwischen dem HQ und JIRA nahtloser denn je, egal in welcher Abteilung die Mitarbeiter arbeiten. Unabhängig davon, welche Plattform führend ist, lassen sich Arbeitszeiten in JIRA und parallel auch im HQ erfassen. Durch die Kombination beider Plattformen ist man bestens für erfolgreiche Projekte gerüstet – sowohl was die Projektdurchführung als auch die Projektabrechnung betrifft .

Solltet ihr weitere Fragen zu der Schnittstelle zwischen dem HQ und JIRA haben, helfen wir euch gerne weiter. Natürlich beantworten wir auch gerne eure Fragen rund um Schnittstellen zu anderen Plattformen. Wir freuen uns über euren Anruf unter +49 40 811 1533 0 oder eine E-Mail an Moin@helloHQ.io.


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