Projektcontrolling Teil 3: Die richtige Ressourcenplanung aufsetzen

 

Wir lernen jeden Tag eine neue Agentur oder Beratung kennen und ein Thema beschäftigt alle: (Wie sehr) lohnen sich eigentlich unsere Projekte?

In dieser 6-teiligen Serie zum Projektcontrolling beschreiben wir den Prozess – von der ersten Angebotskalkulation bis zur letzten Kundenrechnung – mit all seinen Tücken und stellen zum Schluss einen echten Case aus unserer Arbeit vor.

Dass Projektcontrolling sicher auch ohne Software geht, ist klar. Was wir davon halten natürlich auch. Dennoch sind viele Tipps aus den folgenden Beiträgen, sowohl mit als auch ohne sinnvolle Softwareunterstützung, hervorragend umsetzbar.

  • Im ersten Teil unserer Serie haben wir bereits einen breiten Überblick über das Thema gegeben,
  • im zweiten Teil ging es dann um die richtige Angebotskalkulation
  • und nun widmen wir uns in Teil 3 der Serie der passenden Ressourcenplanung.

Wie ausgelastet sind wir eigentlich und warum ist es so schwierig zu planen, wieviel Zeit uns noch in der kommenden Woche zur Verfügung steht? Agenturen und Beratungen jeder Größenordnung stellen sich diese Frage früher oder später. Uns begegnen so viele unterschiedliche Lösungsansätze, wie es Farben im Regenbogen gibt. Ein paar seien kurz vorgestellt:

Auf Platz 1 ist nach wie vor die gute alte Excel-Tabelle. Bei einer Vielzahl von parallelen Projekten, Aufgaben und Teammitgliedern mit unterschiedlichen Kunden ist „Tabelle“ hier oft  das falsche Wort. Excel-Programm würde es vielleicht besser treffen. Der schlimmste Teil an dieser Lösung: das Stunden lange „Kästchen-malen“, das ausbricht, wenn sich mehrere Projektaufgaben verschieben und der Kunde ein Update verlangt. Auch Excel kann Kunst sein…

Der Platz 2 wird – insbesondere in kleineren Teams – von der analogen Wand (Whiteboard, Kreidetafel, Meta-Plan) eingenommen. Viel schneller gepflegt als die Excel-Tabelle, aber natürlich etwas schwierig in der Kundenkommunikation und auch für die Koordination verteilter Teams schnell an ihre natürlichen Grenzen gestoßen.

Der 3. Platz ist fest in der Hand des „Teamkalenders“. Mit Hilfe von iCloud, Kerio, Exchange oder G Suite wird ein gemeinsamer Kalender geführt, der zur Ressorucenplanung dienen soll. Mit wachsender Anzahl an Teammitgliedern ist dieser natürlich schnell voll und überladen, auch wenn er den großen Vorteil hat, dass ihn jeder in gewohnter Umgebung nutzen kann.

Zu guter Letzt haben wir noch einen Agenturklassiker: Der Ressourcenplan zum Ausdrucken in InDesign. Sicherlich die hübscheste Variante – aber auch in jeder Hinsicht unpraktikabel.

Wie könnte die Ressourcenplanung einfacher gehen?

Ein paar Grundannahmen, was eine ordentliche Ressourcen- und Kapazitätsplanung alles erfüllen sollte:

  1. Es muss klar erkennbar sein, wieviel Kapazität einem Mitarbeiter oder einem Team in einem bestimmten Zeitraum zur Verfügung steht. Das beinhaltet Arbeitszeiten, Urlaube, sonstige Abwesenheiten usw.
  2. Es muss klar erkennbar sein, wofür und mit wieviel Aufwand eine Ressource eingeplant wurde (welcher Kunde, welches Projekt, welche Aufgabe, wieviel Zeitaufwand).
  3. Verändert sich die Zeitplanung eines Projekts, muss es einfach sein – und schnell gehen, die damit zusammen hängenden Ressourcen auch umzuplanen.
  4. Bonus: Nachdem Zeiten und Stunden gebucht wurden, sollte im Nachhinein ein klarer Vergleich zwischen Planung und tatsächlichem Aufwand möglich sein.

Auf dieser Grundlage können wir über den idealen Prozess sprechen:

Als erstes zur benötigten Kapazität:

In der Regel werden Aufwände schon während der Angebots- bzw. Kalkulationsphase geschätzt. Es sind für eine Position eben z.B. 2 Tage Aufwand kalkuliert. In den Angeboten und KVAs steckt also schon die Grundlage für unseren Kapazitätsbedarf. Im Idealfall kann ich aus meinem Angebot direkt eine Planung erstellen. Konkretes Beispiel aus einem einfachen KVA:

  • 0,5 Tage Konzeption
  • 1 Tag Skizze
  • 2 Tage Reinzeichnung

Wandeln wir dieses Angebot in eine Planung um – ob händisch oder automatisch, lassen sich meine drei Positionen direkt unterschiedlichen Teams, Mitarbeitern oder Freelancern zuweisen. Solange Angebote noch nicht angenommen sind, sollte man die geplante Kapazität noch von den bereits beauftragten Angeboten unterscheiden können.

Exkurs: Nicht immer stimmen die angebotenen Umfänge mit dem intern kalkulierten Aufwand überein. Manche Agenturen bieten ausschließlich Festpreise an usw. Gerade in größeren Agenturen haben wir für diese Umrechnungen ganze Prozesslandschaften gesehen. Oft ist z.B. eine Fachabteilung/ Team für die eigentliche Kalkulation verantwortlich. Was der Account Manager dann letztlich aber anbietet, ist eine ganz andere Sache. Das macht den Ressourcenplanungsprozess natürlich deutlich aufwändiger – ist aber üblich. Es muss also eine getrennte Angebots- und Aufwandskalkulation stattfinden. Viele übliche Software-Tools (wie auch das HQ) bieten hierfür eigene Module, die beides in einen passenden Prozess integrieren.

Jetzt zur anderen Seite der Gleichung, der verfügbaren Kapazität:

Für jeden Mitarbeiter sollte seine Arbeitszeit einmalig zentral hinterlegt werden können. Zudem muss die Ressourcenplanung über Urlaube und Abwesenheiten Bescheid wissen. Im Idealfall sollte also z.B. der gesamte Urlaub in der selben Umgebung verwaltet werden können, sonst artet das wieder in Excel-Chaos aus. Zusätzlich ist es wichtig für alle Mitarbeiter festzulegen, wie hoch der Anteil ihrer Arbeitszeit ist, der auch wirklich für Projekte zur Verfügung steht. Der Rest ist z.B. für Administration, Orga usw. vorbehalten. Man spricht in diesem Zusammenhang auch von der sogenannten „Grundlast„.

Haben wir all diese Informationen an zentraler Stelle zusammen, ist der größte Teil der Arbeit in der Regel „schon“ getan. Nun können wir genau einsehen, welche Kollegen zur Verfügung stehen – und in welchem Umfang wir sie für unsere Projekte einplanen. Gerade weil das Zusammensuchen von Abwesenheiten, Projektbelegungen, Arbeitszeiten usw. so ein großer Aufwand ist, machen getrennte Lösungen wie einzelne Excel-Tabellen oder auch gängige Projektmanagement-Tools wenig Sinn, da alle Infos Projekt für Projekt neu eingetragen werden müssen. Dieser Aufwand wird zurecht gescheut – und schon stockt die Kapazitätsplanung.

Die Praxis:
Der Case einer PR-Agentur

Wir sehen großes Interesse an der Ressourcenplanung unter den Agenturen und Beratungen auf Suche nach einer neuen Agentursoftware. Es lockt der Wunsch danach, genau zu wissen, ob noch Kapazität für weitere Aufträge vorhanden ist und wie lange die aktuelle Auslastung sich noch zieht. Dagegen wird die Ressourcenplanung letztlich nur von einem kleinen Teil der Agenturen wirklich in die Tat umgesetzt. Am Ende scheint der notwendige Pflegeaufwand doch zu groß.

Unsere Erfahrung zeigt auch, dass der Schlüssel zur erfolgreichen Ressourcenplanung in Agenturen nicht unbedingt in der maximalen Genauigkeit, sondern im Gegenteil, in der sinnvollen Vereinfachung liegt. Was das im Alltag heißt, soll ein Beispiel aus einem unserer letzten Einführungsprojekte zeigen:

Die Agentur

Gegen Mitte des letzten Jahres sprach uns eine PR-Agentur mit ca. 35 Mitarbeitern an zwei Standorten in Deutschland an. Ziel einer Softwareeinführung sollte neben der zuverlässigen Abwicklung des klassischen Auftragsprozesses auch eine bessere Beurteilung der verfügbaren Kapazitäten sein. Dadurch sollten erstens starke Schwankungen in der Auslastung beseitigt und zweitens einfacher beurteilt werden, ob bzw. wann stärkere Akquise für das New Business notwendig würde.

Ein typisches Neukundenprojekt unseres Kunden besteht aus einem inhaltlichen Kick-Off, in dem Kundenpersona und Kommunikationsinhalte definiert werden. Darauf folgt die Erstellung von Presse- und Influencerverteilern und schließlich die Ausarbeitung von Kommunikationsmaßnahmen, die dann kontinuierlich – natürlich über einen längeren Zeitraum – ausgespielt, durch Content Marketing und Events ergänz und schließlich ausgewertet werden.

Innerhalb von 3 Wochen hatten wir die notwendigen Grunddaten aus den Vorgängersystemen übernommen und einen laufenden Kernprozess im Einsatz. Dazu haben insbesondere der Kundenstamm, laufende Projekte, Verrechnungssätze, Mitarbeiterdaten, Urlaubsplanung, Kalendersynchronisation, Belege usw. gehört.

Erster Versuch: Im Detail

An diesem Punkt des Projektes sollte die Ressourcenplanung starten. Es wurde ein besonderes Augenmerk auf die genaue Abbildung der Projekte gelegt. Jeder einzelne Projektschritt und jede einzelne Kommunikationsmaßnahme wurde sorgsam geschätzt und im Team verteilt. Schon nach 14 Tagen der Nutzung war klar: Diese Ressourcenplanung wird langfristig auch unter Androhung milder Strafe vom Team nicht durchgehalten. Zu oft verschieben sich Projektpläne, sind Schätzungen auf Ebene einzelner Aufgaben zu ungenau oder werden schlicht vergessen.

Zweiter Versuch: Mit mehr Realismus

In einem gemeinsamen Workshop mit der Agenturleitung haben wir daraufhin einen zweiten Anlauf gestartet: viel weniger Detail und langfristig trotzdem mehr Genauigkeit. Statt die Ressourcen auf Basis einzelner Aufgaben zu verteilen, werden nun entweder schon in der Projektklärung oder spätestens nach dem Kick-Off langfristig Stundenkontingente auf Projektebene vergeben (z.B. 4h/ Woche über einen Zeitraum von 6 Monaten). Was im ersten Moment nach Gieskannenprinzip klingt, bewährt sich seit dem hervorragend. Projektpläne mit kleinschrittigen Aufgaben haben immernoch ihre Berechtigung in der Aufgabenplanung, aber eben nicht mehr für die Ressourcenbeurteilung. Für diese findet einmal pro Woche eine Projektabstimmung statt, in der auf Ebene einzelner Teams (meist nicht für einzelne Mitarbeiter, auch hier macht weniger Detail Sinn) innerhalb weniger Klicks abgelesen werden kann, wo und wann Kapazitätsengpässe eintreten bzw. wie weit in die Zukunft das Team noch mit aktuellen Aufträgen ausgelastet ist. Da der Aufwand für die Pflege stark gesunken ist, wird dieser Modus seit Monaten stabil durchgehalten.

Wir hoffen es hilft dem einen oder anderen bei der Planung gut funktionierender Ressourcenplanung! Meldet euch gern mit Fragen und Kommentaren.


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