Zeit ist Geld – HQ integriert die automatische Zeiterfassung von timeBro!

HQLabs & timeBro zeigen, wie Zeiterfassung für Agenturen reibungslos funktionieren kann – auf der dmexco 2017 in Köln!

 

Zeit ist Geld, sagt der Volksmund. Für Agenturen gilt das im doppelten Sinne. Denn Zeit ist für sie nicht nur eine Ressource, sondern auch das Gut, das sie verkaufen. Um eine Agentur erfolgreich führen zu können, ist ein eingespielter Prozess für die Zeiterfassung deshalb unverzichtbar. Das HQ und timeBro gestalten diesen Prozess nun unkomplizierter denn je – und ermöglichen es jeder Agentur aus eigener Kraft profitabler zu werden. Wie das funktioniert, erklären wir Euch hier – und auch gerne live auf der DMEXCO 2017!

 

Zeiterfassung – ein ewiges Reizthema

Kein Mitarbeiter erfasst seine Zeiten gerne. Und das ist vollkommen verständlich:

  • Zeiterfassung kostet Zeit und hält von der eigentlichen Arbeit ab
  • man kann sich mit der Aufgabe nicht profilieren – denn nur der Betreffende selbst kann einschätzen, ob die Zeiten gut erfasst wurden
  • das Ermitteln und Eintragen der Zeiten macht keinen Spaß

Mehr als genug rationale Gründe also, um sich dabei keine Mühe zu geben oder es immer wieder vor sich herzuschieben. Und genau das passiert auch im Agenturalltag. Mitarbeiter schätzen die Zeiten im besten Fall grob am Ende des Tages. In größeren Agenturen erfassen viele ihre Zeiten sogar erst am Ende der Woche – oder gleich überhaupt nicht. Das Problem: Geschäftsführer bräuchten dringend präzise Zeiten, um Projekte sinnvoll zu planen und die Agentur durch strategische Entscheidungen profitabler zu machen.

 

Wie löst automatische Zeiterfassung das Problem?

Was den Prozess für Mitarbeiter so anstrengend macht, ist das Ermitteln der Zeiten. Selbst um rückblickend ungenaue Zeiten zu schätzen, muss man seinen Kopf anstrengen und den Tag Revue passieren lassen. Das ist eine Aufgabe mit Hausaufgabencharakter und auch ein Grund für den inneren Widerstand dagegen. Hier setzt die automatische Zeiterfassung von timeBro an. Durch die automatische Erfassung von Aktivitäten erleichtert sie den Mitarbeitern das Ermitteln der Zeiten. timeBro misst die Dauer aller On- und Offlineaktivitäten und bereitet sie dem User als Zeitblöcke auf. Ein guter Teil dieser Zeitblöcke kann vom selbstlernenden Algorithmus bereits automatisch den richtigen Projekten zugewiesen werden. Der Rest wird spielerisch per Drag & Drop den richtigen Projekten zugeordnet. Ist der User mit seinen Projektzeiten zufrieden, kann er sie von timeBro gesammelt mit einem einzigen Klick im HQ eintragen lassen.

So funktionieren timeBro und das HQ in Verbindung

timeBro ein Software Client, der auf dem Computer installiert wird und seine Daten lokal speichert. Über eine API ist er an das HQ angebunden. Wird dort ein neues Projekt für einen User angelegt, wird es automatisch auch in timeBro erstellt. Die in timeBro erfassten Projektzeiten werden immer erst an das HQ zurückgeschickt und eingetragen, wenn der User auf Stunden eintragen klickt. Das bedeutet im Klartext: Die Zeiterfassung wird vereinfacht, weil Mitarbeiter weniger grübeln müssen und alle Zeiten mit einem einzigen Klick eintragen können. Und zugleich landen im HQ supergenaue Zeiten, die dort verarbeitet werden und eine ganze Reihe an wertvollen Insights liefern.

hq-timebro-automatische-zeiterfassung-agentur

 

Wie sehr Agenturen von den neuen Zeiten im HQ profitieren

Werden die von timeBro erfassten Zeiten in das HQ geladen, wird es durch diese Munition quasi zur Wunderwaffe. Denn im HQ ist von der Projekt- und Ressourcenplanung über das Projektcontrolling bis hin zum Spezialmodul für Kalkulationen und Rechnungen der gesamte Agenturprozess abgebildet. Durch den Input der timeBro-Zeiten in die HQ Zeiterfassung entstehen Daten, die Aufschluss geben, wie lange Projekte und Aufgaben wirklich gedauert haben – also echte IST-Stunden! Damit bietet das HQ die Möglichkeit sowohl Umsatz als auch Kosten enorm zu optimieren. Agenturen können…

  • Angebote profitabler kalkulieren – auf Basis ähnlicher Projekte aus der Vergangenheit
  • …mehr abrechnen und gegenüber Kunden besser argumentieren
  • neue Kapazitäten schaffen durch präzisere Timings in der Projektplanung
  • …Leerlauf und Überstunden vermeiden durch eine realistischere Ressourcenplanung
  • …sich auf Projekte spezialisieren, die man in der Vergangenheit besonders effizient umsetzen konnte – uvm

In den kommenden Wochen möchten die vielseitigen Möglichkeiten der Optimierung der Reihe nach vorstellen. In weiteren Blogbeiträgen – aber natürlich auch auf der DMEXCO am 13. und 14.  September 2017 in Köln. Zeit vorbeizuschauen?

Dieser Beitrag ist eine Kooperation zwischen Tobias Hagenau, co-founder HQLabs, und Niclas Preisner, Geschäftsführer von timebro.


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