So werden eure Prozesse noch effektiver: Verbindet das HQ mit Zapier

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Wie viele Anwendungen nutzt ihr im Agenturalltag zusätzlich zum HQ? Stellt euch vor, ihr könntet all diese miteinander verbinden und automatisch Informationen aus Tool A in Tool B übertragen.

Damit hätte die zeitaufwendige, händische Datenübertragung ein Ende. Gute Nachrichten: Genau das ist mit Zapier und der neuen Schnittstelle zum HQ möglich!

Über Zapier könnt ihr verschiedene Cloud-Apps zu komplexen Workflows verknüpfen und so eure Prozesse automatisieren. Das spart nicht nur eine Menge Zeit, die ihr für wichtigere Dinge nutzen könnt, sondern ist auch weniger fehleranfällig. 

Und das Beste: Zapier funktioniert ohne eine Zeile Code.

In diesem Beitrag erklären wir euch, wie die Zapier-Schnittstelle funktioniert. Außerdem stellen wir euch 2×2 Anwendungsbeispiele vor, damit ihr einen kleinen Vorgeschmack bekommt, welche Möglichkeiten euch Zapier in Verbindung mit dem HQ bietet.  

Was ist Zapier eigentlich?

Zapier ist, wie das HQ, eine Cloud-Lösung, die es euch ermöglicht eure genutzten Anwendungen miteinander zu verknüpfen. Das funktioniert indem ihr einmalig automatisierte Workflows, sogenannte Zaps, erstellt.

Ein Zap besteht immer aus einem Trigger und mindestens einer Aktion. Der Trigger ist das auslösende Ereignis in der einen Anwendung, das den Zap startet und damit eine Aktion in der anderen Anwendung auslöst.

Nach diesem Trigger-Aktion-Prinzip könnt ihr über 2.000 Apps mit dem HQ verbinden – und das ganz ohne Programmierkenntnisse. 

Wie funktioniert die Zapier-Schnittstelle? 

Zapier funktioniert in zwei Richtungen. Ihr könnt Informationen aus dem HQ beschaffen und diese in einer anderen Anwendung nutzen. Andersherum könnt ihr auch Informationen aus einer anderen Anwendung beschaffen und diese im HQ nutzen, z.B um daraus Projekte oder Aufgaben zu erstellen.

Bevor ihr mit Zapier durchstarten könnt, müsst ihr die Schnittstelle einmalig einrichten. Dazu benötigt ihr einen Zapier-Zugang (die kostenfreie Version reicht erstmal) und natürlich euren HQ Account.

Wie genau ihr dabei vorgeht, ist in dieser Anleitung Schritt für Schritt beschrieben.

Sobald die Zapier-Schnittstelle eingerichtet ist, könnt ihr innerhalb weniger Sekunden eure eigenen Zaps erstellen. Wählt dazu einfach die beiden Anwendungen aus, die ihr miteinander verbinden möchtet, und folgt den Anweisungen. Achtung: Vergesst nicht euren neu erstellten Zap später einmal zu testen. 

Praktisch: ihr könnt einen Zap auch direkt mit eurem Team teilen.

Wie kann mir Zapier im Agenturalltag helfen?

Automatisierungs-Inspiration gefällig? Wir zeigen euch, wie genau ihr eure Agenturprozesse mit unserer Zapier-Schnittstelle noch effektiver gestaltet.

Dazu gibt es zunächst zwei Beispiele, bei denen Informationen aus dem HQ an eine andere Anwendung übergeben werden. Anschließend zeigen wir euch noch zwei umgekehrte Fälle, bei denen Informationen aus einem anderen Tool im HQ genutzt werden.

1. Verknüpft eure HQ Projekte mit eurem Chat-Tool

Vor allem in Zeiten von Homeoffice und Remote Work sind Chat-Tools für viele Teams essentiell. Über Zapier könnt ihr z.B. Slack oder MS Teams ganz einfach mit dem HQ verknüpfen und dabei aus verschiedenen Triggern und Aktionen wählen.

Beispielsweise könnt ihr einstellen, dass eine Benachrichtigung in einem Channel gepostet wird, wenn ein neues Projekt im HQ erstellt wird oder wenn ein neuer Kunde angelegt wird.

Auch weitere Einstellungen sind möglich. Stellt euch vor, ihr habt für einen Videodreh ein HQ Projekt angelegt und wollt mit dem Projektteam via Slack kommunizieren. Dazu legt ihr einen eigenen Slack-Channel an und fügt alle am Projekt beteiligten Teammitglieder hinzu.

Über Zapier könnt ihr nun einstellen, dass immer dann, wenn im Projekt eine neue Aufgabe erstellt wird, automatisch eine entsprechende Benachrichtigung in diesen Slack-Channel gepostet wird. Diese Nachricht kann zum Beispiel den Aufgabennamen, die zugeteilte Person und Start- und Enddatum der Aufgabe enthalten.

So weiß jeder, was es zu tun gibt und wer für welche To-Dos zuständig ist.  Dies erleichtert die Projektkommunikation ungemein und sorgt dafür, dass das Team immer auf dem neusten Stand ist – und das ganz ohne Mehraufwand. 

2. Übergebt HQ Kontaktpersonen an euer Mailing-Tool

Ihr nutzt Email-Marketing und versendet regelmäßig Newsletter? Über Zapier könnt ihr das HQ jetzt direkt mit eurem Mailing-Tool, z.B. Mailchimp oder sendinblue, verbinden.

Ein solcher Zap bietet euch zahlreiche Möglichkeiten. Beispielsweise könnt ihr beim Hinzufügen einer neuen Kontaktperson im HQ (z.B. Ansprechpartner im Unternehmen) dessen Informationen automatisch an euer Mailing-Tool übertragen – inklusive Mail-Adresse, Name, Unternehmen etc. Basierend auf diesen Daten könnt ihr dann Verteiler anlegen, um gezielt Mailings zu versenden.

Auch diesen Schritt könnt ihr automatisieren, indem ihr direkt im Zap einstellt, zu welchem Verteiler eine Kontaktperson hinzugefügt werden soll (add person to an audience).

So könnt ihr z.B. einen Kunden-Verteiler in Mailchimp anlegen und neue Ansprechpartner aus dem HQ automatisch zu diesem hinzufügen, damit diese euren monatlichen Newsletter mit wichtigen Unternehmens-Updates erhalten.

Pro-Tipp: über die Filter könnt ihr eure Zaps noch weiter spezifizieren.

Wenn ihr eure Mailings auf Deutsch versendet, könnt ihr über den Sprachfilter beispielsweise auswählen, dass nur die Informationen von deutschsprachigen Ansprechpartnern aus dem HQ an Mailchimp übergeben werden. Natürlich gibt es noch zahlreiche weitere Optionen nach denen gefiltert werden kann, z.B. die Position im Unternehmen.

3. Verbindet euer CRM-Tool mit dem HQ

Euer Sales-Team arbeitet in Pipedrive oder Salesforce? Automatisiert den Workflow eures Sales-Prozesses mit Zapier indem ihr euer CRM-Tool mit dem HQ verknüpft.

Dabei könnt ihr beispielsweise automatisch ein neues Projekt im HQ erzeugen, wenn ein neuer Deal gewonnen wurde oder eine bestimmte Aktivität ausgeführt wurde. 

An dieses HQ Projekt könnt ihr natürlich eine Menge an Daten direkt aus eurem CRM-Tool übergeben, z.B. das Unternehmen oder die verantwortliche Person. Das manuelle Übertragen der Daten hat so ein Ende und die Projektmanager sparen Zeit, die sonst für das händische Anlegen der Projekte benötigt wird.

Außerdem wird die teamübergreifende Übergabe vereinfacht, denn sie müssen sich nicht mehr mit dem Sales-Team bezüglich der Datenübergabe absprechen und können ohne Verzögerung mit der Projektarbeit beginnen.

Der gesamte Prozess ist also nicht nur schneller, sondern auch weniger fehleranfällig.

4. Erstellt Projektaufgaben im HQ direkt aus E-Mails 

Die Funktion Email by Zapier bietet euch die Möglichkeit aus E-Mails Projektaufgaben im HQ zu erstellen.

Das Prinzip ist einfach: ihr leitet die Email, aus der eine HQ Aufgabe angelegt werden soll, entweder direkt an eine custom Zapier-Adresse weiter oder ihr setzt diese beim Versenden einer Email in den BCC. Beim Anlegen des Zaps könnt ihr natürlich auswählen in welchem HQ Projekt die Aufgaben erstellt werden sollen. 

Ein beliebter Anwendungsfall für diese Funktion ist ein Feedback-Projekt im HQ. Immer dann, wenn ihr ein Ticket oder eine E-Mail Feedback von euren Kunden bekommt, könnt ihr diese einfach an die Zapier-Adresse weiterleiten. Aus diesen Feedback-E-Mails werden dann in diesem HQ Projekt Aufgaben erstellt. 

Dabei könnt ihr auswählen, welche Informationen aus der E-Mail übergeben werden (z.B. Betreff = HQ Aufgabenname, Inhalt der Email = Beschreibung der HQ Aufgabe).

Auf diese Weise habt ihr euer Kundenfeedback übersichtlich an einem Ort gesammelt – super praktisch!

Verbindet 2.000+ Apps mit dem HQ

Das ist natürlich nur eine kleine Auswahl aus der vielfältigen Palette von Anwendungsmöglichkeiten, die Zapier in Kombination mit dem HQ bietet. Mit unserer Schnittstelle könnt ihr genau die Zaps erstellen, die perfekt zu eure Agenturprozessen passen.

Worauf wartet ihr noch? Meldet euch kostenlos bei Zapier an, entdeckt die Vorteile der Workflow-Automatisierung und spart wertvolle Zeit im Projektalltag.

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