XRechnung: Was ihr jetzt über elektronische Rechnungen wissen solltet

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Seid ihr bereit für Tag X? Ab dem 27. November 2020 akzeptieren sämtliche Bundesbehörden grundsätzlich nur noch elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im strukturierten Datenformat.

Der neue Standard für diese elektronischen Rechnungen nennt sich XRechnung.

Wer eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber ausstellt, muss diese nun im XRechnungsformat übermitteln, wenn der Auftragswert 1000 Euro übersteigt. 

In diesem Beitrag erfahrt ihr alles, was ihr über die XRechnung wissen solltet und wie ihr diese im HQ generiert und versendet.

XRechnung – was ist das eigentlich?

Die XRechnung basiert auf dem XML-Format und liefert alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat.

Dadurch kann sie ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.

Die korrekte Adressierung und Weiterleitung dieser elektronischen Eingangsrechnungen wird durch eine strukturierte Identifikationsnummer ermöglicht, die sogenannte Leitweg-ID.

Wer eine Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellt, bekommt dessen Leitweg-ID vorab mitgeteilt, z.B. im Rahmen der Auftragsvergabe.

Die XRechnung ist der neue Standard für elektronische Rechnungen in Deutschland.

Rechnungen, die als PDF per Mail verschickt werden oder nachträglich in elektronische Formate umgewandelt werden, sind keine elektronischen Rechnungen.

Welchen Vorteil hat die XRechnung? 

Der große Vorteil elektronischer Rechnungsformate besteht darin, dass sie die Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen.

E-Rechnungen können automatisiert übertragen und weiterverarbeitet werden. Arbeitsabläufe, wie die Prüfung, Freigabe und Bezahlung von Rechnungen, werden dadurch deutlich verkürzt und optimiert.

Zum Beispiel können die elektronischen Rechnungsinhalte aufgrund des einheitlichen Formats leichter validiert und fehlerfrei ausgelesen werden.

Neben der Zeitersparnis ist die automatisierte Rechnungverarbeitung auch kosten- und umweltschonender. 

Welche Unternehmen müssen jetzt XRechnungen verschicken?

Die XRechnungspflicht betrifft, abhängig vom Bundesland, alle Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber haben.

Das können zum Beispiel Bauunternehmen sein, die regelmäßig Großaufträge für die öffentliche Hand ausführen.

Auch Dienstleistungsfirmen oder Lieferanten von Behörden müssen Rechnungen von mehr als 1000 Euro künftig auf das neue XRechnungsformat umstellen. 

Ab wann ist das XRechnungsformat Pflicht?

Ab dem 27. November 2020 sind Auftragnehmer des Bundes verpflichtet, im Rahmen öffentlicher Aufträge auf den elektronischen Rechnungsversand umzustellen.

Viele Landes- und Kommunalverwaltungen ziehen in den kommenden Monaten und Jahren nach.

Jedoch gelten in den einzelnen Bundesländern eigene gesetzliche Bestimmungen zum elektronischen Rechnungsaustausch.

Was ändert sich für euch im HQ?

Ihr könnt eure Rechnungen wie gewohnt im HQ erstellen. Danach habt ihr ab sofort die Möglichkeit diese direkt als XRechnung im XML-Format herunterzuladen.

So könnt ihr z.B. einen Kunden-Verteiler in Mailchimp anlegen und neue Ansprechpartner aus dem HQ automatisch zu diesem hinzufügen, damit diese euren monatlichen Newsletter mit wichtigen Unternehmens-Updates erhalten.

Natürlich könnt ihr eure Rechnungen auch direkt aus dem HQ im XRechnungsformat versenden.

Dazu setzt ihr beim Versand einfach einen Haken bei der Option „als XRechnung versenden“.

Die entsprechende Rechnung wird dann sowohl wie gewohnt als PDF als auch zusätzlich im XRechnungsformat als XML-Datei versandt.

Ihr könnt die Leitweg-ID eures öffentlichen Auftraggebers direkt im HQ hinterlegen. Dazu gibt es in den Unternehmensdetails nun das entsprechende Datenfeld Leitweg-ID

Diese wird euch vorab vom Auftraggeber mitgeteilt und ermöglicht die korrekte Weiterleitung der elektronischen Rechnungen. 

Wir wollen Rechnungsprozess für euch so einfach wie möglich gestalten.

Deshalb ist die XRechnungsoption beim Belegversand immer dann schon standardmäßig vorausgewählt, wenn beim Rechnungsempfänger, also dem entsprechenden Unternehmen, eine Leitweg-ID im HQ hinterlegt ist.

Alle Infos zu XRechnungen im HQ findet ihr auch in unserem Helpcenter.

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