Die neue Schnittstelle zwischen dem HQ und awork: eine unschlagbare Kombi für Agenturen

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Eine Kreativ-Agentur lebt von ihren guten Ideen. Gleichzeitig geht die Rechnung nicht auf, wenn die agenturübergreifende Projektsteuerung außer Acht gelassen wird. Daraus ergeben sich auch für die Agentursoftware Konsequenzen. Während der Projektmanager einen All-in-One-Überblick benötigt, reichem dem Kreativen Workmanagement-Funktionen.

In diesem Beitrag stellen wir die Vorteile von Agentursoftware und Workmanagement-Tools gegenüber und zeigen euch, wie ihr beides nahtlos miteinander kombiniert. Denn um beide Bereiche optimal miteinander zu verbinden, haben wir eine Schnittstelle zu awork in das HQ integriert – einem Workmanagement-Tool für kreative Teams.

Wollt ihr euch awork genauer anschauen? Ihr könnt awork unverbindlich und kostenlos für 14 Tage testen!

Agentursoftware vs. Workmanagement: Wer braucht was?

Mit dem HQ habt ihr euren kompletten Agenturprozess an einer zentralen Stelle verankert. Vom ersten Kundenkontakt über das Angebot bis hin zu Abrechnung und Controlling läuft alles in der Agentursoftware zusammen.

Warum das so sinnvoll ist? Stellt euch vor, nach Projektende landen erfasste Stunden zum richtigen Kostensatz auf der Rechnung und auch im Controlling-Modul. Da der Projektumfang inkl. aller Ressourcen vorab geplant wurde, kann rückwirkend beurteilt werden, ob das Projekt erfolgreich war oder ob es der Agentur zusätzliche Kosten verursacht hat. Diese Kostenanalyse und der umfassende Einblick in die Gesamtheit aller Agenturzahlen ist vor allem für die Projektmanager oder Inhaber der Agentur super praktisch. 

Für viele andere Teammitglieder der Agentur, meist Kreative oder auch Freelancer, ist diese Projektsteuerung weniger interessant. Im Daily Business liegt der Fokus dieser Teams eher auf dem Aufgabenmanagement und der Zeiterfassung. Ihr kennt das bestimmt aus eigener Erfahrung: Kreative möchten so wenig Zeit wie möglich mit dem administrativen Hassle verschwenden. Ist ja auch logisch, so bleibt mehr Freiraum für gute Ideen. Und das ist auch gut so. Gute Ideen sind lebenswichtig. 

Die perfekte Kombination aus Workmanagement und eurer Agentursoftware

Es braucht also einerseits eine sinnvolle Lösung für das Aufgabenmanagement und die Zeiterfassung. Im besten Fall eine, die selbst kreativen Spaß macht. Andererseits müssen aber auch alle erfassten Projektzeiten irgendwie in der Agentursoftware landen, um zur Abrechnung sowie Kostenanalyse verwendet werden zu können.

Wie gut, dass wir heute einen ultimativen Tipp für genau solche Fälle haben: die Kombi aus dem HQ und awork.

Was ist awork?

Wahrscheinlich habt ihr schon mal von Workmanagement-Tools, wie beispielsweise awork, gehört. Im Gegensatz zu einer komplexen Agentursoftware liegt der Fokus von einem Workmanagement-Tool auf den Daily To-Dos und der integrierten Zeiterfassung. Zudem ist die Anwendung von awork super intuitiv und kostet den User wenig Admin-Zeit.

In awork können die Projekte mit To-Do-Listen, auf einem Board oder in einer Timeline verwaltet werden. Die Zeiterfassung auf eine Aufgabe oder ein Projekt startet man mit einem einzigen Knopfdruck. Natürlich können Zeiten auch nachträglich hinzugefügt und bearbeitet werden, z.B. per Drag-and-Drop-Funktion. Alles super lean, einfach zu handeln und mit einem attraktiven UI.

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Wie aus einem HQ Projekt eine Aufgabe in awork wird

Um die komplexe Agentursteuerung und das Workmanagement in awork nahtlos miteinander zu verbinden, haben wir eine direkte Integration von awork in das HQ implementiert. Wenn ihr das Setting aktiviert, habt ihr bei der Projekterstellung immer die zusätzliche Möglichkeit, ein identisches Projekt in awork anzulegen. Dazu setzt ihr einfach einen Haken in der entsprechenden Checkbox. In awork wird dann ein Projekt mit dem gleichen Namen, dem Start- und Enddatum sowie der Beschreibung generiert. 

In vielen Fällen werdet ihr im HQ ein Projekt aus einem Angebot starten. Ab sofort könnt ihr auch aus diesen Angebotspositionen automatisch Listen und Aufgaben in awork erstellen lassen. Dazu könnt ihr einfach auswählen, welche Angebotspositionen in eurer awork Projekt übertragen werden sollen.

Während die übergreifende Projektsteuerung und das Controlling weiterhin über das HQ abgewickelt wird, kann euer Team die Projektaufgaben in awork abarbeiten und Zeiten auf Projekte und To-Dos erfassen. Über den Gastzugang in awork können auch Freelancer an den Projekten mitarbeiten.

Und das beste an der ganzen Sache: Alle in awork erfassten Zeiten landen automatisch zum richtigen Kostensatz im HQ und können dort zur Abrechnung und Kostenanalyse weiterverarbeitet werden!

Alle in awork erfassten Zeiten landen automatisch zum richtigen Kostensatz im HQ.

Neben den erfassten Zeiten werden auch die Aufgabeninfos an das HQ übertragen. Das bedeutet, dass ihr auf euren Rechnungen, wenn gewünscht, auch nach Aufgaben abrechnen könnt.

Wie könnt ihr die Kombi aus HQ und awork nutzen?

Wenn ihr bereits HQ Kunde seid und die awork Integration starten wollt, wendet euch am besten kurz bei eurem Onboarder. Sobald das Setting aktiviert ist, wird awork als App unter Mein HQ > Meine Apps angezeigt. 

Um die Kombi aus dem HQ und awork zu nutzen, benötigt ihr sowohl einen HQ als auch einen awork Account. Um awork vorab zu testen, könnt ihr jederzeit eine kostenlose und unverbindliche Testphase starten.

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