Angebote im HQ schreiben inkl. Klick-Video

Ob Angebot, Rechnung oder Mahnung – Belege sind das Aushängeschild deines Unternehmens. Das Angebot ist im Regelfall das erste offizielle Dokument, das der potenzielle Kunde zu Gesicht bekommt. Umso wichtiger, dass du nicht nur inhaltlich, sondern auch mit dem Design überzeugst.

Was gehört in ein professionelles Angebot? Alle wichtigen Punkte von der Kalkulation bin hin zu Nutzungsrechten findest du hier.

 

Angebote und Angebotsvorlagen schreiben im HQ

Im HQ kannst du den gesamten Belegprozess nahtlos abbilden – von allen Angebotsversionen über die Rechnung bis hin zu Mahnungen – wenn es notwendig ist. Das Prinzip dahinter ist immer gleich.

Heute zeigen wir dir, wie einfach du professionelle Belege im Corporate Design deiner Firma erstellen kannst. Als kleinen Vorgeschmack kannst du dir auch unser Klick-Video anschauen und dich direkt davon überzeugen, wie einfach du im HQ Belegvorlagen erstellen und jederzeit anpassen kannst. Oder du erstellst dir einfach einen kostenlosen Demo-Zugang.

 

 

Von der Dokumentvorlage zum Angebot

Alle Belege, auch Angebote, bestehen im HQ aus zwei Ebenen: Der Vorlage, in der das Design festgelegt wird und der Datenansicht, in der die Inhalte eingefügt werden können. Bevor du zum ersten Mal damit beginnst ein neues Angebot zu erstellen, legst du also zunächst eine Dokumentenvorlage an.

 

Wenn du dich für das Thema Angebots- und Rechnungserstellung interessiert, dann schau doch auch mal hier vorbei:

Wie man professionelle Angebote schreibt

So schreiben Agenturen & Freelancer professionelle Rechnungen – Teil I

So schreiben Agenturen & Freelancer professionelle Rechnungen – Teil II

 

Vorlagen designen und beliebig oft nutzen

Hast du einmal eine Vorlage angelegt, kannst du in Zukunft mit wenigen Klicks einen neuen Beleg erstellen und versenden. Und selbst das Anlegen der Dokumentenvorlage ist im HQ denkbar einfach.

In der Vorlage kannst du Textfelder und Platzhalter auf einer DIN A4-Seite positionieren und Schriftart sowie Farben beliebig anpassen. Außerdem kannst du euer Briefpapier als Hintergrund für den Beleg hochladen. Natürlich lassen sich zu jedem Belegtypen beliebig viele Vorlagen erstellen – auch in unterschiedlichen Sprachen.

 

Dokumentenvorlagen im HQ erstellen – So klappt es!

 

Schritt 1: Im Adminbereich findest du alle „Belegvorlagen“. Dort wählst du als erstes eine Vorlage aus, die du erstellen und anpassen möchtest. Wähle dazu eine Firma, den Belegtypen, die Vorlage und Sprache aus.

 

Schritt 2: Im zweiten Schritt kannst du einen Nummernkreis für deine Vorlage festlegen (ansonsten wird ein ‘Standardnummernkreis’ verwendet). Dazu klappst du den Reiter “Einstellungen” auf und wählst deinen gewünschten Nummernkreis aus. Mehr Informationen zu den Nummernkreisen findest du hier.

 

Schritt 3: Wenn du nun im Bereich Datenfelder „Layout“ ausklappst, kannst du bei Bedarf das Briefpapier deines Unternehmens als PDF hochladen. Ein Klick auf den Button „Hintergrund 1. Seite“ oder „Hintergrund weitere Seiten“ genügt. Auf die gleiche Weise kannst du die Belegvorlagen mit deinem Firmenlogo, deiner Fußzeile und auch deiner Anschrift versehen – ganz ohne dafür ein Textfeld einfügen zu müssen.

 

Tipp: Der ‘Hintergrund weitere Seiten’-Button ist besonders sinnvoll, wenn du auf der ersten Seite ein größeres Firmenlogo verwendest. Das große Logo könnte auf den Folgeseiten vom Inhalt überdeckt werden.

 

Schritt 4: Im nächsten Schritt kannst du Felder und Inhalte definieren. Es gibt drei Textfelder im Beleg, die du auch im Nachhinein noch anpassen kannst: Den Betreff, das Anschreiben und die Grußzeile. Alle übrigen Felder, wie z.B. das Datum oder die Angebotsnummer, werden später automatisch befüllt und auf deinen Beleg gedruckt. Du brauchst dann nichts weiter zu tun und kannst per Knopfdruck ein Angebot oder eine Rechnung generieren. So musst du zum Beispiel nicht immer das Datum oder den Namen des Ansprechpartners von Hand eingeben – ziemlich praktisch!

Um einem Platzhalter hinzuzufügen wählst du unter ‚Layout‘ den Button ‚Platzhalter‘. Es öffnet sich ein Fenster, indem dir alle Platzhalter aus den Stammdaten für Belege, sowie deine eigenen Datenfelder angezeigt werden. Um einen Platzhalter einzufügen, klicke in dem entsprechenden Textfeld auf das Stiftsymbol und gehe mit dem Cursor an die Stelle, an welcher der Platzhalter eingefügt werden soll. Klicke anschließend den Platzhalter in dem Fenster an, um diesen einzufügen.

 

Tipp: Alle Felder (bis auf ‘Seitenumbruch’ und ‘Freitext’) enthalten schon einen vordefinierten Inhalt. Du brauchst also nichts weiter zu tun, als die benötigten Inhalte einzufügen.

 

Schritt 5: Der grobe Inhalt deines Belegs steht. Jetzt kannst du deiner Vorlage den letzten Schliff verpassen und dich kreativ austoben! Per Drag & Drop kannst du alle Textfelder an die gewünschte Position bewegen. Auch das Design der Tabelle in der später deine Belegposten aufgezeigt werden, kannst du nun gestalten.

Du kannst z.B. wählen, ob die Umsatzsteuer für jede Position und/oder den Gesamtbetrag angezeigt werden soll oder welche Spalten dargestellt werden sollen. Setze für die Spalten, die du in der Vorlage sehen möchtest, einfach den Haken an der Checkbox.

Um deiner Vorlage einen Farbklecks zu verpassen, wählst du als nächstes die Farben für den Tabellenkopf aus. Dieser ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Die erste Farbe bestimmt die Farbe des eigentlichen Tabellenkopfes und die zweite Farbe die des Tabellenkopfes von Positionsgruppen.

Auch das Layout der Fußzeile kannst du frei gestalten, sofern diese nicht in deinem Briefpapier enthalten ist. Du kannst diese in vier, eine oder keine Spalten aufteilen und Textfelder einsetzen.

Zu guter Letzt kannst du noch Schriftart, Schriftgröße und den Zeilenabstand verändern. Du kannst auch eine eigene Schriftart hochladen und diese verwenden.

 

Tipp: Für die Fußzeile eignen sich vor allem die Standardfelder Unternehmens-Adresse, Kontaktdaten, Rechtliche Angaben und Bankdetails.

 

Schritt 6: Wenn du mit deiner Belegvorlage zufrieden bist, genügt ein Klick auf ‘Speichern’ und deine Belegvorlage ist fertig!

 

Wie man professionelle Angebote schreibt

 

Und wie gelange ich nun von der Vorlage zu meinem versandfertigen Angebot?

Die Vorlage steht und du kannst es nicht erwarten dein erstes Angebot an den Wunsch-Kunden zu versenden? Na dann mal los!

Wann und wo ein Angebot im HQ erstellt wird, hängt von deinem Prozess ab. Generell gibt es verschiedene Wege, um ein Angebot zu genieren. Der große Vorteil ist, dass du nicht zwingend ein Projekt anlegen musst, um einen Beleg zu erstellen. Die Belegerstellung kann vollkommen unabhängig erfolgen – je nach Anlass kann dies den Prozess erheblich vereinfachen.

Und so gelangst du im HQ zum Belegeditor:

  • im Lead (Reiter “Angebote”)
  • im Kunden (Reiter “Belege”)
  • im Projekt (Reiter “Belege”)
  • oder einfach im Belegmodul unter “Angebote”.

Ganz gleich, wann und wo du ein Angebot im HQ erstellst, mit einem Klick auf den jeweiligen Reiter gelangst du immer in den selben Belegeditor. Dort wählst du dann zunächst die passende Angebotsvorlage aus.

Im Anschluss kannst du das Angebot, wenn vorhanden, einem Lead und einem Projekt zuordnen. Du kannst zudem festlegen, welches Datum dein Angebot haben soll und auch bis wann das Angebot gültig ist. Anschließend kannst du die Positionen aus deinem Artikelstamm (bzw. eurer Preisliste) ergänzen. In der Vorschau siehst du, wie Dein Angebot aussehen wird.

Übrigens kannst du auch das komplett fertige Angebote, inkl. Positionen und allem Drum und Dran, als Komplettvorlage speichern und bei Bedarf beliebig oft wiederverwenden sowie ggf. noch Kleinigkeiten anpassen – eine große Erleichterung im stressigen Agenturalltag.

 

Von der Angebotskalkulation zum Angebot

Wie du sicher weißt, kannst du im HQ auch Angebotskalkulationen erstellen. Auf Grundlage der Kalkulationkannst du im Anschluss im Handumdrehen einen Beleg generieren. Wie das klappt, erfährst du hier.

 


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