HQ News: Übersicht der eigenen Planumsätze, Änderung bei Stoppuhrzeiten uvm.

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Wir arbeiten kontinuierlich daran, das HQ noch besser zu machen. In den letzten Wochen wurde daher wieder fleißig an neuen Funktionen im HQ gearbeitet. In diesem Artikel fassen wir die Updates für euch zusammen.

 

Übersicht der eigenen Planumsätze

Folgende Ausgangssituation: Ihr möchtet als Projektverantwortlicher alle Planumsätze, für die ihr verantwortlich seid, in einer Liste sehen und dort direkt bearbeiten können.

Das ist im HQ nun möglich. Das Modul Meine Planumsätze findet ihr im Bereich Mein HQ in der Menüleiste. In diesem Modul findet ihr eine Übersicht aller Planumsätze, für die ihr verantwortlich seid.

Außerdem könnt ihr hier zusätzlich die Planumsätze eurer Kunden sehen. Voraussetzung hierfür ist, dass ihr die allgemeinen Schreibrechte für Planumsätze besitzt und Verantwortlicher für den Kunden seid.

 

Eigene Planumsätze im HQ
Eigene Planumsätze im HQ

 

Die Planumsätze lassen sich ganz einfach über die nebenstehenden Buttons bearbeiten. Ihr könnt sie zum Beispiel kopieren, in Rechnung stellen oder aussetzten. Darüber hinaus stehen die üblichen Funktionen der smarten Tabellen zum Gruppieren, Sortieren und Filtern zur Verfügung.

Falls ihr das Modul bei euch noch nicht aktiviert habt, könnt ihr euch an unseren Support ([email protected]) wenden und es aktivieren lassen.

 

Wichtige Änderung: Automatisches Annehmen der Zeiten aus der Stoppuhr einstellbar

Wenn ihr eure Zeiten im HQ erfasst, habt ihr dazu mehrere Möglichkeiten. Eine davon ist zum Beispiel das Erfassen mit der Stoppuhr.

Es gibt ein System-Setting im HQ, welches dafür sorgt, dass all eure Zeiten automatisch angenommen werden. Bisher war es so, dass eure Reportings aus der Stoppuhr direkt angenommen wurden – selbst wenn das System-Setting nicht aktiviert war.

Neu ist jetzt: Ist das System-Setting nicht aktiviert, sind auch Zeiten aus der Stoppuhr nicht angenommen. Das heißt, die Zeiten aus der Stoppuhr werden nun nicht mehr automatisch angenommen, wenn ihr das nicht möchtet.

 

Kopieren von Reportings 

Viele von euch haben sich diese Option gewünscht. Also haben wir sie umgesetzt! Ab jetzt könnt ihr ein bereits existierendes Reporting als Grundlage für ein neues Reporting verwenden.

Unter Mein HQ –> Meine Reportings könnt ihr nun einfach bei einem Reporting auf den Kopieren-Button klicken. Anschließend erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem ihr das Datum für das kopierte Reporting auswählen und das Reporting speichern könnt.

Hinweis: Das neue Reporting ist je nach euren HQ Einstellungen nicht zwangsläufig angenommen, um den Freigabe-Prozess einzuhalten.

 

Neue Funktionen bei Eingangsrechnungen

Wir haben gleich drei neue Updates bei den Eingangsrechnungen im HQ für euch vorgenommen. Zum einen könnt ihr nun ein Zahldatum eintragen und ein Fälligkeitsdatum vermerken und das andere Update bezieht sich auf Angaben zum Aufwandskonto und Kostenstelle für den DATEV-Export.

 

Zusätzliche Spalte: Wann wurde die Eingangsrechnung von uns bezahlt?

Manchmal möchte man bei einer Rechnung ganz genau wissen, wann diese beglichen wurde. Bisher konntet ihr bei euren Eingangsrechnungen nur sehen, ob eine Rechnung bereits bezahlt wurde oder eben nicht.

Jetzt haben wir die Möglichkeit eingebaut, dass ihr euch eine extra Spalte anzeigen lassen könnt – nämlich wann genau die Rechnung beglichen wurde.

Die Zahlung könnt ihr über den Aktion-Button in der Übersicht der Eingangsrechnungen vermerken. Wenn ihr weiterhin einfach den Bezahlt-Haken an der Eingangsrechnung setzt, wird automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen. 

Tipp: Mit den Funktionen der smarten Tabellen im HQ, könnt ihr das Fälligkeitsdatum als Spalte in der Übersicht der Eingangsrechnungen einblenden und anschließend sortieren.

 

Schnellere Erfassung von Eingangsrechnungen für den DATEV-Export

Wenn ihr Fremdkosten bzw. Eingangsrechnungen im HQ (über die Quick-Funktion) erfasst, dann war es bisher nicht möglich, Aufwandskonto und Kostenstellen direkt anzugeben. Dies haben wir mit diesem Update geändert. Ab jetzt könnt ihr direkt das entsprechende Aufwandskonto sowie die Kostenstelle 1 für den DATEV-Export bei der Erfassung angeben.

 

Fälligkeitsdatum in Eingangsrechnungen

Bei Eingangsrechnungen könnt ihr außerdem ab sofort ein Fälligkeitsdatum vermerken, indem ihr beim Erstellen der Eingangsrechnung oder in der Quick-Erfassung im HQ ein Fälligkeitsdatum eintragt.

Das eingegebene Fälligkeitsdatum könnt ihr euch nun ebenfalls als Spalte in der Belegübersicht anzeigen lassen und so auch die Tabelle nach Fälligkeit sortieren.

 

Fälligkeitsdatum in den Eingangsrechnungen
Fälligkeitsdatum in den Eingangsrechnungen

 

Nicht-laufende Projekte ausblenden

In unserer globalen Suche im HQ wurden euch bisher auch Projekte angezeigt, die zum Zeitpunkt der Suche einen nicht-laufenden Status hatten.

Nun haben wir ein System-Setting entwickelt, mit dem ihr einfach alle Projekte, die einen nicht-laufenden Status haben, in der globalen Suche ausblenden könnt.

Um das Setting zu aktivieren könnt Ihr euch an unseren Support wenden (per Mail, über den Chat oder direkt mit einem Ticket).

 

Rechteverwaltung: Wer darf die internen Kosten sehen?

Teilweise dürfen nicht alle Benutzer die internen Kosten sehen, die durch das Buchen von Zeiten am Projekt entstehen. Dies betrifft insbesondere die Kostensätze der Mitarbeiter. Deshalb kann jetzt ein System-Setting aktiviert werden, dass in den Projektfinanzen alle internen Kosten ausblendet. Dann sind die Kostensätze nur noch mit Rechtesstufe 5 sichtbar.

Um das Setting zu aktivieren könnt Ihr euch an unseren Support wenden (per Mail, über den Chat oder direkt mit einem Ticket).

 

Grundlast im Controlling

Bisher wurden die Grundlasten im Controlling/ in den Ressourcen im HQ auf die Projekte gleichmäßig verteilt. Das kann verwirrend sein, weil sich so die Planwerte von den tatsächlich zugeteilten Stunden unterscheiden.

Wir haben uns deswegen dafür entschieden, die Grundlast als eigenes Projekt im Controlling anzuzeigen.

 

Verschieben von Reportings beim Löschen von Projekten

Stellt euch folgende Ausgangssituation vor: Ihr habt ein Projekt angelegt, Stunden auf dieses Projekt gebucht, doch nun möchtet ihr das Projekt löschen.

Bisher war es so, dass dieses Projekt samt gebuchter Reportings gelöscht wurde. In der entsprechenden Warnmeldung beim Löschen eines Projekts, habt ihr nun die Möglichkeit, eure Reportings auf ein anderes Projekt umzubuchen.

 

Neue Platzhalter für Quartal, Halbjahr und Jahr

Platzhalter lassen sich vielseitig einsetzen und sparen eine Menge Zeit. Man kann sie an verschiedenen Stellen verwenden, z.B. in den Dokumentvorlagen oder der Signatur des Unternehmens.

Es gibt viele Platzhalter im HQ. Zum Beispiel auch für den aktuellen Monat. Jetzt gibt es auch Platzhalter für das aktuelle Quartal und das Vor-Quartal, sowie für aktuelle und vorangegangene Halbjahre und Jahre.

 

Im Kanban-Board nach Projekten filtern und die Zeiterfassung starten

Unter dem Menüpunkt Projekte könnt ihr in die globale Kanban-Ansicht der Aufgaben wechseln. Besonders praktisch ist, dass ihr dort jetzt zusätzlich nach Projekten filtern könnt. Dadurch habt ihr alles im Blick.

Neu ist außerdem, dass ihr in der Kanban-Ansicht jetzt auch auf Aufgaben Zeiten erfassen könnt. Entweder einfach auf den Play-Button drücken oder das Uhren-Symbol anwählen und das Bearbeitungsfenster öffnet sich.

 

Das Kanban-Board im HQ
Das Kanban-Board im HQ

 

Controlling Abwesenheiten: Kommentare wie „Kind krank“ sind nun sichtbar

Im HQ könnt ihr im Controlling/ in den Abwesenheiten die Urlaubstage, Fehltage und andere Abwesenheiten auswerten. Übrigens: Falls noch nicht aktiviert, könnt ihr das Controlling-Modul durch den Support kostenlos freischalten lassen.

Neu ist, dass nun auch der Kommentar zur Abwesenheit in dem Controlling-Modul angezeigt wird. Damit wird die Auswertung noch leichter!

 

Wir wünschen euch viel Spaß mit den Updates!

Bild-Quelle: Foto von Roman Kraft auf Unsplash

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