Der Jahresendspurt für 2020 hat begonnen! Damit ihr erfolgreich mit dem HQ in das neue Jahr starten könnt, haben wir für euch eine HQ Checkliste zum Jahreswechsel zusammengestellt.
In fünf Schritten ist euer HQ damit fit für das kommende Geschäftsjahr – und einem erfolgreichen Start in 2021 steht nichts mehr im Wege.
1. Zeitfilter auf das neue Geschäftsjahr umstellen
In vielen Übersichten im HQ gibt es Zeitfilter, damit ihr immer den richtigen Bereich des Jahres oder auch das aktuelle Geschäftsjahr im Blick behalten könnt. Diese findet ihr zum Beispiel in den Belegen (Angebote, Rechnungen, Eingangsrechnungen etc.) und in den Controllings.
Am besten stellt ihr diese Filter zum Jahresbeginn auf das neue Geschäftsjahr um oder wählt einen Zeitraum, der die relevanten Monate des vergangenen Jahres noch umfasst.
2. Nummernkreise checken und ggf. auf Null setzen
Die Nummernkreise, u.a. für Belege oder auch Projekte, sind häufig so eingestellt, dass sie jährlich neu zu zählen beginnen.
Vor allem, wenn ihr das HQ erst seit diesem Jahr nutzt, habt ihr wahrscheinlich eine bestimmte Startnummer gesetzt, um den alten Nummernkreis fortzuführen.
Checkt am besten einmal, wie diese Startnummer aussieht und ob die Startnummer auch für das Jahr 2021 noch korrekt ist. Vielleicht empfiehlt es sich, im neuen Jahr wieder bei Eins zu beginnen.
“Oh Gott, wie bearbeitet man denn eigentlich einen Nummernkreis?” – Keine Panik, das könnt ihr hier ganz einfach nachlesen:
Falls ihr für das neue Jahr Layout-Änderungen vornehmt, achtet darauf, in der neuen Dokumentvorlage auch den richtigen Nummernkreis zu hinterlegen.
3. Jahresurlaub setzen
Über die Funktion Jahresurlaub setzen könnt ihr für euer Team die Standardmenge an Urlaubstagen aus dem Vorjahr übertragen. Resturlaube werden automatisch addiert.
4. Arbeitszeitkonten abschließen
Falls ihr das HQ auch zur Erfassung von Präsenzzeiten nutzt, denkt daran, die Arbeitszeitkonten eures Teams für die vorangegangenen Monate abzuschließen (eine Anleitung, wie das funktioniert, findet ihr hier).
Dadurch werden die Arbeitszeitkonten “eingefroren” und der Status Quo gesichert.
Falls ihr zuvor noch Umbuchungen von Urlaubstagen oder Überstunden vornehmen möchtet, schaut euch diese beiden Artikel an:
5. Urlaubs- und Krankheitstage an die Steuerberatung übergeben
In der Benutzerverwaltung lassen sich die Arbeitszeitkonten des Teams monatsweise als PDF-Dokument exportieren.
Falls ihr Arbeitszeitkonten in Verbindung mit dem Controlling Abwesenheiten nutzt, können auch hier entsprechende Übersichten exportiert werden.
Das war´s schon. Wir wünschen euch schöne Festtage und einen guten Rutsch!
Wenn ihr noch weitere Fragen zum Jahreswechsel im HQ habt, ist unser Support gerne für euch da.
Euer HQ Team
