HQ 2.0 Steinwerder: Die neue HQ x awork Schnittstelle

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Agentursteuerung und Workmanagement miteinander verknüpfen – mit der Kombi aus dem HQ und unserem zweiten Produkt awork ist genau das möglich. Ab sofort besser als je zuvor, denn bei diesem Update dreht sich alles um die neue HQ x awork Schnittstelle.  

Ihr nutzt die Tool-Kombi bereits? Dann könnt ihr direkt zu den coolen Neuerungen im HQ 2.0 Steinwerder springen:

Für diejenigen unter euch, die Integration noch nicht kennen, hier ein kurzer Überblick: Als Agentursoftware bildet das HQ den gesamten Geschäftsprozess ab und bietet so einen optimalen all-in-one-Überblick für die Projekt- und Agenturleitung. Kreative, wie zum Beispiel das Design-Team, benötigen in manchen Cases jedoch eher detaillierte Workmanagement-Funktionen. Genau diese bietet awork mit Fokus auf den täglichen To-Dos und der Zeiterfassung.

Damit ihr allen Teams in eurer Agentur die richtigen Tools zum produktiven Arbeiten zur Verfügung stellen könnt, gibt es eine direkte Integration von awork in das HQ.

Bis dato sah diese wie folgt aus: Ihr hattet bei der Projekterstellung im HQ die Möglichkeit, ein identisches Projekt in awork anzulegen. Dazu konntet ihr auswählen, ob Angebotspositionen in eurem awork Projekt als Aufgaben angelegt werden sollten. Darauf erfasste awork Zeiten landeten dann über den Reporting-Sync im HQ. Soweit so gut. 

Die HQ x awork Kombi 2.0

Mit dem Steinwerder-Update eine neue HQ x awork Schnittstelle mit erweiterten Funktionen – basierend auf eurem Feedback. Ziel war es dabei, mit der optimierten Tool-Kombi einen zusammenhängenden Arbeitsfluss für eure gesamte Agentur zu ermöglichen. So könnte euer Agentur-Workflow mit der neuen Schnittstelle aussehen:

Die HQ x awork Schnittstelle ermöglicht es euch, einen zusammenhängenden Arbeitsfluss für eure gesamte Agentur zu implementieren.

Aufgaben und Reportings in Echtzeit syncen

Mit der bisherigen Integration konnten zwar awork Aufgaben aus den HQ Angebotspositionen erstellen werden, es fehlte jedoch die Möglichkeit Aufgaben zwischen beiden Tools zu synchronisieren.

Vorhang auf für den neuen Aufgaben-Reporting-Sync! Dieser erfolgt nicht nur in beide Richtungen, sondern auch in Echtzeit (und nicht wie der bisherige Sync nur alle 15 Minuten). Konkret funktioniert das Ganze so:

  • Aufgaben, die ihr im HQ oder in awork erstellt, werden automatisch auch im jeweils anderen Tool angelegt. 
  • Auch die Aufgabeninfos werden zwischen beiden Tools übertragen (z.B. Beschreibung, Verantwortlicher, Tätigkeit, Aufgabentyp und Soll-Wert).
  • Projektphasen im HQ werden als Listen in awork erstellt und umgekehrt. 
  • Wenn ihr Aufgaben bearbeitet, löscht oder in eine andere Phase/Liste verschiebt, wird die Änderung automatisch auch im jeweils anderen Tool vorgenommen. 
  • In awork erfasste Zeiten landen weiterhin als Reportings im HQ. 

In der Praxis könnte euer Agentur-Workflow mit der Integration dann zum Beispiel so aussehen: Die Beratung plant ein Projekt oder zumindest die groben Projektphasen im HQ mit Timing und geplantem Aufwand. Diese Phasen werden dann über den Sync in awork als Listen angelegt – inklusive der Info, wie viel Zeit für jede Phase geplant ist.

Das Design-Team arbeitet in awork und plant seine Aufgaben dort selbständig in den Listen ein. Sowohl die Aufgaben als auch die erfassten Zeiten werden kontinuierlich ins HQ gesynct. Dort erfolgt auch die Abrechnung und das Controlling. Super praktisch und effizient!

Der neue Aufgaben-Reporting-Sync muss für euch aktiviert werden (auch wenn ihr die “alte” Schnittstelle bereits nutzt). Meldet euch dazu gern bei unserem Support.

Neu: Abwesenheiten aus dem HQ zu awork übertragen

Saubere dokumentierte Abwesenheiten sind die Basis für eine erfolgreiche Ressourcen- und Projektplanung. Bislang musstet ihr im HQ erfasste Abwesenheiten jedoch bei Nutzung der Tool-Kombi händisch in awork eintragen (und umgekehrt). Ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess.

Für eine toolübergreifende, saubere Teamplanung gibt es im HQ 2.0 Steinwerder einen neuen Abwesenheiten-Sync. Abwesenheiten werden ab sofort automatisch aus dem HQ zu awork übertragen – ganz ohne manuellen Aufwand.

So funktioniert’s: Urlaube, Krankheiten oder andere Fehlzeiten werden wie gewohnt im HQ eingetragen. Wenn ihr eine HQ Abwesenheit erstellt, dann wird diese auch in awork angelegt. Bearbeitet oder löscht ihr eine Abwesenheit im HQ, wird auch die entsprechende awork Abwesenheit in Echtzeit angepasst. So sind eure Abwesenheitsdaten immer auf dem neuesten Stand und ihr könnt rechtzeitig auf Leerlauf oder Engpässe reagieren.

Vom Sync ausgenommen sind die beiden Abwesenheitstypen, die keine Auswirkung auf die Kapazität von Usern haben (Homeoffice und Persönliche Gründe).

Wichtig: Wenn der Abwesenheiten-Sync aktiv ist, managed ihr Abwesenheiten ausschließlich im HQ (nicht mehr in awork). In awork erstellte oder angepasste Abwesenheiten werden vom Sync überschrieben oder gelöscht. So ist sichergestellt, dass die Daten in beiden Tools identisch sind

Das Abwesenheitsmanagement unterscheidet sich in beiden Tools. Im HQ habt ihr die Möglichkeit, halbtägige oder stündliche Abwesenheiten einzutragen. In awork gibt es hingegen nur tageweise Abwesenheiten. Das hat zur Folge, dass alle HQ Abwesenheiten in awork als ganztägig eingetragen werden.

Zudem wird in awork nicht zwischen verschiedenen Abwesenheitsarten (Krankheit, Urlaub etc.) unterschieden, sondern die Person wird lediglich als abwesend gekennzeichnet. 

Wenn ihr den neuen Abwesenheiten-Sync nutzen wollt oder dazu Fragen habt, dann wendet euch an unseren Support. Der Abwesenheiten-Sync kann auch unabhängig vom Aufgaben-Reporting-Sync aktiviert werden.

Übertragung der Projektnummer in den awork Projektnamen

Eine weitere kleine aber feine Neuerung. Wenn ihr bei der Projekterstellung im HQ auch ein identisches Projekt in awork angelegt wurde, wurde bisher nur der Projektname übernommen. Wenn ihr mehrere Projekte mit ähnlichen Namen hab, waren diese in awork nur schwer unterscheidbar.

Die Verwechslungsgefahr hat nun ein Ende. Ab sofort kann die Projektnummer aus HQ in den awork Projektnamen hinzugefügt werden, à la Nummer – Name. Dieses Setting ist optional.

Die perfekte Tool-Kombi für Agenturen

Mit der neuen HQ x awork Schnittstelle plant ihr eure Projekte in beiden Tools mit sekundenaktuellen, fehlerfreien Daten. Das ermöglicht es euch, einen zusammenhängenden Arbeitsfluss für eure gesamte Agentur zu implementieren und spart wertvolle Zeit im Projektalltag.

Der Namensgeber des Updates ist übrigens der Hamburger Stadtteil Steinwerder, weil sich dort der Hafen befindet. Genau wie Projektdaten zwischen dem HQ und awork, werden dort Waren auf dem Wasserweg zwischen verschiedenen Orten hin und her transportiert.

Eine Übersicht über alle Neuerungen findet ihr auch in unserem Helpcenter. Und nun viel Spaß mit dem HQ 2.0 Steinwerder! 

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