HQ 2.0 Neustadt: Task Comments, Teamaufgaben, Reportings gebündelt verschieben uvm.

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Gleich dreifach Grund zur Freude: Im Juni könnt ihr euch nicht nur über steigende Temperaturen und sinkende Corona-Zahlen freuen, sondern auch über das HQ Update mit den größten Neuerungen seit dem Launch des HQ 2.0! 

Diesmal haben wir gleich mehrere nie dagewesene Funktionen für euch – darunter eine, die bis dato zu den meist gewünschten Features zählte.

Doch bevor wir in die Neuerungen einsteigen: Wieso heißt dieses Update HQ 2.0 Neustadt? Klar, das  “Neu” im Namen könnte auf die neuen Features hindeuten. Der Hauptgrund ist aber, dass sich im Hamburger Stadtteil Neustadt einige Orte befinden, die besonders gut zu diesem Update passen: Viele Botschaften (u.a. für  Norwegen, Korea, Monaco und Guatemala), die natürlich dem Überbringen von Nachrichten dienen, und das Museum der Kommunikation.

Und beim Stichwort Kommunikation sind wir auch schon beim Hauptthema des Neustadt-Updates.

Unkompliziert im Team kommunizieren: Task Comments

Communication is key! Das war für die Zusammenarbeit wahrscheinlich noch nie so zutreffend wie in Zeiten von Hybrid Work, das heißt, wenn ein Teil des Teams im Büro und der Rest im Homeoffice arbeitet. Passend dazu gibt es mit diesem Update eine neue Funktion, die das Aufgabenmanagement im HQ auf ein komplett neues Level bringt. Vorhang auf für – Trommelwirbel – die Task Comments.

Ab sofort könnt ihr direkt in den HQ Aufgaben mit euren Teammitgliedern kommunizieren. Ihr könnt Kommentare hinterlassen und andere User taggen, indem ihr @Benutzername in den Kommentar schreibt. Die getaggte Person wird per Mail über den Kommentar benachrichtigt und direkt zur jeweiligen Aufgabe weitergeleitet – super praktisch!

Die neue Kommentarfunktion spart euch damit den Austausch über E-Mail und jede Menge Zeit. Da eure Konversation mit allen relevanten Infos sauber an zentraler Stelle dokumentiert ist, gehört auch nerviges Durchsuchen eures Postfachs der Vergangenheit an.

Habt ihr schon mal eine Aufgabe von einer anderen Person übernommen, ohne zu wissen, wie der bisherige Status ist? Dank der Task Comments könnt ihr nun genau nachvollziehen, was bisher zum jeweiligen To-Do besprochen wurde. Und falls ihr doch noch Fragen habt, schreibt ihr einfach einen kurzen Kommentar à la: @Name, kannst du mir dazu noch genauere Infos geben?

Die getaggte Person weiß sofort, um welche Aufgabe es geht und der Kontext ist aus den vorherigen Kommentaren bereits klar – lang und breit per Mail erklären müssen, worum es eigentlich geht, war gestern. 

Aber auch für eure privaten Aufgaben ist die Kommentarfunktion super praktisch: Ihr wollt euch Notizen machen oder den Status festhalten, sodass ihr beim nächsten Mal direkt wisst, was die nächsten Schritte sind? Dokumentiert alle Infos einfach als Kommentare – manchmal kann so ein Selbstgespräch ja ganz hilfreich sein.

Immer alle To-Dos im Blick: Teamaufgaben

Mit dem Neustadt-Update kommt ein weiteres Feature dazu, das die Zusammenarbeit im Team einfacher als je zuvor macht. 

Unter Mein HQ / Meine Aufgaben findet ihr ab sofort den brandneuen Reiter Teamaufgaben. Dort werden euch alle Aufgaben eures Teams angezeigt (vorausgesetzt, ihr habt die entsprechende Berechtigung).

Die Teamaufgaben sind in Kombi mit den neuen Task Comments vor allem ein Gamechanger für alle Teamleiter*innen: Ihr habt immer im Blick, woran euer Team gerade arbeitet und auch könnt gleichzeitig in den To-Dos kommentieren, um schnelle Absprachen zu treffen, Statusberichte einzuholen und Rückfragen zu beantworten.

Praktisch: Ihr seht direkt in der Übersicht, wenn mehrere Personen auf eine Aufgabe besetzt sind.

Über die Kommentarfunktion könnt ihr schnell und einfach das Wer macht was genau? absprechen, sodass die Verantwortlichen für alle sofort klar und transparent sind. So einfach war das Teammanagement im HQ noch nie!

Es wird noch besser: Mit den smarten Tabellenfiltern, die wir euch im Curslack-Update vorgestellt haben, könnt ihr euch coole Ansichten für verschiedene Teams bauen.

Ein Beispiel: Ihr leitet das Marketing-Team in eurer Agentur, müsst also über den Status der Aufgaben des Teams immer up-to-date sein. Anstatt in jedes einzelne Projekt klicken zu müssen, baut ihr euch einfach über die Filterfunktion eine Ansicht, um alle To-Dos zu sehen, an denen eure Teammitglieder im Marketing gerade arbeiten.

Ihr braucht eine Info zum Status einer Aufgabe? Hinterlasst einfach einen kurzen Kommentar und benachrichtigt das jeweilige Teammitglied via Tagging. So könnt ihr auch schnell und unkompliziert auf Rückfragen antworten – ganz ohne Slack-Nachrichten oder E-Mails.

Ein weiterer Vorteil: Ihr werdet immer zur richtigen der gefühlt hundert Aufgaben, die ihr betreut, geleitet und wisst sofort Bescheid, worum es geht. 

Um wie in diesem Beispiel die Marketing-Aktionen zu koordinieren, müsst ihr auch sicherstellen, dass alle benötigten Designs rechtzeitig fertig werden. Dafür könnt ihr euch mit wenigen Klicks einfach eine zweite Ansicht erstellen, um eine Übersicht über alle Aufgaben des Design-Teams zu haben. Über das Dropdown-Menü könnt ihr dann einfach mit einem Klick zwischen den beiden Ansichten hin und her wechseln und behaltet so alle Deadlines im Blick. 

Inline-Editing in den Aufgabendetails

Eine weitere Neuerung in den Aufgaben, die ihr lieben werdet: Inline-Editing. Was das ist? Wolltet ihr an einem Feld, wie z.B. der Aufgabenbeschreibung, eine Änderung vornehmen, dann musstet ihr bisher erst auf einen Button klicken, um in den Bearbeitungsmodus zu kommen.

Ab sofort ist dieser Zwischenschritt nicht mehr notwendig: Wenn ihr ab sofort in ein Textfeld klickt, könnt ihr die angezeigten Werte direkt bearbeiten. Wie viel Zeit die Inline-Editing-Funktion wohl auf das Jahr hochgerechnet sparen wird?

Schneller und schöner: Projektreportings 2.0 

Tada, das nächste HQ 2.0 Modul ist live. Mit dem Neustadt-Update haben wir die Projekt-Reportings in die Blazor-Technologie umgezogen. Ihr seht das Modul in neuem Glanz, wenn ihr in den Projektdetails auf den Reiter Reporting klickt. Neben einem Design- und Performance-Upgrade gibt es auch einige funktionale Neuerungen, über die sich viele von euch freuen werden. 

Mehrere Reportings auf einmal verschieben

Wir haben euer Feedback gehört und eine der Top 5 meist gewünschten Funktion umgesetzt: Ab sofort könnt ihr mehrere Reportings auf einmal verschieben.  Wenn ihr Reportings einem anderen Task oder Projekt zuweisen wolltet, musstet ihr das bisher für jedes Reporting einzeln tun. Von nun an reichen nun ein paar Klicks um 2, 5, 30, 85 oder direkt alle Reportings zu verschieben. Wählt dazu einfach beliebig viele Reportings aus und  klickt auf den neuen Verschieben-Button.

In dem Fenster, das sich nun öffnet, wählt ihr die gewünschte Aufgabe und das Projekt aus, et voilà – das war’s schon. Super einfach und zeitsparend!

Besonders praktisch: Die Verrechnungssätze werden automatisch neu berechnet.

Wenn in der neuen Aufgabe bzw. dem neuen Projekt kein Verrechnungssatz hinterlegt ist, wird dieser entsprechend auf 0 Euro gesetzt.

Reporting-Export ab sofort auch im CSV-Format

Ab sofort habt ihr die Möglichkeit, eure Reportings wie gewohnt als Excel-Datei und nun auch im CSV-Format herunterzuladen. Nutzt dafür einfach den Export-Button rechts oberhalb der Tabelle.

Bestimmt erinnert ihr euch auch an den alten, zugegebenermaßen nicht besonders hübschen PDF-Export der Reportings. Diesen haben wir mit dem Neustadt-Update nun vollständig durch den Leistungsnachweis ersetzt, den ihr mit einem Klick auf den neuen Button oben links im PDF-Format herunterladen könnt.

Übrigens: da es sich bei den Projekt-Reportings nun um eine HQ 2.0 Tabelle handelt, könnt ihr für diese ab sofort auch die smarten Tabellenfilter nutzen und individuelle Ansichten für euch und euer Team erstellen. Yippie!

Frischer Anstrich für den Projektplan

Nicht nur die Projekt-Reportings sehen ab sofort schöner und moderner aus. Auch dem Projektplan haben wir einen frischen Anstrich verpasst. Unter Meine Projekte > Projektplanung könnt ihr euch selbst davon überzeugen. Damit passt die Projektplanung nun optisch zum modernen Look des HQ 2.0 – und das Verwalten eurer Projekt-Tasks macht direkt doppelt so viel Spaß.

In diesem Schritt hat nur das Design ein Update bekommen. Die Funktionsweise bleibt vorerst gleich, bis aus eine Ausnahme: Beim Duplizieren von Aufgaben die Zugeteilten Personen nun mit übernommen. Der Umbau der Projektplanung als Ganzes und die Übertragung in die Blazor-Technologie wird zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden.

Wir hoffen, ihr freut euch über dieses Update genauso sehr wie wir und wünschen euch viel Spaß mit dem HQ 2.0 Neustadt! Wie immer findet ihr in unserem Helpcenter eine Kurzübersicht aller Neuerungen. 

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