HQ 2.0 Hafencity: Freigabe-Status für Belege, Jira-Sync-Updates uvm.

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Was darf im August nicht fehlen? Genau, ein neues HQ Update! Die Arbeit in und mit dem HQ soll Spaß machen. Deshalb haben wir uns mit diesem Update erneut der Verbesserung bestehender Features und Abläufe gewidmet – und das Nutzungserlebnis weiter optimiert.

Ihr dürft euch auch über neue Funktionen freuen, die eure Prozesse noch effizienter machen – z.B. neue Freigabe-Status für Belege (dazu gleich mehr).

Wie immer trägt das Update den Namen eines Hamburger Stadtteils. Genau wie Belege im HQ freigegeben werden können, kann der Zoll über die Freigabe von Einfuhrwaren entscheiden. Das Hauptzollamt Hamburg befindet sich in der Hafencity, die deshalb diesmal unser Update-Namensgeber ist. In diesem Beitrag stellen wir euch alle Neuerungen des HQ 2.0 Hafencity vor:

Freigabe-Status für Belege

In den allermeisten Agenturen müssen Angebote und Rechnungen freigegeben werden, bevor sie versendet werden können, z.B. von der Projektleitung. Bisher konnte man im HQ über den Warten auf Feedback-Status angeben, dass sich der Beleg im Freigabeprozess befindet. Woher weißt man jedoch, wann er freigegeben ist?

Mit dem Hafencity-Update kann diese Frage ganz leicht beantwortet werden. Ab sofort gibt es zwei neue Belegstatus: Freigabe 1 und Freigabe 2. Damit könnt ihr den Freigabeprozess in eurer Agentur einfacher denn je abbilden. 

Ein Beispiel: Ihr habt ein Website-Projekt abgeschlossen und schreibt nun eine Rechnung. Um diese verschicken zu können, benötigt ihr die Freigabe eures Teamleads Anna. Also stellt ihr den Beleg auf den Status Warten auf Feedback. Zudem richtet ihr einmalig den entsprechenden Workflow unter Admin / Workflows ein, damit Anna immer automatisch informiert wird, wenn sie eine Rechnung prüfen soll. 

Habt ihr schon mal eine Aufgabe von einer anderen Person übernommen, ohne zu wissen, wie der bisherige Status ist? An dieser Stelle fehlte Anna bisher die Möglichkeit, euch wissen zu lassen, wenn eine Rechnung freigegeben ist. Dafür kann sie jetzt den neuen Belegstatus Freigabe 1 zu nutzen.

Über die  Admin-Einstellungen könnt ihr nun einen Workflow aufsetzen und unter “Belegstatus geändert” den neuen Empfängertyp “An Belegersteller” auswählen – über diesen wird die Person, die den Beleg erstellt hat, über die Freigabe informiert.

Sobald euer Teamlead Anna also den Belegstatus ändert, erhaltet ihr über den eingestellten  Workflow die Info, dass euer Beleg freigegeben ist – und könnt diesen sofort versenden. Damit gehörten E-Mails à la “Hast du Beleg XY schon freigegeben?” und unnötige Wartezeiten der Vergangenheit an.  

Auch wenn ihr einen zweistufigen Freigabeprozess habt, bei dem eure Rechnungen final von der Agenturleitung freigegeben werden, könnt ihr das mit den neuen Belegstatus optimal abbilden. Wenn eure erstellte Rechnung vom Teamlead auf Freigabe 1 gesetzt wird, werdet in diesem Fall dann nicht ihr, sondern die Agenturleitung darüber informiert.

Sobald diese den Beleg geprüft und abgesegnet hat, setzt sie ihn auf Freigabe 2. Im Anschluss erhaltet ihr direkt die Info, dass die Rechnung final freigegeben ist. (Auch für diesen Prozess müsst ihr vorab einmal die entsprechenden Workflows unter Admin / Workflows aufsetzen).

Dank der neuen Belegstatus könnt euch absolut sicher sein, dass eure erstellten Belege die notwendigen Feedback-Schleifen durchlaufen haben. Damit ist der Freigabeprozess eurer Agentur effizienter als je zuvor.

Gehe zu-Button in Workflow-Aufgaben

Workflows informieren euch nicht nur darüber, dass eure Belege auf den Freigabe-Status gesetzt wurden. Sie können auch durch viele andere Prozessschritte im HQ ausgelöst werden, z.B. wenn ein Projekt erstellt oder ein Budget überschritten wird.

In diesen Fällen wird automatisch eine E-Mail versandt und eine Workflow-Aufgabe im HQ erstellt.  Je nachdem, welche Workflows ihr nutzt, sehen diese z.B. so aus: Dein Projekt hat 80% des Zeitbudgets verbraucht.

Ihr habt in den Workflow-Aufgaben einen Button vermisst, über den man z.B. direkt zum entsprechenden Projekt springen kann? Gute Nachrichten: Ab sofort enthalten alle Workflow-Aufgaben einen Gehe zu-Button, der zur jeweiligen Entität (Projekt, Aufgabe, Beleg etc.) verlinkt – genauso, wie ihr es schon aus den Workflow-E-Mails kennt.

Somit könnt ihr nun aus der Workflow-Aufgabe direkt zur jeweiligen Stelle im HQ springen – z.B. in ein Projekt, um genau zu prüfen, ob sich der Status des Zeitbudget mit eurer Planung deckt oder ob ihr neu kalkulieren müsst.

Anpassungen am Jira-Sync

Über die Jira-Schnittstelle könnt ihr das HQ mit dem Ticketsystem Jira verbinden, z.B. zum Steuern von Entwicklerteams oder zur Verwendung im Support. Wenn der Jira-Sync aktiv ist, werden Daten wie z.B. Aufgaben, Bearbeiter, Reportings etc. zwischen eurem HQ und Jira ausgetauscht. Im HQ 2.0 Hafencity gibt es zwei Anpassungen am Jira-Sync:

Neues System-Setting: Sync von HQ zu Jira deaktivieren (nur bei Jira-führend)

Mal angenommen, ihr wollt Daten aus Jira ins HQ übertragen – aber nicht umgekehrt. Zum Beispiel sollen eure in Jira erfassten Zeiten ins HQ übertragen werden, damit diese dort abgerechnet werden können. Wenn aber im HQ beispielsweise eine Aufgabenbeschreibung geändert wird, damit diese in anderem Wortlaut auf eurer Rechnung steht, dann soll diese Änderung nicht zurück zu Jira übertragen werden. 

Wenn ihr die Jira-führende Variante des Syncs verwendet, könnt ihr das ab sofort durch ein System-Setting abbilden. Durch das Setting wird verhindert, dass HQ Daten zurück zu Jira gesynct werden.

Neues System-Setting: Sync von leeren Bearbeitern deaktivieren

Mal angenommen, ihr besetzt euren Entwickler Patrick – der ausschließlich in Jira arbeitet und keinen HQ Account hat – auf eine Aufgabe. Da Patrick nicht als User im HQ gelistet ist, wurde das Bearbeiter-Feld im HQ beim Sync geleert. Diese Änderung im HQ (Bearbeiter entfernt) ist nun aktueller als das Setzen des Bearbeiters in Jira. Das Ergebnis: Der Sync löste damit aus, dass Patrick in Jira als Bearbeiter entfernt wurde.

Mit dem Hafencity-Update könnt ihr dieses Verhalten verhindern: Es gibt ab jetzt ein System-Setting über das ihr ausschalten könnt, dass ein leeres HQ Bearbeiter-Feld zu Jira gesynct wird.

Die System-Settings müssen jeweils in eurem HQ eingeschaltet werden. Gebt dazu eurem Customer Success Manager oder unserem Support kurz Bescheid, welche Settings ihr aktivieren wollt.

Neu im Projektplan: Kostenstellen + Buchungskonto 

Bisher wurden Kostenstellen und Buchungskonto erst bei der Abrechnung jeweils den einzelnen Reportings zugeordnet. Ihr musstet dafür in jede Position klicken und diese händisch hinzufügen – ein zeitaufwendiger Prozess. Wir dachten uns: Das muss einfacher gehen! 

Ab sofort gibt es drei neue Spalten in der Projektplanung: Kostenstelle 1, Kostenstelle 2  und Buchungskonto. Darüber könnt ihr euren Tasks die entsprechenden Kostenstellen und das Buchungskonto direkt im Projektplan zuordnen. 

Wenn ein Reporting erstellt wird, werden die Kostenstelle und das Buchungskonto von der jeweiligen Aufgabe übernommen und müssen nicht mehr manuell zugeordnet werden. Ihr könnt eure Reportings nun direkt auf eure Rechnung ziehen – super praktisch, oder? 

Beim Abrechnen von Projektreportings könnt ihr zwischen verschiedene Gruppierungs-Modi wählen. Diese wirken sich wie folgt auf die Zuordnung von Kostenstellen und Buchungskonto aus:

  • Keine Gruppierung: Die Kostenstelle und das Buchungskonto werden aus den Aufgabeninformationen übernommen. 
  • Alles zusammen gruppieren: Kostenstelle und Buchungskonten werden nicht gesetzt.
  • Gruppierung nach Aufgabe: Die Kostenstelle und das Buchungskonto werden aus den Aufgabeninformationen übernommen. 
  • Gruppieren nach Phase: Die Gruppierung erfolgt nach Phaseninformationen – unabhängig von den Aufgabeninformationen. Wenn in eurem Projekt die Phase “Konzeption” beispielsweise der Kostenstelle 2 zugeordnet ist und der Task “Website-Design” der Kostenstelle 5, dann wird beim Gruppieren nach Phase die Kostenstelle 2 für alle Reportings übernommen – auch für die auf den Task Website-Design.

Anpassung: Anzeige der Projektfinanzen

Wir haben mit dem Hafencity-Update eine kleine Anpassung in der Anzeige in den Projektfinanzen vorgenommen. Diese betrifft euch, wenn ihr Tasks in eurem Projektplan habt, die mit einem festen Wert abgerechnet werden (Abrechnung = Fest, Wert = XY Euro). 

Wenn dieser Task als Reporting auf eine Rechnung gezogen wird, dann wird unter Projekt / Finanzen in der Übersicht der eingetragene Wert angezeigt (aus dem Projektplan übernommen) – bis dato unabhängig von der Menge, die im Beleg für die Position gesetzt ist.

Ab sofort wird der Wert nun aus dem Projektplan übernommen und mit der Menge im Beleg multipliziert

Ein Beispiel: Ihr habt den Task “Workshop”, der fest mit dem Wert 2.000 Euro abgerechnet wird. Ihr zieht den Task als Reporting auf eine Rechnung und setzt dort Menge = 3, weil ihr drei Workshops durchgeführt habt. In den Projektfinanzen wird dies nun korrekt als 6.000 Euro anstatt wie bisher als 2.000 Euro angezeigt. 

Eine Übersicht über alle Neuerungen findet ihr auch in unserem Helpcenter. Und nun viel Spaß mit dem HQ 2.0 Hafencity! 

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