Controlling im HQ – inkl. Erklärvideo

Erfolgreiche Projekte sind die Basis jedes Unternehmens. Über Erfolg oder Misserfolg entscheidet in erster Linie die Kundenzufriedenheit und dass die Dienstleistung einen Mehrwert geschaffen hat. Zu einem erfolgreichen Projekt gehört aber auch ein internes Controlling.

Wie genau wir uns diesem Thema im HQ widmen, darum soll es heute gehen.

 

Controlling im HQ

Mit dem HQ bilden unsere Kunden ihren gesamten Auftrags- und Agenturprozess an einer zentralen Stelle ab. Dies offenbart viele Möglichkeiten für Controllings und Auswertungen jeglicher Art. Spoiler: Keine davon ist Hexenwerk.

Natürlich kannst du in jedem Projekt, beispielsweise über die Soll-Ist-Vergleiche der erfassten Zeiten im Projektplan oder auch über die Finanzauswertung, Berichte für das einzelne Projekt kreieren. Zudem gibt es die Option, projektübergreifende Controllings zu erstellen.

Dabei ist das Prinzip immer das Gleiche: Die HQ-Controllings basieren auf Pivot-Tabellen, wie du sie beispielsweise auch aus Excel kennst.

 

Die HQ Controlling Module – so zusammengestellt, wie du sie brauchst

In den verschiedenen Controlling-Modulen hast du immer die Möglichkeit, die Zeilen-, Spalten-, Filter- und Aggregationsfelder auszuwählen. Dabei haben wir für fünf verschiedene Auswertungsszenarien Controllings entworfen.

Über die Zeitfilter lässt sich die Ansicht auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen. Danach kannst du nach folgenden Kriterien deine eigenen Controllings zusammenbauen.

 

Umsatzplanung

In dieser Ansicht wird der Nettowert aller erzielten Umsätze, sowie aller geplanten Umsätze angezeigt. Zu erzielten Umsätzen gehören alle Umsätze aus Rechnungen, deren Status auf “bezahlt”, “teilweise bezahlt” oder “versendet” gesetzt ist. Geplante Umsätze werden hier in drei Kategorien dargestellt (“aus Kunden”, “aus Projekten” und “aus Leads”). Wenn dir das noch nicht reichen sollte, lassen sich über die Pivoteinstellungen weitere Felder hinzufügen.

Auf die gleiche Weise lassen sich auch Umsätze oder Planumsätze von einzelnen Projekten betrachten. Zusätzlich zu den Monaten, kannst du auch die Quartals- oder Wochenzahlen filtern. Für Planumsätze kannst du die eingestellten Wahrscheinlichkeiten einsehen.

Diese erweiterten Einstellungen sind, wenn du sie einmal angelegt hast, auch als Filter anwendbar.

 

Finanzen

Das Controlling der Finanzen stellt die Finanzauswertung dar, wie du sie aus jedem einzelnen Projekt kennst. In diesem Bereich können jedoch alle Projekte auf einmal und unterschiedlich gefiltert betrachtet werden.

 

Marge

In diesem Modul geht es ebenfalls um die finanzielle Auswertung deiner Projekte. Jedoch werden hier die einzelnen Kostenpositionen, wie Reportings, Fremdkosten, etc., ausgewiesen.

 

Reportings

In diesem Controlling kannst du die erfassten Zeiten und die davon abrechenbaren Zeiten auf Projekte, Mitarbeiter, Kunden oder Aufgaben beziehen und entsprechend auswerten.

 

Wenn du dich für das Thema interessierst, dann schau doch auch mal hier vorbei: Projektcontrolling: State of the Art 2018

 

Ressourcen

An dieser Stelle kannst du die Kapazitäten, die geplanten und geleisteten Arbeitszeiten und sogar die davon abrechenbaren Zeiten, gegenüberstellen und auf Ressourcen sowie Ressourcengruppen beziehen. Du kannst auch kunden- und projektbezogen auswerten. Wenn du etwas weiter nach unten scrollst, siehst du zudem die grafische Darstellung des Controllings.

Es gibt auch noch weitere Module, die aber wegen ihrer Funktion nicht im Contolling,  sondern im Benutzermodul zu finden sind.

 

Zeiterfassung

Mache dir hier einen Überblick über alle Arbeitszeiten. Du kannst sehen, wer in einem bestimmten Monat an welchem Projekt für wie lange gearbeitet hat.

 

Abwesenheiten

Und hier siehst du einen Überblick, wann welche/r Kolleg/in da ist oder wann nicht – aufgeteilt in Krankheit, Urlaub und andere Gründe für Abwesenheiten.

 

Tipp: In unserer Doku findest du übrigens einen ausführlichen Bericht zu unseren Controllings, der dich Schritt für Schritt zu deinen individuellen Reports führt.

 

Projektübegreifendes Controlling im HQ

Dass du Projekte über verschiedene Projekte hinweg auswerten kannst, ist eine große Stärke des HQ. In diesem Video zeigen wir dir, wie das genau geht.

 

 

Individuelle Controllings mit Power BI

Wir wollen dir mit dem HQ viele Optionen bieten, deine Projekte erfolgreich zu tracken und zu kontrollieren. Die Anforderungen an das Unternehmens-Controllings sind aber vielfach so speziell und vielfältig, wie es auch Agentur-Dienstleistungen, Projekte, Prozesse oder die gesamte Branche sind. Mit dem HQ können wir nicht jeden, noch so ausgefallenen Bericht abbilden – aber das HQ kann die benötigten Daten liefern, die du mit anderen Tools auswerten kannst.

Ein solches Tool ist zum Beispiel Power BI. Das leistungsfähige – und kostenfreie – Controllingtool, kann Daten aus den unterschiedlichsten Quellen aggregieren und aufbereiten. Aufgrund seiner Nähe zu Excel sind die zu verwendenden Formeln vielen Office-Nutzern schon vertraut.

Einer der wichtigsten Schritte bei der Erstellung von Berichten in Power BI ist das richtige Anbinden der Datenquelle. Klassiker, wie Excel-Tabellen oder SQL-Datenbanken, sind kein Problem. Bei komplexen Datenstrukturen, wie sie dem HQ zugrunde liegen, ist etwas mehr Denkarbeit notwendig. Hier kommt unsere offene REST-API (Daten- und Programmierschnittstelle) zur Hilfe. Wie ihr Power BI genau anbindet, erklären wir euch an anderer Stelle genau.

Auswertungen mit Power BI sind eine Lösung für Fortgeschrittene. Je nach Zweck und Zielsetzung solltest du entscheiden, welche Art von Controlling du benötigst. Natürlich stehen wir dir dabei auch gerne zur Seite!

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