Abrechnen im HQ – So stellst du den Aufwand automatisch in Rechnung

Gute Arbeit soll entsprechend entlohnt werden. Mit dem Beleg-Modul im HQ stellen wir euch dafür das richtige Werkzeug zur Verfügung. Mit den richtigen Einstellungen ist es sogar möglich, eine Rechnung basierend auf diversen Aufwänden ganz automatisiert zu erstellen. Unterschiedliche Stundensätze können dabei berücksichtigt werden – egal ob nach Projektrolle, Job-Position oder Aufgabentyp. In diesem Beitrag gehen wir ausführlich darauf ein, wie ihr Rechnungen im HQ basierend auf diesen Einstellungen generieren könnt.

Dieser Artikel ist aus einem unserer kostenfreien Webinare entstanden, den aktuellen Webinarkalender findet man hier.

 

Die Ausgangssituation: Arbeitszeiten und Fremdkosten zusammenführen

Am Endes des Tages sollen sowohl alle erfassten Arbeitszeiten, als auch alle Eingangsrechnungen (d.h. Fremdkosten), die zu einem Kundenprojekt gehören, auf einer Rechnung zusammengeführt werden. Dazu gehst du im HQ wie folgt vor:

  1. Neuen Beleg auswählen und eine neue Rechnung erstellen
  2. Auf der Rechnung eine neue Position hinzufügen
  3. Den Typ der jeweiligen Position auswählen, z.B. Fremdkosten. Dort wären dann z.B. alle Eingangsrechnungen zu finden
  4. Alternativ kannst du auch den Typ „Reportings“ auswählen
  5. Bei den Reportings kannst du dann beispielsweise einen Zeitraum und eine Reporting-Gruppierung wählen

Die Rechnung wäre nun ready für den Versand an den Kunden. Doch damit die Rechnungserstellung so einfach gelingt und mit wenigen Klicks erledigt ist, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

 

Voraussetzungen für die Abrechenbarkeit

Damit Fremdkosten in einer Rechnung berücksichtigt werden können, müssen sie den Status „genehmigt“ haben. Dazu setzt du bei den jeweiligen Eingangsrechnungen einfach einen Haken bei „weiterberechenbar“.

Die Voreinstellungen für die Reportings sind etwas komplexer. So können nur angenommene Reportings auf einer Rechnung übertragen werden. Darüber hinaus muss das HQ wissen, welche Stundensatz-Regel für die Abrechnung genutzt werden soll. Auf die verschiedenen Verrechnungssätze gehen wir im Folgenden detailliert ein.

 

Eine einfache Verrechnungssatzregel erstellen

Mit dem Verrechnungssatz kannst du beeinflussen, nach welchen Kriterien in Projekten entschieden wird, was eine Mitarbeiterstunde kostet. Die einfachste Regel wäre, dass für jede Position derselbe, externe Verrechnungssatz gilt.

Um eine neue Verrechnungssatzregel zu erstellen, gehst du wie folgt vor:

  1. Du wählst im Admin Bereich “Verrechnungssätze“ aus
  2. Du erstellst eine neue Verrechnungssatzregel
  3. Du kannst nun einen Namen auswählen, z.B. Standardsatz
  4. Mit dem Stift öffnest du den Bearbeitungsmodus und kannst den verschiedenen Ebenen Namen und entsprechende Kosten zuweisen. Auf der ersten Ebene könntest du beispielsweise die Position PR Berater mit 100 Euro externen Stundensatz anlegen. Auf die verschiedenen Ebenen und deren Rolle gehen wir gleich noch intensiver ein.
  5. Im Anschluss musst du jedem HQ-Nutzer den jeweiligen (externen) Verrechnungssatz zuweisen. Dies kannst du unter Nutzer und internen Kostensatz einstellen.

 

Abrechnen nach Tätigkeit

In obigen Beispiel sind wir davon ausgegangen, dass für jede Position der gleiche, externe Verrechnungssatz verwendet wird. Was aber geschieht, wenn bei der Abrechnung nach der Tätigkeit unterschieden werden soll, die von einem Benutzer ausgeübt wird? Es könnte z.B. sein, dass die Arbeitsstunde eines Projektleiters mit 120 Euro in Rechnung gestellt wird, während ein Teammitglied nur mit 100 Euro zu Buche schlägt.

Dazu gehst du im HQ folgendermaßen vor:

  1. Du erstellst wieder einen Verrechnungssatz und wählst einen Namen aus, z.B. Standardsatz
  2. Du lässt die erste Ebene leer
  3. In der zweiten Ebene wählst du wieder den Bearbeitungsmodus mit dem Stift aus, vergibst einen Namen, z.B. Projektleiter und hinterlegt den jeweiligen Stundensatz.
  4. Nach diesem Modell kannst du unendlich viele Rollen mit verschiedenen Verrechnungssätzen vergeben.

 

Tipp: Wenn du an dieser Stelle auch die oberste Ebene ausfüllst, wird dadurch ein Standard-Stundensatz definiert. Dieser tritt immer dann in Kraft, wenn keine der anderen Rollen genutzt wurde.

 

Abrechnen nach Aufgabentyp

In unserem letzten Beispiel möchten wir darauf eingehen, was passiert, wenn bei der Abrechnung nach Aufgabentypen unterschieden werden soll. In diesem Fall hätten unterschiedlich Aufgaben verschiedenen Preise – unabhängig davon, wer sie erledigt. So kann es sein, dass ein Kreationsprozess pro Stunde mit 130 Euro verrechnet wird, während eine andere Aufgabe wiederum 110 Euro kostet.

  1. Zunächst wählst du hierzu im Adminbereich „Standardwerte“ aus. Hier müssen die jeweiligen Aufgabentypen zunächst definiert werden.
  2. Die verschiedenen Aufgabentypen kannst du nun im Projekt hinterlegen. Dazu blendest du in der Projektplanung die Spalte „Typ“ ein. Jetzt kannst du bei jedem Task den jeweilige Aufgabentyp ausgewählen.

 

Das HQ prüft in folgender Reihenfolge, welcher Stundensatz der korrekte ist:

  • Zunächst wird geprüft, ob Rollen-Regeln definiert sind.
  • Andernfalls wird geprüft, ob ein Aufgabentyp mit Rolle definiert ist.
  • Ansonsten werden Aufgabentyp ohne Rolle geprüft.
  • Ist auch diese Ebene nicht vergeben, wird auf die oberste Ebene der Regel zurückgegriffen.

 

Nach diesem Schema können auch unterschiedliche externe Kosten je Position festgelegt werden. D.h. der Standardsatz eines Senior Projektleiters läge bei 100 Euro. Eine Stunde Kreation würde 120 Euro kosten, Texterstellung wiederum 90 Euro.

 


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