Kreativ = Erfolgreich? Darum ist Software für die Finanzplanung in der Agentur so wichtig

 

Originelle Ideen, spritzige Konzepte und innovative Kampagnen – kreative Köpfe hatten es vor einigen Jahren noch deutlich einfacher, dicke Fische an Land zu ziehen. Ein Blick auf die Zahlen zeigt heute leider allzu oft: Kreative Arbeit allein reicht nicht mehr aus, um am Ball zu bleiben. Wer nicht auf der Strecke bleiben will, braucht einen genauen und schnellen Einblick in die tatsächlichen Kosten und Margen. Nur so kann zuverlässig geplant und rechtzeitig entgegen gesteuert werden.

 

Warum das Excel-Chaos nicht die Lösung sein sollte

Wie viel Umsatz haben wir bislang generiert? Liegen unsere Einnahmen noch in einem gesunden Verhältnis zu den Ausgaben? Ist unsere Kalkulation überhaupt noch sinnvoll oder entspricht diese eher einer Wunschvorstellung? Können wir weitere Investitionen tätigen oder bricht uns diese Ausgabe am Ende das Genick?

Auf Basis einer handgestrickten Tabellenkalkulation lassen sich diese Fragen kaum beantworten. Und bei zunehmender Kunden- und Projektanzahl wird es noch schwieriger den Überblick zu behalten. Meist ist es die kurzfristige Übersicht der Einnahmen und Ausgaben, die sich hinter unverbundenen Tabellen verbirgt. Diese Zahlen aus einem durcheinander an Daten zusammen zu suchen, ist nicht nur mühselig, sondern kostet im hektischen Agenturalltag auch wertvolle Zeit.

Doch nicht nur für die gesamte Unternehmung, auch für jedes einzelne Projekt muss eine zuverlässige Übersicht über Kosten, Umsätze und Margen vorliegen. Und das jederzeit. Lediglich auf der Grundlage einer soliden Finanzplanung können realistische Angebote erstellt und ineffiziente Projekte entlarvt werden. Wenn das nicht klappt und der Kostenvoranschlag am Ende gar nicht mehr stimmt? Dann muss ein neues Angebot her, Nachverhandlung und Ärger mit dem Kunden inklusive.

 

Finanzplanung mit einer Software? Das kann moderne Agentursoftware leisten

Viel einfacher wird es die Übersicht zu behalten, wenn alle Kundendaten zentral in einem System erfasst sind. Solch eine Softwarelösung ist die ideale Grundlage für eine stabile Kalkulation. Wenn dann noch alle Bereiche miteinander verzahnt sind, läuft das Controlling quasi wie von selbst. Naja, fast…

Wie oft die passende Agentursoftware bei der Finanzplanung behilflich sein kann, ist einem meist gar nicht so bewusst. Daher haben wir den klassischen Projektprozess in der Agentur in seine einzelnen Bestandteile aufgeteilt, vom ersten Briefing mit Angebot über die Projektumsetzung bis hin zur Rechnungsstellung. Wir zeigen euch, wie Software euch bei den jeweiligen Arbeitsschritten unterstützen kann.

 

Am Anfang steht das Angebot

Was passiert? Nach dem ersten Briefing mit dem Kunden erstellt die Agentur ein Angebot bzw. einen KVA. Dort werden alle Informationen und Bedingungen festgehalten zu denen die Dienstleitung erbracht werden kann. Nachdem der Kunde das Angebot erhalten hat, kommt es ggf. zu einem weiteren Briefing und/oder einem neuen Angebot. Sobald der Kunde das Angebot bestätigt, kann die Agentur mit der Arbeit beginnen. Es gelten die im Angebot festgelegten Bedingungen und Preise. 

So hilft dir eine passende Softwarelösung: Mit einer Agentursoftware lassen sich Angebote mit wenigen Klicks online erstellen. Diese können im Anschluss direkt aus dem System an den Kunden versandt werden, via Mail oder auf dem postalischen Weg. Sofern der Kunde das Angebot akzeptiert, kann bei den meisten Softwareanbietern direkt aus dem Beleg ein neues Projekt erstellt werden.
Meist verändern sich die Angebote bis der Kunde diese akzeptiert. Im HQ garantieren wir deshalb einen einheitlichen Belegfluss, von der ersten bis zur finalen Version.
Ebenso wichtig ist die Optik des Belegs. Schließlich ist das Angebot der erste Eindruck, den der Kunde vom Unternehmen gewinnt. Jeder Beleg sollte daher zum Design der Agentur passen, eigene Schriftart inklusive. Eine gute Agentursoftware sollte mit einem praktischen Vorlageneditor daher kommen.
Schöne Angebote zu erstellen ist das eine. Im Hintergrund muss zudem der Finanzprozess kompromisslos fehlerfrei ablaufen. Idealerweise ist das Belegwesen direkt mit dem Lead-Management verknüpft. Die erwartete Marge aus dem KVA fließt dann direkt in das Projektcontrolling und -budget.

 

Die Umsetzung der Idee

Was passiert? Verschiedene Mitarbeiter aus den unterschiedlichen Teams der Agentur arbeiten zusammen an einem Projekt. Berater, Grafiker, Texter – einige aus dem Büro, andere aus dem Home Office, weitere von unterwegs. Auf organisatorischer Ebene muss die Zusammenarbeit sinnvoll organisiert und der Zugriff auf alle notwendigen Informationen garantiert werden. Aus finanzieller Sicht müssen die aufgewandten Zeiten der Mitarbeiter erfasst und der Buchhaltung zugänglich gemacht werden. Ohne eine zuverlässige Zeiterfassung ist weder eine faire Abrechnung noch eine Planung der Finanzen möglich.

So hilft dir eine passende Softwarelösung: Bei zahlreichen Softwareanbietern gehört eine integrierte Zeiterfassung zu den Standards. Die Erfassung der Arbeitszeit kann live mit einem einfachen Mausklick gestartet oder gestoppt werden. So kommt es zu weniger Fehlern bei der Stundenerfassung. Am Monatsende werden die erfassten Zeiten, der am Projekt beteiligten Mitarbeiter, zu einer Rechnung zusammengeführt – einfach, schnell und zuverlässig.
Neben der reinen Kostenerfassung kann Software auch die Finanzplanung während der Projektphase erleichtern. Durch die Nachverfolgung des Bearbeitungsstands ist beispielsweise ersichtlich, ob für die Erledigung der Tasks ausreichend Zeit einkalkuliert wurde. Diese Erfolgskontrolle garantiert einen rechtzeitigen Eingriff in den Projektablauf, um böse Überraschungen bei der finalen Auswertung der Zahlen zu vermeiden.

 

Gute Arbeit muss entlohnt werden: Die Rechnungsstellung

Was passiert? Auf Grundlage der erfassten Arbeitszeit wird eine Rechnung erstellt. Umso detaillierter die Aufteilung der diversen Rechnungsposten, umso besser. Denn nicht nur Kunden freuen sich, wenn am Ende nachvollziehbar ist, welche Posten wie viel gekostet haben.

So hilft dir eine passende Software: Die meisten Softwarelösungen können Jobs und Zeiterfassung automatisch in eine Rechnung überführen. Im Idealfall, genau wie bei Angeboten, im Design der Agentur.
Auch die manuelle Erstellung einer Rechnung ist in den meisten Fällen möglich. Dabei werden die einzelnen Positionen per Hand in die Rechnungsvorlage übertragen. Ist ein fester Stundensatz im System hinterlegt, können Fehler deutlich reduziert werden.
Eine detaillierte Auflistung der Posten oder einfach eine Auflistung der Gesamtstundenzahl? Agentursoftware ermöglicht beide Formen der Rechnungsstellung.

 

Der volle Einblick in den gesamten Prozess: Controlling & Budgets

Was passiert? Im Projektcontrolling fließen alle Projektdaten zusammen und werden auf ihren Erfolg hin ausgewertet. Die Agentur muss sich auf eine übersichtliche Erfolgsauswertung verlassen können, um den Überblick nicht zu verlieren und rechtzeitig entgegen steuern zu können.

So hilft dir eine passende Software: Controlling im Projektgeschäft der Agentur ist eine Herausforderung. Das bedeutet jedoch nicht, dass es schwierig sein muss, die Übersicht zu behalten. Mit einem geeigneten Tool können alle Daten zu einfachen Projektbudgets zusammen geführt werden. Alle Angebote, erfassten Zeiten, Fremdkosten und Rechnungen können so zu einer kalkulierbaren Auswertung zusammengeführt werden. Die passende Software ermöglicht dabei nicht bloß die Auswertung der einzelnen Projekte, auch eine projektübergreifende Auswertung von Margen ist möglich.
Ein weitere Pluspunkt: Der standardisierte DATEV-Export für den Steuerberater.


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