Keine Angst vorm Einführungsprozess – So gelingt die Softwareeinführung in der Agentur

 

Die Softwareeinführung einer Agentursoftware erfordert hohe Investitionen, sowohl finanzieller als auch personeller Natur. Dass der Einführungsprozess zur Tortur wird, muss allerdings nicht sein. Was gibt es also zu beachten, damit einer erfolgreichen Implementierung nichts im Wege steht?

Tatsächlich kommt es bei der Einführung, so komisch das auch klingen mag, nicht zuerst auf technische Details und die richtigen Schnittstellen an. In erster Instanz müssen die weichen Faktoren stimmen. Überzeugte Mitarbeiter und eine reibungslose Kommunikation entscheiden mitunter über Erfolg oder Misserfolg eines Implementierungsprozesses. Bei Berücksichtigung der folgenden Tipps steht einer reibungslosen Softwareeinführung fast nichts im Wege.

Guter Rat ist (nicht) teuer – darum sollte man sich bei der Softwareeinführung helfen lassen

Nicht selten stoßen Unternehmen beim Versuch eine geeignete Software zu finden (hier bieten wir dazu eine praktische Checkliste an) – und vor allem auch einzuführen – an ihre Grenzen. Der interne Sachverstand bzw. die Erfahrung reicht meist nicht aus, um Softwareeinführungen routiniert abzubilden und alle dafür notwendigen Prozesse zu koordinieren. Daher sollte man beim Einführungsprozess nicht auf professionelle Unterstützung von außen verzichten. Vor allem, wenn die Agentur um die 20 oder noch mehr Nutzer hat.

Natürlich wird die Inanspruchnahme von Beratungsdienstleistungen das Investment in die Agenturplattform zunächst einmal vergrößern. Doch von einer Agentursoftware, die unvollständig oder gar überhaupt nicht genutzt wird, hat am Ende keiner etwas.

Softwareexperten müssen von Beginn an am Einführungsprozess beteiligt werden

Auch Unternehmensberater Thomas Brunschede (Le Bihan Consulting) kommt in seinem Whitepaper zu diesem Schluss. Er weist jedoch auch darauf hin, dass dies häufig ganz neue Probleme mit sich bringt. Die Probleme kommen spätestens dann zum Vorschein, wenn der Berater das mit dem Kunden gemeinsam erarbeitete Konzept dem Softwarehersteller zur Umsetzung übergibt. Die dem Konzept zugrunde liegenden Unternehmensprozesse werden durch den Berater nämlich häufig ohne das Wissen über Agentursoftwarelösungen auf der sprichwörtlichen „grünen Wiese“ definiert. Und damit oftmals sehr weit entfernt von gängigen Softwarestandards. Die Gefahr, dass sich zwischen dem definierten Sollprozess und dem durch den Softwarehersteller realisierbaren Prozess ein Graben auftut, ist dann entsprechend groß.

Um diesem Problem zu begegnen, rät Brunschede Kompetenzträger aus der Softwarewelt direkt mit einzubeziehen und „die Umsetzung von Anfang an in den Fokus“ zu nehmen. Dies spart nicht nur Folgekosten durch Wartung und Migration, auch kann der Prozess schon zu Beginn so gestaltet werden, dass er letztlich nah an Softwarestandards implementiert werden kann.

Die meisten Softwarehersteller (wie auch wir) bieten selbst spezielle Einführungsdienstleistungen an, bedarfsgerecht auf den Kunden zugeschnitten. Zudem verfügen die Ansprechpartner des Softwareherstellers oft über jahrelange Erfahrung und können direkt beurteilen, ob die Prozesse des Unternehmens überhaupt abgebildet werden können. Die allermeisten Anbieter von Agentursoftware können aber auch auf ein entsprechend ausgerüstetes Partnernetzwerk zurückgreifen.

Der Projektleiter oder auch: Das Gesicht der neuen Agentursoftware

Auch innerhalb der Agentur braucht es einen festen Ansprechpartner in puncto Software. Dieser Projektleiter fungiert intern und extern als erste Instanz, wenn es Rückfragen gibt und ist somit das Gesicht der Agenturplattform.

Der Projektleiter ist u.a. dafür verantwortlich, den Nutzen der Plattform intern zu verdeutlichen. Er vermittelt, erklärt was die Software leisten kann und zeigt auf, wie die Effizienz von Projekten durch die Software gesteigert werden kann. Daher ist es essentiell, dass der Projektleiter ein entsprechendes Standing innerhalb der Agentur hat. Er muss Kompetenz, Autorität und Überzeugungskraft ausstrahlen und intensive Schulungen erhalten. Daher ist z.B. davon abzuraten, einem Praktikanten oder Werkstudenten diese wichtige Aufgabe zu übergeben – auch wenn dies immer wieder vorkommt.

Zusätzlich ist es ratsam, ein Projektteam ins Leben zu rufen. In dieser kleinen Gruppe von Power-Usern kommen die Meinungen aus mehreren Abteilungen oder Teams zusammen. Die Mitglieder des Projektteams können ihre unterschiedlichen Blickwinkel als wertvolles Know-how in die Softwarekonfiguration einfließen lassen und später bei Bedarf die Administration der Plattform übernehmen.

Das ‚Tal der Tränen‘ überwinden

In den meisten Einführungsprozessen tritt früher oder später ein Tiefpunkt ein. Irgendwie klappt alles nicht so, wie man es sich ursprünglich ausgemalt hat – Software kann eben auch nicht zaubern. Die überschwängliche Motivation der Anfangsphase droht nach den ersten Stolpersteinen verloren zu gehen.

Um diesem Motivationstief vorzubeugen, sollte man sich vorab bewusst machen: Der Implementierungsprozess kann auch mal anstrengend sein. Wenn dieses Bewusstsein in der Belegschaft von vornherein vorhanden ist, gelingt es leichter neuen Schwung zu finden und das „Tal der Tränen“ zu durchqueren.

Für die Agenturmitarbeiter wird sich mit der Implementierung der Software der Arbeitsalltag – teils grundlegend – ändern. Und diese Eingewöhnung dauert ihre Zeit.

Wer seine Belegschaft auf diese Veränderung vorbereitet und „Awareness“ für die Anfangszeit schafft, hat den Grundstein für eine erfolgreiche Einarbeitung schon gelegt.

Zudem werden einige Anforderungen an das System erst dann sichtbar, wenn die Mitarbeiter eine Zeit lang mit der neuen Plattform gearbeitet haben. Und erst dann können dementsprechend Anpassungen vorgenommen werden. Die Einführung einer Agentursoftware ist eben ein Prozess und nicht mit einer schnellen Einführungsveranstaltung erledigt, das sollte man sich immer wieder vor Augen führen.

Mit Quick Wins überzeugen und die Motivation hochhalten

Die Motivation hoch halten, auch wenn es mal nicht so gut läuft? Das klappt auch, wenn man sich auf die Dinge konzentriert, die schon reibungslos funktionieren. Eine bewährte Strategie bei der Softwareeinführung ist es daher, zunächst die Dinge ins Rollen zu bringen, die schnell und einfach realisierbar sind. Diese ersten Erfolgserlebnisse direkt nach Softwareeinführung sorgen für Akzeptanz bei den Mitarbeitern und geben neuen Schub für die kommenden Einführungsphasen.

Auch Brunschede empfiehlt in seinem Whitepaper dieses kleinschrittige Vorgehen, anstatt die Einführung in einem „Big Bang“ zu vollziehen. So ist gewährleistet, dass schrittweise nachjustiert und damit letztlich die bestmögliche Lösung für den Kunden zur Verfügung gestellt werden kann. Der große Schock auf Seiten der Mitarbeiter bleibt aus und die Benutzer können gemeinsam mit ihrer Software wachsen.

Ideal ist somit ein weitgehend agiler Einführungsprozess. Das komplette Projektteam bespricht dabei in einem kurztägigen Workshop mit dem Softwarehersteller, wie die Prozesse aussehen sollen. Im ersten Schritt der Einführung wird dann umgesetzt, was schnell realisierbar ist, um einen produktiven Status zu erreichen. Schritt für Schritt wird der „Prototyp“ dann perfektioniert. So, wie es bei der Softwareentwicklung schon längst die gängige Praxis ist.

In unserem dritten Whitepaper beschäftigen wir uns ausführlich mit der erfolgreichen Einführung von Agentursoftware – mit wertvollen Tipps und Tricks!


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