Ich bin doch keine Maschine! Darum ist Zeiterfassung in Agenturen überflüssig. Oder doch nicht?

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Dass die Agenturleitung Transparenz über erbrachte Leistungen benötigt, ist nichts Neues. Dass auch Kunden detaillierte Leistungsnachweise einfordern, ist inzwischen auch so gut wie selbstverständlich. Für das Tracking bedeutet dies, dass neben der reinen Personalarbeitszeit, immer auch erfasst werden muss, wie viele Stunden für einzelne Projekte und Projektteilschritte aufgebracht werden.
Dabei ist die Zeiterfassung für viele Mitarbeiter nach wie vor ein rotes Tuch. Gerade in der Kreativbranche, in der reine Präsenzzeit eine untergeordnete Rolle spielt, stellen viele den Nutzen von Zeiterfassung in Frage.

Wir stellen Vor- und Nachteile der Mitarbeiterzeiterfassung gegenüber und erklären, warum wir das Erfassen von Arbeitszeiten – auch in der Kreativagentur – für unerlässlich halten. Die passenden Tipps, damit die Zeiterfassung möglichst reibungslos verläuft, liefern wir gleich mit.

 

Wir sind doch keine Maschinen! Ist Zeiterfassung Quatsch?

Auf seinem Blog vertritt Alain Veuve die Meinung, dass Zeiterfassung Blödsinn ist. Alain ist Geschäftsführer einer Internetagentur und teilt dementsprechend seine Erfahrungen aus der IT-Entwicklung mit uns.
Im Klartext argumentiert er, dass die Arbeitsweise der Zeiterfassung nur für wenige Arbeitnehmer funktioniere. Der Agenturalltag lebe von Impulsen. Mal arbeite man schneller, mal langsamer.

„Das konstante Tracken von Zeit versucht hier Fakten zu schaffen wo gar keine klaren sind. Denn die aufgewendete Zeit steht meist nur in sehr abstraktem Zusammenhang zum Deliverable und damit zum Business Value für den Kunden.“

Und genau darin sieht er das größte Problem. Kunden könnten oft nur schwer nachvollziehen, warum für ein bestimmtes Feature X Stunden aufgebracht würden. Denn jedem Feature würde der Kunde einen eigenen Business Value zuordnen. Stehe dieser Vorteil nicht im Verhältnis zu den Kosten/ der Arbeitszeit, verstünde er den Aufwand nicht. Wenn die aufgewendete Zeit dann noch variiere, würde es richtig problematisch.

Zwar beschränkt sich Alain bei seiner Argumentation auf seine Erfahrungen aus dem Software-Development, die Situation ist jener in kreativen Agenturen aber gar nicht so unähnlich. Auch hier schwankt die Arbeitszeit und ist schwer abschätzbar. An manchen Tagen ist man besonders kreativ und die Ideen sprudeln nur so aus einem heraus, an anderen Tagen fällt es schwerer etwas sinnvolles zu Papier zu bringen. Demgegenüber steht jedoch meist ein Kunde, der davon ausgeht, dass jeder Schritt genau nachvollziehbar und dementsprechend „trackbar“ sei. Thomas Layh findet dazu eine passende Antwort auf seinem Blog:

„Wir sind keine Maschinen, wir nutzen sie nur zur Arbeit.“

Zudem, so Alain, führe ein genaues Tracken von Arbeitszeiten, bei den Mitarbeitern irgendwann dazu, Arbeitszeit übertrieben zu schätzen. Aus Vorsicht, zu wenig Zeit für einzelne Arbeitsschritte einzuplanen, rechnen sie großzügige Pufferzeiten hinzu.

 

Big Brother is watching you – Das leidige Vorurteil der Überwachung und andere Hürden

Hinzu kommt, dass Zeiterfassung per se ein schlechter Ruf voraus eilt. Mitarbeiter fühlen sich durch das Erfassen ihrer Arbeitszeit kontrolliert und denken, das Buchen der Arbeitszeit diene nur dazu, die eigene Produktivität zu messen und die Anwesenheit zu überprüfen. Kurzum: Sie fühlen sich ausspioniert und kontrolliert.

Doch damit nicht genug. Es gibt zahlreiche Vorurteile, die mit dem Thema Zeiterfassung in Verbindung gebracht werden oder die Einführung von Zeiterfassungsmethoden verhindern. Große Hürden bei der Einführung sind, laut New Business Doctor, dass…

… Mitarbeiter denken, das Erfassen ihrer Arbeitszeit bedeute Mehraufwand.

… Mitarbeiter den Sinn von Zeiterfassung nicht verstehen.

… Zeiterfassung bei Ihnen die Befürchtung schürt, den erwarteten Leistungen nicht gerecht zu werden.

…viele Zeiterfassungssysteme nicht intuitiv genug sind und dadurch abschreckend wirken.

… ein zeitnahes Eintragen der Arbeitszeit nicht konsequent eingehalten und durchsetzt wird. Am Ende kommen Mitarbeiter dann ohne das Eintragen ihrer Arbeitszeit davon.

… die Mitwirkungsbereitschaft ermüdet. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Mitarbeiter kein Feedback zu ihrer Produktivität erhalten.

 

Darum lohnt sich Zeiterfassung dann doch

All diese Vorurteile haben eines gemein: Sie verdeutlichen, dass der eigentliche Zweck von Arbeitszeiterfassung gar nicht klar ist. Denn die Rede ist hier nicht von der klassischen „Stechuhr“. Gerade im kreativen Umfeld, wenn Freizeit und Beruf nahezu miteinander verschmelzen, rückt das Erfassen reiner Präsenzzeit zunehmend in den Hintergrund. Es geht hier vor allem um die Erfassung produktiver Zeiten und die Zuordnung zu einzelnen Jobs und Projekten. Wie sonst, soll die Agenturleitung einen Einblick in den tatsächlichen Personalbedarf eines Projektes erlangen?

Und auch innerhalb eines Projektes werden Budgetüberschreitungen erst dann sichtbar, wenn auch alle dazu erbrachten Arbeitsschritte von den jeweiligen Mitarbeitern erfasst werden. Die Agenturleitung sieht dann sofort, dass die ursprüngliche Kalkulation nicht greift und kann rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten. Die transparente Aufstellung der Arbeitszeit hat einen weiteren netten Nebeneffekt. Denn eine logische und durchsichtige Aufstellung der Arbeitskosten, ist ein überzeugendes Argument bei Honorarverhandlungen mit dem Kunden.

 

Und so gelingt die Einführung eines Zeiterfassungssystems auch in eurer Agentur

Die zuvor genannten Problemfelder zeigen, dass zwei zentrale Punkte erfüllt sein müssen, damit Zeiterfassung einen tatsächlichen Mehrwert für das Unternehmen liefert:

  1. Der eigentliche Sinn der Zeiterfassung muss allen klar sein.
  2. Die Zeiterfassung darf keinen Mehraufwand darstellen und muss so einfach gestaltet sein, dass sie jeder auf Anhieb nutzen kann.

In einigen Unternehmen hat es sich bewährt, dazu kleine Workshops durchzuführen, bei denen die betriebswirtschaftliche Notwenigkeit von Zeiterfassung erarbeitet wird. Zusätzliche Akzeptanz für das Erfassen von Arbeitszeiten entsteht, wenn die Vorteile für alle Mitarbeiter deutlich kommuniziert werden. Zu diesen Vorteilen zählt u.a. die Förderung des Bewusstseins für die Dauer einzelner Arbeitsschritte oder die bessere Identifikation von Zeitfressern. Zeiterfassung kann also helfen die eigene Produktivität zu verbessern und effizientere Arbeitsmethoden zu entwickeln.

 

Das ideale Zeiterfassungstool

Welches Zeiterfassungstool das passende für die eigene Agentur ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Je nach Unternehmensgröße, Branche und Arbeitsweise variieren die Anforderungen an die Tools. TimeTac hat einen umfassenden Beitrag erstellt, der die Auswahl erheblich erleichtert und eingrenzt.

Generell lässt sich festhalten, dass jedes Zeiterfassungssystem intuitiv und mit einem Minimum an Zeitaufwand zu bedienen sein sollte. Alles andere wird von den Mitarbeitern als Mehraufwand wahrgenommen und ungern, im schlimmsten Fall sogar gar nicht, genutzt.

Da immer mehr Mitarbeiter auch von unterwegs arbeiten und Home Office-Arbeitsplatze, gerade im kreativen Bereich, fast zur Selbstverständlichkeit gehören, sollte auch der plattformübergreifende und mobile Zugriff auf das Zeiterfassungssystem möglich sein. In der Regel gehört der ort- und zeitunabhängige Zugriff aber schon zum Standardumfang von Zeiterfassungssystemen.

Auch die Integration in ein Projektmanagementsystem, kann sinnvoll sein. Allerdings macht die Einbettung nur dann Sinn, wenn das System auch regelmäßig gepflegt und mit aktuellen Daten gefüllt wird. Sofern das PM-System fester Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe ist, kann die Zusammenführung eine wertvolle Unterstützung sein. Die Zuordnung der Arbeitszeiten zu einzelnen Projekten, Jobnummern usw. ist dann im Handumdrehen erledigt.

Besonders einfach wird die Zeiterfassung für Agenturen durch spielerische Hardware, wie TimeBuzzer. Der Buzzer reagiert auf die unterschiedlichen Berührungen des Users und kann intuitiv neben der Arbeit genutzt werden. Per API-Schnittstelle lässt sich der Buzzer an PM-Systeme, wie das HQ, andocken.


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