Zeiterfassung: Wo das Problem wirklich liegt und welche Lösungen helfen

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Ach, Zeiten erfassen. Als Kreativer habe ich mich oft gefragt, was das soll. Nicht, dass ich als BWLer den eigentlichen Sinn der Zeiterfassung nicht verstanden hätte. Für mich war eher die Frage, warum man sich diesen Prozess als Agentur antut, wenn er so offensichtlich nicht funktioniert und nichts als Ärger stiftet. Nach etlichen Gesprächen mit Geschäftsführern und Mitarbeitern weiß ich mittlerweile aber genau, warum: Das Management kennt den Prozess der Zeiterfassung nicht aus der Nähe.

Denn die wenigsten Führungskräfte erfassen selbst Zeiten. Sie wissen entweder nicht, wie sich Zeiten erfassen wirklich anfühlt – oder sie betrachten das Thema von ihrer Warte aus. Das heißt: Manche Chefs wissen gar nicht, dass die erfassten Zeiten kaum etwas mit der Realität zu tun haben. Sie arbeiten mit den falschen Zeiten und registrieren höchstens, wenn gar nichts eingetragen wird („Warum macht ihr das nicht? Das ist doch in zwei Minuten erledigt!?“). Der weitaus größere Teil der Chefs ahnt, dass es ein Problem gibt, hat aber den wahren Kern des Problems noch nicht ganz erkannt. Da ich mittlerweile beide Seiten verstehe, Management wie Mitarbeiter, möchte ich gerne ein paar Insights über das eigentliche Problem und über die möglichen Lösungen teilen.

 

So spielt sich Zeiterfassung in Agenturen wirklich ab

Nennen wir das Kind gleich beim Namen: Die erfassten Projektzeiten sind Mist. Und zwar in jeder Agentur. In jeder. Die Zeiten entstehen durch den Mix aus verschiedenen Datenqualitäten. Manche Mitarbeiter erfassen eben besser und manche schlechter. Im Grunde gibt es überall die selben drei Typen von Zeiterfassern:

  1. „Gewissenhafte“: Investieren täglich 10-20 Minuten in Zeiterfassung, behalten immer die Uhr im Auge, notieren sich händisch Anfangs- und Endzeitpunkte der unterschiedlichen Projektarbeiten, zählen die Zeiten am Ende des Tages zusammen und tragen sie dann in der Agentursoftware ein.
    Fazit: Best Case und zugleich die absolute Ausnahme; die Zeiten sind realistisch und erfüllen ihren Zweck.
  2. „Nachholer“: Erfassen ihre Zeiten bestenfalls alle 1-2 Tage am Ende des Arbeitstages, im Normalfall aber am Ende der Woche, schätzen ihre Zeiten nach Gefühl oder tragen willkürlich ein, investieren 5-10 Minuten pro Session.
    Fazit: Der Normalfall, Genauigkeit der Zeiten nicht ausreichend.
  3. „Rebellen“: Erfassen keine Zeiten, werden höchstens zum Monatsende pro forma vom Controlling dazu gezwungen.
    Fazit: Häufiger in großen Agenturen anzutreffen, Zeiten unbrauchbar.

 

Zeiterfassung macht nur Sinn, wenn regelmäßig, flächendeckend und realistisch erfasst wird. Summen auf Projekten werden bereits durch wenige Phantasiezeiten und Lücken so sehr verfälscht, dass daraus die falschen Schlüsse gezogen werden. Aber gehen wir ruhig einmal von einer Agentur ohne Rebellen und Freitags-Nachholer aus. Sind Zeiten, die am Ende des Tages geschätzt werden, denn wirklich so ungenau? Leider ja. Einer der Gründe: Wir Menschen sind eben keine Maschinen. Wer sich voll auf seine Arbeit konzentriert, verliert das Zeitgefühl. Ungeliebte Aufgaben erscheinen uns im Rückblick länger. Jeder kennt das Gefühl, wenn mal ein Tag einfach nicht vorbeigehen möchte. Im Umkehrschluss merken wir auch nicht, wie die Zeit verfliegt, wenn uns eine Aufgabe Spaß macht.

Wer Mitarbeitern die Schuld gibt, denkt zu kurz

Falsche Schätzungen entstehen aber nicht allein durch menschliches Zeitgefühl. Die größte Rolle spielen fehlende Anreize, sich beim Erfassen von Zeiten Mühe zu geben. Während zum Beispiel Freelancer von Haus aus motiviert sind, jede Minute ihrer Arbeitszeit korrekt zu erfassen, sieht es bei Angestellten ganz anders aus. Sie müssen ihre Arbeitszeiten nicht den Kunden in Rechnung stellen oder die Profitabilität ihrer Projekte im Überblick behalten. Ihr Geld kommt so oder so am Ende des Monats.

Sind Angestellte deshalb berechnende Kräfteschoner, die immer nur das Nötigste tun? Natürlich nicht. Wenn wir uns Motivationstheorien ansehen, heißt es dort, dass Menschen dann für Aufgaben motiviert sind, wenn sie Feedback bekommen. Das einzig mögliche Feedback auf Zeiterfassung ist: „Mach endlich!“. Es kommt auch nur dann, wenn man noch nichts erfasst hat. Niemand außer dem Mitarbeiter selbst kann beurteilen, ob er seine Zeiten gut geschätzt hat. Denn nur er selbst kann wissen, wie lange er für eine Aufgabe wirklich gebraucht haben könnte. Es wird also nie jemand vorbeikommen, einem auf die Schulter klopfen und sagen: „gut erfasst!“.

Was ist die Folge? Nun, der Mensch ist ein Nutzenmaximierer und gerade Agenturmitarbeitern mangelt es wirklich nicht an Arbeit. Wenn ich beim Zeiten erfassen nichts gewinnen kann und nur überprüft wird, ob ich überhaupt Zahlen in die Felder geschrieben habe – dann wäre es doch unökonomisch und fast schon dämlich, wenn ich auch noch Zeit investiere und mir den Kopf über die richtigen Zeiten zerbreche.

„Als Kreativer spiele ich da einfach nicht mit. Ich werde meine Energie lieber in Aufgaben stecken, deren Qualität beurteilt werden kann.“

Aufgaben, für die ich wertgeschätzt und auf lange Sicht auch befördert werden kann. Also zum Beispiel Ideen oder die Beratung von Kunden.

Falsche Erwartungen – falsche Zeiten

Für die Zeiterfassung bedeutet das: Irgendwas eintragen, Hauptsache acht Stunden. Und genauso machen das die meisten Mitarbeiter auch. Womit wir bei der dritten Ursache für falsche Zeiten sind: Die 8-Stunden-Maxime.

Ich habe Verständnis dafür, wenn Geschäftsführer sich wünschen, dass ihre Mitarbeiter acht von acht Stunden am Tag auf Projekten arbeiten. Gerade in Netzwerkagenturen kommt es manchmal vor, dass die Frage der Auslastung zum Politikum wird. Was wir aber alle wissen: Manchmal sind es nur zwei bis drei Stunden – und manchmal dafür 13-14 Stunden. Projektgeschäft eben. Dennoch höre ich immer wieder von Geschäftsführern, die ihre Mitarbeiter offen auffordern acht Stunden zu erfassen oder zumindest suggerieren: „Je mehr du erfasst, desto besser“.

What’s the point? Das Argument der Abrechnung kann man einfach nicht gelten lassen. Kunden bezahlen nicht einfach mehr, weil man mehr in die Rechnung schreibt, sondern weil man Argumente für das Mehr hat. Was geschieht, wenn ich diese Erwartung an meine Mitarbeiter richte? Ich vermittle ihnen das Gefühl, es ginge bei der Zeiterfassung um Leistungskontrolle oder um die Überprüfung ihrer Anwesenheit. Dem ist nicht so. Die Folge: Es werden selbstverständlich jeden Tag acht Stunden auf Projekten verteilt. Was jeder in seiner Agentursoftware überprüfen kann: Mit der Acht als Richtwert neigt man als Mitarbeiter dazu, seine Stunden entweder relativ gleich zu verteilen (Tendenz: vier Projekte à ca. zwei Stunden) oder zumindest möglichst rund zu erfassen (Stunden- oder Halbstundenschritte). Verständlich, denn das ist schneller ausgerechnet und geht dann schön auf. Wer aber schon mal ein paar Tage lang „gewissenhaft“ erfasst hat, weiß genau:

  • das jeweils dringendste Projekt dominiert meistens klar und hat einen größeren Teil des Tages eingenommen
  • der Anteil der Projektarbeit liegt niemals bei 100% – an gut geplanten Tagen sind 80% möglich, der Normalfall sind 50-60%
  • glatte Stunden und halbe Stunden auf Projekten treten natürlich genauso oft auf, wie jede andere Stundenzahl

Die geraden Zeiten mögen wie das geringste Problem aussehen. Aber wenn man sich jeden Tag des Jahres bei jedem Projekt um 15-30 Minuten verschätzt, läppert sich das im Big Picture schnell auf sechsstellige Beträge.

 

Drei Säulen des Zeiterfassungsproblems

Fassen wir zusammen: Ein verschwindend geringer Teil der Mitarbeiter erfasst seine Zeiten gewissenhaft, ein anderer Teil dafür gar nicht. Der Großteil schätzt seine Stunden rückblickend. Falsch sind die Zeiten aus drei Gründen:

  1. menschliches Zeitgefühl (angenehme Aufgaben erscheinen kürzer etc.)
  2. keine Anreize, sich Mühe zu geben (irgendetwas eintragen reicht)
  3. Erwartungshaltung acht Stunden (Aufstocken von Zeiten)

Die Folge: Geschäftsführer und Controller bekommen Stundensummen, die nichts mit der Realität zu tun haben. Sie können damit also weder ihre Projekte und Ressourcen profitabler planen, noch auf Controlling basierte, strategische Entscheidungen treffen, um Umsatz und Kosten zu optimieren. Natürlich könnte sich der ein oder andere jetzt denken: „Unsinn, soviel macht das nicht aus. Meine Agentur läuft auch mit den ach-so-falschen Zeiten.“ Ich würde aber eher sagen: „Trotz der Zeiten“. Ja, Agenturen laufen trotzdem – weil viele Agenturchefs und Führungskräfte begnadete Verkäufer und Pitch-Profis sind. Und weil viele talentierte Mitarbeiter gute Arbeit leisten und auch Überstunden schieben, wenn es sein muss.

Die Chance mit guter Zeiterfassung Gewinne deutlich zu steigern, wird fast überall verpasst. Ein Problem, das die Branche keineswegs exklusiv hat: IT-Dienstleister, Unternehmensberatungen, Kanzleien sowie Architektur- und Ingenieurbüros haben haargenau dasselbe Problem. Der Unterschied: Sie verdienen höhere Honorare und können sich diesen Luxus sozusagen etwas besser leisten.

HQ_Automatische Zeiterfassung steigert Umsaetze
Mit richtiger Zeiterfassung lassen sich deutlich exaktere und mehr Zeiten abrechnen.

Wie man das Problem lösen kann

Projektzeiten erfassen besteht im Prinzip aus zwei Komponenten:

  • dem Ermitteln der Zeiten, also der Frage: wie viele Stunden auf welchem Projekt?
  • dem tatsächlichen Eintragen der ermittelten Zeiten

Instrumente, das Eintragen entweder zu erleichtern oder zu erzwingen, gibt es tatsächlich zur Genüge. Aber selbst eine lückenlose Erfassung wird vollkommen wertlos, wenn die Mitarbeiter beim Ermitteln der Zeiten allein gelassen werden. Der Prozess wird sich dann immer abspielen, wie oben beschrieben. Wirksame Lösungen des Problems setzen beim Ermitteln der Zeiten an. Sie setzen entweder Anreize dazu, vereinfachen das Ermitteln oder unterstützen dabei. Werfen wir abschließend einen kurzen Blick auf die relevantesten Lösungsansätze, die mir in den letzten Jahren begegnet sind.

Zeiten schätzen und in eine Software eintragen

Die überwiegende Mehrheit aller Agenturen lässt ihre Mitarbeiter Zeiten in die Agentursoftware tippen. Die Zeiten spiegeln die Realität nicht wider. Der Prozess verkommt zu einer zeitaufwendigen Farce und erzeugt Overhead in Form von Ermahnungsmails und Beratern, die ihren Kollegen hinterherlaufen oder sich im Rahmen von Planung, Kalkulation und Abrechnung eigene Zeiten ausdenken müssen. Daumen runter.        

 

Software mit Stoppuhrfunktion

Anbieter von Stoppuhrsoftware haben das Problem der falschen Schätzungen erkannt und wollen den User beim Ermitteln seiner Zeiten unterstützen. Deshalb kann er vor und nach jeder projektrelevanten Aktivität auf einen Start-/Stoppbutton klicken. Was richtig gedacht ist, erweist sich im Alltag aber als nicht praktikabel: Die Zeiterfassung wird dauerpräsent und kostet letztlich fast mehr Zeit als „Gewissenhafte“ beim händischen Notieren von Uhrzeiten aufbringen. Nur für Freelancer bzw. Menschen mit Anreizen zu empfehlen – und auch nur dann, wenn sie nicht zu oft zwischen ihren verschiedenen Projekten springen.

 

Stoppuhr Hardware

Anbieter von Stoppuhr Hardware haben verstanden, dass Menschen sich beim Stoppen ihrer Zeiten leichter tun, wenn sie ihre Hände dabei benutzen können. Die verschiedenen Lösungen gehen von drehbaren Buttons oder Buzzern bis zu wendbaren Würfeln und bieten haptisch wie optisch eine angenehme Erfahrung. Sind Zeiten erfasst, können sie ebenfalls in eine Software gebucht werden. Das Problem, dass sie im Verlauf des Tages permanent bedient werden müssen, haben sie mit Stoppuhrsoftware gemeinsam. Für Zeiterfassungsmuffel kann ich das nicht empfehlen. Rein digitalen Stoppuhren ist die Hardware dennoch überlegen, auch aufgrund ihrer Erinnerungsfunktion auf dem Schreibtisch. Speziell bei designaffinen Freelancern ist das durchaus beliebt.

 

Sanktionen / Flexibler Gehaltsanteil

Ich habe sowohl von augenzwinkernden Strafen wie Kuchenbacken oder Marathonlaufen gehört, als auch von Eskalationsmodellen, an deren Ende die Entlassung steht. Interessant fand ich auch das Modell einer Digitalagentur, die ihren Mitarbeitern einen Teil des Gehalts immer nur in Abhängigkeit der von ihnen erfassten Stunden auszahlt. Trägst du 100% deiner Arbeitszeit ein, kriegst du 100% des flexiblen Anteils. Ähm…na gut.

Alle diese Lösungen bringen Mitarbeiter ohne Zweifel dazu, regelmäßig Zeiten einzutragen. Auf das Ermitteln der Zeiten, also auf die Frage, ob die Zeiten einigermaßen realistisch sind, haben sie nicht den geringsten Einfluss.

 

Aufklärung / Beteiligung am Unternehmenserfolg

Wer sich die Mühe macht, seinen Mitarbeitern den Sinn der Zeiterfassung wirklich zu erklären und die Missverständnisse in Bezug auf Leistungskontrolle ausräumt, kann das Zeiterfassungsproblem tatsächlich lösen. Dazu gehört aber, Mitarbeitern zu zeigen wie vielfältig sie selbst von genaueren Zeiten profitieren. Die Vorteile reichen von der Vermeidung von Überstunden und Leerlauf bis hin zu Investitionen in die Agenturausstattung und Kultur. Damit dieser Ansatz wirksam werden kann, muss er dann allerdings auch glaubhaft gelebt werden. An eventuellen Gewinnen, die ja noch von weiteren Faktoren abhängen, müssen alle teilhaben können. Dazu braucht es nicht mal Virtual Shares, variable Vergütung oder Aktien. Ein kleiner Bonus, ein wenig Sonderurlaub oder ein größeres Weihnachtsgeschenk können durchaus motivieren, wenn der Zusammenhang zu guter Zeiterfassung transparent gemacht wird.

 

Traffic Manager als Controller

In Deutschland weitgehend unbekannt – in Londoner und Pariser Agenturen Standard: der „Traffic“. Einfach erklärt, eine Art Ressourcenplaner, der permanent durch die Agentur schwirrt und checkt, was die Mitarbeiter gerade auf dem Tisch haben. Da er mit den Kreativen und Beratern permanent in Austausch steht und ihre Timings und Prognosen dokumentiert, ist er zum Zeiterfasser für ganze Teams prädestiniert. Diese freie Interpretation des Traffic Managers kenne ich so von einer britischen Agentur. Die Vorteile liegen auf der Hand: Eine externe Person mit eigenen Anreizen kümmert sich um das Ermitteln und Eintragen von Zeiten. Das bedeutet für Mitarbeiter quasi eine Abschaffung der Zeiterfassung. Nachteile: Traffic Manager haben einen so undankbaren wie anspruchsvollen Job – gerade, wenn man ihren Kompetenzbereich um Zeiterfassung erweitert. Im Umgang mit den Mitarbeitern brauchen sie soziales Geschick und ein paar Jahre Agenturerfahrung. Eine etwas teure, aber sehr intelligente Lösung, die das Problem bei der Wurzel packt.

 

Automatische Zeiterfassung

Das Problem, dass Mitarbeiter sich beim Ermitteln der Zeiten nie anstrengen werden, löst automatische Zeiterfassung mit einem Software Client. Er misst automatisch die Dauer aller Aktivitäten und bereitet die kumulierten Zeiten auf. Die automatisch gemessenen Zeiten werden ohne mentale Anstrengung den Projekten zugewiesen und dort für den User zusammengezählt. So müssen sich Mitarbeiter während des Tages nicht um die Zeiterfassung kümmern. Nach getaner Arbeit erfassen sie dann mit demselben Aufwand, den sie ansonsten für das reine Eintragen der Zeiten hätten. Wenn man so möchte, ist automatische Zeiterfassung wie ein Traffic Manager, der für den Mitarbeiter eine Stoppuhr bedient und so das Ermitteln der Zeiten für ihn übernimmt.

Ganz egal für welche Lösung man sich letztlich entscheidet – um eines kommt man sicher nicht herum: Man muss seinen Mitarbeitern den Sinn von Zeiterfassung gut erklären. Missverständnisse müssen aufgelöst und eventuelle Ängste zerstreut werden. Nur wenn beide Seiten, Mitarbeiter und Management, die Vorteile präziser Projektzeiten wirklich verstehen, können alle gemeinsam mehr herausholen – für die Agentur und sich selbst.

Unser Gastautor Niclas Preisner, 29, hat als junger Kreativer in mehreren Agenturen gearbeitet und gründete vor 3 Jahren das Münchner Startup timeBro. In den letzten 3 Jahren hat er den Zeiterfassungsprozess in über 100 Unternehmen kennengelernt. Auf der dmexco in Köln stellen das HQ und timeBro die automatische Zeiterfassung als Weltneuheit vor.


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