Zeiterfassung in Agenturen: Muss das jetzt sein?

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Wir sind keine Maschinen und Zeiterfassung in Agenturen ist sowieso überflüssig. Oder etwa doch nicht? Wir haben uns in den letzten Monaten (ein klein wenig) mit der Frage nach dem (Un)Sinn der Zeiterfassung im Agenturbusiness befasst und sind dem Thema aus verschiedenen Perspektiven auf den Grund gegangen. Die Resonanz auf unsere Blogbeiträge war enorm und ein Fazit steht schon jetzt fest: Das Thema beschäftigt euch, die Branche, Entscheidungsträger sowie Angestellte gleichermaßen. Es polarisiert. Und es gibt jede Menge unterschiedliche Meinungen.

Zahlreiche Argumente haben die Seiten gewechselt. Aber gibt es auch eine endgültige Antwort auf die Frage, ob Zeiterfassung Sinn macht? Wir haben einige Argumente aufgegriffen und versucht, eine Antwort zu finden.

 

Argument 1: Vertrauensarbeit ist das einzig wahre und Zeiten erfassen verschwendet Zeit

Es gibt Stimmen, die behaupten, Beschäftigten zu misstrauen und sie mit etwas wie Zeiterfassung zu beschäftigen, steigert nicht den Gewinn eines Unternehmens. Zumal Zeiten erfassen selbst wiederum Zeit kostet, weshalb das Vertrauen in die Mitarbeiter das bessere Mittel sei.

Grundsätzlich sollte natürlich jeder Arbeitgeber seinen Mitarbeitern vertrauen. Umgekehrt natürlich genauso. Die Frage ist hier doch, ob Zeiterfassung wirklich ein Zeichen von Misstrauen und Mitarbeiterkontrolle ist und ob sie für letzteres wirklich ein geeignetes Instrument ist. Immerhin erfassen zwei Drittel der mittelständischen Unternehmen in Deutschland systematisch die Arbeitszeit der Angestellten (68 Prozent). Das Einhalten der Arbeitszeiten zu kontrollieren ist mit 19 Prozent der dritt häufigste Grund aus dem Zeit getrackt wird (Studie zum Thema Arbeitszeiterfassung, ReinerSCT).

Doch im Kern ist Zeiterfassung ein Mechanismus, um Prozesse ordentlich zu erfassen und optimieren zu können. Leistungskontrolle obliegt immer dem Chef, dem Abteilungs- oder Teamleiter, dem Vorgesetzten oder wer auch immer weisungsbefugt ist.

Bei einer geeigneten Zeiterfassungslösung geht es nicht um Ein- und Ausstempeln – das wäre ein schwaches Messinstrument und würde garantiert zu Argwohn bei den Mitarbeitern führen und logischerweise das Gefühl des Misstrauens erhöhen. Auch ist rückwirkendes Schätzen erheblich fehleranfällig und lädt auch dazu ein, einfach irgendwas zu notieren, solange es damit erledigt ist.

„Ein verschwindend geringer Teil der Mitarbeiter erfasst seine Zeiten gewissenhaft, der Großteil schätzt seine Stunden rückblickend.“ Niclas Preisner zum Problem der Zeiterfassung 

Eine gute Zeiterfassung zieht sich durch den gesamten Arbeitstag und hält fest, wie viel Zeit der Arbeitnehmer in welche Tätigkeit gesteckt hat. Nur so lassen sich dann Prozesse optimieren und der Gewinn wird gesteigert. Ganz wichtig dabei: Die 8-Stunden-Maxime ignorieren. Es ist ein Irrglaube, dass wir volle acht volle Stunden am Tage unsere Aufgaben verteilen und erfassen müssen. Kein Mitarbeiter ist acht Stunden am Tag produktiv oder kreativ.

„Die produktivsten zehn Prozent der Mitarbeiter verbringen ca. drei Viertel ihrer Anwesenheitszeit mit Arbeitsthemen. Ungefähr ein Viertel mit echten Pausen, wie Toilettengängen, Raucherpausen, arbeitsfernen Gesprächen, Kaffeetrinken, Spazierengehen, privatem Surfen und Ähnlichem.“ Studie der Draugiem Group

 

Arugement 2: Mitarbeiter finden Zeiterfassung doof!

 Ja, die meisten wahrscheinlich schon. Es nervt ja auch, wenn wir ehrlich sind. Das liegt einerseits an einem oftmals unschönen Prozess oder auch daran, dass sich Angestellte fragen, warum man sich solche Prozesse als Agentur überhaupt antut, wenn er so offensichtlich nicht funktioniert.

„Als Kreativer spiele ich da einfach nicht mit. Ich werde meine Energie lieber in Aufgaben stecken, deren Qualität beurteilt werden kann.“ Blogartikel zum Thema Zeiterfassung in der Agentur 

Die wenigsten Führungskräfte erfassen selbst Zeiten. Sie wissen also nicht, wie sich Zeiten erfassen wirklich anfühlt – oder sie betrachten das Thema von ihrer Warte aus, erwarten getrackte Stunden, merken aber kaum, dass das mit der Realität kaum einhergeht. Zeiten zu erfassen dient im Bestfall dem Zweck, Potenziale oder falsche Erwartungen bei Projekten zu minimieren.

„Menschen sind dann für Aufgaben motiviert, wenn sie Feedback bekommen. Das einzig mögliche Feedback auf Zeiterfassung ist: „Mach endlich!“. Niclas Preisner zum Problem der Zeiterfassung 

Daher liegt es in der Hand der Geschäftsführer oder Projektleiter den Mitarbeitern den eigentlichen Sinn der Zeiterfassung zu erklären. Und dieser liegt eben nicht in der Leistungskontrolle, sondern darin, Projekte zu optimieren. Allerdings sollten Vorgesetzte das nicht nur erklären, sondern auch selbst danach handeln – und somit auch Vertrauen in die Kollegin oder den Kollegen über die Zeiterfassung stellen.

Trotz alledem gibt es auch jede Menge Kollegen da draußen, die Zeiterfassung als nicht weiter schlimm empfinden, da sie, richtig eingesetzt, auch ein kluges Instrument sein kann, Leerlauf wie Überstunden zu vermeiden. Der Punkt, an dem Mitarbeiter in gewisser Weise Rechenschaft über die geleistete Arbeit ablegen müssen, kommt in jedem Unternehmen irgendwann und ist nicht zwangsweise gleichbedeutend mit mehr Druck oder umgekehrter Beweisführung. Aber wir haben von Agentur-Mitarbeitern gehört, dass sie froh sind, exakt Zeiten zu stoppen, um sich jederzeit exakt rechtfertigen zu können.

Wir haben mit Kreativen gesprochen, die sogar sagen, gäbe es keine Zeiterfassung, wäre das ein Freibrief für den Arbeitgeber die 10-Stunden-Regelung zu ignorieren. Auch hier kann die Zeiterfassung eine gewisse Schutzfunktion und Nachweisbarkeit übernehmen.

 

Argument 3: Zeit ist kein Messkriterium für die Kreativbranche

Zeit als Messkriterium heranzuziehen beruht auf dem Grundgedanken, dass mehr Zeit (egal ob Arbeits- oder Produktivzeit) mehr oder besseren Output bringt. Aber maßgeblich ist doch der erzeugte Mehrwert und wie effizient und – in der Ära der Nachhaltigkeit – wie ressourcenschonend er erreicht werden kann. Dafür ist die Zeitmenge, auch wenn sie in der Gesamtbetrachtung eine Rolle spielt, das falsche bzw. ungeeignete Kriterium.

„Wir sind keine Maschinen, wir nutzen sie nur zur Arbeit.“ Blogartikel über den (Un)Sinn von Zeiterfassung 

Dieses Argument ist ein heißes, wenngleich auch kein neues. Schon zu Beginn 2016 hat dieses Thema die ganz große Bühne betreten. Maurice Lévy , CEO der Publicis Guppe, sprach sich damals sehr vehement für die Abschaffung der Stundensätze in der Vergütung aus – sie sogar als den „größten Fehler der Branche“ weggebügelt. Er macht sich für die Vergütung nach dem Beitrag zum Unternehmenswert stark, anstatt nach abgeleisteten Stunden. Er stellt hierfür Nutzungslizenzen für beispielsweise erstellte Kampagnen in den Raum. Das Hauptargument hierbei: Kreativität ist eben keine Stundenleistung vom Fließband.

“An manchen Tagen ist man besonders kreativ und die Ideen sprudeln nur so aus einem heraus, an anderen Tagen fällt es schwerer etwas sinnvolles zu Papier zu bringen. Demgegenüber steht jedoch meist ein Kunde, der davon ausgeht, dass jeder Schritt genau nachvollziehbar und dementsprechend „trackbar“ sei.” Mehr zum Thema lest ihr im Artikel

Auch hierzu aber gibt es Gegenmeinungen. Matthias Schrader äußerte sich in der W&V und ging mit Lévy hart ins Gericht („In welchem Paralleluniversum lebt eigentlich der gute Mann?“).

„Die Wahrheit ist: Die Abrechnung nach Stunden ist für Agenturen das Beste, was ihnen passieren konnte. Es ist das Modell der Anwälte, Wirtschaftsprüfer, IT-Dienstleister und Unternehmensberater. Es ist einfach, gelernt und adäquat für eine Dienstleistergattung am Ende ihrer Adoleszenz. Zeit, erwachsen zu werden.“ Matthias Schrader zum Thema Abrechnung auf Stundenbasis

Seiner Meinung nach liegt das Problem nicht im Abrechnungsmodell, sondern an der Höhe der Sätze. Diese seien deutlich zu niedrig und schon heute würden Freelancer-Sätze regelmäßig die Rate Cards der Agenturen mit ihren Kunden.

Seine Argumentation für „Indexed Rate Cards“, um den steigenden Kosten Herr zu werden, ist nicht einfach wegzuwischen. Gerad auch weil die Stundensätze markennaher KFZ-Werkstätten mittlerweile durchschnittlich über denen vieler Agenturen liegen – ohne die Automobilbranche abwerten zu wollen, im Gegenteil.

 

„Weg von Stundensätzen hin zum Abo-Modell“

Letzten Endes bleibt die Frage: Wie funktioniert eine faire und transparente Preisfindung für den Mehrwert, den Agenturen mit kreativer oder wissensbasierter Leistung erbringen? Also zumindest für den Verkaufspreis. Vielleicht liegt die Rettung vor allem für viele kleinere Agenturen in der Standardisierung? Es gibt nicht wenige Stimmen, die Agenturen ihr zeitbasiertes Modell in Abrede stellen und proklamieren, Agenturen müssten Produkte verkaufen, nicht Stunden.

„Sind fixe Produktpreise mit fixen, monatlichen Preisen das Ende der Abrechnungsdebatte in Agenturen?“ Beitrag zum Thema “Zukunft der Agenturen”

Hier kommt nun wieder das Thema der Zeiterfassung ins Spiel. Im Grunde spielt es keine Rolle, ob eine Agentur ihr Preise standardisiert, Produkte verkauft, über Rate Cards stundenbasiert verrechnet oder mit ihren Kunden über den Mehrwert verhandelt. Unter dem Strich müssen Agenturlenker die Marge ihrer Jobs, Projekte, Accounts und Etats kennen. Und sei es, um erst einmal die Auskunftsträchtigkeit dieser unterschiedlichen Vergütungsmodelle gegeneinander beurteilen zu können.

In der gesamten Wissensbranche sind die Personalkosten nun einmal der größte Block. Daher muss ich diesen Löwenanteil intern den richtigen Projekten zuweisen. Wie diese Erkenntnisse nun eingesetzt werden, hängt ganz sich vom Vergütungs- und Projektmodell ab. Bei allen aber gilt: Den Zeitaufwand der Projekte zu ignorieren, ist unternehmerischer Leichtsinn.

 

Gängige Methoden der Zeiterfassung liefern ungenaue Daten

Eine weitere Dimension dieses Problems ist, dass gängige Methoden der Zeiterfassung oft ungenaue oder teils sogar falsche Ergebnisse liefern. Von Mitarbeitern zu erwarten, sich am Ende des Tages oder gar am Ende der Woche sich an geleistete Projektstunden zu erinnern, ist fast unmöglich. Besonders dann, wenn immer wieder kurze Chats, E-Mails oder Fragen zwischendurch kommen, die rein theoretisch auch auf interne wie Kundenprojekte buchbar wären. Hinzu tritt die Erwartung in vielen Köpfen vorherrscht, man müsste acht von acht Stunden pro Tag auf Projekte buchen, was absolut unrealistisch ist. Es gibt Unternehmen, die hierbei mit einer Grundlast agieren, um den administrativen Aufwand glatt zu bügeln.

Auch haptische Lösungen sind oft der falsche Weg, denn gerade Grafiker, die mit Maus und Tastatur arbeiten, legen die Maus nicht weg, um einen Würfel zu drehen.

Schlussendlich hat jede Art der Zeiterfassung erhebliche Auswirkungen auf die Beurteilung der Projekte und Margen, als auch auf die Abrechnung geleisteter Stunden. Wir gehen davon aus, dass zwischen 10 und 15 Prozent der geleisteten Arbeit am Abrechnungstag trotzdem noch wegfallen. Einen direkteren Bezug zur Gesundheit gibt es kaum.

 

Argument 4: Agenturen sollten Mehrwert verkaufen, nicht Zeiten

Es existieren Ansätze in Agenturen, die weg von einer „Kontrolle“ via Zeiterfassung gehen, sondern hin zu einem Modell mit mehr Vertrauen. Auch bei der betriebswirtschaftlichen Abrechnung verschiebt sich dort die Kostenseite hin zu einer Liquiditätsorientierung. Gegen solche Modelle ist nichts einzuwenden, solange Agenturlenker in der Lage sind, den generierten Mehrwert für ihre Kunden argumentativ darlegen und entsprechende Preise verhandeln zu können.

Was aber passiert bei Retainern oder fixen Produkten? Ist einmal der Mehrwert für den Kunden kommuniziert und für beide Seiten ein akzeptabler Preisrahmen ausgehandelt, beginnt die Generierung des Mehrwertes durch die Agentur. Der Kunde bezahlt den fixierten Preis ungeachtet der Tatsache, wie viel sie tatsächlich wert ist.

Denn wie es bei Retainer-Modellen, oder einmalig bereitgestellten Produkten manchmal so ist, ist der eine Kunde teils super zufrieden und schießt Vertrauen vor, andere Kunden sind wiederum beratungsintensiver, benötigen direktere Betreuung, haken nach und zweifeln manchmal auch. In solchen Fällen kann es durchaus passieren, dass der Aufwand, den Mitarbeiter mit der Betreuung der kritischen Kunden verbringen, den Preis des Produktes übersteigt. Den Mehrwert generiert es trotzdem. Für solche Fälle bleiben Agenturen nur Krisenstrategien oder eben brillant verhandelte Preise.

Bei viel Retainer- und Produktgeschäft kann sich dieses Phänomen unter dem Strich nivellieren und margentechnisch nicht negativ wiederspiegeln. Diese Diskrepanz aufzudecken, um anschließend in Nachverhandlungen die richtigen Argumente vorzubringen, ist dann entscheidend. Gute und erfahrene Projektleiter oder Agenturkollegen haben das wahrscheinlich durchaus im Gefühl, die Ausmaße allerdings lassen sich nur aufdecken, wenn Zeiten gestoppt werden.

 

Fazit: Wenn Zeiterfassung, dann richtig

Es gibt gute und schlüssige Argumente gegen und für die Arbeitszeiterfassung in Agenturen. Was wir aber aus vielen Gesprächen mitnehmen können, ist folgendes: 

  • Zeiterfassung sollte niemals als Mittel zur Überwachung oder Mitarbeiterkontrolle eingesetzt werden
  • auch wenn Zeiten verrechnet werden, wird der Kunde meistens doch nur das bezahlen, was eine Leistung wert ist, nicht, was sie gekostet hat
  • Den Mehrwert zu kommunizieren wird auch mit transparenten Zeiten kaum ausbleiben
  • Nicht jedes Agenturmodell braucht Zeiterfassung
  • Zeiterfassung sollte keine Beurteilung der Leistung sein
  • Nicht alle Mitarbeiter finden Zeiterfassung doof
  • Richtig gemacht, schafft Zeiterfassung den direktesten Bezug zur Unternehmensgesundheit – vor allem in entsprechenden Geschäftsmodellen

 

Wie macht das HQ das mit der Zeiterfassung?

Wir machen das, wie ihr das wollt. Ihr könnt im HQ ganz klassisch Stunden buchen, Zeiten auf Projekte stoppen oder durch unseren Partner TimeBro ein Add-On für die automatische Zeiterfassung integrieren. Auch die Software immanenten Abrechnungsmodule erlauben euch, entweder Stunden abzurechnen oder eure Leistungen als Produkte zu abzurechnen. Das obliegt euch, wir wollen euch nur dabei helfen, dass es einfach für euch ist.


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Es gibt schon 3 Kommentare

  • Projektcontrolling: State oft the Art 2018 | Die GlasQgel

    […] wie vor so verschrien, wie notwendig. Man spürt und sieht, dass es im Agenturumfeld immer stärker weg vom Stundenbuchen, also dem rückwirkenden Schätzen am Ende der Woche oder des Monats, hin zu einer echten […]

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  • Projektcontrolling: State of the Art 2018 | Die GlasQgel

    […] wie vor so verschrien, wie notwendig. Man spürt und sieht, dass es im Agenturumfeld immer stärker weg vom Stundenbuchen, also dem rückwirkenden Schätzen am Ende der Woche oder des Monats, hin zu einer echten […]

    Reply
  • Darum ist Zeiterfassung in Agenturen überflüssig. Oder doch nicht?

    […] Dass die Agenturleitung Transparenz über erbrachte Leistungen benötigt, ist nichts Neues. Dass auch Kunden detaillierte Leistungsnachweise einfordern, ist inzwischen auch so gut wie selbstverständlich. Für das Tracking bedeutet dies, dass neben der reinen Personalarbeitszeit, immer auch erfasst werden muss, wie viele Stunden für einzelne Projekte und Projektteilschritte aufgebracht werden. Dabei ist die Zeiterfassung für viele Mitarbeiter nach wie vor ein rotes Tuch. Gerade in der Kreativbranche, in der reine Präsenzzeit eine untergeordnete Rolle spielt, stellen viele den Nutzen von Zeiterfassung in Frage und fragen sich wirklich, ob das sein muss. […]

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