Von 0 auf 100: Wie man die richtige Agentursoftware findet und einführt

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Jede Agentur gelangt früher oder später zur Erkenntnis: Unsere Kreativität ist unser Pfand – aber profitabel machen uns erst die richtigen Prozesse. Projekte effizient wie effektiv organisieren, die erforderliche Transparenz über Kosten und Margen erhalten, das kreative Potenzial auf ein solides organisatorisches und betriebswirtschaftliches Fundament stellen: All das wird erst möglich, wenn die Agentur über eine leistungsfähige und professionelle Infrastruktur verfügt. Und: Wenn allen Mitarbeitern, internen wie externen, ihre Arbeit durch eine gemeinsame, webbasierte Agenturplattform erleichtert wird.

Was aber macht eine gute Softwarelösung aus und wie führe ich sie ein? Wie soll die richtige Agentursoftware aussehen? Wir werden und wurden das oft gefragt und wir erlangen durch hunderte Einführungsprojekte stets neue Erkenntnisse, worauf es ankommt und was es zu beachten gilt.

 

Die organisatorischen Voraussetzungen schaffen

Die Ansprüche der Kunden an die Organisationsfähigkeiten der Agenturen steigen, Märkte und Medien verändern sich stark unter den Bedingungen der Digitalisierung. Die Margen im Agenturgeschäft scheinen immer weiter zu schrumpfen. Der daraus resultierende Druck auf die eigene Organisation steigt, aber noch haben viele Agenturen nicht die geeigneten Werkzeuge, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Kreativität, Know-how und Akquise-Geschick sind eine Seite der Medaille – die andere sind die internen organisatorischen Voraussetzungen, Prozessunterstützung und betriebswirtschaftliche Transparenz.

 

Insellösungen haben ausgedient

Zu viele Agenturen schlagen sich noch durch den Dschungel an Tabellenkalkulationen und isolierten Insellösungen in der Prozess-Organisation. Eine professionelle Unterstützung für die Steuerung der Agentur, für das Controlling auf Führungsebene, für die alltäglichen Prozesse der Mitarbeiter ist auf solch einer Basis nahezu unmöglich. Die Zukunft gehört der integrierten, professionellen Agentursoftware aus der Cloud, webbasiert und mobil, bedarfsgerecht konfigurierbar, leicht zu nutzen – und mit umfassender Unterstützung für alle wesentlichen Prozesse.

Der Softwaremarkt für Agentursoftware ist aber sehr groß und nicht gerade übersichtlich. Worauf sollte man achten, wenn man bereit ist, den Schritt hin zur integrierten Lösung zu tun, wenn man damit beginnt, den Softwaremarkt zu sondieren? Welche Funktionalitäten sind wirklich wichtig, was ist heute möglich und sinnvoll?

 

Die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer professionellen Agenturplattform

Viele Agenturen prüfen bei der Suche nach einer passenden Agentursoftware lediglich deren Funktionen auf „Vollständigkeit“. Das ist jedoch nur halb richtig. Die Auswahl der optimalen Agentursoftware teilt sich in zwei wesentliche Bereiche auf: die Features & Funktionen der Anwendung auf der einen Seite und die begleitenden Leistungen des Anbieters auf der anderen. Klar steckt hierbei der Teufel oft im Detail, denn jede Agentur hat den einen oder anderen Spezialprozess im Angebot. Daher ist es entscheidend, dass die neue Agentursoftware getestet werden kann. Man sollte sich definitiv per Screenshare einen geführten Einblick in die Möglichkeiten der Agentursoftware geben lassen, um für einen erfolgreichen Test gerüstet zu sein.

Möglichkeiten einer Agentursoftware wie das HQ

Funktionsbereiche genau checken

Aus zahlreichen Gesprächen und zahlreichen Einführungsprojekten haben wir die Kernkriterien für eine Agentursoftware auf die zentralen Funktions- und Angebotsbereiche definiert, die abgebildet sein müssen: Controlling und Budget, Projekt- und Ressourcenplanung, Kalkulation und Rechnung, Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung sowie New Business. Dazu gehört ein ‚Drumherum’, das sich aus Service, Leistung, Infrastruktur und Sicherheit zusammensetzt.

In jedem dieser Funktionsbereiche finden wir es als dringend erforderlich, dass eure Software eine Vielzahl an Features bietet. Wichtig ist nur, dass die verwendete Agentursoftware, unabhängig vom genauen Projektprozess, schnell und zuverlässig Auskunft über den Erfolg der Projekte und Jobs gibt und euren gesamten Prozess abbildet.

 

Eine gute Agentursoftware sollte mindestens folgende Features aufweisen:

  • Übersicht über Controlling, Margen und alle KPIs
  • Ständige Budget- und Kostenübersicht und Übersicht über Verfügung stehende Budgetrahmen
  • Multi-Projektmanagement: Überblick über die Auslastung aller Ressourcen
  • Projektübergreifende Margenauswertung
  • Pauschale wie flexible Verrechnungssätze, mitarbeiter- oder rollenspezifische Kostensätze
  • Automatische CRM-Verknüpfung
  • Überblick über den gesamten Belegfluss
  • Schnelle Margenkalkulation für KVAs
  • Problemloses und individuelles Beleghandling
  • Individualisierbare Ansichten und Dashboards
  • Eigene Aufgabenverwaltung: Verbindung mit Projektplanung, Zeiterfassung, Abrechnung und Aufgaben
  • Guter Überblick über die Kundenkommunikation
  • Lead-Pipeline

 

Auf das ‚Drumherum’ achten

Mit einer Agentursoftware zahlt ihr in die Infrastruktur – und in die Zukunft der Agentur – ein. Sie sollte daher dem neuesten Stand der Technik entsprechen und glaubhaft machen, dass dies auch in Zukunft so bleiben wird. Es scheiden sich die Geister, ob es SaaS sein soll, aber: Die Zukunft der Business-Software liegt in webbasierten, von professionellen Anbietern betriebenen Lösungen. Keine Agentur ohne eigene IT-Abteilung ist in der Lage eine moderne Anwendung mit den gleichen Sicherheitsstandards, gleicher Zuverlässigkeit und zu ähnlich geringen Kosten zu betreiben wie darauf spezialisierte Dienstleister.

Zudem spielen eine einfache Integrierbarkeit anderer Tools eine enorme Bedeutung; mindestens genauso viel wie persönlicher Service, Updates und Unterstützung, wenn die Anwendung mal nicht so läuft oder ihr Fragen habt.

 

Nichts kapital verändern für eine Agentursoftware

Im Grunde erklärt die Überschrift einen wichtigen Punkt: Ihr als Agentur könnt und wollt zurecht nicht jeden eurer Prozesse verändern oder jeden Stein umdrehen. Dass das zwar an mancher Stelle sinnvoll sein kann, wollen wir gar nicht wegwischen, aber oft sind nur kleine Anpassungen notwendig. Darum achtet unbedingt darauf, dass ihr eure erlernten und erprobten Vorgänge durch die Agentursoftware schleusen könnt, nicht umgekehrt.

 

Agentursoftware richtig einführen

Auch die beste Software wird in eurer Agentur auf Ablehnung stoßen, wenn sie nicht sorgfältig eingeführt wird. Kein Mitarbeiter möchte gerne „noch ein Tool“ verwenden müssen. Gerade dann, wenn es die Veränderung gewohnter Arbeitsabläufe bedeuten kann. Wir haben eine Menge vielversprechende Einführungsprojekte teuer scheitern sehen, weil die Grundlagen guter Softwareeinführung von den verantwortlichen Agenturen ignoriert wurden.

Einige hundert (erfolgreiche!) Einführungsprojekte haben uns gezeigt, worauf es bei der Implementierung einer neuen Agentursoftware ankommt.

Indem man ein paar zentrale Tipps beherzigt, kann man recht mühelos die häufigsten Stolpersteine bei der Einführung von Agentursoftware vermeiden. Dass technische Details zu klären sind und ggf. auch weitere externe Tools für das Projektmanagement, Clients zur Zeterfassung oder Kommunikationslösungen angebunden werden ist eine Sache. Wir aber betonen immer die sogenannten weichen Faktoren der Implementierung. Denn es geht um Menschen und Kommunikation. Am Ende kommt es auf eure Mitarbeiter, deren Prozesse und deren Arbeitsalltag an. Das ist es, was die neue Agentursoftware unterstützen muss – und die für euch richtige Agentursoftware auch tut.

 

4 kleine Tipps zur Einführung

  1. Lasst euch ruhig helfen.
  2. Bestimmt einen Projektleiter, der den Hut aufhat, auch wenn ihr so weitsichtig seid, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.
  3. Durchquert das Tal der Tränen – Durchhalten lohnt sich
  4. Nutzt Quick Wins zur Motivation: Bringt das, was schnell realisierbar ist, auch schnell ans Laufen.

In unserem Whitepaper zur Auswahl und Einführung einer Agentursoftware haben wir das für euch noch einmal viel detaillierter aufgeschlüsselt.

Wichtig ist immer: Ihr müsst euch mit großem Commitment für eine Softwarelösung entscheiden, sehr genau prüfen, was ihr braucht, wollt und was euch wirklich hilft. Wir empfehlen auch, euch Gedanken über den angebotenen Service des Anbieters zu machen, die Onboarding-Unterstützung zu hinterfragen und auch dem Anbieter hinsichtlich Sicherheit seiner Anwendung auf Herz und Nieren zu prüfen.


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