Ultimatives Toolkit – Remote Work leicht gemacht

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Arbeiten wann und wo man möchte? Was zunächst nach einem Wunschtraum klingt, ist für viele Freiberufler Realität (zumindest in der Theorie). Und auch für Agenturen wird zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten zunehmend relevanter. In den letzten Monaten haben wir von Vätern berichtet, die im Home Office arbeiten, um ihre Kinder betreuen zu können oder von Mitarbeitern, die um die Welt reisen während sie einem ganz normalen Job in Deutschland nachgehen. Umso häufiger wir die Frage nach der Arbeitsform stellen, desto öfter stellen wir fest: Remote Work ist in viel mehr Unternehmen an der Tagesordnung, als gedacht. Dezentrale Teams sind auf dem Vormarsch!

Ganz gleich, ob es sich um Freiberufler oder Festangestellte handelt, um einen oder um alle Mitarbeiter, damit Remote Work klappt muss neben der Einstellung vor allem eines stimmen: Die Infrastruktur. Im Gespräch mit zahlreichen Agenturen und aus unserer eigenen Erfahrung haben sich folgende Tools als unerlässlich entpuppt – zum Chatten im Team, Austausch von Daten oder zum Überblicken des Projektfortschrittes.

 

Chatten im Team

Slack

Die inoffizielle Nummer eins unter den Chat Tools. Und dabei kann Slack noch viel mehr, als einen Chat bereitzustellen. Zahllose andere Tools, wie z.B. Jira, lassen sich nahtlos in Slack integrieren. Besonders praktisch ist die Channel-Funktion, die es einem ermöglicht Chat-Gruppen für bestimmte Themen zu eröffnen. Ein Channel kann sowohl einem Projekt oder Team zugehören, als auch einem privaten Thema gewidmet sein.

“Wichtigstes Tool für Remote Work ist Slack. Wir nutzen viele Channels, auch welche, die mit Arbeit nichts zu tun haben, wie z.B. einen Musik-Channel oder einen Baby-Channel. Slack erlaubt uns, dass alle Mitarbeiter von allem so viel wie möglich mitkriegen.” Anja von der Digitalagentur undpaul über die vielfältige Nutzung von Slack

HipChat

HipChat ist das Chat Tool aus dem Hause Atlassian. Es muss nicht erwähnt werden, dass HipChat die perfekte Ergänzug ist, wenn auch sonst Atlassian Produkte im Einsatz sind…

Workplace

Auch Workplace von Facebook ermöglicht den Chat mit Arbeitskollegen, Ton- oder Videoübertragungen. Der Clou: Bekannte Elemente aus Facebook, wie der Newsfeed oder Gruppen wurden auf den Unternehmensalltag angepasst. Die große Vision? Die Kommunikation in Unternehmen jeder Größe umzukremplen und Emails überflüssig werden zu lassen.

 

Ortsunabhängig und trotzdem kreativ zusammenarbeiten?

RealtimeBoard

Dieses Tool ist die Antwort für alle, die meinen ohne Meetingraum könne man nicht kreativ zusammenarbeiten oder brainstormen. RealtimeBoard ist ein digitales Whiteboard, dass einem realen Whiteboard in nichts nach steht: Der Verwendung von Post-its, dem Zeichnen von Skizzen oder dem Anpinnen von Fotos. Der einzige Unterschied: Das ganze geschieht virtuell. Gemeinsam Snacks teilen ist damit ausgeschlossen…

 

Meeting & Video Chat

Google Hangouts

Das Prinzip ist schnell erklärt: Google Hangouts ermöglicht Videokonferenzen für bis zu 150 Teilnehmer, öffentlich oder privat. An Videogesprächen „face to face“ können maximal zehn Nutzer teilnehmen. Ein Plus für alle Slack User: Hangouts lassen sich direkt aus einem Channel starten.

Zoom

Zoom ist eine von zahlreichen Hangout Alternativen. Ein Vorteil ist die höhere Anzahl von Personen, die gleichzeitig an einem Meeting teilnehmen können.

Join.me

Join.me ist ein super Tool, um den eigenen Bildschirm zu teilen oder um Teamgespräche zu führen. Vor allem die Stabilität der Verbindung ist ein großer Pluspunkt.

 

Projektmanagement

Float

Aufgaben managen und delegieren obwohl man nicht nachfragen kann, wer gerade freie Kapazitäten hat? Zum Glück gibt es Tools, die dieses Problem lösen. Eines von vielen Projektmanagement Tools ist Float. Float gibt eine einfache und schnelle Übersicht welcher Kollege an welchen Aufgaben arbeitet – heute, morgen und übermorgen.

JIRA

Ein Klassiker aus der IT-Entwicklung ist Jira. Doch auch in anderen Teams hat sich das Projektmanagement Tool samt Kanban Board längst etabliert.

Trello

Trello ist ein flexibles Tool zur visuellen Organisation von Projekten – von allem, mit allen. Kern der Anwendung ist das Trello-Board, dass alle wichtigen Informationen zu jeweiligen Projekten bündelt und in Echtzeit aktualisiert.

Das HQ

Natürlich darf das HQ in dieser Übersicht nicht fehlen. Und da es sich beim HQ nicht „nur“ um ein Projektmanagement Tool, sondern um eine vollständige Agentursoftware handelt, deckt es fast alle übrigen Funktionen gleich mit ab. Tooling-Landschaft ade, scheiden tut nicht weh…

 

Dateien mit anderen teilen und gemeinsam daran arbeiten

WeTransfer

Vor allem größere Dateien können nicht immer per Mail versandt werden. Inzwischen gibt es zahlreiche Tools, die sich darauf spezialisiert haben, Dateien in beliebiger Datengrößer zu teilen. WeTransfer ist eines davon.

Google Drive

Auch mit Google Drive können große Dateien mit anderen geteilt werden. Darüber hinaus können mehrere Personen gleichzeitig an Google Dokumenten arbeiten. Eine Aktualisierung in Echtzeit ist inklusive und lässt mehrere Dateiversionen der Vergangenheit angehören.

Dropbox

Eine weitere Alternative zum Ablegen von Dateien ist Dropbox – kinderleicht zu bedienen und weit verbreitet. Inzwischen gehört auch die gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten zum Funktionsumfang.

 

Arbeitszeiten erfassen und tracken

Hours

Ob es nun sinnvoll ist Arbeitszeiten zu erfassen oder nicht, diese Diskussion wollen wir gar nicht erneut starten. Fest steht: Als Freelancer kommt man nicht herum, Arbeitszeiten zu notieren. Schnell und einfach geht dies mit Hours. In der iOS App lassen sich mit Timern alle Arbeitsstunden kinderleicht erfassen.

Teamweek

Teamweek ist das optimale Tool für alle Teams, die nach einem gemeinsamen Kalender suchen in dem sie Aktivitäten und Zeiten planen können. Teamweek hat eine schöne Benutzeroberfläche und ist einfach zu bedienen.

HQ/TimeBro

Zeiten erfassen im HQ ist einfach und schnell. Mit der neuen iOS und Android-App sogar noch einfacher und mit dem timeBro Add-on automatisch. Der Vorteil durch die Integration in eine Agentursoftware liegen auf der Hand: Kalkulationen und Abrechnungen werden automatisch angepasst.


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