So nutzt du Remote Work als Erfolgsmodell in deiner Agentur

Wir müssen an dieser Stelle bestimmt nicht noch einmal darauf eingehen, was ein Digitaler Nomade eigentlich ist oder wie Remote Work in der Praxis funktioniert. Fest steht: Das klassische Arbeitsmodell hat Gesellschaft bekommen. Qualifizierte Arbeitnehmer können sich ihren Traumjob „aussuchen“. Und bei diesem geht es weniger um ein hohes Gehalt und eine 35-Stunden-Woche, als um die optimale Vereinbarkeit von Freizeit und Beruf und die eigene Selbstverwirklichung (einen ausführlichen Bericht zum Thema Arbeiten in der Agentur im Zeitalter der Generation Z könnt ihr hier nachlesen.

In Zukunft wird freies und selbstbestimmtes Arbeiten eine wichtige Rolle spielen – auch oder gerade in Agenturen. Wer gutes Personal halten und neue, qualifizierte Mitarbeiter finden will, muss die entsprechenden Rahmenbedingungen sicherstellen. Und dazu gehört die Arbeit im Homeoffice und die Möglichkeit – zumindest zeitweise – als Digitaler Nomade auch als Festangestellter arbeiten zu können. Heute zeigen wir euch deshalb, wie Remote Work zum Erfolgsmodell in eurer Agentur werden kann – Tipps und Tools für die Umsetzung inklusive!

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Remote Work in der Agentur: Diese Möglichkeiten gibt es

Ihr habt euch dazu entschieden Remote Work als dauerhaftes Arbeitsmodell in Betracht zu ziehen. Vielleicht habt ihr mit Freelancern auch schon erste Erfahrungen in der digitalen Zusammenarbeit gesammelt. Soweit, so gut. Gehen wir einen Schritt zurück und werfen wir einen Blick auf die unterschiedlichen Varianten, Remote Work im eigenen Unternehmen anzuwenden. Die Infografik (hier kostenlos herunterladen) hilft euch, abzuwägen, welche Arbeitsform am besten zu eurer Agentur passt.

 

 

Arbeiten im Homeoffice oder dem Lieblingscafé um die Ecke

Im Prinzip könnten rund 30 Prozent der Beschäftigten in Deutschland von zuhause aus arbeiten und würden dies auch tun. Dies belegt eine Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW). In der Praxis arbeiten aber nur 12 Prozent der Arbeitnehmer aus dem Homeoffice. Und das, obwohl ihre Arbeit problemlos aus dem heimischen Büro verrichtet werden könnte. Woran liegt das? Das DIW geht davon aus, dass es vorrangig Arbeitgeber sind, die den Schritt in Richtung neue Arbeitsmodelle scheuen.

Dabei lohnt es sich, Abstand von festen Arbeitszeiten und vorgeschriebenen Handlungsabläufen zu nehmen. Die Standford University hat herausgefunden, dass Remote Work die Produktivität von Mitarbeitern steigert. Die Studienergebnisse belegen, dass Mitarbeiter im Homeoffice seltener krank werden, zufriedener sind und bis zu 13 Prozent produktiver arbeiteten. Noch dazu arbeiten Mitarbeiter im privaten Büro vergleichsweise lange an beruflichen Projekten. Obwohl die meisten Überstunden nur teilweise durch Lohn oder Freizeit ausgeglichen werden, kommen Homeoffice-Mitarbeiter im Schnitt auf 46 Wochenstunden, so die eingangs erwähnte DIW_Studie. Unglücklicher sind die Mitarbeiter dadurch nicht, ganz im Gegenteil.

Warum die Arbeit im Homeoffice trotz all dieser Vorteile noch kein fester Bestandteil in den meisten Agenturen ist? Vermutlich weil viele Arbeitgeber befürchten, dass auf einmal alle Angestellten von zuhause arbeiten wollen und ein Schneeballeffekt im Unternehmen ausgelöst wird. Nadja Mütterlein, Co-Gründerin von Remote Talents betont, dass dies keineswegs der Fall sei. Schließlich müssten Mitarbeiter, die Remote arbeiten, viel mehr Disziplin und Organisationsgeschick an den Tag legen. Darauf haben gar nicht alle Mitarbeiter Lust.

Wer komplett unabhängig arbeitet und seine Arbeitszeit selbst einteilt, muss sehr organisiert und diszipliniert sein. Das wollen gar nicht alle Mitarbeiter.

 

 

Arbeiten vom anderen Ende der Welt? Digitale Nomaden

Die Arbeit aus den eigenen vier Wänden oder aus dem Lieblingscafé um die Ecke, dass allein klingt für viele schon nach einer absoluten Traumvorstellung. Allzu schwierig umzusetzen ist diese „Wunschvorstellung“ eigentlich nicht, haben es die meisten Homeoffice-Mitarbeiter oft gar nicht soweit bis ins Büro der Agentur. So sind vor Ort-Meetings und Anwesenheitszeiten bei Bedarf leicht realisierbar.

Schwieriger wird es, wenn die Mitarbeiter am anderen Ende der Welt arbeiten und dann in den Tag starten, wenn das Office in Deutschland die Türen schließt. Digitale Nomaden heißen all diejenigen, die den Traum vom unabhängigen Arbeiten besonders intensiv ausleben und sich das improvisierte Büros an den schönsten Stränden dieser Welt einrichten.

Digitaler Nomade trotz Festanstellung? Da sich das Arbeitsmodell auch zeitweise (meist für ein bis drei Monate) umsetzen lässt, muss man nicht zwangsläufig Freelancer sein, um Arbeit und Reisen zu verbinden. Vor allem projektbasierte Arbeiten und all jene Tätigkeiten, die nicht zwingend Präsenz erfordern (z.B. Webentwicklung, Marketing), können auch von unterwegs aus erledigt werden.

Inzwischen gibt es schon Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Festangestellten den Weg in das digitale Nomadentum zu vereinfachen. Organisation und Durchführung der „Arbeitsreise“ übernehmen diese Firmen, die Agentur muss nichts weiter tun, als den Mitarbeiter in die Obhut der Remote-Experten zu entlassen. Nadja Mütterlein, Gründerin von Remote Talents, betont die Vorteile für beide Seiten:

„Man kann sich gar nicht vorstellen, wie vielfältig die Möglichkeiten sind, bis man es selbst erlebt hat. Die Impulse, die durch interessante Vorträge oder verschiedenen Workshops gegeben werden, sind unglaublich. Vor allem an den Hotspots der digitalen Nomaden, wie z.B. in Chiang Mai, ballt sich das Wissen aus den unterschiedlichsten Bereichen. Das muss man einfach selbst erleben!“, Nadja Mütterlein

 

 

Workations für die ganze Agentur

Wer das eigene Unternehmen für Denkanstöße öffnen möchte oder einfach mal Bock auf einen Tapetenwechsel hat, der kann auch das ganze Büro für einen begrenzten Zeitraum an einen fremden Ort verlegen. Was total verrückt klingt, nennt sich Workation und ist ein moderner Lösungsansatz für besonders mutige Firmen. Eine Workation kann dabei wenige Tage oder eine ganze Woche andauern und theoretisch überall stattfinden. Auch hier gibt es Firmen, die einem beratend und organisatorisch zur Seite stehen.

Die Vorteile bleiben die gleichen: Frischer Wind und neue Motivation werden in die Agentur getragen. Noch dazu können alle Mitarbeiter austesten, ob ihnen das Modell Remote Work überhaupt zusagt. Und da eine Workation in einem klar abgesteckten Zeitraum stattfindet, lohnt es sich in diesem Rahmen ein eigenes Projekt anzugehen. Dies kann ein neues Produkt oder ein Relaunch sein oder die Ausarbeitung eines bestimmten Konzepts.

 

 

Remote Work in der Praxis: Diese Agenturen machen es vor

Kritiker bemängeln, dass Remote Work in der Theorie super klingt, aber nur selten darüber gesprochen wird, wie diese neue Arbeitsform nun konkret in Agenturen (Freiberufler ausgenommen) umgesetzt wird. Ein Vorwurf, der vor allem darin begründet liegt, dass es nur wenig Erfahrungswerte gibt auf die zurückgegriffen werden kann. Eine Best Practice gibt es einfach noch nicht. Agenturen, die sich für Remote Work als Arbeitsmodell entscheiden, müssen es selbst ausprobieren, dazu lernen und mit gutem Beispiel voranschreiten.

“Während es meist Freelancer sind, die von unterwegs arbeiten, gibt es für Festangestellte keine Best Practice an der man sich orientieren könnte. Die Unternehmen müssen den Mut aufbringen, etwas Neues und Unbekanntes zu wagen und aus der eigenen Erfahrungen lernen. Das kostet erst einmal Überwindung”, Anna Schüler

Natürlich sind inzwischen schon einige Arbeitgeber bekannt, die Remote Working zu einem festen Bestandteil des Arbeitsalltags gemacht haben. Zu nennen ist hier u.a. die Agentur undpaul aus Hannover (mit weiterem Standort in München). Die Väter des Teams arbeiten zu einem Großteil in Vollzeit und aus dem heimischen Büro. Co-Geschäftsführer Johannes Haseitl ist selbst Vater und weiß, wie wertvoll die Flexibilität ist, die Remote Work einem bietet.

Auch bei Pier2Port setzt man seit Jahren auf die Integration des Homeoffice, national wie international. Was aus Platzmangel entstand, entwickelte sich zu einer vorteilhaften Arbeitsform.

Auch das Team von Leankoala aus Hamburg arbeitet größtenteils remote.

 

Remote Working für Kreative – So klappt es in der Praxis

Fragt man andere Agenturen oder uns nach dem Erfolgsgeheimnis von Remote Work, so lautet die Antwort in den allermeisten Fällen: Learning by Doing. Wer seine Mitarbeiter als Digitale Nomaden auf die Reise schicken will oder Homeoffice zu einem konstanten Bestandteil des Berufsalltags machen möchte, der muss dies zwangläufig selber ausprobieren und aus den eigenen Erfahrungen lernen.

Nichtsdestotrotz gibt es viele Tipps und Ratschläge, die man mit auf den Weg nehmen kann und die einem helfen, Remote Working zu organisieren. Ratsam ist es, alle Tipps und Erfahrungswerte innerhalb der Agentur zu dokumentieren. Das hilft, wenn ein anderer Mitarbeiter ins Homeoffice geht oder zeitweise zum digitalen Nomaden wird. Bestenfalls entsteht intern ein kleiner Guide.

 

 

Projekte im Vorfeld so detailliert wie möglich abstecken

Wenn der Mitarbeiter im Homeoffice sitzt oder dank Zeitverschiebung dann arbeitet, wenn der Projektverantwortliche schläft, fallen kurzfristige Abstimmungen weg. Gemeinsam einen Kaffee schlürfen und über das aktuelle Projekt plaudern? Das gibt es beim Remote Working nicht. Daher ist es besonders wichtig, Projekte und Aufgaben intensiv zu briefen und genau abzustimmen, was zu tun ist.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es hilfreich ist, wenn der jeweilige Mitarbeiter an verschiedenen Projekten arbeitet. Und auch an solchen, die ohne kurzfristige Abstimmung oder offline weiterbearbeitet werden können. Vor allem Digitale Nomaden, die am anderen Ende der Welt sitzen und kurzfristig keine funktionsfähige Internetverbindung aufbauen können, haben dann immer noch einer Aufgabe an der sie weiterarbeiten können.

 

Vertrauen geben und verantwortungsvoll damit umgehen

Zu arbeiten, wann und wo man möchte, ist ein sehr komfortabler Zustand. Trotzdem vertraut die Agentur darauf, dass der Kreative seine Arbeit erledigt und rechtzeitig fertigstellt. Ob und in wie weit man den Arbeitsfortschritt dokumentiert, bleibt dabei jeder Agentur selbst überlassen.

Am Anfang mag es ungewohnt sein, nicht jeden Arbeitsschritt zu kontrollieren und dem Mitarbeiter größere Freiheiten zu geben. Vertraut man damit ganz allein darauf, dass der Angestellte selbstständig eine Lösung findet, seine Arbeit bestmöglich zu erledigen.

Inzwischen gibt es zahlreiche Tools, die einem helfen, Projekte zu verwalten oder Arbeitszeiten zu erfassen. Im Optimalfall dient die Zeiterfassung hierbei nicht der Kontrolle des Mitarbeiters und läuft automatisiert im Hintergrund ab (mehr dazu erfahrt ihr hier).

 

Geeignete Arbeitsräume finden und flexibel mit technischen Umständen umgehen

Wer remote arbeitet, kann theoretisch von überall arbeiten: Im Schlafanzug aus dem Bett, eingekuschelt auf dem Sofa, im belebten Café drei Straßen weiter oder im Wohnzimmer bei Freunden, die man spontan besucht. Trotz all dieser Freiheiten ist es ratsam, eine mehr oder weniger feste Arbeitsroutine zu entwickeln und geeignete Arbeitsplätze zu finden an denen man auch wirklich produktiv arbeiten kann (z.B. drei feste Orte, die zum Arbeiten da sind und auch überwiegend für diesen Zweck genutzt werden). Diese Trennung hilft dem Mitarbeiter u.a. auch dabei, Freizeit und Beruf zu trennen und nicht vollends zu vermischen. Denn die Erfahrung zeigt: Oft ist es für Remote Worker schwierig diese Trennlinie zu ziehen und festzulegen, wo Freizeit aufhört und wann Arbeit anfängt.

 

Feste Arbeitszeiten trotz fehlender Kernarbeitszeiten festlegen

Dass viele Kreative theoretisch auch erst am Mittag anfangen könnten zu arbeiten, bedeutet keinesfalls, dass man am Ende weniger Arbeit zu erledigen hätte. Ähnlich wie bei den festen Arbeitsräumen, sollte man daher feste Kernarbeitszeiten festlegen, abgestimmt auf die individuellen Konzentrationsphasen (einige sind z.B. am Abend nochmal besonders produktiv) und persönliche Bedürfnisse und Termine (Kinder, Mittagessen, Ruhephasen etc.) . Denkbar wären z.B. zwei Stunden am Morgen und sechs am Nachmittag.

Darüber hinaus gibt es feste Termine und Meetings bei denen auch der Remote-Mitarbeiter anwesend sein muss. Hier gilt für Agentur und Mitarbeiter gleichermaßen: Vorab entscheiden, wann Abstimmungen stattfinden, Feedback eingeholt wird und Termine mit anderen Mitarbeiten notwendig sind. Ein Lösungsansatz ist ein fester Office-Tag, den der digitale Mitarbeiter einhält.
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Arbeiten im Homeoffice: Auf diese Tools sollte man nicht verzichten

Ganz gleich, ob einer von vielen im Homeoffice sitzt oder das ganze Team auf der Welt verteilt ist, um die Nutzung von Kommunikations- und Managementtools kommt man nicht herum. Aus unserer Erfahrung und basierend auf den Tipps einiger Agenturen und Remote-Mitarbeiter, können wir euch vor allem diese Programme wärmsten an Herz legen:

GoToMeeting

GoToMeeting ist ein kostenloses Programm, dass es euch ermöglicht an Meetings teilzunehmen, auch wenn ihr nicht vor Ort seid.

Sococo

Sococo ist ein super Tool, um sich ortunabhängig mit agilen Teams auszutauschen. Dazu werden die beteiligten Mitarbeiter virtuell in einem Raum zusammengebracht.

Slack

Slack ist das perfekte Tool für die Teamkommunikation und wird auch von uns alltäglich genutzt. Die Kommunikation kann durch sogenannte Channels gruppiert werden. Auch (Video-)Telefonie, sowie die Anbindung verschiedener Programme ist via Slack möglich.

Zoom

Mithilfe von Zoom kann auch bei geringer Bandbreite eine flüssige Video-, Audio- oder Bildschirmübertragung gewährleistet werden.

GoogleDocs, Dropbox, WeTransfer

Vor allem größere Dateien können nicht immer per Mail versandt werden. Inzwischen gibt es zahlreiche Tools, die sich darauf spezialisiert haben, Dateien in beliebiger Datengrößer zu teilen.

Jira

Mit Jira können Aufgaben verwaltet und nachverfolgt werden. Jira vereinfacht die Zusammenarbeit ganz egal, wo sich die Mitarbeiter gerade befinden. Das Aufgabenmanagement kann dabei auch über ein Kanban-Board organisiert werden.

Agentursoftware

Arbeitszeiten erfassen, Projekte verwalten, Dateien teilen – eine Agentursoftware, wie das HQ, vereint all diese Funktionen in einem Tool. Da meiste alle Mitarbeiter der Agentur auf die Software zugreifen, befinden sich alle Informationen zu einem Projekt an einem zentralen Ort (Dateien, Kontaktdaten und –historien, Projektzeiten).

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