So kann der 5-Stunden-Tag in Agenturen gelingen

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Passend zum Thema wollen wir das Intro kurzhalten. Wir haben für euch einige Erfahrungen mit dem 5-Stunden-Tag zusammengetragen – und Empfehlungen abgeleitet für Agenturen, die das Modell erfolgreich einführen wollen.

 

Ist der 8-Stunden-Tag ein Auslaufmodell?

Nein. Denn das würde bedeuten, dass das Modell jemals gelaufen wäre. Dass wir seit einer Weile wieder über flexible und kürzere Arbeitszeiten diskutieren, wird gerne mit den Ansprüchen verwöhnter junger Menschen in Zusammenhang gebracht. Dabei hat der Ruf nach neuen Arbeitszeitmodellen weit weniger mit einer neuen Generation zu tun, als mit neuen Technologien, die diese Modelle endlich sinnvoll ermöglichen. Acht Stunden im Büro haben nämlich auch in der guten alten Zeit niemals wirklich acht Stunden Arbeit bedeutet. Sondern schlicht acht Stunden Anwesenheit innerhalb derer die Arbeit seit jeher auch zu einem gewissen Grad simuliert wird. Wer das ernsthaft leugnet, kann an dieser Stelle direkt aufhören zu lesen.

 

Ein Auslaufmodell? Das Modell des 8-Stunden-Tages ist niemals richtig gelaufen.

 

Zahlreiche Studien haben längst belegt, dass es sich bei der Vorstellung von acht Stunden produktiver Arbeit um einen Wunschtraum von Arbeitgebern handelt. Um nur ein paar Beispiele zu nennen:

  • Business Insider zitiert eine anonyme Umfrage der Plattform Vouchercloud unter 2000 britischen Büroarbeitern, der zu Folge an einem 8-Stunden-Tag durchschnittlich zwei Stunden und 53 Minuten gearbeitet werden. Der Rest fließe in arbeitsferne Gespräche, Zeitunglesen, Social Media, Raucher- und Kaffeepausen, Online Shopping und sogar (!) in die Suche nach einem neuen Job.
  • In einer Arbeitszeitstudie der Draugiem Group verbrachten die produktivsten 10 Prozent der Mitarbeiter mindestens 25 Prozent ihrer Anwesenheitszeit mit Pausen. Die besten unter ihnen legten durchschnittlich alle 52 Minuten eine Pause von 17 Minuten ein.
  • Die schwedische Stadt Göteborg hat in einer Langzeitstudie Pflegekräfte mit 8-Stunden-Schichten und solche mit 6-Stunden-Schichten vergleichen. Während Erstere 62,5% mehr Krankheitstage nehmen mussten, schafften es Letztere 64% mehr Aktivitäten ausführen.
  • Laut einer Studie des spanischen Aragon Institute of Health Sciences steigt bei einer Arbeitswoche ab 40 Stunden die Wahrscheinlichkeit das Burnout-Syndrom zu entwickeln gegenüber maximal 35 Arbeitsstunden um das Sechsfache. Wenige Stunden machten hier bereits einen großen Unterschied.
  • Auch die Studie „The Productivity of Working Hours“ der Stanford University bestätigt die Korrelation, dass lange Arbeitszeiten nicht nur die Produktivität sinken lassen – sondern auch das Risiko für Fehler und Krankheitsfälle stark erhöhen.

In einem Land, das lange Arbeitszeiten und Tüchtigkeit derart gleichsetzt wie Deutschland, wird es sicher noch eine ganze Weile dauern bis Unternehmen einschlägige Studien ernst nehmen. Doch zum Glück gibt es bereits Pioniere wie die Agentur Lasse Rheingans Digital Enabler.

 

In einem Land, das lange Arbeitszeiten und Tüchtigkeit derart gleichsetzt wie Deutschland, wird es sicher noch eine ganze Weile dauern bis Unternehmen einschlägige Studien ernst nehmen.

 

Das Experiment der Agentur Lasse Rheingans Digital Enabler

Eine junge Bielefelder Agentur hat den Anfang gemacht – und das Medienecho war enorm. Seit Oktober 2017 wird bei Lasse Rheingans Digital Enabler von 8.00 bis 13.00 Uhr gearbeitet. Bei gleicher Bezahlung. In der Folge gingen nicht nur hunderte von Bewerbungen ein. Der Gründer Lasse Rheingans fasst alle bisherigen Erkenntnisse Ende März 2018 in einem Zwischenfazit wie folgt zusammen.

Positiv:

  • die Mitarbeiter kommen ausgeruhter, glücklicher und motivierter in die Arbeit
  • Probleme, wie Überlastung durch falsche Aufgabenverteilung oder fehlende Kompetenzen im Team, werden bei dem knapperen Pensum sofort sichtbar, so dass man direkt nachbessern kann
  • Meetings und Meeting-Zeiten wurden aufgrund des Zeitmangels stark reduziert
  • Frühstückspausen wurden abgeschafft – stattdessen trifft man sich freiwillig ab 13 Uhr in der Küche
  • die Mitarbeiter diskutieren von sich aus jede Woche, wo man noch rationalisieren oder Prozesse verbessern könnte
  • die Mehrheit der Kunden gab entweder positives Feedback oder hatte die Umstellung gar nicht bemerkt – Irritationen entstanden nur vereinzelt durch mangelnde Erreichbarkeit an Nachmittagen

Negativ:

  • das Stresslevel innerhalb der 5 Stunden ist definitiv gestiegen
  • die Entwicklung/ Weiterbildung von Mitarbeitern kann nicht mehr so gut begleitet werden
  • ohne die freiwilligen Mittagessen würde der soziale Kontakt untergehen

Fazit:

  • keiner der Mitarbeiter möchte wieder nach dem alten Modell arbeiten
  • die Agentur setzt das Experiment fort und verbessert das Modell sukzessive und undogmatisch

 

Automatische Zeiterfassung: Wie geht das eigentlich? Und für wen lohnt es sich (nicht)?

 

Die Cases von Tower Paddle Boards und Brath 

Eine der berühmtesten Erfolgsgeschichten des 5-Stunden-Tages hat das Startup Tower Paddle Boards geschrieben. Der Hersteller von Stand-up-Paddel-Boards führte 2015 als erstes bekanntes Unternehmen die Arbeitszeit von 8 bis 13 Uhr ein – ebenfalls bei gleichem Gehalt. Hauptgrund war für den visionären Gründer Stephan Aarstol das Mittagsessen. Ihm war aufgefallen, dass manche Kollegen nie zum Essen gingen – andere dafür jeden Tag mindestens eine Stunde lang. Zudem floss seiner Ansicht nach während der Arbeit zu viel Zeit in die Planung des Essens („Mit wem, wann und wohin gehe ich?“) und in die Erholung vom sogenannten Essenskoma.

 

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Er stellte also die Arbeitszeiten um und beteiligte all seine Mitarbeiter sogar noch zu 5 Prozent am Gewinn. Im Gegenzug verlangte er von ihnen die doppelte Produktivität. Während einige das Plus an Freizeit liebten, empfanden andere die Kürzung der Zeiten und die Erwartung an mehr Output als zu starken Leistungsdruck. Ihnen wurde nahegelegt zu gehen. Aarstol selbst spricht von einer harten Umstellung in den ersten Monaten und von anhaltend hohem Druck, der eben nicht jedem liege. Was er jedoch bei diesem harten Schnitt gewonnen hat, sind nicht nur hochmotivierte Mitarbeiter, die Arbeit von acht Stunden in fünf erledigen können. Er konnte auch bereits im ersten Jahr ein Umsatzwachstum von 40% hinlegen. Tower Paddle Boards gehört heute zu den am schnellsten wachsenden Unternehmen der USA – und Aarstol sagt Sätze wie: „Wenn wir mal ehrlich sind, arbeiten wir nur zwei bis drei Stunden am Tag ernsthaft.“

 

„Wenn wir mal ehrlich sind, arbeiten wir nur zwei bis drei Stunden am Tag ernsthaft.“ Stephan Aarstol, “Erfinder” des 5-Stunden-Tages

 

Auch der Schwede Magnus Brath hat es trotz kürzerer Arbeitszeiten bei marktüblichem Gehalt geschafft mit seinem Startup Brathzu wachsen. Brath setzte bereits bei Gründung auf einen 6-Stunden-Tag. Kennzeichnend für den Betrieb ist laut Mitarbeitern konzentriertes Arbeiten in relativer Stille. Die Kommunikation läuft bei Brath auch zwischen Kollegen, die nebeneinandersitzen, größtenteils über Chats. So wird niemand unterbrochen und jeder kann antworten, wann es ihm passt. Im Gegensatz zu Tower Paddle Boards hat die Mittagspause die Umstellung überlebt. Dafür wurden die Fikas, traditionelle schwedische 15-Minuten-Pausen nach je zwei Stunden Arbeit, aus dem Arbeitstag gestrichen. Als größten Zeitfresser neben Unterbrechungen durch Gespräche hat man bei Brath Meetings und Telefonate identifiziert. Da diese Kommunikation so gering wie möglich gehalten wird, haben Mitarbeiter das Gefühl mehr Zeit für ihre Aufgaben zu haben.

 

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Für den 5-Stunden-Tag sprechen folgende Argumente

Alle bisher bekannten Experimente mit kürzeren Arbeitszeiten ergaben eine höhere Produktivität durch stärker motivierte Mitarbeiter und die natürlichen Anreize Prozesse zu reflektieren und zu verbessern. Dabei fällt auf, dass sich insbesondere durch die Vermeidung von überflüssiger Kommunikation und von Unterbrechungen viel Zeit und Output gewinnen lässt. Die Beispiele von Lasse Rheingans Digital Enabler und Tower Paddle Boards, die tausende von Bewerbungen erhielten, bestätigen, dass Unternehmen mit kürzeren Arbeitszeiten zusätzlich ihre Arbeitgebermarke stärken. Sie senken die Kosten für Recruiting und können aus einem größeren Pool an Hochqualifizierten schöpfen. Zudem legen Forschungsergebnisse nahe, dass Krankenstand und Fluktuation der Mitarbeiter deutlich sinken.

 

Und so sieht die Contra-Seite aus

Alle Erfahrungen zeigen, dass der Druck innerhalb der kürzeren Arbeitszeiten spürbar ansteigt. Nicht jeder sei dem Stress gewachsen und könne sein Pensum erfüllen. Ein weiteres Problem ist die Frage, wie dieses Pensum bzw. der Output, objektiv zufriedenstellend gemessen werden kann. Schwierigkeiten ergeben sich auch, weil persönliche Gespräche durch den Zeitdruck auf der Strecke bleiben. Auch die Ausbildung oder Weiterentwicklung von jüngeren Mitarbeitern scheint kaum noch möglich zu sein. Und durch das Wegfallen von Pausen stehen nicht nur Raucher vor einem handfesten Problem, sondern im Prinzip jedes menschliche Gehirn. Denn die Forschung legt nahe, dass wir uns am besten in Abschnitten von bis zu einer Stunde konzentrieren können und dann eigentlich kurze Pausen brauchen, um die Leistung wieder hochfahren zu können. Letztlich fällt auf, dass alle Experimente bisher auf physische Anwesenheit setzen. Das ist natürlich nicht vereinbar mit Konzepten wie dem Home Office und Remote Work, die sich laut einer neuen Studie der Standford University ebenfalls sehr positiv auf die Produktivität auswirken.

 

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Vier Empfehlungen, damit der 5-Stunden-Tag gelingen kann

 

1) Summe produktiver Stunden anstelle von festen Arbeitszeiten

Das größte Problem bisheriger Versuche ist der Ansatz die fünf Stunden innerhalb fester Uhrzeiten anzusetzen. Es ist eine schöne Vorstellung, dass ein ganzes Team sich aus gleich erfahrenen und gleich talentierten Mitgliedern zusammensetzt, die sich dazu noch konstant in derselben Tagesform befinden. In diesem Szenario wären feste Arbeitszeiten von 8 bis 13 Uhr überhaupt kein Problem. Alle würden ihr Pensum schaffen und niemand hätte unter Druck zu leiden. Es käme auch keine Unzufriedenheit auf, weil einer mehr Pausen braucht als der andere. Aber abgesehen davon, dass die Realität weit davon entfernt ist, hätten wir damit immer noch ein Szenario, in dem keine Zeit ist, um ein bisschen zu quatschen oder herumzualbern. Ohne soziales Miteinander ist aber langfristig keine positive Kultur möglich und die ist ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg sowie die Gesundheit der Angestellten.

 

Ohne soziales Miteinander ist aber langfristig keine positive Kultur möglich und die ist ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg sowie die Gesundheit der Angestellten.

 

Aber was ist die Alternative zu festen Arbeitszeiten? Das wird den einen oder anderen jetzt nicht vom Stuhl hauen – aber es sind flexible Arbeitszeiten. Hierbei wird die Arbeitszeit nicht in Anwesenheit, sondern in produktiver Zeit gemessen. Mitarbeiter bekommen einfach nur die Vorgabe jeden Tag eine Summe von fünf produktiven Stunden zu erreichen. Im Falle von Agenturen sind das meist die IST-Stunden auf Projekten. Die Vorteile dieses Ansatzes liegen auf der Hand: Jeder kann sein eigenes Tempo gehen, aber es existieren zu jeder Zeit Anreize sich in der eigenen Produktivität zu verbessern. Je produktiver der Mitarbeiter, desto schneller wird er seine Summe erreicht haben. Zugleich bleibt immer der Raum für soziale Bedürfnisse und zwanglose Kommunikation.

 

2) Produktive Stunden automatisch messen

Daran schließt natürlich die Frage an, wie Mitarbeiter ihre produktiven Stunden, die IST-Stunden auf Projekten, ermitteln sollen. Das geht natürlich nicht über Schätzungen, da diese oft weit danebenliegen und willkürlich sind. Permanentes auf Zetteln mitschreiben oder Stoppuhren drücken, stört bei der Arbeit und kostet damit wieder Produktivität durch die vielen Unterbrechungen. Außerdem: Da man das Mitschreiben und Mitstoppen sofort vergisst, sobald man sich wirklich auf seine Arbeit konzentriert, landet man am Ende sowieso oft wieder bei subjektiven Schätzungen. Das einzige Instrument, um Projektzeiten wirklich objektiv und präzise zu ermitteln, ist automatische Zeiterfassung. Denn hier misst der Computer die Aktivitäten und Kalendertermine, deren Dauer dann automatisch oder per Drag & Drop auf Projekten zusammengezählt wird. Zu wem dieses Konzept passt, der sollte es unbedingt zur Projektzeiterfassung nutzen, da es auch viele Möglichkeiten gibt, den Umsatz über die genaueren Projektzeiten zu steigern. Wichtig: Es handelt sich nicht um Überwachung. Die Zeiten werden nach wie vor vom Nutzer selbst erfasst und weitergeleitet.

 

3) Qualität in möglichst engen Zyklen abstimmen

Mittlerweile gibt es viele Anhänger des Paretoprinzips, also der 80/20 Regel. Manche von ihnen, wie der Gründer Stephan Aarstol sind tatsächlich echte Produktivitätsmonster. Viele andere kriegen allerdings eher „shit“ done als „shit done“. Das auszubügeln kostet im Nachgang dann sehr viel mehr Zeit, als es gleich richtig zu machen. So wird der angestrebte 5-Stunden-Tag schnell wieder zum 10-Stunden-Tag. Produktivität wird nicht in Zeit gemessen, sondern über die Qualität des Outputs. Dabei ist Zeit nur einer der Faktoren. Man kann Qualität frei als „Übereinstimmung von Soll und Ist“ definieren. Wie schnell diese Übereinstimmung erreicht ist, hängt nicht nur von Talent ab, sondern in viel höherem Maß von Wissen, Erfahrung und Motivation. Die gute Nachricht: Alle drei Kriterien lassen sich hervorragend weitergeben und insbesondere in Agenturen gibt es dafür ein ausgezeichnetes Instrument: die Abstimmung.

 

Die Übereinstimmung von Soll und Ist hängt nicht nur von Talent ab, sondern in viel höherem Maß von Wissen, Erfahrung und Motivation.

 

Als junger Kreativer war ich anfangs ganz hingerissen von mir und meinen scheinbar großartigen Ideen – bis ich dann mal versuchte diese Exzellenz ganz alleine bei der Arbeit an meiner Mappe zu erreichen. Spätestens da wurde mir bewusst, dass ich einfach nur außergewöhnlich gute Kreativdirektoren hatte, die mich täglich in Windeseile von netten Ansätzen zu guten Werbemitteln coachten – so viel zum Thema Wissen und Erfahrung.

Denn auch die Motivation wird maßgeblich von Abstimmungen in kürzeren Zyklen beeinflusst. Einerseits, weil häufiges Feedback laut Forschung motivierend wirkt, da man Aufmerksamkeit für die tägliche Arbeit bekommt. Andererseits, weil enge Timings nachweislich Prokrastination vorbeugen. Das wird jeder bestätigen, der schon mal auf eine Prüfung lernen musste oder eine andere Art Deadline näher rücken sehen konnte.

Fazit: Output ist nicht gleich Output. Häufige Feedbacks steigern die Qualität der Arbeit über die Weitergabe von Wissen, Erfahrung und Motivation enorm. Das heißt, wer extra schnell ans Ziel kommen möchte, sollte sich häufig abstimmen. Zur weiteren Vertiefung hier eine die Standford Studie zur Steigerung der Produktivität durch Kollaboration.

 

4) Cut the crap out: Weniger überflüssige Kommunikation und Unterbrechungen

Die Zeit für häufigere Abstimmungen und generell kürzere Arbeitszeiten muss man natürlich irgendwo gewinnen: Fast in allen Arbeitsbereichen finden sich analoge oder manuelle Prozesse, die man durch Arbeit in Tools ersetzen oder beschleunigen kann. Wie viele Wegzeiten, Wartezeiten und Material am Drucker spart alleine ein gutes Tool für Videokonferenzen und Screensharing? Wie viele unnötige Meetings und Emails verhindert ein gutes Task Management-Tool? Wie viel überflüssigen Austausch spart eine Agentursoftware, die alle Prozesse von Planung über Controlling bis Abrechnung transparent macht?

 

Die passende Software finden, wie klappt das eigentlich? Wirf dazu einen Blick in diesen Beitrag: Mit diesen 5 Schritten findest du die richtige Business- und Agentursoftware

 

Die größten Zeitfresser und Produktivitätskiller sind ohne Zweifel Meetings, die alle Beteiligten durch Wegzeiten, Wartezeiten und schlechte Moderation oder mangelnden Fokus einzelner Teilnehmer aufhalten. Beinahe genauso schmerzhaft: Kommunikation über Emails. Zeitintensiv ist nicht nur die gute alte Email-Etikette, sondern auch das Geklicke und Gesuche in Email Clients. Am meisten unterschätzt jedoch werden Unterbrechungen. Kurz mal den Kollegen fragen, nur weil Informationen nicht in Task Management-Tools dokumentiert sind oder offen zugänglich in einer Projekt- bzw. Agentursoftware, ist ein vergleichsweise irrer Zeitverlust. Statt ein paar Klicks braucht es dann ein kurzes Gespräch, das sich nicht nur meistens über die konkrete Frage hinaus ausweitet, sondern die andere Person aus ihrem Arbeitsfluss holt – in den sie danach erst einmal wieder zurückfinden muss. Zudem läppern sich diese Unterbrechungen über den Tag enorm.

 

Deshalb hier die wichtigsten Tools, um den Zeitfressern vorzubeugen:

  1. Chats,wie z.B. Slack für eine asynchrone, schnelle und ungezwungene Kommunikation
  2. Task Management-Tools,wie z.B. JIRA oder Asana für Dokumentation und Kollaboration an Aufgaben
  3. Tools für Videokonferenzen und Screensharing für schnellere Abstimmungen und Meetings
  4. Agentursoftwarefür die Abbildung und das Management von Prozessen, wie Projekt- und Ressourcenplanung, Controlling, Angebotserstellung und Abrechnung

 

Persönliches Fazit 

Dieser Artikel ist in acht Stunden und 49 Minuten an fünf Tagen innerhalb kürzerer Sprints entstanden (siehe Screenshots). Vor ein paar Jahren hätte ich sicher die ganze Woche gebraucht, um ihn in derselben Qualität zu recherchieren und zu schreiben.

 

Die wichtigste Voraussetzung, um das eigene Arbeitsverhalten produktiver machen zu können, ist es zu kennen.

 

Die wichtigste Voraussetzung, um das eigene Arbeitsverhalten produktiver machen zu können, ist es zu kennen. Dazu gibt es meiner Ansicht nach keinen besseren Weg, als Arbeitszeiten automatisch zu messen und sie zu analysieren. Hat man sich die objektiv gemessenen Arbeitsprozesse erst einmal vor Augen geführt, lassen sich an allen Ecken und Enden Verbesserungspotenziale durch Tools und Selbstorganisation erkennen.

 

 

 

Den 5-Stunden-Tag halte ich für eine großartige Vision, die im Modell fester Arbeitszeiten aber wahrscheinlich ein unerreichtes Ideal bleiben wird. Doch die Wahrheiten und Chancen auf denen der 5-Stunden-Tag fußt, sind nicht zu bestreiten. Deshalb sollten wir die Maßgabe fünf Stunden produktiv zu arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten kombinieren. So nimmt man die Anreize für besonders motivierte Mitarbeiter mit – ohne die weniger Leistungsstarken unter Druck zu setzen und das Sozialleben im Unternehmen auszulöschen.

 

Mir sind fünf produktive Arbeitsstunden von einem glücklichen Mitarbeiter tausend mal mehr wert als acht bis zehn zum Teil abgesessene Stunden von einem demotivierten Mitarbeiter, der in absehbarer Zeit ausbrennt und den Job wechselt.  

 

Um abschließend ganz ehrlich zu sein: Ich selbst arbeite mehr als fünf Stunden am Tag. Weniger ist als Unternehmer kaum möglich, da man automatisch von einem angenehmen Gefühl der Unsicherheit angetrieben wird. Aber weniger zu arbeiten ist auch keines meiner Bedürfnisse – da ich direkt und in relevantem Ausmaß am Erfolg beteiligt bin und mich nach eigenen Vorstellungen verwirklichen kann. Nur wenige Angestellte haben diesen Anreiz. Deshalb sind mir fünf produktive Arbeitsstunden von einem glücklichen Mitarbeiter tausend mal mehr wert als acht bis zehn zum Teil abgesessene Stunden von einem demotivierten Mitarbeiter, der in absehbarer Zeit ausbrennt und den Job wechselt.    

 

 

Unser Gastautor Niclas Preisner, 30, hat als junger Kreativer in mehreren Agenturen gearbeitet und gründete vor 3 Jahren das Startup timeBro. In den letzten Jahren hat er den Zeiterfassungsprozess in über 100 Unternehmen kennengelernt.

 


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