Remote Work für alle – Der ultimative Guide für Remote-Agenturen und solche, die es werden wollen

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Einleitung

Steigende Kundenansprüche, sich ständig verändernde Prozesse und schrumpfende Margen – alles externe Anforderungen mit denen Kreative täglich umgehen. Damit natürlich nicht genug. Auch innerhalb der Agentur wachsen die Herausforderungen.

Ambitionierte Absolventen starten mit genauen Vorstellungen an ihren Arbeitgeber ins Berufsleben, Mitarbeiter fordern Homeoffice-Arbeitsplätze oder arbeiten ohnehin von unterwegs. Es gibt Agenturen, die gerade erst die Work-Life-Balance ins Rollen gebracht haben, schon ruft Generation Z die Life-Life-Balance auf den Plan. Eine Trennung zwischen Arbeit und (Privat-)Leben findet dort gar nicht mehr statt. Wenn es passt und sich der eigene Lebensentwurf mit dem Unternehmen verträgt, werden zwischen Werktag und Wochenende kaum noch Grenzen gezogen.

Klingt erstmal ganz gut, bedeutet aber auch, dass die entsprechenden Rahmenbedingungen sichergestellt werden müssen. Wir zeigen euch deshalb, wie Remote Work zum Erfolgsmodell in eurer Agentur werden kann – Tipps, Tools, Erfahrungsberichte und Checklisten für die Umsetzung inklusive!

 

1 Überblick Remote Work – Diese Möglichkeiten gibt es 

Ihr habt euch dazu entschieden Remote Work als dauerhaftes Arbeitsmodell in Betracht zu ziehen. Vielleicht habt ihr mit Freelancern schon erste Erfahrungen in der digitalen Zusammenarbeit gesammelt. Und jetzt wollt ihr auch Festangestellten die Möglichkeit bieten (zumindest zeitweise) orts- und zeitunabhängig zu arbeiten? Soweit, so gut. Gehen wir einen Schritt zurück und werfen wir einen Blick auf die unterschiedlichen Varianten, Remote Work im eigenen Unternehmen anzuwenden.

Remote Working – Was ist das eigentlich?

Das Cambridge Dictionary definiert Remote Work als einen Zustand bei dem der Mitarbeiter hauptsächlich von zuhause arbeitet und mit dem Unternehmen überwiegend via E-Mail und Telefon kommuniziert. Tatsächlich ist Remote Work inzwischen viel vielseitiger. Es gibt Mitarbeiter, die hin und wieder mal von zuhause, also remote, arbeiten, Festangestellte, die fast nur im Home Office sitzen oder solche, die sogar um die Welt reisen während sie ihren Job ausüben. Das wichtigste Merkmal bleibt: Der Arbeitnehmer arbeitet nicht fest im Büro, sondern remote, d.h. aus der Ferne. Dabei ist es egal, ob im heimischen Büro, aus dem Bett, dem Lieblingscafé oder vom Strand gearbeitet wird. Wie sich das Konzept tatsächlich in die Praxis übertragen lässt, darum geht es in diesem Whitepaper.

Arbeiten im Homeoffice oder dem Lieblingscafé um die Ecke

Im Prinzip könnten rund 30 Prozent der Beschäftigten in Deutschland von zuhause aus arbeiten und würden dies auch tun. Dies belegt eine Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW). In der Praxis arbeiten aber nur 12 Prozent der Arbeitnehmer aus dem Homeoffice. Und das, obwohl ihre Arbeit problemlos aus dem heimischen Büro verrichtet werden könnte. Woran liegt das? Das DIW geht davon aus, dass es vorrangig Arbeitgeber sind, die den Schritt in Richtung neue Arbeitsmodelle scheuen.

Dabei lohnt es sich, Abstand von festen Arbeitszeiten und vorgeschriebenen Handlungsabläufen zu nehmen. Die Standford University hat herausgefunden, dass Remote Work die Produktivität von Mitarbeitern steigert. Die Studienergebnisse belegen, dass Mitarbeiter im Homeoffice seltener krank werden, zufriedener sind und bis zu 13 Prozent produktiver arbeiteten. Noch dazu arbeiten Mitarbeiter im privaten Büro vergleichsweise lange an beruflichen Projekten. Obwohl die meisten Überstunden nur teilweise durch Lohn oder Freizeit ausgeglichen werden, kommen Homeoffice-Mitarbeiter im Schnitt auf 46 Wochenstunden, so die eingangs erwähnte DIW_Studie. Unglücklicher sind die Mitarbeiter dadurch nicht, ganz im Gegenteil.

Warum die Arbeit im Homeoffice trotz all dieser Vorteile noch kein fester Bestandteil in den meisten Agenturen ist? Vermutlich weil viele Arbeitgeber befürchten, dass auf einmal alle Angestellten von zuhause arbeiten wollen und ein Schneeballeffekt im Unternehmen ausgelöst wird. Nadja Mütterlein, Co-Gründerin von Remote Talents betont, dass dies keineswegs der Fall sei. Schließlich müssten Mitarbeiter, die Remote arbeiten, viel mehr Disziplin und Organisationsgeschick an den Tag legen. Darauf haben gar nicht alle Mitarbeiter Lust.

„Wer komplett unabhängig arbeitet und seine Arbeitszeit selbst einteilt, muss sehr organisiert und diszipliniert sein. Das wollen gar nicht alle Mitarbeiter.“

– Nadja Mütterlein, Remote Talents

Infografik Remote Work Homeoffice

Arbeiten vom anderen Ende der Welt? Digitale Nomaden

Die Arbeit aus den eigenen vier Wänden oder aus dem Lieblingscafé um die Ecke, dass allein klingt für viele schon nach einer absoluten Traumvorstellung. Allzu schwierig umzusetzen ist diese „Wunschvorstellung“ eigentlich nicht, haben es die meisten Homeoffice-Mitarbeiter oft gar nicht soweit bis ins Büro der Agentur. So sind vor Ort-Meetings und Anwesenheitszeiten bei Bedarf leicht realisierbar.

Schwieriger wird es, wenn die Mitarbeiter am anderen Ende der Welt arbeiten und dann in den Tag starten, wenn das Office in Deutschland die Türen schließt. Digitale Nomaden heißen all diejenigen, die den Traum vom unabhängigen Arbeiten besonders intensiv ausleben und sich das improvisierte Büros an den schönsten Stränden dieser Welt einrichten.

Digitaler Nomade trotz Festanstellung? Da sich das Arbeitsmodell auch zeitweise (meist für ein bis drei Monate) umsetzen lässt, muss man nicht zwangsläufig Freelancer sein, um Arbeit und Reisen zu verbinden. Vor allem projektbasierte Arbeiten und all jene Tätigkeiten, die nicht zwingend Präsenz erfordern (z.B. Webentwicklung, Marketing), können auch von unterwegs aus erledigt werden.

Inzwischen gibt es schon Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Festangestellten den Weg in das digitale Nomadentum zu vereinfachen. Organisation und Durchführung der „Arbeitsreise“ übernehmen diese Firmen, die Agentur muss nichts weiter tun, als den Mitarbeiter in die Obhut der Remote-Experten zu entlassen. Nadja Mütterlein, Gründerin von Remote Talents, betont die Vorteile für beide Seiten:

„Man kann sich gar nicht vorstellen, wie vielfältig die Möglichkeiten sind, bis man es selbst erlebt hat. Die Impulse, die durch interessante Vorträge oder verschiedenen Workshops gegeben werden, sind unglaublich. Vor allem an den Hotspots der digitalen Nomaden, wie z.B. in Chiang Mai, ballt sich das Wissen aus den unterschiedlichsten Bereichen. Das muss man einfach selbst erleben!“

– Nadja Mütterlein, Remote Talents

Infografik Remote Work Digitale Nomaden

Workations für die ganze Agentur

Wer das eigene Unternehmen für Denkanstöße öffnen möchte oder einfach mal Bock auf einen Tapetenwechsel hat, der kann auch das ganze Büro für einen begrenzten Zeitraum an einen fremden Ort verlegen. Was total verrückt klingt, nennt sich Workation und ist ein moderner Lösungsansatz für besonders mutige Firmen. Eine Workation kann dabei wenige Tage oder eine ganze Woche andauern und theoretisch überall stattfinden. Auch hier gibt es Firmen, die einem beratend und organisatorisch zur Seite stehen.

Die Vorteile bleiben die gleichen: Frischer Wind und neue Motivation werden in die Agentur getragen. Noch dazu können alle Mitarbeiter austesten, ob ihnen das Modell Remote Work überhaupt zusagt. Und da eine Workation in einem klar abgesteckten Zeitraum stattfindet, lohnt es sich in diesem Rahmen ein eigenes Projekt anzugehen. Dies kann ein neues Produkt oder ein Relaunch sein oder die Ausarbeitung eines bestimmten Konzepts.

Infografik Remote Work Workation

Nachgefragt: Kann man trotz Festanstellung ein Digitaler Nomade sein?

Kann nur derjenige Digitaler Nomade sein, der sein eigenes Ding startet und den festen Job an den Nagel hängt? Wir haben bei unseren Geschäftsführern und Kollegen nachgehakt und wollten wissen, welche Rahmenbedingungen erfüllt sein müssen, damit das Arbeiten vom Strand, auch ohne Aufgabe des sicheren Jobs, reibungslos funktioniert.

Ich bin dann mal weg…

Sachen packen und von heut auf morgen den Arbeitsplatz an den Strand verlagern? Ganz so einfach ist es dann doch nicht. Auch wenn das deutsche Wetter einen allzu oft dazu motiviert, spontan in den Flieger zu steigen… Vorab ein paar Dinge zu klären, alle Projekte intensiv zu briefen und den Handlungsrahmen genau abzustecken ist unumgänglich. Bei der Auswahl ist es wichtig, dass der Mitarbeiter auch an solchen Projekten beteiligt ist, die er im Notfall selbstständig bearbeiten kann. Schließlich fallen kurzfristige Abstimmungen an der Kaffeemaschine weg. Auch kann es vorkommen, dass man mal keine sichere Internetverbindung hat. In diesen Fällen muss gewährleistet sein, dass der Digitale Nomade trotzdem etwas zu tun hat:

„Am besten ist es, einen Blumenstrauß an Projekten bearbeiten zu können. Wenn alle in Deutschland schlafen und man nicht weiterkommt oder eine Entscheidung getroffen werden muss, kann man dann erstmal etwas anderes machen.“

– Lucas Bauche, HQLabs

Genauso essentiell ist es, dass vorab entschieden wird, bei welchen Meetings der digitale Nomade unbedingt anwesend sein muss. Wenn nicht zwingend notwendig, kann man so die Anzahl der Abstimmungen schon vorab reduzieren. Außerdem sollte das technische Setup, für jedes Meeting bei dem der digitale Nomade zugeschaltet wir, vorab gut vorbereitet werden. Auf diese Weise kann vermieden werden, dass technische Probleme zum Störfaktor werden und den Abstimmungstermin unnötig in die Länge ziehen.

Auf das Unerwartete vorbereitet sein

Wenn ein Mitarbeiter das erste Mal aus der Ferne arbeitet, kann man gar nicht auf alles vorbereitet sein. Durch die Zeitverschiebung und variierende Arbeitszeiten, ist manchmal unklar, von wann bis wann der Mitarbeiter eigentlich zu erreichen ist. Und auf laute Hintergrundgeräusche an Strandbars, die als einzige super WIFI haben (aber eben auch laute Musik spielen) ist man im Vorfeld auch nicht gefasst. Wenn man diese Erfahrungen aber einmal gemacht hat, kann man sich darauf einstellen und entsprechend reagieren.

„Ich konnte durch das nicht vor Ort sein relativ ungestört arbeiten. Das wäre im Office in Hamburg wahrscheinlich weniger der Fall gewesen. Hier gibt es einfach viel mehr Fragen vom Team, von Kunden, E-Mails, die zur normalen Geschäftszeit eintrudeln, etc..“

– Sebastian Rösch, HQLabs

Es empfiehlt sich alle Fragen, die nicht direkt geklärt werden können, in einen Slack-Chat zu tippen. Am Morgen hat der Verantwortliche dann direkt eine Liste mit allen dringenden Anfragen zur Projektweiterführung vor sich. Wichtig ist dabei, dass die Anliegen nicht im morgendlichen Chat-Trubel untergehen und entsprechend priorisiert werden. Auch die Verwendung von Jira und Kanban macht sich bewährt, wenn es kleinteilige Abstimmungen zu klären geht (Tipp: Schaut hierzu ins dritte Kapitel „Toolkit“).

Aus den veränderten Bedingungen einen Nutzen ziehen

In die Kategorie „Dinge, die man erst weiß, wenn man es selbst ausprobiert hat“, fällt auch die Erfahrung, dass die Zeitverschiebung keinesfalls etwas Negatives sein muss.

„Dadurch, dass unser Kollege bei sich morgens (bei uns in tiefer Nacht) angefangen hat zu arbeiten, konnte er ungehindert Infrastrukturarbeiten, Wartungsarbeiten und größere System-Updates machen, ohne dabei jemanden bei der Arbeit zu stören.“

– Lucas Bauche, HQLabs

Bedeutet dies, dass jeder seine sieben Sachen packen und vom Strand aus Arbeiten kann?

„Es geht vielmehr darum, ob man dem Mitarbeiter zutraut sein Zeitmanagement selbst zu erledigen. Er sollte dazu in der Lage sein, selbstständig sinnvolle Arbeitsplätze zu finden, den Drive aufzubringen, auch wenn das Heimat-Office schläft, knifflige Themen zu bearbeiten und so selbständig sein, nicht für jeden Kleinigkeit Hilfe zu benötigen. Man muss ihm vertrauen, trotz der verdienten Sonne immer noch das Beste für das Team zu verfolgen.“

– Lucas Bauche, HQLabs

Das Wichtigste, um trotz festem Job als Digitaler Nomade arbeiten zu können: Weder Arbeitgeber, noch Kollegen oder Kunden, nicht einmal der Arbeitnehmer selbst, sollte durch das Nomadendasein in den Kernaufgaben seiner Arbeit behindert sein. Das heißt im Klartext: Ein Großteil der Festangestellten in Deutschland könnte nicht von unterwegs arbeiten.

So ist es beispielsweise undenkbar, dass ein Mitarbeiter, der einen Großteil seine Arbeitszeit mit direktem Kundenkontakt verbringt, dann anfängt zu arbeiten, wenn in Deutschland alle schlafen. In manchen Fällen reicht ein kurzes Überschneidungsfenster beider Orte, um die wichtigsten Kundenanfragen zu beantworten. Nicht ohne Grund sind es daher vor allem Webentwickler die den Weg eines modernen Wanderarbeiters einschlagen. Genau wie die meisten Digitalen Nomaden, brauchen auch Entwickler außer ihrem PC und einer guten Internetverbindung kaum etwas, um produktiv tätig zu sein.

Ein Digitaler Nomade mit fester Anstellung ist immer auch Teil eines Teams – Ein Widerspruch?

Ein Digitaler Nomade, der seine Festanstellung beibehält, ist nie vollkommen frei und unabhängig. Er behält seine Zugehörigkeit zu einem Team. Ein Widerspruch? Nicht zwangsläufig, wenn es ihm gelingt eigenständig seine Aufgaben zu bearbeiten und trotzdem mit seinem Team in enger Abstimmung bleiben. In jedem Fall darf es für keinen Beteiligten zu einer Belastung werden. Bestenfalls sollte das Team entscheiden, ob der Mitarbeiter remote arbeiten kann. Fühlt sich das Team damit unwohl oder unproduktiv, ist das digitale Nomadendasein ungeeignet.

Toolkit: Diese Tools sollte jede Remote Agentur kennen

Arbeiten wann und wo man möchte? Was zunächst nach einem Wunschtraum klingt, ist für viele Freiberufler Realität (zumindest in der Theorie). Und auch für Agenturen wird zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten zunehmend relevanter. Umso häufiger wir die Frage nach der Arbeitsform stellen, desto öfter stellen wir fest: Remote Work ist in viel mehr Unternehmen an der Tagesordnung, als gedacht. Dezentrale Teams sind auf dem Vormarsch!

Ganz gleich, ob es sich um Freiberufler oder Festangestellte handelt, um einen oder um alle Mitarbeiter, damit Remote Work klappt muss neben der Einstellung vor allem eines stimmen: Die Infrastruktur. Im Gespräch mit zahlreichen Agenturen und aus unserer eigenen Erfahrung haben sich folgende Tools als unerlässlich entpuppt – zum Chatten im Team, Austausch von Daten oder zum Überblicken des Projektfortschrittes.

Chatten im Team

Slack Logo

Slack

Die inoffizielle Nummer eins unter den Chat Tools. Und dabei kann Slack noch viel mehr, als einen Chat bereitzustellen. Zahllose andere Tools, wie z.B. Jira, lassen sich nahtlos in Slack integrieren. Besonders praktisch ist die Channel-Funktion, die es einem ermöglicht Chat-Gruppen für bestimmte Themen zu eröffnen. Ein Channel kann sowohl einem Projekt oder Team zugehören, als auch einem privaten Thema gewidmet sein.

“Wichtigstes Tool für Remote Work ist Slack. Wir nutzen viele Channels, auch welche, die mit Arbeit nichts zu tun haben, wie z.B. einen Musik-Channel oder einen Baby-Channel. Slack erlaubt uns, dass alle Mitarbeiter von allem so viel wie möglich mitkriegen.”

– Anja von der Digitalagentur undpaul über die vielfältige Nutzung von Slack

Microsoft Teams LogoMicrosoft Teams

Teams ist das Chat Tool aus dem Hause Microsoft. Es muss nicht erwähnt werden, dass Teams die perfekte Ergänzug ist, wenn auch sonst Microsoft Produkte wie z.B. Office 365 im Einsatz sind.

Facebook Workplace Logo

Workplace

Auch Workplace von Facebook ermöglicht den Chat mit Arbeitskollegen, Ton- oder Videoübertragungen. Der Clou: Bekannte Elemente aus Facebook, wie der Newsfeed oder Gruppen wurden auf den Unternehmensalltag angepasst. Die große Vision? Die Kommunikation in Unternehmen jeder Größe umzukremplen und Emails überflüssig werden zu lassen.

Ortsunabhängig und trotzdem kreativ zusammenarbeiten?

Realtimeboard LogoRealtimeBoard

Dieses Tool ist die Antwort für alle, die meinen ohne Meetingraum könne man nicht kreativ zusammenarbeiten oder brainstormen. RealtimeBoard ist ein digitales Whiteboard, dass einem realen Whiteboard in nichts nach steht: Der Verwendung von Post-its, dem Zeichnen von Skizzen oder dem Anpinnen von Fotos. Der einzige Unterschied: Das ganze geschieht virtuell. Gemeinsam Snacks teilen ist damit ausgeschlossen…

Invision LogoInvision

Invasion ist in letzter Zeit rasant gewachsen und aus vielen kreativen Digitalprozessen kaum noch wegzudenken. Von der reinen Plattform zum Kommentieren von Entwürfen und Mockups zu einem voll ausgebauten digitalen Design-Studio. Mit Integrationen in Sketch, Illustrator und co. lassen sich Entwürfe automatisiert bereitstellen und vieles, vieles mehr.

Meeting & Video Chat

Google Hangouts LogoGoogle Hangouts

Das Prinzip ist schnell erklärt: Google Hangouts ermöglicht Videokonferenzen für bis zu 150 Teilnehmer, öffentlich oder privat. An Videogesprächen „face to face“ können maximal zehn Nutzer teilnehmen. Ein Plus für alle Slack User: Hangouts lassen sich direkt aus einem Channel starten.

Zoom Blue LogoZoom

Zoom ist eine von zahlreichen Hangout Alternativen. Ein Vorteil ist die höhere Anzahl von Personen, die gleichzeitig an einem Meeting teilnehmen können.

Join.me

Join.me ist ein super Tool, um den eigenen Bildschirm zu teilen oder um Teamgespräche zu führen. Vor allem die Stabilität der Verbindung ist ein großer Pluspunkt.

Projektmanagement

HQ App LogoDas HQ

Natürlich darf das HQ in dieser Übersicht nicht fehlen. Und da es sich beim HQ nicht „nur“ um ein Projektmanagement Tool, sondern um eine vollständige Agentursoftware handelt, deckt es fast alle übrigen Funktionen gleich mit ab. Tooling-Landschaft ade, scheiden tut nicht weh…

Q Logo DarkQ.

Q. ist sowas wie dein persönlicher Business-Assistent. Mit Q. kannst du deine Aufgaben managen, Zeiten tracken und gemeinsam an Projekten arbeiten – das ganze in einem schönen Design und super intuitiv. Das Beste: Q. ist im Basisumfang dauerhaft kostenlos!

Dateien mit anderen teilen und gemeinsam daran arbeiten

Wetransfer LogoWeTransfer

Vor allem größere Dateien können nicht immer per Mail versandt werden. Inzwischen gibt es zahlreiche Tools, die sich darauf spezialisiert haben, Dateien in beliebiger Datengrößer zu teilen. WeTransfer ist eines davon.

Google Drive LogoGoogle Drive

Auch mit Google Drive können große Dateien mit anderen geteilt werden. Darüber hinaus können mehrere Personen gleichzeitig an Google Dokumenten arbeiten. Eine Aktualisierung in Echtzeit ist inklusive und lässt mehrere Dateiversionen der Vergangenheit angehören.

Dropbox LogoDropbox

Eine weitere Alternative zum Ablegen von Dateien ist Dropbox – kinderleicht zu bedienen und weit verbreitet. Inzwischen gehört auch die gemeinsame Zusammenarbeit an Dokumenten zum Funktionsumfang.

Arbeitszeiten erfassen und tracken

Hours LogoHours

Ob es nun sinnvoll ist Arbeitszeiten zu erfassen oder nicht, diese Diskussion wollen wir gar nicht erneut starten. Fest steht: Als Freelancer kommt man nicht herum, Arbeitszeiten zu notieren. Schnell und einfach geht dies mit Hours. In der iOS App lassen sich mit Timern alle Arbeitsstunden kinderleicht erfassen.

Teamweek LogoTeamweek

Teamweek ist das optimale Tool für alle Teams, die nach einem gemeinsamen Kalender suchen in dem sie Aktivitäten und Zeiten planen können. Teamweek hat eine schöne Benutzeroberfläche und ist einfach zu bedienen.

Timebro LogoHQ/TimeBro

Zeiten erfassen im HQ ist einfach und schnell. Mit der neuen iOS und Android-App sogar noch einfacher und mit dem timeBro Add-on automatisch. Der Vorteil durch die Integration in eine Agentursoftware liegen auf der Hand: Kalkulationen und Abrechnungen werden automatisch angepasst.

Erfahrungsbericht: Digitaler Nomade auf Probe

Zwei Wochen Urlaub in Phuket, zwei ganz normale Arbeitswochen?

Digitalenomade

Mit dem MacBook in einem hippen Café sitzen und dabei Matcha Latte schlürfen? Oder von dort arbeiten, wo andere Urlaub machen? Den Strand vor der Nase, das Surfbrett in der Pause griffbereit. Klingt paradiesisch und irgendwie nicht nach richtiger Arbeit, oder?

Am besten kann man das beantworten, wenn man es selbst ausprobiert. Das haben wir uns auch gedacht und unseren Mitarbeiter Sebastian Rösch in den Süden Thailands geschickt (bzw. ziehen lassen). Zum Arbeiten und zum Urlaub machen.

Ohne Internet keine Arbeit: Coworking Space statt Strand

Als Webentwickler ist Sebastian an keine besonderen Büro-Bedürfnisse gebunden. Alles, was er braucht, sind ein funktionierender PC und (die meiste Zeit) eine stabile Internetleitung. 

„Die Annehmlichkeiten im Büro – einen besonderen Bürostuhl oder zwei, drei Monitore – das brauche ich nicht.“

Stabiles Internet zu finden war das größte und eigentlich auch das einzige Problem, auf das Basti während seiner Zeit als digitaler Nomade gestoßen ist. Die Internetverbindung in den Hostels und Hotels ist oft unzuverlässig, sodass er auf Arbeitsplätze in Coworking Spaces zurückgegriffen hat.

„Man richtet sich darauf ein, wann man Internet hat. Wenn man z.B. vier Stunden auf einer Fähre ist, macht man dann Arbeiten für die kein Internet notwendig ist. Man wird flexibler.“

Insgesamt hat Sebastian ungefähr so viel gearbeitet, wie sonst auch. Mit dem Unterschied, dass sich seine Arbeitszeit anders aufgeteilt hat. Meist hat er sich um acht Uhr vor den PC gesetzt (Frühaufsteher…). Um die Mittagszeit hat er dann eine längere Pause eingelegt. Oft war er dann am Strand und hat sich mit anderen Reisenden und digitalen Nomaden getroffen. In den Abendstunden, wenn durch die Zeitverschiebung die Hauptarbeitszeit in Deutschland beginnt, hat er sich wieder längere Zeit hinter den Laptop geklemmt. Wenn er einen ganzen Tag genutzt hat, um von einer Insel zu nächsten zu reisen, hat er die Arbeitszeit am Wochenende nachgeholt. „Wochenende und Werktag verschwimmen“, so Sebastian. Digitale Nomaden sind also nicht nur orts- sondern auch größtenteils zeitunabhängig.

Der Cocktail neben dem Laptop

Digitalenomade3Der schönste Part des digitalen Nomadentums? Sebastian muss auf diese Frage nicht lange nach einer Antwort suchen:

„Man arbeitet tatsächlich an den Orten, an denen andere Urlaub machen. Der Büroalltag ist dagegen trist und grau“. 

Und so kommt es auch vor, dass der Piña Colada neben dem Laptop steht während man einen traumhaften Ausblick genießt. Aber eben nicht jeden Tag. Die Arbeit in einem Coworking Space ist der im heimischen Büro in dieser Hinsicht recht ähnlich.

Eine bunte Community der arbeitenden Weltenbummler

Hingegen trifft man unterwegs dann doch deutlich häufiger auf inspirierende Menschen. Auf solche, die schon jahrelang ortsunabhängig arbeiten. Sebastian hat schnell Anschluss in der Community gefunden. „Anschluss zu finden, sich auszutauschen, das ist wirklich einfach“, meint er. Man trifft viele Backpacker, die allein unterwegs sind. Auf andere Leute in Coworking Spaces, die aus aller Welt kommen und deren Kunden überall auf der Welt verteilt sind.

Tatsächlich sind es vor allem Freelancer und Unternehmer – seltener Angestellte – die unabhängig von einem festen Ort ihrer Arbeit nachgehen. Vor allem Programmierer, Webdesigner oder SEO-Spezialisten. Eben solche, die ihre Klienten hauptsächlich online bedienen können und außer ihrem PC und einer Internetverbindung weiter nichts benötigen.

Auch eine kleine Familie hat Sebastian während seiner Reise kennen gelernt. Mama und Papa mit dem einjährigen Kind im Schlepptau. Vor allem seien es Jüngere, die Reisen und Arbeiten verbinden, so Bastis Eindruck. Trotzdem hat er unterwegs auch Leute jenseits der 50 Jahre getroffen. Menschen, die nochmal weg und etwas ganz Anderes ausprobieren wollen.

Ohne ein gutes Team ist so ein Experiment nicht möglich

Digitalenomade2Neben all den Vorteilen, den interessanten Menschen, den traumhaften Orten, stellt sich dann doch die Frage, ob es tatsächlich so einfach ist, aus der Ferne zu arbeiten? Für Sebastian steht fest, dass es ohne die Bereitschaft seiner Kollegen niemals möglich gewesen wäre, diese Erfahrung zu machen.

„Das ganze Team muss bereit sein, dich trotzdem als Teil des Teams zu akzeptieren.“

Und dazu gehört in erster Linie die Umstellung der Kommunikationswege. Die Kommunikation miteinander sei, neben der Tatsache, dass man physisch nicht anwesend ist, das einzige, was sich ändert. Die Werkzeuge mit denen gearbeitet wird, sind immer noch dieselben, erklärt er. Das Pläuschchen vor der Kaffeemaschine oder eine kurze Absprache quer durch das Großraumbüro hingegen entfallen.

Im Startup sei es einfacher, diese moderne Form des Arbeitens zu ermöglichen, findet Basti. Die Hierarchien sind flacher, der Zugriff auf die IT-Infrastruktur ist zumeist einfacher. In großen Unternehmen gestaltet es sich dann doch schwieriger von überall auf alles zugreifen zu können.

„Die Erwartungshaltung, dass man für alles ein Meeting braucht, muss sich ändern.“

Hier zeigen sich die Grenzen des digitalen Nomadendaseins. Ortsunabhängigkeit generell ist eben unmittelbar mit einer ortsunabhängigen IT-Infrastruktur verknüpft. Ein Zugang zu den wichtigsten Daten muss jederzeit möglich sein. Dies ist wohl auch der Grund, weshalb vor allem Selbstständige und Freelancer während ihrer Arbeitszeit durch die Gegend reisen (können).

Wie identifiziert man sich mit einem Unternehmen, wenn es physisch keine Berührungspunkte gibt?

Digitalenomade5Und auch die Identifikation mit dem Unternehmen ist eine andere, wenn man de facto nicht anwesend ist. Vor allem die Teamzugehörigkeit leidet. Eine Schattenseite des ortsunabhängigen Arbeitens. Im Gegensatz dazu erklärt man viel häufiger was und für wen man eigentlich arbeitet. Sebastian hat unser Unternehmen ständig vorgestellt. Schließlich ist er auf viele Backpacker, Freelancer oder Startup-Gründer getroffen, die unbedingt wissen wollten, was ihn nach Phuket getrieben hat.

„Man ist ständig am pitchen. Auf einmal ist man sich viel bewusster, was man so macht.“

Und wie finanziert man eigentlich so eine „Arbeitsreise“?

Das man zunächst viel mehr Geld ausgibt, als im Hamburger Arbeitsalltag, ist noch so eine Erfahrung, die Sebastian erst im Laufe seiner Reise gemacht hat. „Man muss sich von dem Gedanken lösen, dass zu machen, was andere Touristen machen. Man ist zum Arbeiten da“, hält er abschließend fest. Schnorchel-Ausflüge und teure Hotels mit großem Pool können schnell ein Loch in das Budget reißen. Vor allem, wenn man zuhause noch laufende Fixkosten hat.

Digitale Nomaden, die sich dauerhaft auf Reisen befinden, haben jedoch meist keinen festen Wohnsitz und damit auch keine steten Mietkosten. Im Laufe der Zeit lernt man sich anzupassen und weiß, wo man günstig wohnen und essen kann. Vom Touri zum Local sozusagen.

Digitalenomade6Ein Experiment mit Zukunftspotenzial

Das Leben als digitaler Nomade ist für Sebastian die perfekte Kombi:

„Ich konnte viel sehen, erleben und trotzdem an den Dingen arbeiten, die mir Spaß machen.“

Auch persönlich hat ihn die Reise weitergebracht. Die Herausforderung mit ständig anderen Leuten in Kontakt zu treten, war viel einfacher als gedacht. Beruflich hat er gelernt strukturierter und disziplinierter zu arbeiten.

„Die Ergebnisse müssen trotzdem kommen. Sonst wäre es ja einfach nur Urlaub.“

Für Sebastian ist das Experiment geglückt. Sein Fazit fällt durchweg positiv aus. Er kann sich gut vorstellen, dass aus dem Experiment in Zukunft eine dauerhafte Lösung wird. Die Orte an denen er dann arbeitet, sollen zu einem Zuhause auf Zeit werden, sodass sich eine Art von Alltag entwickeln kann. So etwas ist in zwei Wochen natürlich kaum umsetzbar.

Interview: Bei der Agentur undpaul kann jeder Remote arbeiten

Brauchen Agenturen überhaupt noch ein „richtiges“ Büro?

Es wird Zeit, eine Agentur zu Wort kommen zu lassen, die nicht nur theoretisch von den Möglichkeiten „moderner Arbeit“ Gebrauch macht. Bei undpaul, einer Digitalagentur aus Hannover, arbeitet der Großteil der Mitarbeiter Remote – und das von Anfang an.

Undpaul_RemoteWorkinderAgentur_HQLabs_Bild Hans und Jung

Hallo Anja! Vielen Dank, dass du dir spontan Zeit für unsere Fragen genommen hast. Legen wir direkt los: Eure Agentur gibt es mittlerweile seit fast sieben Jahren. Von Anfang an habt ihr Remote gearbeitet. Wie kam es dazu?

Wir haben uns über die gemeinsame Arbeit an einem Open-Source-Projekt kennen gelernt: Das war das Content Management System Drupal. Wir haben uns in einem Online Forum kennengelernt und in Hannover einen Stammtisch veranstaltet, wo dann auch die späteren Gründer zusammentrafen. Einer kam aus der Nähe von Bremen, der andere aus der Nähe von Wolfsburg, nur zwei waren zu dem Zeitpunkt in Hannover. Unsere Arbeitsweise hat sich dadurch von Anfang an Remote herausgebildet, weil wir ja in unterschiedlichen Städten lebten. Wir kommunizierten also über Chats, Forensoftware und Tickets.

Glücklicherweise haben sich die Gegebenheiten stark verbessert: Slack ist ein deutlich besseres Tool als IRC, und heutige Videokonferenz-Software ist deutlich besser als Skype es damals war.

Wie ist bei euch die Aufteilung zwischen Präsenzzeit und Homeoffice geregelt, gibt es dort feste Rahmenbedingungen, z.B. einen Tag die Woche sind alle im Büro?

Nein, das gibt es nicht. Unsere Team-Mitglieder wohnen z. B. in Rosenheim, im Saarland, in Halle oder ganz weit im Norden – die Anreisezeit wäre einfach zu weit. Fast die Hälfte des Teams wohnt aber in Hannover und kommt gern in unser Büro dort. Es steht aber auch dort jedem frei, bei Bedarf auch mal woanders zu arbeiten. Ein Mitarbeiter in Hannover hat z. B. den letzten Winter in Kapstadt verbracht und von dort gearbeitet. Andere arbeiten im Home-Office, wenn Handwerker im Haus sind, oder man kommt mal erst mittags rein, wenn man vormittags nur Meetings per Videokonferenz hat.

Das ganze Team trifft sich auf verschiedenen Konferenzen mehrmals im Jahr.

Warum klappt Remote Work als Arbeitsmodell so gut für euch? Habt ihr festgestellt, dass bestimmte Faktoren Remote Work positiv beeinflussen?

Für uns ist das Hauptkriterium, Fachleute für das System unserer Wahl (das ist nach wie vor Drupal) zu kriegen. Wir erwarten nicht, dass jemand für so einen Job den Wohnort wechselt. In unserer Branche funktioniert das sehr gut – wer programmiert, braucht sowieso Ruhe. Für Projekt-Kickoffs kommen auch mal alle zusammen, weil das besser klappt, wenn man gemeinsam in einem Raum sitzt.

Undpaul_RemoteWorkinderAgentur2_HQLabs_Bild Hans und Jung

Und anders herum, gibt es Dinge, die Remote so gar nicht klappen? Was sind die größten Schwierigkeiten auf die ihr gestoßen seid?

Komplexe oder kreative Probleme mit mehreren Leuten lösen zu wollen, geht leichter in einem Raum in dem man sich auch mal vor eine Wand stellen und analoge Zettel mit der Hand rumschieben kann. Der Frustfaktor kann schon sehr hoch werden, wenn zu dem komplexen Problem auch noch ständig die Verbindung abbricht.

Was ist denn aus eurer Sicht der größte Vorteil von Remote Work? Es gibt Studien, die belegen, dass Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, sogar produktiver sind, als jene, die in der Agentur sitzen. Könnt ihr das bestätigen?

Ich denke schon. Auch die Leute in Hannover arbeiten unter ähnlichen Umständen – wir versuchen, so viel wie möglich schriftlich zu klären, auch wenn wir im gleichen Büro sitzen. So kriegt nämlich jeder was davon mit und wer im Büro gerade an einer Aufgabe sitzt, die viel Konzentration benötigt, wird nicht rausgerissen, sondern kann später nachlesen und antworten.

Ich habe gelesen, dass eure Mitarbeiter überwiegend Remote aus dem Homeoffice arbeiten. Jetzt hast du schon kurz angesprochen, dass ein Mitarbeiter sogar aus Südafrika gearbeitet hat. Gibt es auch andere Mitarbeiter, die als Digitale Nomaden herumreisen während sie arbeiten? Wie steht ihr generell zu dem Thema?

Das hatten wir bisher erst einmal, unser jüngster Mitarbeiter war ein halbes Jahr in Kapstadt und hat dann auch von dort gearbeitet. Das klappte wegen der kaum vorhandenen Zeitunterschiede zwischen Deutschland und Kapstadt und der Zuverlässigkeit des Mitarbeiters auch sehr gut.

Die anderen Mitarbeiter nutzen ihre Freiheiten eher im Familienbereich. In den letzten Jahren sind viele Kinder dazugekommen und vor allem die Väter profitieren von dieser Konstellation. Sie alle konnten vor allem im ersten Jahr ihre Partnerinnen auch tagsüber mal entlasten – undenkbar in einem konventionellen Job. Während die Frau noch in Elternzeit ist, ist der Mann inklusive Fahrtzeiten mindestens neun Stunden am Tag komplett weg.

Väter nehmen heutzutage üblicherweise nur ein bis zwei Monate Elternzeit, die wenigsten machen von der gleichberechtigten Aufteilung von jeweils sechs Monaten Gebrauch. Auch in unserem Team hat sich keiner der Väter für mehr als zwei Monate entschieden. Dennoch ist die Entlastung da, der Vater kann die Partnerin und das Kind zu den wichtigen Arztterminen begleiten.

Unsere Mitarbeiter nutzen die Freiheiten von Remote Work vor allem im Familienbereich. Vor allem Väter profitieren von dieser Konstellation und können ihre Partnerinnen auch tagsüber entlasten.

Über undpaul

undpaul ist eine Digital-Agentur mit dem Schwerpunkt auf lösungsorientierter Entwicklung von komplexen Enterprise-Webanwendungen mithilfe von Drupal. Das Unternehmen wurde 2010 in Hannover gegründet und ist mittlerweile auf über 14 feste Mitarbeiter gewachsen. Seit 2017 ist undpaul zusätzlich in München ansässig.

Damit so ein modernes Arbeitsmodell reibungslos funktioniert, muss nicht nur die Einstellung des Teams stimmen, auch die Infrastruktur muss top organisiert sein. Habt ihr euch ein festes Toolstack aufgebaut? Welche Tools könnt ihr für Remote Work besonders empfehlen?

Wichtigstes Tool überhaupt ist Slack. Wir haben viele Channels, sowohl projektbezogene, als auch welche, die mit Arbeit nichts zu tun haben. Es gibt z. B. einen Musik-Channel oder einen Baby-Channel. Slack erlaubt uns, dass alle Mitarbeiter von allem so viel wie möglich mitkriegen. Das Gespräch, das sonst an der Kaffeemaschine stattfindet, ist bei uns in Slack zu finden.Unbedingt zu empfehlen ist Giphy. Gifs zu allen möglichen Situationen lockern die Arbeit auf und bringen uns zwischendurch mal zum Lachen oder machen es leicht, Ärger auszudrücken, ohne ihn in lange Worte fassen zu müssen.

Ansonsten nutzen wir Ticket-Tools, wie Jira und Redmine, wir nutzen Gitlab für Code, Owncloud bzw. neuerdings Nextcloud für Dateiablage, Toggl für die Zeiterfassung, 1Password als Teamlösung für Passwörter, Appear.in für Videokonferenzen, Google Apps für E-Mail und kollaboratives Arbeiten.

Wichtigstes Tool für Remote Work ist Slack. Wir nutzen viele Channels, auch welche, die mit Arbeit nichts zu tun haben, wie z.B. einen Musik-Channel oder einen Baby-Channel. Slack erlaubt uns, dass alle Mitarbeiter von allem so viel wie möglich mitkriegen.

Habt ihr euch mittlerweile auch ein festes Netzwerk an Freelancern aufgebaut mit denen ihr Remote zusammen arbeitet? Wenn ja, wie ist diese Zusammenarbeit mit Nicht-Festangestellten organisiert?

Wir arbeiten selten und ungern mit Freelancern. Unser Team hat sich über die letzten sieben Jahre langsam und stabil aufgebaut. Wir haben viele Regeln, um eine hohe Qualität zu sichern. Wenn Freelancer dazukommen, ist es schwer ihnen unsere Arbeitsweise in kurzer Zeit zu vermitteln. Wir waren häufig mit den Arbeitsergebnissen unzufrieden. Heute setzen wir Projekte nur um, wenn wir wirklich Zeit dafür haben – ansonsten muss es warten. Die Kunden wollen ja auch uns beauftragen und nicht „irgendjemanden“.

Zwischendurch wagen wir gern einen Blick in die GlasQgel und beschäftigen uns mit der Zukunft der Agenturarbeit. Was glaubt, wie sich moderne Arbeitsformen in Zukunft entwickeln werden? Gibt es bald nur noch Remote-Agenturen? Brauchen Agenturen überhaupt noch ein „richtiges“ Büro?

Wir sind mit einigen anderen Agenturen befreundet, für die das nicht funktionieren würde. Ich persönlich halte das aber für altmodisch und glaube, dass diese Arbeitsweise sehr bald nur noch eine Art der Arbeit sein wird. Gerade in großen Städten hat man viele Vorteile. Denk daran, wie viel Lebenszeit viele Leute aufwenden, nur um ins Büro zu fahren! In Großstädten kommt man locker auf eine Stunde pro Fahrt.

In S-Bahnen oder Bussen kann man schlecht auf dem Weg etwas erledigen, das ist also vergeudete Zeit. Zudem sind Büroflächen nicht gerade günstig und die Tools werden immer besser. Ich bin fest davon überzeugt, dass in Zukunft immer mehr Unternehmen, nicht nur Agenturen, auf diverse Formen verteilter Arbeit umstellen werden, um die Vorteile zu genießen.

Damit einher geht die Frage der Arbeitszeiterfassung. Wir glauben, dass Arbeitszeiten (aus den unterschiedlichsten Gründen) oft falsch erfasst werden und dadurch unbrauchbar sind. Natürlich entgeht Agenturen damit die Chance ihre Gewinne zu optimieren. Wie geht ihr mit dem Thema um?

Wir erfassen alles und das möglichst granular, um auch gut auswerten zu können. Das meiste müssen wir ja auch unseren Kunden in Rechnung stellen, und die wollen auch wissen, was genau gemacht wurde. Wir haben eine Verknüpfung von unserem Timetracking-Tool Toggl zu unserem Ticket-Tool, sodass wir pro Aufgabe sehen können, wie lange sie gedauert hat. Das ist extrem aufschlussreich und teilweise auch erschreckend – das kennt sicher jede Agentur.

Abschließend möchten wir euch um einen Blick in die Zukunft eurer Branche bitten. Glaubt ihr, dass sich das Projektgeschäft verändert hat bzw. verändern wird? Z.B. in Richtung mehr Beratung? Was glaubt ihr generell, wie verändert sich das Agenturbusiness in den kommenden Jahren?

Ich spreche nun aus der Sicht einer Agentur, die als technischer Dienstleister im Content-Management-Bereich angefangen hat, in unserem Fall Drupal. Solche Agenturen gibt es sicherlich viele, manche arbeiten mit TYPO3 oder WordPress, aber grundsätzlich unterscheidet sich die Arbeit nicht. In diesem Bereich merken wir, dass man mit der Technik niemanden mehr lockt. Kleinere Unternehmen können sich mit sehr viel günstigeren Online-Lösungen eigene Webseiten oder sogar Online-Shops bauen.

Wir arbeiten inzwischen an viel komplexeren und individuelleren Lösungen, die man nicht mit fertigen Tools kaufen kann. Unsere Konkurrenz ist nicht mehr eine TYPO3-Agentur, vielmehr treten wir gegen Lösungen wie Core Media oder Adobe Sitecore an, um Redaktionen und Marketing-Abteilungen mit maßgeschneiderten Lösungen die tägliche Arbeit zu erleichtern.

Checkliste: Remote Work in der eigenen Agentur etablieren? So klappt es!

Fragt man andere Agenturen nach dem Erfolgsgeheimnis von Remote Work, so lautet die Antwort in den allermeisten Fällen: Learning by Doing. Wer seine Mitarbeiter als Digitale Nomaden auf die Reise schicken will oder Homeoffice zu einem konstanten Bestandteil des Berufsalltags machen möchte, der muss dies zwangläufig selber ausprobieren und aus den eigenen Erfahrungen lernen.

Nichtsdestotrotz gibt es viele Tipps und Ratschläge, die man mit auf den Weg nehmen kann und die einem helfen, Remote Working zu organisieren. Ratsam ist es, alle Tipps und Erfahrungswerte innerhalb der Agentur zu dokumentieren. Das hilft, wenn ein anderer Mitarbeiter ins Homeoffice geht oder zeitweise zum digitalen Nomaden wird. Bestenfalls entsteht intern ein kleiner Guide.

Projekte im Vorfeld so detailliert wie möglich abstecken

Wenn der Mitarbeiter im Homeoffice sitzt oder dank Zeitverschiebung dann arbeitet, wenn der Projektverantwortliche schläft, fallen kurzfristige Abstimmungen weg. Daher ist es besonders wichtig, Projekte und Aufgaben intensiv zu briefen und genau abzustimmen, was zu tun ist.

Darüber hinaus ist es hilfreich ist, wenn der jeweilige Mitarbeiter an verschiedenen Projekten arbeitet. Und auch an solchen, die ohne kurzfristige Abstimmung oder offline weiterbearbeitet werden können. Vor allem Digitale Nomaden, die am anderen Ende der Welt sitzen und kurzfristig keine funktionsfähige Internetverbindung aufbauen können, haben dann immer noch einer Aufgabe an der sie weiterarbeiten können.

Vertrauen geben und verantwortungsvoll damit umgehen

Zu arbeiten, wann und wo man möchte, ist ein sehr komfortabler Zustand. Trotzdem vertraut die Agentur darauf, dass der Kreative seine Arbeit erledigt und rechtzeitig fertigstellt. Ob und in wie weit man den Arbeitsfortschritt dokumentiert, bleibt dabei jeder Agentur selbst überlassen.

Am Anfang mag es ungewohnt sein, nicht jeden Arbeitsschritt zu kontrollieren und dem Mitarbeiter größere Freiheiten zu geben. Vertraut man damit ganz allein darauf, dass der Angestellte selbstständig eine Lösung findet, seine Arbeit bestmöglich zu erledigen.

Inzwischen gibt es zahlreiche Tools, die einem helfen, Projekte zu verwalten oder Arbeitszeiten zu erfassen (siehe Kapitel drei). Im Optimalfall dient die Zeiterfassung hierbei nicht der Kontrolle des Mitarbeiters und läuft automatisiert im Hintergrund ab (mehr dazu erfahrt ihr hier).

Geeignete Arbeitsräume finden und flexibel mit technischen Umständen umgehen

Wer remote arbeitet, kann theoretisch von überall arbeiten: Im Schlafanzug aus dem Bett, eingekuschelt auf dem Sofa, im belebten Café drei Straßen weiter oder im Wohnzimmer bei Freunden, die man spontan besucht. Trotz all dieser Freiheiten ist es ratsam, eine mehr oder weniger feste Arbeitsroutine zu entwickeln und geeignete Arbeitsplätze zu finden an denen man auch wirklich produktiv arbeiten kann (z.B. drei feste Orte, die zum Arbeiten da sind und auch überwiegend für diesen Zweck genutzt werden). Diese Trennung hilft dem Mitarbeiter u.a. auch dabei, Freizeit und Beruf zu trennen und nicht vollends zu vermischen. Denn die Erfahrung zeigt: Oft ist es für Remote Worker schwierig diese Trennlinie zu ziehen und festzulegen, wo Freizeit aufhört und wann Arbeit anfängt.

Feste Arbeitszeiten trotz fehlender Kernarbeitszeiten festlegen

Dass viele Kreative theoretisch auch erst am Mittag anfangen könnten zu arbeiten, bedeutet keinesfalls, dass man am Ende weniger Arbeit zu erledigen hätte. Ähnlich wie bei den festen Arbeitsräumen, sollte man daher feste Kernarbeitszeiten festlegen, abgestimmt auf die individuellen Konzentrationsphasen (einige sind z.B. am Abend nochmal besonders produktiv) und persönliche Bedürfnisse und Termine (Kinder, Mittagessen, Ruhephasen etc.) . Denkbar wären z.B. zwei Stunden am Morgen und sechs am Nachmittag.

Darüber hinaus gibt es feste Termine und Meetings bei denen auch der Remote-Mitarbeiter anwesend sein muss. Hier gilt für Agentur und Mitarbeiter gleichermaßen: Vorab entscheiden, wann Abstimmungen stattfinden, Feedback eingeholt wird und Termine mit anderen Mitarbeiten notwendig sind. Ein Lösungsansatz ist ein fester Office-Tag, den der digitale Mitarbeiter einhält.

Mit Remote Talents wird jeder Mitarbeiter zum Digitalen Nomaden

Corporate Life meets Digital Nomade – Ein Erfahrungs- und Gründungsbericht

Wir widmen uns in diesem Kapitel erneut einer digitalen Wanderarbeitern. Genauer gesagt einer Pionierin in diesem Bereich: Nadja Mütterlein, der Co-Gründerin von Remote Talents und ihren ganz persönlichen Erfahrungen vom Arbeiten auf Achse.

Was ist die Idee hinter Remote Talents?

Teilnehmer des Programms arbeiten sechs Monate lang remote und entdecken zusammen mit einer Community sechs verschiedene Orte bzw. Länder. Um die Organisation der „Reise“, die Unterkünfte und Co Working-Spaces kümmert sich das Team von Remote Talents. Vor Ort steht den Talents ein Community Manager mit Rat und Tat zu Seite. Bewerben kann sich jeder, der seine Tätigkeit auch aus der Ferne ausüben kann. Natürlich muss man dazu nicht festangestellt sein.

Von 0 auf 100 zur Digitalen Nomadin – und das trotz starker Kundennähe

Nadja Mütterlein startete nach ihrem Masterstudium als HR-Business Partnerin in einem großen Konzern ins Berufsleben. In Ihren Tätigkeitsbereich gehörte das gesamte Spektrum der Personalarbeit: Von Personalentwicklung und Einstellung bis hin zu disziplinarischen Maßnahmen. Soweit also ein ganz „normaler“ Werdegang… Das sollte sich ändern, als Nadja im Internet auf ein Remote Programm stieß. Sie fasste spontan den Entschluss, sich darauf zu bewerben – und das obwohl sie in einem Bereich tätig war, der eine starke Kundennähe voraussetzte. Oft verbrachte sie nahezu den ganzen Tag mit Personalgesprächen, Face-to-Face. Wie sollte man so einen Job aus der Ferne ausüben?

„Als ich meinen Führungskräften von meinem Wunsch am Remote Programm teilnehmen zu wollen, erzählte, habe immer damit gerechnet, dass irgendwann jemand sagt, das klappt nicht. Aber alle waren super offen.“

Statt von vorherein auszuschließen, dass Remote Work nicht für sie in Frage kommt, hat sie nach Lösungswegen gesucht und diese mit allen Führungskräften intensiv durchgesprochen. Nach einer sorgfältigen Planungsphase ist sie schließlich Ende Mai 2016 zur Digitalen Nomadin geworden. Inzwischen hat Nadja über 18 Länder bereist und dort gearbeitet. Und das in gerade mal einem Jahr. Im Moment lebt sie in Spanien.

Remote führen – geht das eigentlich?

„Ursprünglich war es geplant, meinen Tätigkeitsbereich runter zu schrauben, damit ich mehr Luft habe mich in der Ferne in die neue Arbeits- und Lebensweise einzuleben“, erinnert sich Nadja.

Tatsächlich hatte sie am Ende sogar noch mehr Projekte, die sie on top begleitet hat. Drei Praktikanten hat sie aus der Ferne eingearbeitet und betreut. Remote zu führen und Mitarbeiter nur via Telefon und Email kontaktieren zu können, war dabei eine sehr wertvolle Erfahrung. Denn während Nadja auf den direkten Kontakt verzichten musste, wurde sie auf anderen Ebenen zunehmend sensibler. In Telefongesprächen erkannte sie sofort, wenn etwas nicht stimmte.

Auch das Feedback der Praktikanten fiel entsprechend positiv aus. Dadurch, dass Nadja nicht jederzeit für Fragen zur Verfügung stand, mussten sie zwangsläufig selbstständig agieren – mit positivem Erfolg. Denn durch den großen Verantwortungsbereich durchlebten die Praktikanten in den vier Monaten eine starke Entwicklung. Nadja gab die Spielregeln vor, „spielen“ und aktiv werden mussten die Mitarbeiter dann selbstständig.

„Meine Erfahrungen waren so gut, dass ich einfach gründen MUSSTE!“

Schon nach den ersten Tagen in der Ferne war Nadja total fasziniert von der Community vor Ort. „Man kann sich gar nicht vorstellen, wie vielfältig die Möglichkeiten sind, bis man es selbst erlebt hat“, erinnert sie sich. Die Impulse, die durch interessante Vorträge oder verschiedenen Workshops gegeben werden, seien unglaublich wertvoll. Vor allem an den Hotspots der digitalen Nomaden, wie z.B. in Chiang Mai, ballt sich das Wissen aus den unterschiedlichsten Bereichen enorm. Nadja vertritt die Überzeugung: „Das muss man einfach selbst erleben!“.

Ihre Erfahrungen waren so gut, dass sie schnell den Entschluss fasste, ein Unternehmen zu gründen. Einerseits um anderen die Möglichkeit zu bieten, das selbe zu erleben und gleichzeitig auch, um Unternehmen ein einzigartiges Personalinstrument an die Hand zu geben. Nach gerade einmal vier Monaten als digitale Nomadin gründete sie Remote Talents. Selbst die Gründung, wie sollte es anders sein, führte sie remote durch. Zusammen mit ihrem Businesspartner entwickelte sie ein Konzept, dass es vorrangig Festangestellten ermöglichen soll, aus der Ferne zu arbeiten und zu wachsen.

Nomade Life Meets Corporate

Vor allem sind es Angestellte und Unternehmen, die Nadja von ihrer Idee und dem digitalen Arbeiten überzeugen möchte. Denn viel wichtiger, als der finanzielle Erfolg, ist es ihr, die Arbeitskultur in Deutschland zu verändern und weiter zu entwickeln. Remote Talents leistet Pionierarbeit und möchte gezielt Unternehmen im Digitalen begleiten und voranbringen.

In diesem Bereich gibt es (noch) keine Best Practice, wir brauchen eine Next Practice.

Nadja hat ein zentrales Problem in der deutschen Arbeitswelt erkannt: Zwar reden viele von Veränderungen innerhalb der Arbeitskultur und wissen zumeist auch, dass sie dieser Entwicklung Rechnung tragen müssten, den Mut, diesen Veränderungsprozess anzustoßen, haben sie jedoch nicht.

Dabei ist es doch recht logisch, dass qualifizierte Mitarbeiter nicht zwingend vor der eigenen Haustür zu finden sind. Die IT-Branche ist ein hervorragendes Beispiel für das Problem: Weshalb sollte ein ITler, der 1:1 auf die ausgeschriebene Stelle passt, nur deshalb nicht angestellt werden, weil er woanders wohnt? Vor allem, wenn der Job auch remote erledigt werden könnte und der Sitz der Firmenzentrale so gar nicht in sein Lebensmodell passt?

„Arbeitgeber fürchten Unsicherheit.“

Nadja Mütterlein, Remote Talents

Mit dieser These bringt Nadja es auf den Punkt. Denn Remote Work ist ein völlig neues Arbeitsmodell, gerade für Arbeitgeber oder Agenturen. Während es meist Freelancer sind, die von unterwegs arbeiten, gibt es für Festangestellte keine Best Practice an der man sich orientieren könnte. Die Unternehmen müssen den Mut aufbringen, etwas Neues und Unbekanntes zu wagen und aus der eigenen Erfahrungen lernen. Das kostet erst einmal Überwindung.

„Travelling and working remotely: When you live your life this way, personal development doesn’t come from books or seminars, it comes from every moment of your experience!“

– Nadja Mütterlein, Remote Talents

Und was hab’ ich davon?

Daneben ist für viele Arbeitgeber gar nicht klar, was es eigentlich bringt, den Mitarbeiter zum Arbeiten in die Ferne zu schicken. Neben der individuellen Entwicklung des jeweiligen Arbeitnehmers, würden sie die positiven Auswirkungen auf das eigene Unternehmen teilweise nur schwer erkennen, so Nadja. Dabei könnte man zumindest auf Zeit auch als Festangestellter Digitaler Nomade sein. Aber nur mit dem Input, den der Digitale Nomade von außen nach innen trägt, könne sich etwas an der eigenen Unternehmenskultur verändern. Remote Work oder andere Arbeitsmodelle können sehr erfolgreich umgesetzt werden.

„Was passiert denn, wenn der eigene Mitarbeiter vom anderen Ende der Welt ins Telefonmeeting geht? Auch andere werden dazu motiviert etwas Neues zu wagen – das nächste Telefonat führen sie vielleicht auch aus dem Home Office.“

– Nadja Mütterlein, Remote Talents

Die positiven Erfahrungen des digitalen Mitarbeiters werden in das Unternehmen getragen und stoßen Schritt für Schritt eine Wandlung an.

„Wir wollen Kulturveränderung anstoßen und dafür muss sich grundsätzlich erst einmal Mindset in den Unternehmen ändern. Das zu schaffen ist kein Leichtes, aber mit einer Inititative wie Remote Talents können Unternehmen den ersten großen Schritt dazu hinmachen.“

– Nadja Mütterlein, Remote Talents

„Was, wenn auf einmal alle remote arbeiten wollen?“

Eine zweite Hürde, der Nadja auffallend oft begegnet, ist die Angst, dass ein Pilotversuch zum remote Arbeiten einen Schneeballeffekt im Unternehmen auslöst und plötzlich kein Mitarbeiter mehr bereit ist, im Büro zu arbeiten. Sie ist sich sicher: „Das wollen gar nicht alle.“

Tatsächlich sei Remote Working ein Modell, dass nicht für Jeden in Frage kommt. Denn wer komplett unabhängig arbeitet und seine Arbeitszeit selbst einteilt, muss ein kleines Organisationstalent sein. „Man muss super selbstorganisiert und diszipliniert sein“, das hat auch Nadja schnell erkannt. Man würde zum Intrapreneur, zum Unternehmer im Unternehmen.

Schließlich ist es nicht immer leicht Freizeitgestaltung, die Organisation des täglichen „normalen“ Lebens und remote Arbeit in einem neuen Land unter einen Hut zu bekommen. Man muss sich selbst strukturieren und auch in mancher Hinsicht disziplinieren. Man muss sich schließlich jedes Mal aufs Neue einfinden. Dies ist eine Herausforderung, der nicht jeder gewachsen ist. Der Eindruck nach außen ist allerdings ein ganz anderer: „Und, wie ist es so im Urlaub?“, ist eine der häufigsten Fragen, die sie gestellt bekommt.“

Digitale Nomaden leiden häufig an Einsamkeit

„Digitale Nomaden? Das sind Personen, die ortsunabhängig und selbstbestimmt entscheiden wollen, wo sie arbeiten und leben möchten. Denen häufig 30 Urlaubstage nicht ausreichen, um zu reisen. Dabei ist längst nicht jeder digitale Nomade non stop on the road und reist von einem Land zum anderen. Es gibt durchaus auch digitale Nomaden, die ortsunabhängig arbeiten und nicht dabei reisen.“

– Nadja Mütterlein, Remote Talents

Remote Talents schickt eine Gruppe von digitalen Nomaden auf berufliche Entdeckungsreise, welche das Thema Personalentwicklung auf eine ganz neue Stufe hebt. Die Community soll eine Konstante bilden, die Sicherheit schafft und dafür sorgt, dass sich jeder Teilnehmer wohl fühlt. Die Teilnehmer sind Freunde, Familie und Kollegen zugleich.

Neben der gemeinsamen Basis, die diese Community bildet, ist sie auch Inspirationsquelle und ein weiterer Ort des Austausches. Die Gruppe lebt von ihren Teilnehmern. Nicht zuletzt deshalb werden sie „Talents“ genannt. Auf der gemeinsamen Reise geht es um Austausch, „Skills Sharing“ und gegenseitiges Wachsen.

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