Zeiterfassungssystem – Handlungsbedarf für viele Arbeitgeber

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Die Zeiterfassung ist eine Thematik, der viele Unternehmen bisher meist zu wenig Bedeutung beimessen. Besonders bei Beschäftigten ist die Zeiterfassung ein unbeliebtes Thema, da noch immer viele mit umständlichen Excel-Listen arbeiten müssen. Das kostet viel Zeit und Nerven. Problematisch ist es deswegen, da die Daten der Zeiterfassung enorm wichtig für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens sind.  

Der Einsatz von überholten Zeiterfassungssystemen bedroht nicht nur die Effizienz des Controllings, sondern auch eine erfolgreiche Abrechnung und Kalkulation. Wenn auch ihr eure Zeiterfassung optimieren und euer Wissen zum Thema Zeiterfassung erweitern möchtet, seid ihr hier genau richtig:  

In diesem Artikel zeigen wir euch, weswegen es in vielen Agenturen einen dringenden Überholungsbedarf ihres Zeiterfassungssystems gibt, was die Zeiterfassung ausmacht, welche Vorteile ein gutes Zeiterfassungssystem mit sich bringt und worauf ihr bei der Arbeitszeiterfassung achten solltet. 

Die Zeiterfassung – warum ist sie so wichtig?

Unter der Zeiterfassung eines Unternehmens versteht man die Erfassung von Arbeitszeitdaten der Mitarbeitenden einer Agentur oder eines Unternehmens. Aufgezeichnet und gespeichert werden dabei Informationen über den Beginn, die Pausen sowie das Ende der geleisteten Arbeit eines Teammitglieds. Dabei muss das Arbeitszeitmodell des jeweiligen Mitarbeitenden beachtet werden.  

Nicht jedem ist die Wichtigkeit des Time Tracking bewusst. Das Time Tracking der Arbeitszeit eines jeden Teammitglieds stellt eine Notwendigkeit für die reibungslosen Abläufe interner Prozesse in einem Unternehmen dar.  

Die Vorteile eines guten Zeiterfassungssystems

Da die Daten der Zeiterfassung für viele Bereiche eines Unternehmens relevant sind, ergeben sich entsprechend weitreichende Vorteile aus der Erfassung der Arbeitszeit. Aber warum genau solltet ihr als Unternehmen euer Zeiterfassungssystem überdenken? Werfen wir dazu einen Blick auf die Vorteile eines guten Zeiterfassungssystems.  

  • Projektzeiterfassung 

Während der Planung eines Projektes wird vorab ein gewisser Zeitrahmen festgesetzt, in dem dieses Projekt abgeschlossen werden sollte. Mithilfe von Zwischenzielen und Zielsetzungen für die Erfüllung einzelner Aufgaben hat also jedes Projekt seine geplanten Soll-Zeiten.  

Im Laufe des Projektes kann es jedoch durch Abweichungen, Engpässe oder Umstrukturierungen immer wieder dazu kommen, dass die Teammitglieder diese Soll-Zeiten nicht erreichen können. Ohne eine effektive Aufzeichnung der Arbeitszeit würde es möglicherweise gar nicht auffallen, dass Teammitglied X seine oder ihre Aufgabe erst zwei Tage später erfüllen konnte, da er oder sie durch Krankheit verhindert war. Mit einem Zeiterfassungssystem kann diese Abweichung erfasst und aufgefangen werden.  

  

  • Optimale Planung 

Durch die Erfassung der Arbeitszeiten liegen euch nun die Soll- und Ist-Daten vergangener Projekte vor. Genau diese Daten können euch bei der Planung weiterer Projekte unterstützen. Mithilfe der Daten des Projektes fällt es euch leichter, genauere Prognosen der Arbeitszeit für kommende Projekte zu bestimmen. So umgeht ihr Fehlprognosen, die Zeit, Geld und Mühen kosten würden. 

  

  • Genauere Abrechnungen durch Time Tracking 

Erfasst das Time Tracking genaue Daten, so erleichtert dies nicht nur die Planung und Durchführung von Projekten, sondern auch die Buchhaltung einer Agentur. Durch die genauen Daten eines effektiven Zeiterfassungssystems könnt ihr die Entgeltabrechnung ohne umständliche Berechnungen erledigen. Dabei geht es natürlich nicht darum, die Teammitglieder auf die Sekunde genau zu überwachen und zu bezahlen! Es geht darum, auch den Kunden nachzuweisen, welchen Zeitaufwand euer Projekt in Anspruch genommen hat.  

Ein gutes  time tracking unterstützt also nicht nur beim allgemeinen Agenturalltag. Es verhindert auch mögliche Konflikte zwischen eurer Agentur und euren Kunden.  

  

  • Rechtliche Absicherung 

Konflikte lassen sich durch die richtige Erfassung der geleisteten Stunden eines Mitarbeitenden auch auf rechtlicher Seite verhindern. Durch eine genaue Protokollierung könnt ihr unbewusste Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz umgehen. Durch die genaue Aufzeichnung der Arbeitsstunden behaltet ihr die Übersicht über abgeleistete Stunden. Außerdem erhaltet ihr einen Nachweis darüber, dass keine rechtlichen Verstöße vorliegen. 

  

  • Zufriedenheit eurer Teammitglieder 

Mit dem Begriff „Zeiterfassung“ stößt man bei manchen Teammitgliedern auf Abneigung, denn das Eintragen ihrer Arbeitszeit mögen manche als lästig empfinden. Doch ein solches System bringt auch viele Vorteile für Mitarbeitende mit sich. Zeichnen sie die Zeit auf, die sie zur Bewältigung einer Aufgabe benötigen, bekommen man ein Gefühl dafür, wie lange sie bis zur Beendigung brauchen. So kann jedes Teammitglied sein oder ihr Arbeitstempo genauer kennenlernen und möglicherweise die Produktivität steigern. 

Zudem wirkt sich die Arbeitszeiterfassung auch positiv auf die Psyche eines Mitarbeitenden aus. In Studien stellte sich heraus, dass eigenverantwortliches Arbeiten oftmals zu einer zu hohen Arbeitsbelastung und all den damit einhergehenden psychischen Belastungen führt. Mithilfe eines guten Time Trackings lässt sich dies verhindern. Man erhält ein Bewusstsein darüber, wie viele Stunden man abgeleistet hat – eine Überlastung wird dadurch unterbunden.  

Datenschutz bei digitaler Zeiterfassung  

Ein Aspekt, der neben den bereits genannten Punkten eine separate Würdigung verdient, ist der Datenschutz bei digitalen Lösungen. Immer dann, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, stellen Datenschutzrichtlinien ein heikles Thema dar. Gerade dieser Aspekt kann bei Excellisten und manueller Eingabe zu einem enormen betrieblichen Risiko werden, da allein die Personaler:innen für die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien sorgen müssen. Vorgaben, wie das Minimalprinzip oder die Löschpflicht bei einer großen Masse an Daten, ist keine einfache Aufgabe und bedeutet enorm viel Verantwortung.  

Wählt man deshalb eine automatisierte Softwarelösung, werden datenschutzrechtliche Fehler, die aufgrund von manuellen Eingaben und Bearbeitungen gemacht werden, umgangen. Auch hierbei bieten Zeiterfassungssysteme wie die des HQ enorme Vorteile.  

  

Warum solltet ihr als Agentur in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung jetzt handeln? 

Um als Agentur die Zufriedenheit des Teams zu steigern, sich gegen rechtliche Konflikte abzusichern und die internen Prozesse zu verbessern, sollten viele Arbeitgeber:innen ihre Arbeitszeiterfassung überdenken.  

Aufgrund dessen unterstützt das HQ euch nicht nur bei der Projektplanung oder eurem Customer-Relationship-Management, sondern auch bei der Zeiterfassung. Per Stoppuhr oder mittels der eingebetteten Software timeBro wird die Arbeitszeiterfassung so einfach wie möglich gestaltet. 

Eure Mitarbeitenden können mit der mobilen App sogar von unterwegs ihre Stunden aufzeichnen und Stunden auf ihrem Überstundenkonto sammeln. Ein weiterer großer Vorteil der Zeiterfassung im HQ ist die einfache Verrechnung.  

  

Fazit  

Im Laufe dieses Artikels konntet ihr nun feststellen, wie wichtig das Time Tracking eigentlich ist. Während viele diese Maßnahmen bisher als nebensächlich, entbehrlich und lästig empfanden, wird sie vor allem mit Rückblick auf flexiblere Arbeitsmodelle und strenger werdende Datenschutzrichtlinien immer relevanter.  

Arbeitgebende sollten bestehende Zeiterfassungssysteme modernisieren und erneuern. Automatisierte Zeiterfassungssysteme führen zu reibungslosen Abläufen in der Projektabwicklung, der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und vereinfachen bestehende Prozesse in der Zeiterfassung! 

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