Einfach, übersichtlich und strukturiert – wie ihr von dem Workflow Management profitiert

Share on twitter
Share on facebook
Share on linkedin
Share on pocket
Share on email

Der Arbeitsalltag eurer Agentur setzt sich aus unterschiedlichsten Komponenten zusammen. Ein Bereich kann ohne den anderen nicht funktionieren – es kann daher schnell passieren, dass man den Überblick über die Arbeitsabläufe verliert. Dank des Workflow Managements werden alle Arbeitsabläufe vereinfacht, optimiert und nachvollziehbar! 

Durch das Workflow Management im HQ wird jeder Prozessschritt für euch und eure Agentur ersichtlich. Nicht nur ihr profitiert vom HQ. Auch eure Kunden erfreuen sich über reibungslose Arbeitsabläufe und Prozesse. Sie werden von eurer schnellen und innovativen Kommunikation begeistert sein! 

In diesem Beitrag erklären wir euch, was ein Workflow ist und wie ihr das Workflow Management für eure Agentur nutzt. Außerdem zeigen wir euch die vielseitigen Vorteile der Prozessoptimierung und wie auch ihr davon profitieren könnt.  

Was ist ein Workflow?  

Beim Workflow, auch als Arbeitsablauf bezeichnet, spricht man von einer Reihe definierter Arbeitsschritte. Ein Workflow legt fest, welche Arbeit von wem und wann erledigt wird und wer anschließend daran weiterarbeitet. Das Ziel des Workflows ist es, einzelne Arbeitsschritte zu optimieren und damit einen effizienten Prozess zu bilden. 

An jedem Projekt sind unterschiedliche Teammitglieder und Arbeitsbereiche beteiligt. Deswegen ist es wichtig, dass ihr euch mit den Arbeitsabläufen auseinandersetzt. Welche Schwachstellen könnt ihr erkennen und darauf basierend den Workflow verbessern? 

Erst bei genauer Auseinandersetzung seht ihr den Umfang eures Workflows. Alle Teammitglieder und Beteiligten können die Arbeitsschritte eures Projekts im HQ nachvollziehen. So sind alle stets auf dem neuesten Stand. Das fördert sowohl die Zusammenarbeit als auch die Kommunikation mit Kunden.

Die Komponenten eines Workflows – wie setzt sich ein Workflow zusammen?  

Bevor wir uns mit dem Workflow Management beschäftigen, zeigen wir euch die unterschiedlichen Komponenten des Arbeitsablaufs. Ein Workflow setzt sich zusammen aus:  

  • Auslöser (Trigger) – der Trigger bringt das Projekt ins Rollen
  • Abschluss – der Abschluss ist ein definiertes Ende des Workflows oder Projekts
  • Arbeitsschritte – ein Workflow besteht aus unterschiedlichen Aktivitäten, Aktionen und Tätigkeiten 
  • Rollen – alle Beteiligten an einem Projekt besitzen eine bestimmte Rolle. Sie bearbeiten den jeweiligen Arbeitsschritt und können als Person, System oder Gruppe repräsentiert sein
  • Schema – der Workflow läuft nach einem bestimmten Schema ab
  • Zustände – wurde eine Aktivität abgebrochen, beendet oder weitergeleitet, zeigt der Workflow den jeweiligen Zustand 

Jeder Workflow wird individuell angepasst. Er bietet die beste Möglichkeit, um Aufgaben und Prozesse in eurem Projekt zu vereinfachen. Außerdem strukturiert ihr euer Projekt in logischer Reihenfolge – sowohl inhaltlich als auch zeitlich.  

Was ist Workflow Management?  

Jetzt wissen wir, was ein Workflow ist und was er beinhaltet. Doch was ist nun das sogenannte Workflow Management? Das Workflow Management steuert alle Arbeitsprozesse eures Projekts, automatisiert unterschiedliche Schritte und unterstützt euch beim reibungslosen Ablauf. Durch das Management werden Arbeiten zugeteilt, Prozessabläufe kontrolliert und euer Workflow verbessert.  

In der Agentursoftware HQ könnt ihr euren Workflow steuern, optimieren und vereinfachen. Die speziell entwickelte Software steigert die Effizienz eurer Projektabläufe enorm. 

Klare Arbeitseinteilungen, sinnvolle Arbeitsschritte und eine klare Struktur – nutzt die vielen Vorteile des HQ.

Vom Beginn bis zum Ende eures Projekts  

Stellt euch vor, ein Kunde ist von eurer Agentur überzeugt und möchte mit euch zusammenarbeiten. Wie ärgerlich wäre es, wenn eure Arbeitsabläufe unklar und undurchschaubar sind? Das hinterlässt nicht nur einen schlechten Eindruck beim Kunden, auch euer Team wird frustriert sein. 

Welche Vorteile bietet das Workflow Management? 

  • Vom Beginn bis zum Ende des Projekts habt ihr stets einen klaren Einblick in eure Arbeitsabläufe. 
  • Ihr könnt euren Kunden genaue Updates liefern und die Kooperation zwischen den Arbeitsbereichen stärken.
  • Ihr bleibt transparent und vertrauensvoll.
  • Das Projekt kann ohne Hürden und Probleme realisiert werden.
  • Prozesse ziehen sich nicht in die Länge und ihr könnt mit schnellen Ergebnissen strahlen.

Wie erstellt man ein sinnvolles Workflow Management? 

Ihr möchtet nun euren Workflow verbessern und optimieren? Bevor ihr dies tut, sollten die bestehenden Arbeitsabläufe genauer analysiert und modelliert werden. Erst dadurch erkennt ihr, wie ihr den Ablauf am besten optimieren könnt.  

  1. Analyse 

Analysiert die Standard-Abläufe in eurer Agentur. Wo kommt es häufig zu Problemen? Wo lassen sich die einzelnen Arbeitsschritte optimieren? Auf Grundlage der Analyse erhaltet ihr einen genaueren Einblick in eure Workflows.  

  1. Modellierung 

Betrachtet die einzelnen Workflows aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen. Beschreibt die verschiedenen Arbeitsschritte so exakt wie möglich und stellt Relationen aus anderen Teilbereichen dar. Es werden alle beteiligten Bereiche und ihre Zusammenhänge deutlich.  

  1. Workflow Management 

Jetzt lassen sich alle Arbeitsabläufe übersichtlich darstellen und ihr könnt einzelne Arbeitsschritte effizient optimieren. Alles läuft reibungslos ab, das Projekt wird schnell realisiert und alle Schritte sind aufeinander abgestimmt.  

Das Workflow Management im HQ  

Das Workflow Management im HQ bringt Transparenz und Struktur in euren Arbeitsalltag. Ihr erhaltet einen Einblick in bevorstehende und beendete Aufgaben. Kein manuelles Zuweisen von Arbeitsschritten und keine veralteten Arbeitsweisen – durch das Workflow Management läuft alles wie von allein.  

Eure Arbeitsabläufe entwickeln sich somit zu agilen und flexiblen Workflows. Durch das Management System werden Aufgaben, Ergebnisse und Dokumente automatisch an die nächsten Bearbeiter weitergeben. Erfreut euch an automatisierten und effizienten Prozessen.  

Die Vorteile des Workflow Managements  

Automatisierte und gesteuerte Arbeitsabläufe bringen viele Vorteile – nicht nur auf Seite der Projektabwicklung, sondern auch auf Seite eurer Kunden. Die Vorteile des Workflow Managements sind: 

  • Qualität: Die Qualität eurer Arbeitsprozesse wird enorm gesteigert. Ihr entdeckt Fehler beim Projektablauf und könnt sie beheben. Durch den Workflow wird die Arbeit nach einem bestimmten Schema erledigt und Arbeitsabläufe dadurch für alle Beteiligten erleichtert. 
  • Effizienz: Der Workflow optimiert eure Arbeitsschritte und diese werden wesentlich effizienter als zuvor. Wartezeiten und Unklarheiten kommen nicht mehr vor. Euer Ablauf funktioniert reibungslos und ihr liefert schnell gewünschte Ergebnisse.
  • Transparenz: Ihr bleibt transparent und vertrauenswürdig. Durch den Workflow seht ihr, wer gerade welche Aufgabe bearbeitet und wann ein neuer Arbeitsschritt eingeleitet wird. 
  • Zusammenarbeit: Das Workflow Management stärkt die Zusammenarbeit. Bei Projekten ist man auf die anderen Teammitglieder angewiesen – ein Zahnrad greift ins nächste. Der Workflow verbessert das Verständnis zueinander. 
  • Kommunikation: Wo früher manuell eine E-Mail mit Anhang geschrieben wurde, werden abgeschlossene Arbeiten im Workflow Management automatisch weitergeleitet. Eure Teammitglieder bekommen automatisch eine Benachrichtigung und die für sie relevanten Dokumente zugespielt. 
  • Innovation: Auch für die Zukunft seid ihr immer auf dem besten Stand eurer Arbeitsabläufe. Das innovative Management lässt sich an veränderte Strukturen jederzeit anpassen.  
  • Für das gesamte Unternehmen: Problemlose Arbeitsabläufe, kurze Wartezeiten und sinnvolle Prozesse – eure gesamte Agentur profitiert vom Workflow Management. 

So profitieren eure Kunden vom Workflow Management  

Im Fokus jeder Agentur stehen die Kunden und ihre Wünsche. Sie schenken der Agentur ihr Vertrauen und wünschen sich selbstverständlich eine tolle Zusammenarbeit. Unternehmen und Agenturen mit veralteten und alteingesessenen Arbeitsabläufen können jedoch oft nicht mithalten.  

Seid deshalb auf dem neuesten Stand der Technik und der Arbeitsoptimierung. Durch das Workflow Management könnt ihr euren Kunden jederzeit genaue Angaben zur Projektentwicklung liefern. Ihr kommuniziert mit ihnen klar und seid transparent, weckt Vertrauen und die Kunden erfreuen sich an der reibungslosen Zusammenarbeit. Auch bei steigernder Projekt- und Kundenanzahl seid ihr immer bestens über den Arbeitsablauf informiert.  

Kein Workflow Management – Was kann passieren?  

Ohne Workflow Management kann es schnell passieren, dass ihr den Überblick über Arbeitsabläufe verliert. Es führt zu unübersichtlichen Arbeitsschritten, langen Wartezeiten zwischen den Abläufen und allgemeiner Verwirrung.  

Auch die Kommunikation unter- und miteinander leidet. Wer arbeitet gerade an welchem Arbeitsschritt? Wer ist für welchen Bereich zuständig? Was passiert als Nächstes? All diese Fragen gehören dank des Workflow Management der Vergangenheit an. 

Fazit  

Das Workflow Management im HQ bringt euch, eure Projekte und eure Agentur weiter. Ihr seid immer auf dem neuesten Stand eurer Projektentwicklung, habt einen genauen Überblick über die Arbeiten und alles läuft reibungslos ab. Die Vorteile des Managements sind vielfältig! 

Das Workflow Management fördert und optimiert eure Arbeitsabläufe. Es stärkt die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb eurer Agentur und zu euren Kunden. Ihr vermeidet dank Workflow Management lange Wartezeiten zwischen Arbeitsschritten, unlogische Abläufe, überflüssige Arbeiten und unverständliche Prozesse.  

Dank einem guten Workflow Management erkennt ihr fehlerhafte Prozesse und steigert die Qualität, Effizienz und Zusammenarbeit! 

Die GlasQgel abonnieren

Ich bestätige hiermit, dass ich zukünftig neue Fachartikel der GlasQgel per E-Mail erhalten möchte. Dies kann ich jederzeit per Mail an [email protected] oder per Link am Ende jeder E-Mail widerrufen. Mehr Infos in den Datenschutzbedingungen.
 
Scroll to Top