5 ultimative Tool-Tipps für PR-Agenturen

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PR-Reporting mit PowerPoint, Excel & Co. Teamkommunikation via E-Mail und Telefon. Kapazitätsplanung nach Bauchgefühl. In vielen PR-Agenturen ist das Alltag. 

Hinkt die PR-Branche bei der Digitalisierung hinterher? Laut einer aktuellen Studie der aclipp GmbH ist die Antwort: Ja. Im Rahmen der Studie wurden von Januar bis März diesen Jahres mehr als 200 PR-Manager*innen befragt. Die überwiegende Mehrheit (86 Prozent) gab an, dass sie erheblichen Digitalisierungbedarf in der Branche sehen. 

Viele PRler sehen auch Lücken und Optimierungspotenziale im Tool-Stack von PR-Agenturen. Allein 35 Prozent der Befragten wünschen sich effizientere Reporting-Programme. Aber auch bei Agentur- und Projektmanagementsoftware sehen sie Nachholbedarf. Die komplette Studie könnt ihr hier als Whitepaper herunterladen.

Der Appell ist also deutlich: PR-Agenturen brauchen digitale Tools, die die tägliche Arbeit effizienter und einfacher machen. Doch welche Anwendungen bringen tatsächlich einen Mehrwert? In diesem Beitrag stellen wir euch Tools vor, die heute in eurem Tech-Stack nicht fehlen sollten und die perfekte Basis zur Digitalisierung von PR-Arbeit sind.

aclipp: auf Knopfdruck zu relevanten PR-Reports

Monatsende in der PR-Agentur: Die letzten Medienbeobachtungen werden gesammelt und alle fehlenden KPIs in einer Tabelle notiert. Und jetzt? PR-Reporting. Also alle Clippings inklusive der Metriken in einer Präsentation für deine Kunden aufbereiten. Allein das Erstellen eines solchen PR-Reports kann im Schnitt bis zu vier Stunden in Anspruch nehmen (und dabei sind das Sammeln der Medienbeobachtungen und das Herausfinden der KPIs noch gar nicht berücksichtigt).

Hochgerechnet ist eine Vollzeitkraft bei nur zehn Kund*innen also eine ganze Woche lang nur mit dem PR-Reporting beschäftigt. Das muss doch besser gehen! Bei genau diesem Gedanken setzt die PR-Reporting-Software aclipp an.

Mit aclipp könnt ihr Medienbeobachtungen aus allen Kanälen an einem Ort sammeln und auf Knopfdruck mit relevanten KPIs ergänzen. Dafür stehen euch die Daten von über 20.000 Print-Medien aus dem DACH-Raum, die Kennzahlen von nahezu allen Webseiten weltweit und sogar die verschiedenen KPIs aus den meistgenutzten Social-Media-Kanälen zur Verfügung.

Clippings könnt ihr entweder selbst hinzufügen oder durch die Anbindung eines Medienbeobachters automatisch einspielen. Auf Knopfdruck lassen sich eure Clippings mit relevanten Daten ergänzen. Klingt praktisch? Ist es auch.

Ihr könnt aclipp zwei Wochen lang kostenlos und unverbindlich testen.

Es ist mal wieder Monatsende oder euer Kunde wünscht ad hoc einen Report? Mit aclipp gar kein Problem: Innerhalb von nur 4 Minuten könnt ihr relevante PR-Reports erstellen – in ansprechendem Design und individuell an die Bedürfnisse eurer Kund*innen angepasst. Damit haben Clipping-Chaos und Reporting-Stress ein Ende und ihr spart wertvolle Zeit, die könnt ihr in großartige Kreativarbeit und überzeugende Pitches investieren könnt.

Und das Beste: Als HQ Kunden bekommt ihr einen Monat Gratis-Nutzung und 10% Rabatt im ersten Jahr, wenn ihr aclipp bucht.

Canva & Co.: PR-Inhalte einfach visuell gestalten

PR kann heutzutage nicht mehr ohne digitale Plattformen, wie Social Media, gedacht werden. Egal auf welchem Kanal ihr Inhalte veröffentlicht, die visuelle Darstellung spielt eine entscheidende Rolle – deshalb solltet ihr dabei auf die richtigen Tools setzen.

EveryPixel

Ihr benötigt ganz bestimmte Bildern für eure PR-Inhalte, habt aber keine Zeit, unzählige Datenbanken zu durchsuchen? Dann kommt EveryPixel wie gerufen. Die Bildersuchmaschine durchstöbert über 50 Stock-Anbieter und bietet einzigartige Filtermöglichkeiten, damit die Ergebnisse perfekt zum Design eurer PR-Inhalte passen. Ihr könnt z.B. nach dominierenden Bildfarben filtern oder einen Freiraum-Filter nutzen, um Bilder zu finden, bei denen bestimmte Bereiche ausgespart sind. 

Ein cooles Extra für PRler: Everypixel Aesthetics. Das KI-basierte Tool schätzt die visuelle Qualität jedes Bildes ein und erkennt den ästhetischen Wert, um beliebte Fotos einfacher von weniger beliebten Fotos zu trennen. Die Ergebnisse sind zum Teil überraschend.

EveryPixel Aesthetics befindet sich Beta-Stadium. Ihr könnt es auf der Website kostenfrei ausprobieren.

Canva

Wenn das Bildmaterial visuell aufbereitet werden muss und die Deadline kurz bevor steht, kann der Weg über Designer*in oder eine Agentur zum Flaschenhals werden. Eine geniale und einfache Lösung für Bildbearbeitungen aller Art: Canva. Die browserbasierte Grafikdesign-Plattform funktioniert nach dem Drag-and-Drop-Prinzip und beinhaltet zahlreiche Vorlagen, Bilder, Schriftarten und Grafikelemente, die ihr für eure Zwecke anpassen und wiederverwenden könnt.

Gerade für den Social-Media-Bereich praktisch: Die passenden Maße für Facebook und Co. sind hinterlegt, sodass ihr diese nie wieder suchen müsst und eure Grafiken direkt im gewünschten Format exportieren könnt.

Ihr könnt die meisten Funktionen von Canva sind kostenlos nutzen. In der Pro- und Team-Version sind weiteren Vorlagen, mehr Speicherplatz, etc. verfügbar).

flixier

Canva bietet zwar seit Kurzem auch die Bearbeitung von Bewegtbild an, die Möglichkeiten sind jedoch recht eingeschränkt. Ein Tool, um Videos zu bearbeiten, zu schneiden oder zusammenzufügen, muss her! Komplexe Schnittprogramme wie Adobe Premiere oder iMovie erfordern jedoch in der Regel starke Rechenleistungen und bieten bei der Arbeit am Laptop oft kein optimales Nutzungserlebnis. Eine Alternative ist der intuitive Videoeditor flixier. Die Software läuft zu 100% im Browser und belastet den Rechner dadurch kaum stärker als andere Websites.

Sogar der gesamte sonst extrem rechenintensive Rendervorgang passiert in der Cloud. Seid ihr mit der Bearbeitung fertig, könnt ihr einfach bequem das Browser-Fenster schließen und erfahrt via E-Mail, wenn euer Video fertig ist – super praktisch!

flixier gibt es als Free Version oder in bezahlten Plänen mit zusätzlichen Funktionen, wie z.B. Realtime-Collaboration.

Das HQ: eine Agentursoftware, die alle Prozesse zusammenbringt

Viel zu viele PR-Agenturen kämpfen in Sachen Agenturorganisation noch einen aussichtslosen Kampf mit einer Flut an Tabellenkalkulationen und isolierten Insellösungen. 

Die Rettung aus dem Datenchaos: eine gute Agentursoftware wie das HQ, die den kompletten Agenturprozess an einer zentralen Stelle abbildet. Das macht es möglich, PR-Projekte effizient und effektiv zu organisieren.

Stellt euch vor, ihr plant ein neues Projekt. Dieses erstellt ihr im HQ in wenigen Klicks direkt aus dem angenommenen Angebot. Die einzelnen Positionen landen automatisch als Aufgaben in eurem Projektplan. Wer aus dem Team hat noch Kapa? Ein kurzer Blick in die Ressourcenplanung beantwortet euch die Frage nach der Auslastung. Die To-Dos (inkl. Briefing, geplantem Aufwand und Deadline) verteilt ihr dann im Team – ohne, auch nur eine einzige E-Mail zu schreiben.

Euer Team erfasst die Projektzeiten direkt auf die Aufgaben. Eine Aufgabe dauert länger als gedacht? Kein Problem, denn Veränderungen im Projektzeitplan spiegeln sich automatisch auch in eurer Ressourcenplanung wider. So könnt ihr direkt auf Engpässe reagieren. Nach Projektende landen alle erfasste Stunden zum richtigen Kostensatz auf der Rechnung. Und im Controlling-Modul, wo alle relevanten Infos aus euren Projekten (Kosten, Umsätze, erfasste Zeiten, Fremdkosten) in übersichtlichen Auswertungen zusammenfließen.

Da ihr den Projektumfang inkl. aller Ressourcen vorab geplant habt, könnt ihr rückwirkend beurteilen, ob das Projekt erfolgreich war oder ob es eurer Agentur zusätzliche Kosten verursacht hat – und plant die Diskrepanz direkt in zukünftige Aufträge ein. Das HQ ermöglicht es euch also nicht nur den Projekterfolg zu messen, sondern auch eure Prozesse optimieren und eure PR-Agentur langfristig auf Kurs zu halten.

Wenn ihr das HQ noch nicht nutzt, könnt ihr den vollen Funktionsumfang 14 Tage lang kostenlos testen.

Fazit

Der richtige technische Infrastruktur ist heute wichtiger, denn je. PR-Agenturen sollten auf digitale Tools setzen, die die tägliche Arbeit effizienter und einfacher machen.

Eine smarte Reporting-Software wie aclipp spart euch wertvolle Zeit, die ihr für kreative oder strategische To-Dos nutzen könnt. Auch die Erstellung professioneller, visueller Inhalte ist mit der Unterstützung von Tools, wie Canva, Flixier oder EveryPixel, kein Hexenwerk mehr und kann von jedem von euch selbst übernommen werden. In Sachen Agenturorga ist die Agentursoftware HQ die Basis für sauber geplante, erfolgreiche Projekte.

Mit diesen fünf Tools seid ihr in den Bereichen PR-Reporting, visuelle Gestaltung und Agenturorganisation perfekt aufgestellt und langfristig für die zunehmende Digitalisierung in der PR-Welt gerüstet.

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