Strategische Personalplanung für Projektarbeit

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Wie ihr euer ideales Team planen und Problemen aus dem Weg gehen könnt  

Ihr plant ein neues Projekt und stellt gerade euer Team zusammen, als euch plötzlich auffällt – euch fehlen ganz entscheidende Qualifikationen, um das Projekt erfolgreich bewältigen zu können! Um solche oder ähnliche Situationen zu vermeiden, solltet ihr euch mit dem Thema Personalplanung auseinandersetzen. Wir erklären euch in diesem Artikel, was genau man darunter versteht und wie euch das HQ dabei helfen kann!

Was ist (strategische) Personalplanung?

Personalplanung beschäftigt sich mit den Angestellten eurer Agentur. Eine erfolgreiche Personalplanung sorgt dafür, dass ein Team immer aus optimal vielen Mitgliedern besteht – genau so, dass weder Arbeit liegen bleibt noch sich Teammitglieder langweilen. Dabei schaut man allerdings nicht nur auf die Anzahl der Teammitglieder, sondern auch auf deren Qualifikationen. Es gibt drei unterschiedliche Bereiche der Personalplanung: 

  • Operative Planung: Die operative Planung fasst das folgende Jahr ins Auge und fokussiert sich auf nahe Ziele.
  • Taktische Planung: Die taktische Planung beschäftigt sich mit den nächsten zwei bis fünf Jahren, kümmert sich also um mittelfristige Ziele.
  • Strategische Planung Die strategische Planung fasst Ziele ins Auge, die in der Regel noch fünf oder mehr Jahre entfernt liegen.

Was sind die Aufgaben?

Zu jedem Zeitpunkt eures Projekts sollten sowohl die benötigte Anzahl an Personen als auch Personen mit dem richtigen Know-How zur Verfügung stehen. Um das bereits vor Start des Projekts gewährleisten zu können, ist eine gute Personalplanung wichtig. Die strategische Personalplanung unterscheidet vier Aufgabengebiete:

  • Quantitative Personalplanung sorgt dafür, dass die benötigte Anzahl an Teammitgliedern zur Verfügung steht.
  • Qualitative Personalplanung stellt die nötige Qualifizierung der Teammitglieder sicher.
  • Zeitliche Personalplanung sorgt dafür, dass die benötigten Teammitglieder zum benötigten Zeitpunkt verfügbar sind.
  • Lokale Personalplanung stellt sicher, dass alle Teammitglieder am richtigen Ort zur Verfügung stehen.

Innerhalb dieser vier Aufgabengebiete finden sich mehrere Teilaufgaben, die eine erfolgreiche Personalplanung beinhaltet. Dadurch soll die aktuelle Anzahl sowie die zukünftig benötigte Anzahl an Teammitgliedern gemessen beziehungsweise geschätzt werden. Dabei wird nicht nur auf die Anzahl der Mitglieder geachtet, sondern auch auf die benötigten Qualifikationen. 

  • Personalbestandsplanung: Wie viele Personen gerade verfügbar sind? (Ist-Zustand)
  • Personalbedarfsplanung: Wie viele Personen für ein Projekt benötigt werden? (Soll-Zustand)
  • Personalentwicklung: Aus- und Weiterbildung von Teammitgliedern
  • Personalbeschaffung: Recruiting
  • Personalfreisetzungsplanung: Überschüssiges Personal abbauen

Was sind die Ziele?

Das Hauptziel der Personalplanung ist ein idealer Teamzustand – sowohl jetzt als auch für zukünftige Projekte. Die strategische Personalplanung soll künftige Entwicklungen vorausahnen und entsprechend planen, um den Agenturerfolg auch in Zukunft zu gewährleisten. Die detaillierteren Ziele sind abhängig von den eigenen Agenturzielen.

Warum solltet auch ihr euch mit strategischer Planung beschäftigen?

Diese Frage lässt sich am einfachsten beantworten, wenn wir uns anschauen, was ohne strategische Planung passiert. Ohne sie könnt ihr eure Ziele langfristig nicht erreichen und geratet schnell unter Druck, wenn benötigtes Personal nicht zur Verfügung steht und erst noch gefunden werden muss. 

Das hält nicht nur euren Projektfortschritt auf, sondern mindert dazu noch die Arbeitsmoral aller Teammitglieder. Aber es gibt noch mehr Probleme, die durch schlechte oder fehlende Personalplanung auftreten können.

Probleme durch nicht erfolgte oder fehlende Personalplanung

Konzentrieren wir uns zunächst auf die Anzahl der Teammitglieder. Wenn zu wenig Leute an einem Projekt arbeiten, verzögert sich der Fortschritt und ihr könnt eure Ziele nicht erreichen. Wenn ihr allerdings zu viele Mitarbeiter habt, muss für diese entweder eine neue Aufgabe gefunden werden oder es werden Leute gekündigt – beides kann euch unnötig Zeit und Geld kosten. Außerdem wirken sich sowohl Stress als auch Kündigungen auf die Motivation der übrigen Teammitglieder aus.

Schauen wir uns als nächstes den Kostenaspekt noch einmal genauer an. Hierbei spielen sowohl Recruiting und Einarbeitung als auch die Arbeitsbedingungen eine Rolle. Wechselt beispielsweise ein Mitglied eures Teams zu einem anderen Arbeitgeber, muss für dessen Position schnellstens Ersatz gefunden werden. 

Dauert die Suche jedoch zu lange, kann der Wechsler den Neuling nicht mehr einarbeiten, sondern überlässt diese Aufgabe dem restlichen Team. Das kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern hält auch den Projektfortschritt auf. 

Auch die Arbeitsbedingungen sind ein Kostenaspekt. Wenn neue Teammitglieder in einem überfüllten Büro arbeiten müssen, sinken Arbeitsmoral und Produktivität. Auf der anderen Seite kosten leerstehende Büros euch ebenfalls Geld.

Als letzten Punkt auf dieser Liste betrachten wir die Kompetenzen eures Teams. Es ist völlig normal, dass sich ein bestehendes Team über die Jahre hinweg verändert. Aber besonders langjährige Mitarbeiter sind schwer zu ersetzten – nicht zuletzt wegen ihrer Erfahrung und ihren Fähigkeiten. 

Wenn eure Agentur sich auf einen solchen Wegfall nicht vorbereitet, gefährdet ihr euer gesamtes Projekt. Deshalb ist es wichtig, das eigene Personal stets weiterzubilden und im Falle eines anstehenden Wegfalls rechtzeitig Ersatz zu suchen.

Wie kann strategische Personalplanung euch weiterhelfen?

Strategische Personalplanung hilft euch dabei, die Zukunft eurer Agentur zu sichern. Ihr könnt dadurch nicht nur Personalengpässe verhindern, sondern durch genaue Planung auch Zeit und Geld sparen. Euer Projekt schreitet effizienter voran und durch ein ideales Team könnt ihr eure Ziele erreichen.

Zudem ermöglicht euch strategische Personalplanungen, rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren. Ihr entgeht dem plötzlichen Recruiting-Druck, indem ihr euer zukünftiges Team vorausschauend plant. 

Eurem bestehenden Team könnt ihr durch gezielte Weiterbildungen neue Fähigkeiten und Kompetenzen näherbringen. Das verbessert nicht nur eure Projektarbeit, sondern stärkt auch die Arbeitsmoral und erhöht die Zufriedenheit eures Teams.

Zukunftssicheres Planen

Niemand kann mit Sicherheit sagen, was die Zukunft bringt. Aber es zeichnen sich bereits Entwicklungen ab, auf die ihr schon jetzt reagieren könnt. Ein Beispiel hierfür ist der demographische Wandel. Die Zahl der älteren Menschen nimmt zu, während die Zahl der jungen Leute abnimmt. Dadurch entsteht das Risiko, erhebliches Know-How zu verlieren, wenn in kurzer Zeit mehrere zentralen Akteure in den Ruhestand gehen. 

Diesem Problem könnt ihr schon jetzt vorbeugen, indem ihr frühzeitig junge Teammitglieder ins Boot holt und diesen durch Weiterbildungen oder Arbeit mit den Erfahrenen das nötige Know-How aneignet.

Ein zunehmend häufiges Problem ist der erhebliche Mangel an Fachkräften. Die Schulabschlusszahlen sinken und der Trend zum Studium wird immer stärker. Dadurch kommt es in der Arbeitswelt zu einem Wandel. Diesem könnt ihr entgegentreten, indem ihr bestehende Teammitglieder weiterbildet und die Mitarbeiterbindung stärkt. So bindet ihr euer Team an euch und seid für die Zukunft gut gerüstet.

Aber nicht nur das Alter und die Anzahl der Fachkräfte verändern sich. Durch die fortschreitende Digitalisierung kommt es zu einem Wandel in der Berufswelt. Während neue Berufe entstehen, sterben andere nach und nach aus. Mit der strategischen Planung könnt ihr die Berufe der Zukunft im Blick behalten und rechtzeitig passende Arbeitskräfte für euer Team rekrutieren.

Strategische Personalplanung und das HQ

Viele Agenturen nutzen nach wie vor Excel-Tabellen, um sich einen Überblick über Mitarbeitende und Personaldaten zu verschaffen. Das ist zwar möglich, nimmt aber viel Zeit in Anspruch und ist dazu noch fehleranfällig. Viel sinnvoller ist es, eine Software als Unterstützung zu nutzen.

Die Agentursoftware HQ kann euch eure Planung erheblich erleichtern. Ihr könnt euer gesamtes Team ganz einfach im Blick behalten. Das HQ verschafft euch einen Überblick über eure Teammitglieder, deren Auslastung und Verfügbarkeit, Urlaubstage und vieles mehr. Durch die Kombination mit der Zeiterfassung könnt ihr auch individuelle Arbeitszeiten einfach im Blick behalten.

Das HQ fasst alle eure Projektpläne, Personaldaten, verfügbare Ressourcen und noch vieles mehr in einer Anwendung zusammen. So könnt ihr sowohl Engpässe als auch Leerläufe frühzeitig erkennen und durch strategische Personalplanung entsprechend reagieren. Ihr habt eure Kapazitäten stets im Blick und könnt strategisch euer Team erweitern und weiterbilden, ohne dabei den Fortschritt des Projekts zu gefährden.

Haben wir euer Interesse geweckt?

Unsere Tipps für eure Personalplanung

Abschließend wollen wir euch noch ein paar Tipps mit auf den Weg geben, wie ihr eure strategische Personalplanung bestmöglich umsetzen könnt.

  • Seid immer auf der Suche nach neuen Talenten!

Der Arbeitsmarkt entwickelt sich ständig weiter und gute Fachkräfte sind hart umkämpft. Haltet also immer Ausschau nach neuen Talenten und seid auch für Initiativbewerbungen offen. So könnt ihr euch die Talente von morgen sichern, bevor es andere tun.

  • Seid informiert, welche Fähigkeiten euer Team besitzt und welche noch benötigt werden!

Nur wenn ihr die Fähigkeiten jedes Teammitglieds kennt, könnt ihr planen, welche Ergänzungen euer Team für ein Projekt noch benötigt.

  • Bildet euer Team weiter!

Wenn ihr bereits ein gutes Team an eurer Seite habt, dann helft diesem, sich noch weiter zu verbessern indem ihr aktiv Weiterbildungsmöglichkeiten wie zum Beispiel Konferenzen, Workshops oder Seminare anbietet und fördert.

  • Lasst euch von einer Software wie dem HQ unterstützen!

Ohne Hilfe ist strategische Personalplanung beinahe unmöglich zu realisieren. Die Agentursoftware HQ kann euch dabei helfen, euer Team effektiv und zukunftsorientiert zu planen. So hab ihr immer im Blick wie viel Kapazität ihr benötigt und wie viel ihr zur Verfügung habt.

Fazit

Strategische Personalplanung ist mit Blick auf die Zukunft eurer Agentur ein absolutes Muss! Um euer Projekt schnell und effektiv voranzutreiben, benötigt ihr ein qualifiziertes Team, das jeder Aufgabe gewachsen ist. Eben dieses könnt ihr bereits vor Projektstart mithilfe strategischer Personalplanung ohne Zeitdruck zusammenstellen. Zudem hilft euch Personalplanung dabei, Problemen der Zukunft bereits jetzt aus dem Weg zu gehen. Um stets den Überblick über euer Projekt und das Team zu behalten, empfiehlt es sich, eine Software wie das HQ zu nutzen. So seid ihr für die Zukunft gut gerüstet!

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