Der unterschätzte Stellenwert von gutem Projektcontrolling

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Jede Agentur muss sich heutzutage mit dem Projektcontrolling beschäftigen. Einfacher gesagt als getan: Da Projektcontrolling sehr facettenreich ist, können sich dabei sehr viele Probleme und Stolperfallen auftun. Mitunter wird es schlichtweg unübersichtlich, wenn man unzählige Apps und Excel-Tabellen managen und dabei auch noch den Überblick behalten muss.

Unser Ziel war es deshalb seit jeher, die perfekte Agentursoftware für alle Projekte und Jobs zu bieten, die alles unter einen Hut bekommt. Im Folgenden wollen wir euch die Wichtigkeit von gutem Projektcontrolling erläutern und die entsprechenden Funktionen im HQ näherbringen.

Was ist Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist ein Teil des Projektmanagements.

Als Projektcontrolling bezeichnet man alle Tätigkeiten, die zur Steuerung eines Projekts notwendig sind. Dies beinhaltet beispielsweise die Projektkalkulation, Terminierung, Investitionsplanung und mehr.

Ziel des Projektcontrollings ist es, mit begrenzten Ressourcen ein zeitlich festgelegtes Ziel zu erreichen. Es geht also darum, mit Ressourcen wirtschaftlich und effizient zu handeln. Um das zu gewährleisten, gilt es, die einzelnen Projektparameter zu kontrollieren und zu optimieren. So lässt sich ein Projekt in die gewünschte Richtung steuern.

Teilbereiche des Projektcontrollings

Das Projektcontrolling lässt sich grob in drei Bereiche unterteilen. Zum einen gibt es die Projektkalkulation, die in der Planungsphase stattfindet. Es werden Gesamtkosten, variable Kosten und Fixkosten planerisch ermittelt und darauf aufbauend die Budgetierung durchgeführt.

Einen weiteren Bereich stellt die Projektleitung dar. Hier geht es um die Überwachung und Sicherstellung der qualitativen Merkmale des Projekts und gegebenenfalls um gegensteuernde Maßnahmen, sollten Abweichungen vorliegen.

Beim letzten Bereich, der Projektkontrolle, werden Soll- und Ist-Kosten über die Dauer des Projekts dokumentiert und grafisch veranschaulicht. Dies hilft bei der Feststellung von Kostenüberschreitungen. Ergänzen lässt sich dies mit einer Termin-Kosten-Kontrolle, mit der ermittelt wird, ob durch Beschleunigungskosten das Projekt schneller fertiggestellt werden kann.

Was sind Projektparameter?

Als maßgebliche Projektparameter gelten Kosten, Termine, Leistung und Qualität. Diese gilt es zu überwachen und gegebenenfalls Abweichungen zu korrigieren.

Es gibt verschiedene Faktoren, die Einfluss auf die Projektparameter haben können. Dazu zählen Ziele und Anforderungen an die Parameter, die Komplexität des Projekts, die Umweltdynamik, eingesetztes Personal und Ressourcen sowie Unsicherheits- und Risikofaktoren, die bei der Projektentwicklung auftreten können.

Wie funktioniert gutes Projektcontrolling?

Die Durchführung von Projektcontrolling bringt eurer Agentur zahlreiche Vorteile.

Durch das Projektcontrolling können Fehler frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Des Weiteren ermöglicht es euch eine effiziente Nutzung von Ressourcen, da die Projektleitung durch die Systematik des Controllings die Ressourcenverteilung unter den Teammitgliedern optimieren kann.

Außerdem kann erfolgreiches Projektcontrolling die Motivation eurer Teammitglieder erhöhen, indem es sie bei der täglichen Arbeitsplanung unterstützt und informiert. Zusätzlich wird dadurch die Organisation, Analyse und Koordination einzelner Projektschritte erleichtert und verbessert.

Beim Projektcontrolling handelt es sich letztendlich um eine wesentliche Führungsaktivität der Projektleitung, die bis in die Personalführung und das Qualitätsmanagement hineinreicht. Der hohe Stellenwert des Projektcontrollings leuchtet also ein.

Doch wie gestaltet man es so, dass es zu größtmöglicher Effizienz und letztendlich zum Erfolg des Projekts führt? Hier gilt es, einige Punkte zu beachten. Man könnte sie auch als Erfolgsfaktoren des Projektcontrollings bezeichnen.

 

Erfolgsfaktoren 

An erster Stelle solltet ihr Ziele definieren, beispielsweise anhand der SMART-Methode. Diese besagt, dass ein Ziel spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein muss. Die Projektplanung solltet ihr regelmäßig überprüfen, um sicherzugehen, dass ihr nichts übersehen habt und alle Daten auf dem neusten Stand sind.

Als Projektleiter*in solltet ihr natürlich generell immer up-to-date sein, was den Projektfortschritt betrifft. Es bietet sich also an, regelmäßige Meetings abzuhalten, um euch über den Status des Projekts zu informieren und euch mit dem Team auszutauschen. Denn: Nur, wer den Überblick hat, kann auch gute Entscheidungen treffen.

Prozesse, Projektreporting und Aufwanderfassung solltet ihr möglichst automatisieren, beispielsweise durch eine Agentursoftware. Dadurch spart ihr Zeit und könnt eure Gedanken auf Komplexeres konzentrieren. 

Belegwesen
Mit einer Agentursoftware wie dem HQ habt ihr eure Projektfinanzen stets im Blick.

Methoden des Projektcontrollings

Zusätzlich gibt es einige gängige Methoden, die für das Projektcontrolling sehr nützlich sein können. Hier ein kompakter Überblick:

Projektplan:

Ein Projektplan zeigt, welches Teammitglied wie lange mit welcher Tätigkeit beschäftigt ist. Die Projektleitung kann dadurch den Stand des Projekts regelmäßig überprüfen und weiß über den Fortschritt der einzelnen Teammitglieder Bescheid. Außerdem veranschaulicht der Projektplan alle Projektschritte in einer Grafik.

Meilensteintrendanalyse:

Bei dieser Methode geht es darum, Meilensteine festzulegen, die zeitlich verbindlich sind. Sie müssen also an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit erreicht worden sein. Dabei ist es wichtig, realistisch zu planen und sich keine unerreichbaren Ziele oder Ziele, die sehr einfach zu erreichen sind zu setzen. Aus dem Ergebnis der Analyse lässt sich dann ein Trend ableiten, der wiederum bei der zukünftigen Zeitplanung des Projekts hilfreich ist.

Earned Value Analyse (EVA):

Diese Methode wird auch Leistungswertanalyse genannt und dient der monetären Beurteilung des Fertigstellungsgrades eines Projekts. Man beschreibt dabei die aktuelle Termin- und Kostensituation durch Kennzahlen. Schlüsselwerte hierfür sind Planwert, Ist-Kosten und Fertigstellungswert. Durch Verfolgung der Kennzahlen lässt sich wieder eine Trendanalyse erstellen.

Ampelmethode:

Hierbei geht es um die Beurteilung der Belastung von Budgets. Dies geschieht anhand farblicher Zuteilung. Bei keiner Belastung würde man entsprechend die Farbe Grün verwenden, bei moderater die Farbe Gelb und Rot bei Auslastung oder Überlastung. Der Vorteil dieser Methode ist, dass sich der Projektstand mit nur einem Blick feststellen lässt.

Soll-Ist-Vergleich:

Beim Soll-Ist-Vergleich handelt es sich um eine grundlegende Methode des Projektcontrollings. Es werden oft Faktoren wie Arbeitszeiten, Reisekosten und Fremdleistungen von Lieferanten verglichen, die dann in Form von Projektbudgets erfasst werden. Auch beim Soll-Ist-Vergleich werden Sollzustand und Abweichungen mit Farben gekennzeichnet, ähnlich der Ampelmethode. Der Vergleich liegt meist als Projektbericht vor, bei dem Planungen anhand von Projektuntereinheiten oder Budgets überwacht werden. Je kleiner diese Planungseinheiten sind, desto genauer und engmaschiger kann die Projektleitung das Projekt kontrollieren.

Kostenplanung:

Die Kostenplanung lässt sich in Vorkalkulation, Mitlaufende-Kalkulation und Nachkalkulation unterteilen. Bei der Vorkalkulation wird eine detaillierte Kostenschätzung der Arbeitspakete und Budgetierung der Projektorganisation vorgenommen. Die Mitlaufende-Kalkulation befasst sich hingegen mit Anpassungsbedarfen wie Abweichungen und setzt bei deren Entstehung an. Sie ist außerdem für den Soll-Ist-Vergleich wichtig. Ziel der Nachkalkulation ist die Analyse der endgültigen Ist-Daten, sie ist darüber hinaus Erfahrungsgrundlage für Folgeprojekte und ermöglicht es also, in Zukunft bessere Entscheidungen zu treffen.

Fertigstellungsgrad:

Hierdurch wird ausgedrückt, inwieweit das Projektziel schon erreicht ist, meist in Form einer Prozentzahl. Der Fertigstellungsgrad ist nicht immer eine eindeutige Kennzahl; er lässt sich allerdings durch Hilfsgrößen ergänzen, wie zum Beispiel die Zahl der implementierten Funktionen oder den Umfang der abgebildeten Prozesse. Dies führt zu einem ganzheitlichen Lagebild.

Was ist das HQ?

Um die Projektparameter ganzheitlich und kontinuierlich kontrollieren zu können, gibt es spezielle Software-Lösungen. Das HQ ist eine davon. Mit dem HQ könnt ihr euren gesamten Geschäftsprozess übersichtlich in einer Agentursoftware abbilden – vom ersten Kundenkontakt bis zur Abrechnung.

Das HQ ist in hohem Maße konfigurierbar, sodass ihr die Software an eure eigenen Bedürfnisse anpassen könnt. Überdies lässt sich das HQ problemlos mit gängigen Agentur-Tools wie Personio, Jira, Datev und Exchange verbinden und garantiert so einen nahtlosen Prozessablauf in eurer Agentur.

Übersicht
Das HQ bündelt alle Projektdaten an einem zentralen Ort.

Der ganze Prozess in einer Software – inklusive Projektcontrolling

Warum solltet ihr auf eine Lösung setzen, die den kompletten Auftragsprozess ganzheitlich abbildet?

Wie bereits erwähnt, integriert das HQ alle Teile des Projektprozesses in einer modernen Software. So ist es möglich, aus einem angelegten Lead direkt Kalkulationen, Projekte und entsprechende Angebote per Klick abzuleiten. Im Idealfall wird zu diesem Zeitpunkt die Kalkulation direkt in Timing und Ressourcenplanung übertragen.

Eine Projektsoftware, die wie das HQ mit dem allgemeinen Kalender (Outlook, iCal usw.) verknüpft werden kann, kann so Abwesenheiten, Urlaube und sonstige Termine bei der Ressourcenplanung gleich berücksichtigen. Das hilft auch bei Jahresplanungen mit Kund*innen, wenn direkt alle Daten digital abrufbar sind.

Auch hinsichtlich der Zeiterfassung bringt das HQ als ganzheitliche Softwarelösung Vorteile, da es Zeiterfassung direkt im Projekt und einen direkten Abgleich mit Angebotsvolumen und Projektplanung ermöglicht. Für Projekte auf SCRUM-Basis oder nach Ticketmodellen bietet das HQ eine direkte Anbindung an JIRA, damit die dort erfassten Zeiten direkt ins Projekt und somit in die betriebswirtschaftliche Abrechnung fließen. Das kann sowohl auf Stundenbasis als auch nach fixen Sätzen passieren.

Bezogen auf das Projektcontrolling könnt ihr im HQ übersichtliche Auswertungen zum Projektstand wie Angebotsvolumen, gebuchte Zeiten und mehr vornehmen. Ein Blick genügt und ihr habt den vollen Überblick über eure Projektfinanzen – vom Angebot bis zur Rechnung.

Zudem ist ein automatisiertes Projektcontrolling auf Knopfdruck (Umsätze, Kosten und DB auf Projekt und Kundenbasis, möglichst tagesaktuell), eine Weitergabe der Buchungssätze an FiBu/ Steuerberater (DATEV usw.) zur Erstellung der BWA und Berücksichtigung von Kosten möglich – inklusive des Bezahlens von Rechnungen via SEPA-Schnittstelle.

Durch die Anbindung spezieller Business Intelligence-Lösungen (wie z.B. Microsoft Power BI) an das HQ könnt ihr das Controlling noch einmal auf ein neues Niveau heben.

Fazit

Das Projektcontrolling ist ein fortlaufender Prozess, der von Beginn bis zum Ende des Projekts andauert. Es ist damit von höchster Bedeutung für den Erfolg eines Projekts, wird jedoch trotzdem oft unterschätzt. Umso wichtiger ist es, dass hier reibungslose und effiziente Abläufe gewährleistet sind. Das

HQ unterstützt euch bei eurer Agenturarbeit, indem es alle Aktivitäten des Projektcontrollings und -managements an einem Ort bündelt und euch durch zahlreiche Features die Projektarbeit erleichtert.

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