Projekt- und Ressourcenplanung Hand in Hand

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Eines kann ohne das andere nicht funktionieren – gute Planung ist eine der wichtigsten Grundlagen für ein erfolgreiches Projekt. Jedoch ist es nicht immer so einfach, wie es sich zunächst anhört. Viel zu schnell verliert man den Überblick über Aufgaben, Deadlines und verfügbare Teammitglieder.

Um das zu vermeiden, ist es wichtig, dass Projektplanung und Ressourcenplanung aufeinander abgestimmt sind. Warum genau das so wichtig ist und wie auch ihr eure Planungen in dieser Hinsicht optimieren könnt, zeigen wir euch im folgenden Artikel.

 

Warum sollte man bereits vor Beginn des Projekts mit der Planung starten und worauf muss man achten?

Schon vor dem Start eines Projekts ist es wichtig, einen guten Plan zu erstellen – denn nur, wer den Überblick behält, kann ein Projekt zum Erfolg führen. Einfache To-Do-Listen können zwar sinnvoll sein, bei größeren Projekten verliert man damit aber schnell den Überblick. Wichtig sind konkrete Pläne – sowohl Zeit- und Budgetpläne als auch Ressourcenpläne.

Gute Strukturen integrieren die verschiedenen Pläne allerdings nicht nur, sondern verlieren auch das Hauptziel nie aus den Augen – die Kund*innen zufriedenzustellen und das Projekt nach ihren Wünschen zu gestalten.

Das hört sich jetzt zwar nach sehr viel Arbeit an, aber mithilfe von Planungstools und Agentursoftware lassen sich umfangreiche Planungen schneller und einfacher erstellen. Wenn ihr das im Hinterkopf behaltet, steht dem Beginn eurer Projektplanung vorerst nichts mehr im Weg!

 

Was bedeutet Projektplanung und welche Teilaspekte sollte man integrieren?

Die allgemeine Projektplanung umfasst alle Aspekte von verfügbaren Ressourcen über das Budget bis hin zu den Zeitplänen. Eine gute Projektplanung zeichnet sich besonders dadurch aus, dass sie alle Teilaspekte in Bezug zueinander setzt und aufeinander abstimmt. Die Projektplanung sollte also einen allesumfassenden Plan erstellen, der sämtliche andere Pläne enthält beziehungsweise sich an ihnen orientiert oder darauf aufbaut – und dafür sorgen, dass dieser auch umsetzbar ist.

Durch Meilensteine und Deadlines plant man den Zeitraum des Projektes und kann regelmäßig den Fortschritt überprüfen. Jedoch sollten diese realistisch geplant sein, sodass man im Notfall noch einen Puffer hat. Denn wenn durch einen kleinen Fehler im Ablauf der ganze Plan auf den Kopf gestellt wird, kostet es nur unnötig Zeit und Ressourcen, um den Plan dementsprechend anzupassen.

Auch die Budgetplanung ist sehr wichtig, ansonsten kann einen ein böses Erwachen erwarten, wenn man die Finanzen nicht richtig im Blick behält. Insgesamt lässt sich sagen, dass eine umfangreiche Projektplanung einiges an Zeit in Anspruch nimmt, allerdings trägt sie anschließend auch einen Großteil zum erfolgreichen Ablaufen des Projektes bei, weshalb sich der Aufwand definitiv lohnt.

Was ist Ressourcenplanung und warum ist sie wichtig für einen erfolgreichen Projektverlauf?

Wie viele Teammitglieder sind gerade verfügbar, wer arbeitet an welcher Aufgabe oder an welchem Projekt und wer ist gerade im Urlaub – das und noch viel mehr sind Fragen, die für eine gute Ressourcenplanung essenziell sind. Sind zu wenige Personen für zu viele Aufgaben zuständig, resultiert das schnell in Stress und Frustration, was sich in der Qualität der Arbeit niederschlägt.

Andersherum gesehen ist es auch nicht gut, wenn zu viele Teammitglieder für zu wenige Aufgaben zuständig sind. Dann werden nämlich die Kapazitäten nicht richtig ausgenutzt, was zu Leerläufen führt, durch die sich das Projekt langsamer entwickelt, als es müsste. Eine gute Planung ist hier demnach das A und O.

Im Allgemeinen bezeichnet Ressourcenplanung das Planen von allen verfügbaren Mitteln, seien es Personen, Arbeitsräume, Maschinen oder ähnliches. Dabei geht es nicht nur darum, zu wissen, wie viele Teammitglieder für ein Projekt zur Verfügung stehen, sondern auch, welche Teammitglieder gerade schon ausgelastet sind, wer noch Kapazitäten für weitere Aufgaben hat oder wer gerade im Urlaub und daher nicht verfügbar ist.

Wie bereits erwähnt, ist es sinnvoll und wichtig, die Ressourcenplanung mit der Projektplanung abzustimmen, um einen möglichst reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten.

Ressourcenplanung

 

Integriert funktioniert am besten – wenn Planungen Hand in Hand gehen

Damit das Projekt also letztendlich wirklich Erfolg hat, müssen Projektplanung und Ressourcenplanung aufeinander abgestimmt sein – im besten Fall ist die Ressourcenplanung sogar in die Projektplanung integriert.

Um die integrierte Planung zu vereinfachen, gibt es Agentursoftware-Lösungen, die den Prozess erleichtern und die einzelnen Teilpläne direkt miteinander in Verbindung setzen. So kann die Planung möglichst effizient und effektiv erfolgen.

 

Was passiert, wenn die Pläne nicht aufeinander abgestimmt werden?

Was passieren kann, wenn Ressourcen und Projektplan nicht aufeinander abgestimmt sind, verdeutlichen diese zwei Beispiele:

  1. Man hat einen fertigen Projektplan mit sämtlichen Zielen und Deadlines erstellt, allerdings stehen einem nicht genügend Ressourcen zur Verfügung, um diese auch umzusetzen. Hier wurden bei der Projektplanung die benötigten und verfügbaren Ressourcen nicht berücksichtigt, weshalb der Plan so nicht umsetzbar ist.
  2. Es stehen viele Ressourcen zur Verfügung, allerdings werden diese im Projektplan nicht berücksichtigt, weshalb das Projekt über einen längeren Zeitraum läuft, als es eigentlich laufen müsste. Hier wurden die Ressourcen nicht ausreichend ausgeschöpft, was zu Leerläufen und einer unnötig langen Projektdauer führt.

Diese beiden Szenarien verdeutlichen, weshalb es so wichtig ist, dass Planungen in einem Projekt aufeinander abgestimmt sind. Bei einem gut integrierten Plan kommt es weder zu Überlastung noch zu Unterforderung des Teams. Man versucht, das Maß zu finden, um sowohl Engpässe als auch Leerläufe zu vermeiden, denn diese behindern den erfolgreichen Verlauf des Projekts.

 

Man sollte auf alles vorbereitet sein – Flexibilität ist wichtig!

Das Projekt läuft gut, alle Aufgaben wurden auf Teammitglieder verteilt – alles könnte nicht besser laufen. Doch was passiert, wenn sich plötzlich wie aus dem nichts mehrere Personen krankmelden, während die Deadlines immer näher rücken? Dann ist es wichtig, dass der integrierte Projektplan flexibel erstellt wurde. Unvorhersehbares kann immer passieren, weshalb man stets darauf achten sollte, Puffer sowohl im Zeitplan als auch in der Ressourcenplanung zu berücksichtigen.

Sollte das nicht der Fall sein, kann es passieren, dass ganze Pläne verschoben oder angepasst werden müssen, was eine große Belastung für das Projekt und die Teammitglieder darstellt.

 

Tipps und Tricks – wir zeigen euch, wie auch ihr eure Planung optimieren könnt

Auf dem Papier sieht es immer so einfach aus, doch in der Umsetzung ist alles trotzdem noch etwas komplizierter. Damit auch ihr die Planung im Griff habt und nicht durch plötzlich fehlende Kapazitäten aus der Bahn geworfen werdet, haben wir hier ein paar grundlegende Tipps zusammengefasst, die euch helfen, den Planungsprozess zu erleichtern.

  1. Erstellt den ersten Projektplan schon vor Beginn des Projekts. So könnt ihr von Beginn an einen strukturierten Ablauf garantieren.
  2. Orientiert euch an den Wünschen eurer Kund*innen. Dieser Punkt sollte zwar selbstverständlich sein, aber wir führen ihn hier trotzdem einmal auf. Ein guter Plan ist absolut nutzlos, wenn damit nicht das erreicht wird, was der Kunde möchte. Also schaut euch den Auftrag erst genau an und erstellt davon ausgehend den Projektplan.
  3. Plant realistisch. Wenn Deadlines und Ziele nicht erreicht werden, kann das zu Stress und Frustration führen, was Auswirkungen auf die Leistung und Arbeitsqualität haben kann.
  4. Tägliche Updates. Es ist wichtig, sich täglich auf dem Laufenden zu halten darüber, wie die Arbeit am Projekt läuft, wie die Teammitglieder ausgelastet sind, welche Aufgaben gerade in Bearbeitung sind und was noch erledigt werden muss. So könnt ihr beispielsweise Engpässe vor Deadlines im Notfall rechtzeitig erkennen und entsprechend reagieren.
  5. Nutzt eine Agentursoftware, wie z.B. das HQ. Diese erleichtern die Planung erheblich und trägt zu einem reibungsloseren Projektablauf bei.

 

Ein Beispiel: Die all-in-one Agentursoftware HQ

Eine mögliche Software, die hilft, den Überblick über sämtliche Planungen zu behalten und diese auch noch integriert, ist die Agentursoftware HQ.

Sie kombiniert nicht nur Projektplanung mit der Ressourcenplanung, sondern bietet darüber hinaus noch viele weitere Funktionen wie beispielsweise Controlling und Budgetplanung.


Die Agentursoftware HQ bündelt alle Informationen zentral auf dem Dashboard


Hier ein kleiner Ausschnitt wichtiger Funktionen, mit denen das HQ die Projektplanung vereinfacht:

  • Anlegen von eigenen Projektvorlagen
  • Projektpläne aus Angeboten generieren – und umgekehrt
  • Verknüpfungen, Meilensteine, Deadlines festlegen
  • Kombiniert Zeitplanung mit der Verfügbarkeit des Teams
  • Zuweisen von Aufgaben an Personen oder Teams
  • Verwaltung von externen Ressourcen (Kunden, Freelancer…)
  • Grafische Darstellung der Verfügbarkeit bzw. der Auslastung
  • Urlaubsplanung inkl. Antragsprozess
  • Einfaches identifizieren von Engpässen
  • Vermeidung von Leerläufen
  • Auswertungen zum Projektstand

Mit dem HQ müsst ihr nicht mehr mit Wordvorlagen oder Excel-Tabellen kämpfen oder den Überblick zwischen zig verschiedenen Programmen behalten, denn das HQ unterstützt euch bei sämtlichen Planungen von Beginn an bis zum Ende des Projekts. Projekt und Ressourcenplanung gehen hier also wirklich Hand in Hand.

Durch die intuitive Bedienung der Software ist keine lange Einarbeitungszeit nötig und ihr könnt direkt mit eurer Planung starten.

Fazit: Wie wichtig ist es, dass Projektplanung und Ressourcenplanung Hand in Hand gehen?

Um ein Projekt möglichst effizient und erfolgreich zu bearbeiten ist es wichtig, dass sämtliche Planungen aufeinander abgestimmt sind. Besonders Projektplanung und Ressourcenplanung sollten dabei in engem Zusammenhang zueinander stehen und stets aufeinander abgestimmt oder sogar integriert werden.

Auch eine realistische und flexible Planung ist wichtig, um Engpässe und eventuell nötige Anpassungen der Pläne zu vermeiden. Eine Agentursoftware wie beispielsweise HQ erleichtert diese Planungsschritte und sorgt für eine übersichtliche und aufeinander abgestimmte Planung.

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