Die besten Tools für Agenturen – unsere Top Auswahl 2021

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Ihr kennt das bestimmt auch: An manchen Tagen ist einiges los und die To-Dos werden immer mehr. Dann wird eure Lieblingskollegin krank und der Kunde verlangt nach einem Update oder einer Rechnung. Und wenn ihr euch vor Arbeit eh schon nicht mehr retten könnt, sind da auch noch eure Social-Media-Kanäle, welche mit kreativen Inhalten gefüttert werden wollen. Chaos pur!

Bitte nicht den Kopf in den Sand stecken. Es gibt mittlerweile so viele Tools, die euch das Arbeitsleben erleichtern können und euch genau in diesen Situationen unter die Arme greifen. Allerdings ist die Auswahl schier erschlagend… 

Wie gut, dass wir zur Stelle sind und euch eine Liste mit Tools und weiteren coolen Apps zusammengestellt haben. Viele dieser Tools nutzen wir selbst täglich in unserem Team und sind super überzeugt von ihnen. Findet jetzt heraus, welche Tools nicht in eurer Agentur fehlen dürfen!

Tools für saubere Prozesse und eine optimale Zusammenarbeit im Team

Teamwork makes the dream work! Doch neben einem produktiven Team sind auch gut organisierte Prozesse die Grundlage für erfolgreiche Projekte. Diese Tools unterstützen euch bei der Agenturorga – egal, wo euer Team gerade arbeitet.

Das HQ: Die Agentur in einem Tool

Die Aufgaben in eurer Agentur sind komplex und ihr habt keine Lust, im normalen Agenturalltag unzählige Tools zu benutzen? Dann braucht ihr eine Agentursoftware wie das HQ. Mit dem HQ könnt ihr eure Projekte vom Sales über das Projektmanagement bis hin zur Rechnung abbilden und bringt so Ordnung und Struktur in euren gesamten Agenturprozess.  

Ihr habt weitere Tool in eurem Tech-Stack? Keine Sorge: Das HQ funktioniert mit euren Tools und bietet beliebige Erweiterungsmöglichkeiten dank offener REST-API.

awork: Die perfekte Ergänzung zur Agentursoftware

Eine Agentursoftware, wie das HQ bietet eine umfassende Projektsteuerung und Einblick in die Gesamtheit aller Agenturzahlen – für die Projekt- oder Agenturleitung super praktisch. Für euer Design-Team liegt der Fokus im Daily Business eher auf dem Aufgabenmanagement und der Zeiterfassung? Dann schaut doch mal bei awork vorbei! 

awork ist eine schlanke Workmanagement-Lösung für kreative Teams – perfekt integrierbar mit dem Rechnungsprozess im HQ. Euer Kreativ-Team kann die Projektaufgaben in awork abarbeiten und Zeiten auf Projekte und To-Dos erfassen – und für die Abrechnung und Kostenanalyse landen am Ende alle erfassten Projektzeiten wieder im HQ.

Wenn ihr euch für die Kombination aus awork und HQ interessiert, wendet euch am besten direkt an unser Team.

Notion: Dokumentation leicht gemacht

Notion ist ein Must-Have unter den Orga-Tools. Neben Notizen aller Art, die im hauseigenen Cloudspeicher abgelegt werden, verwaltet die Software auch Kalender, Datenbanken oder Projektboards für euch – so könnt ihr Wissen über interne Prozesse, Best Practices usw. ganz einfach zentral dokumentieren und im Team teilen

Ihr könnt eigene Dokumente anlegen, sie nach nach Wunsch formatieren und Bilder, Videos, Code oder Gleichungen einfügen. Eure Dokumente werden in übergeordneten Ordnern gegliedert und übersichtlich aufbewahrt. Top Ordnung garantiert!

Calendly: Termine finden ohne viel Aufwand

Spätestens seit dem letzten Jahr gehören digitale Meetings zum Alltag in vielen Agenturen. Calendly hilft euch dabei, eure Meetings zu planen. Wer hat schon Lust auf das nervige Hin- und Hersenden von E-Mails, um einen Termin zu finden? Ihr gebt eure Verfügbarkeiten an und nun könnt ihr den Link an jede Person schicken, mit der ihr einen Termin vereinbaren wollt. Diese wählen dann einen freien Termin in eurem Kalender aus und schon habt ihr einen Termin. Super einfach!

Miro: Produktive Brainstormings von überall

Kennt ihr das Problem, in euren kreativen Meetings einfach keine neuen Ideen zu haben? Mit dem Kollaborations-Tool Miro sind produktive Meetings mit genialen Einfällen keine Seltenheit mehr! Einfach ein Whiteboard erstellen, mit eurem Team teilen und loslegen. Das userfreundliche Interface und Features wie z.B. Abstimmungen im Team vereinfachen eure Zusammenarbeit ungemein und schafft Raum für kreative und strategische Ideen in eurer Agentur. 

Zapier: So werden eure Prozesse noch effektiver

Wie cool wäre es, wenn ihr all eure Tools miteinander verbinden könntet? Zapier macht genau das möglich! Über das Tool könnt ihr verschiedene Cloud-Apps zu komplexen Workflows verknüpfen und so eure Prozesse automatisieren. Das spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern ist auch weniger fehleranfällig. 

Probiert das Ganze doch direkt mal mit dem HQ und einem eurer anderen Tools aus und nutzt dafür unsere praktische Zapier-Integration.

Tools für die Social-Media-Planung in eurer Agentur

Social-Media ist so viel mehr als nur das Posten vieler Bilder und Texte. Die folgende Auflistung von Tools wird die euch die Arbeit um einiges erleichtern.

Hootsuite: Übersichtliche Social-Media-Planung

Social-Media-Planung kann ganz schön aufwändig sein. Da ist es sinnvoll, wenn ihr Tools benutzt, in denen ihr euren Content vorplanen könnt. Somit habt ihr immer einen guten Überblick, wann welcher Beitrag gepostet werden soll und mit welchen Themen ihr euch in der Zukunft mehr beschäftigen könnt. Mit Hootsuite könnt ihr eure Inhalte, zum Beispiel für euren Twitter- oder Facebook-Account, ganz einfach vorplanen. Das Tool verfügt über eine Kalenderansicht, in der euch die geplante Beiträge angezeigt werden. Und das Praktische: eure vorgeplanten Inhalte werden automatisch gepostet.

Canva: Spielend Bilder und Grafiken erstellen 

Ihr braucht ein paar Bilder oder eine simple Grafik für eure Social-Media-Kanäle, aber eure Grafikerin hat gerade keine Zeit? Dann probiert doch mal Canva aus! Mit diesem Tool könnt ihr ganz einfach Collagen oder Bilder anfertigen. Super praktisch ist die Funktion, dass ihr eure Bilder in den jeweiligen Formaten (z.B. Twitter, Facebook, Instagram Story oder Post) mit nur einem Klick umändern könnt. Canva bietet außerdem eine große Auswahl an Fotos, Grafiken und Schriftarten.

Mailchimp & Co.: Newsletter-Planung leicht gemacht!

Hier können wir direkt drei Tools empfehlen. Falls ihr nur ein paar Newsletter für eure eigene Agentur verschicken möchtet, dann wäre der Klassiker Mailchimp ein Versuch wert, wenn ihr jedoch für viele Kunden in diesem Bereich tätig seid, dann schaut auch mal bei Inxmail vorbei. Ein weiteres Mailing-Tool zur Marketing Automation: customer.io – für automatisierte Transaktions-E-Mails, Benachrichtigungen uvm.

Pocket: Viele Informationen an einem Ort 

Manche Newsletter enthalten super interessante Artikel, Themen- und Design-Inspiration.  Doch manchmal hat man einfach keine Zeit, sie direkt zu lesen und dann geraten sie in Vergessenheit. Das wird euch mit dem Tool Pocket nicht mehr passieren. Dieses Tool speichert alles übersichtlich ab, damit ihr es wenn ihr Zeit habt, lesen könnt. So könnt ihr Artikel, Videos, Geschichten von jeder Publikation, Seite oder App ganz einfach per Klick in Pocket abspeichern und bei der nächsten Bahnfahrt lesen.

Tools, die die Mediengestalter in eurer Agentur auf dem Schirm haben sollten

Mal abgesehen von den üblichen Verdächtigen, wie der Adobe Creative Cloud, inVision und Sketch haben wir noch ein paar Tipps, die ihr vielleicht noch nicht auf dem Schirm hattet.

Adobe Color: Farbpaletten erstellen – ganz einfach

Auch ein Adobe Produkt, aber bei vielen noch unbekannt, ist Adobe Color. Hier könnt ihr eure perfekte Farbpalette erstellen. Ihr wisst zum Beispiel nicht, wie ihre eure nächste Facebook Ad farblich gestalten sollt oder euch fehlt einfach ein bisschen farbliche oder gestalterische Inspiration? Dann seid ihr hier genau richtig. Ihr könnt eure eine Grundfarbe wählen und schauen, mit welchen Farben diese harmonisiert oder welche Farben der perfekte Gegensatz wäre. Besonders praktisch: Eure Farbthemen lasssen sich in Pantone-Farbfelder umwandeln und anschließend herunterladen.

Font Squirrel: Welche Schriftart passt am besten?

Ihr seid auf der Suche nach einer passenden Schriftart für ein bestimmtes Kundenprojekt? Dann hilft euch Font Squirrel weiter! Hier gibt es nicht nur zahlreiche kostenlose Schriftarten, sondern auch ein besonders cooles Feature, was euch verrät um welche Schriftart es sich handelt. Wir alle kennen das: Ihr habt eine richtig coole Schriftart auf einer Anzeige gesehen, aber keine Ahnung wie die heißt? Dann ist Font Squirrel einen Versuch wert! Einfach ein Foto machen und dieses dort hochladen.

Figma: Design-Kollaboration leicht gemacht

Ihr sucht ein Kollaborations-Tool für eure digitalen Designs? Mit Figma können nicht nur alle Designer einen Blick auf den Entwurf werfen, sondern jeder aus dem Team, der den Link bekommt, kann sein Feedback abgeben. Besonders praktisch bei Figma ist, dass auch die Entwickler direkt einen Blick auf die Designs werfen können und die Umsetzung daher viel einfacher umzusetzen ist.

Behance: Auf der Suche nach Inspiration?

Wenn die Kreativität mal wieder etwas auf sich warten lässt, könntet ihr einen Blick in Behance werfen. Dort werden viele kreative Arbeiten vorgestellt und so könnt ihr ganz easy neue Inspirationen für eure Agentur gewinnen. Wenn ihr einfach nur ein Foto für die neue Website eines Kunden oder für einen Social-Media-Post oder einen Blogartikel benötigt, dann schaut bei Unsplash vorbei. Hier gibt es tolle Bilder nach Themen gegliedert, die ihr lizenzfrei benutzen dürft, allerdings freuen sich die Künstler auch immer über Credit.

Nachtschicht in der Agentur vor dem nächsten Pitch – diese Tools unterstützen euch

Leider kommt es regelmäßig vor, dass noch bis in die Nacht hinein in Agenturen gearbeitet wird. Doch wie kann man sich in so einem Fall immer wieder motivieren? Richtig, mit guter Musik und gutem Essen. Vielleicht einfach mal etwas Leckeres über die Lieferando-App bestellen und dann einen kleinen Power Dance zur Spotify-Playlist „Nachtschicht“ hinlegen, um anschließend mit mehr Kraft in die letzten Züge zu starten.

Fazit

Tools gibt es wie Sand am Meer.  Unsere Tool-Tipps sollen euch dabei helfen, den optimalen Agentur-Tech-Stack rund um das HQ zusammenzustellen. Viel Spaß beim Ausprobieren!

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