Agiles Projektmanagement vs. klassisches Projektmanagement

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Management ist das A und O bei Projekten jeglicher Art. Ohne gutes Projektmanagement entsteht Chaos und es herrscht Verwirrung unter den Teammitgliedern. Bereits seit einigen Jahren hat sich neben dem klassischen auch das agile Projektmanagement durchgesetzt. Was genau die Unterschiede sind, welche Variante die Richtige für eure Projekte ist und wie das HQ euch bei eurem Projektmanagement unterstützen kann, erfahrt ihr in diesem Artikel.

Was sind die Unterschiede und welchen Stil solltet ihr wählen?

Klassisches Projektmanagement?

Klassisches Projektmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass zu Beginn eines Projekts bereits das genaue Endziel sowie Ablauf und Zeitraum des Projekts festgelegt werden. Um trotzdem auf unvorhergesehene Entwicklungen vorbereitet zu sein, plant man einen zeitlichen Puffer ein. Trotzdem kann es passieren, dass die Planung durch plötzliche Veränderungen auf den Kopf gestellt wird und nicht mehr wie vorgesehen umgesetzt werden kann.

Das klassische Projektmanagement folgt in seinem Ablauf dem sogenannten Wasserfallmodell – das Projekt entwickelt sich also linear. Vor Beginn werden verschiedene Projektphasen festgelegt, die vom Team der Reihe nach bearbeitet werden.

Agiles Projektmanagement?

Es existiert keine einheitliche Definition von agilem Projektmanagement. Oft wird es aber als Gegenteil zum klassischen Projektmanagement gesehen. Agiles Projektmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass Projekte nicht genau durchgeplant werden, sondern sehr viele Freiheiten lassen. So werden beispielsweise keine genauen Zeiträume oder Aufgaben festgelegt. Auch feste Rollen in einem Team gibt es oft nicht, jeder kann Ideen einbringen und das Projekt vorantreiben. Außerdem haben die Kund*innen während des gesamten Prozesses viel Mitspracherecht. So können sich immer wieder Änderungen im Ablauf oder dem Ziel des Projekts ergeben.

Ursprünglich wurde agiles Projektmanagement in der Software-Industrie entwickelt. Das Prinzip hat sich aber inzwischen auch auf andere Branchen übertragen. Da viele Teams inzwischen klassisches Projektmanagement mit agilen Methoden kombinieren, verschwimmt die Abgrenzung nach und nach.

Der Leitfaden des agilen Projektmanagements

Da es keine einheitliche Definition von agilem Projektmanagement gibt, wird das 2001 veröffentlichte „Agile Manifest“ als Orientierungspunkt gesehen. Es umfasst vier Kernaussagen, die in zwölf Prinzipien genauer ausgeführt werden. Diese stellen eine Art Leitfaden dar und beschreiben, worauf es beim agilen Projektmanagement ankommt. Um euch einen Eindruck davon zu geben, erklären wir euch hier die vier Kernaussagen.

1. Personen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge

Jedes Teammitglied soll sich frei einbringen dürfen, ohne dabei von festgelegten Prozessen oder Rollen eingeschränkt zu werden. So können alle ihr maximales Potential ausschöpfen und das Team erzielt ein möglichst gutes Ergebnis.

2. Eine funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation

Diese Aussage stammt noch aus der Zeit, als agiles Projektmanagement nur in der Software-Entwicklung eingesetzt wurde. Um es auf andere Branchen zu übertragen, könnte man den Begriff „funktionierende Software“ durch „nützliches Projektergebnis“ ersetzen. Damit ist gemeint, dass ein gutes Endprodukt wichtiger ist als eine genaue Dokumentation sämtlicher Arbeitsschritte.

3. Die Zusammenarbeit mit den Kund*innen ist wichtiger als die Vertragsverhandlung

Kund*innen sollten jederzeit die Möglichkeit haben, ihre Wünsche und Vorstellungen einzubringen. Anmerkungen können jederzeit eingearbeitet werden, ohne den Projektverlauf aufzuhalten. So spart man sich lange Vertragsverhandlungen und kann schnell mit der Arbeit beginnen.

4. Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Festhalten an einem Plan

Unvorhergesehenes kann immer passieren – sowohl durch äußere Einflüsse als auch durch die Wünsche der Kund*innen. Um mit dem Endprodukt trotzdem alle zufriedenzustellen, sollte man nicht vor Veränderungen im Plan zurückschrecken. Denn wenn man an einem Plan festhält, der durch geänderte Anforderungen nicht mehr funktioniert, wird kein gutes Endergebnis entstehen.

Die Kernaussagen besagen jedoch nicht, dass die hier als weniger wichtig genannten Werte ignoriert werden. Ganz im Gegenteil – sie werden als wichtig angesehen, allerdings schätzt das agile Projektmanagement die anderen Werte noch mehr.

Agiles und klassisches Projektmanagement im Vergleich – Vor- und Nachteile

Um die beiden Projektmanagement-Stile nun noch einmal direkt zu vergleichen, schauen wir uns die Vor- und Nachteile an. Beginnen wir mit dem klassischen Projektmanagement.

Hier ist es besonders schwer, zwischen Vor- und Nachteil zu unterscheiden, denn oft ist die Unterscheidung kontextabhängig. Was sich aber auf jeden Fall als Nachteil nennen lässt, ist der sinkende Einfluss der Kund*innen im Projektverlauf. Zudem werden die Anforderungen an das Projekt zu Beginn festgelegt und danach nicht mehr verändert. Auch zählt nur das Endergebnis; Zwischenstände werden nicht berücksichtigt.

Nun eine Reihe von Punkten, die sowohl positiv als auch negativ sein können – ob diese letztendlich Vor- oder Nachteile sind, hängt von der Art des Projekts sowie dem zuständigen Team ab:

  • Der Umfang des Projekts wird – inklusive Zeitplan – vor Projektbeginn festgelegt.
  • Der Projektverlauf ist linear, das Team arbeitet sich von Phase zu Phase.
  • Jedes Teammitglied hat einen festgelegten Aufgabenbereich.
  • Projektmanager*innen sind für das Projekt verantwortlich.
  • Das gesamte Projekt wird ausführlich dokumentiert.
  • Das Team kommuniziert durch Meetings und die erfolgte Dokumentation.

Schauen wir uns im Vergleich dazu das agile Projektmanagement an. Hier fällt die Unterscheidung zwischen Vor- und Nachteil ein wenig einfacher, dennoch sind auch hier manche Punkte kontextabhängig. Betrachten wir zunächst die Vorteile:

  • Zeit und Umfang des Projekts können flexibel an Änderungen angepasst werden.
  • Die Kund*innen haben während der gesamten Projektphase Einfluss auf das Projekt.
  • Die Kund*innen erhalten regelmäßig Zwischenergebnisse.
  • Die Eigenverantwortung der Teammitglieder steigert die Motivation und die Teamarbeit.

Aber auch diese Methode hat Nachteile. Durch die hohe Eigenverantwortung und die vielfältigen Aufgaben der Teammitglieder sind Kommunikation und Abstimmung besonders wichtig. Das kann viel Zeit kosten. Die Kommunikation kann durch fehlende Hierarchien und Autoritätspersonen zusätzlich erschwert werden. Außerdem wird beim agilen Projektmanagement nur das nötigste dokumentiert, wodurch der Gesamtüberblick schnell verloren gehen kann. Und nicht zuletzt ist das Endergebnis zu Beginn nicht wirklich vorhersagbar.

Genau wie beim klassischen Projektmanagement gibt es auch hier noch unklare Punkte, die von Projekt und Team abhängig sind, zum Beispiel:

  • Der Projektverlauf ist nicht linear, sondern kann variiert werden.
  • Der Prozess wird während des Projekts verbessert und angepasst.
  • Die Anforderungen an das Projekt werden stetig aktualisiert.
  • Das Team übernimmt selbst die Verantwortung für das Management.
  • Keine zuvor festgelegte Aufgabenverteilung.
  • Das Team kommuniziert in täglichen, kurzen Meetings.

Welche Variante ist die richtige für euch?

Klassisches Projektmanagement eignet sich besonders für Projekte, bei denen nicht mit plötzlichen Veränderungen zu rechnen ist. Es gibt solche Projekte, die eine sehr hohe Planungssicherheit mit sich bringen. Außerdem eignet es sich für Projekte, die in ähnlicher Form bereits einmal oder mehrfach durchgeführt wurden. Die eigenen Erfahrungen helfen bei der Planung. 

Wenn allerdings ein Projekt mit noch unbekannten Anforderungen ansteht oder ihr mit häufigen Änderungen zu rechnen habt, empfiehlt sich das agile Projektmanagement. Besonders völlig neue Projekte können von dieser Vorgehensweise profitieren, da das Vorgehen während des Projektverlaufs angepasst werden kann.

Aber wichtig ist nicht nur die Projektart, sondern auch euer Team. Wenn das Team bisher nur in einem der beiden Stile gearbeitet hat, kann ein plötzlicher Wechsel zu viel Verunsicherung führen. Für den Übergang sollte genügend Zeit eingeplant werden, damit sich alle Beteiligten an die neue Organisation gewöhnen können.

Mittlerweile hat sich eine Mischung aus dem klassischen und dem agilen Projektmanagement gebildet. Der sogenannte hybride Ansatz versucht, die Vorteile beider Vorgehensweisen zu kombinieren. Meist wird dabei durch feste Deadlines ein klassischer Projektrahmen geschaffen. Die Umsetzung einzelner Aufgaben kann dann innerhalb dieses Rahmens agil erfolgen. Besonders Großprojekte mit vielen Teilaufgaben können von diesem Vorgehen profitieren.

Eure Projektarbeit mit der Agentursoftware HQ

Ganz egal, für welche Variante ihr euch entscheidet – eine Software zur Unterstützung zu suchen, ist immer sinnvoll. Die all-in-one Agentursoftware HQ kann euch bei eurer Planung und dem Projektmanagement helfen – und zwar bei beiden Ansätzen. Mit dem HQ habt ihr eure ganze Agentur im Blick. Alle wichtigen Informationen werden an einem Ort gespeichert, sodass ihr immer den Überblick behaltet.

Euren Projektstand könnt ihr jederzeit einfach und übersichtlich nachvollziehen. Selbst definierte Meilensteine und Deadlines werden übersichtlich dargestellt und auch eure Finanzen werden durch entsprechende Übersichten  einfach aufbereitet. So könnt ihr auf einen Blick alles wichtige erfassen. Die Erstellung eines Projektplans ist ebenfalls einfach und schnell. Hier könnt ihr selbst entscheiden, ob ihr klassisch planen möchtet – mithilfe des Projektplans – oder euch eine agile Planung lieber ist, beispielsweise mit dem Kenban-Board. Ihr habt sogar die Möglichkeit, direkt aus einem Angebot einen Projektplan zu erstellen, was eure Planung erleichtert. Zudem könnt ihr Aufgaben ganz einfach einem Team oder einzelnen Mitgliedern zuweisen. 

Mit der Ressourcenplanung im HQ könnt ihr die  Kapazität aller Teammitglieder erkennen und rechtzeitig auf Leerlauf und Engpässe reagieren. Individuelle Arbeitszeiten und Urlaubstage werden dabei automatisch berücksichtigt. Kombiniert mit der Zeiterfassung habt ihr die Auslastung  jedes Teammitglieds  genau im Blick.

Die Agentursoftware HQ unterstützt euch bei jedem Planungsschritt – von Projektbeginn bis zum Endergebnis. Aber auch flexible Anpassungen sind jederzeit möglich. Alle Planungsschritte lassen sich ohne viel Aufwand konfigurieren und individuell an eure Bedürfnisse anpassen. Ganz egal ob klassisch oder agil – das HQ hilft euch dabei, euer Projekt zum Erfolg zu führen!

Fazit

Während klassisches Projektmanagement einem standardisierten Vorgehen folgt, ist agiles Projektmanagement sehr flexibel und anpassungsfähig. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile, weshalb beide Formen auch heute noch Anwendung finden. Welche Variante für euch die richtige ist, könnt nur ihr selbst entscheiden. Die Agentursoftware HQ unterstützt beide Projektmanagement-Methoden und trägt zum Erfolg eurer Projekte bei.


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