Projektcontrolling: State of the Art 2018

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Die Prozesse von Agenturen und Dienstleistern zu optimieren, ist schon seit einigen Jahren unser Steckenpferd. Fast jeden Tag lernen wir neue Menschen, Agenturen und Beratungen kennen. Und damit auch wechselnde Geschäftsmodelle, Abrechnungsmodalitäten und Prozesse. Dabei stoßen wir regelmäßig auf neue, spannenden Ideen, wie Arbeit insgesamt organisiert sein kann – von Remote Workern und Freelancern über besonders schlanke Prozesse bis hin zu Agenturen, die fast ohne Büro auskommen, sind viele Ansätze dabei.

Eine Frage beschäftigt aber nahezu alle Agenturen gleichermaßen: Lohnen sich unsere Projekte? In Zeiten von fast unbegrenzten digitalen Möglichkeiten ist es nicht immer einfach einen kühlen Kopf zu bewahren und alle Projekte zu überblicken. Vor allem, was deren Profitabilität angeht. Versuchen wollen wir es dennoch.

 

Werden Prozesse komplizierter?

Simpel waren Projektmanagement und Projektcontrolling noch nie. Jede Zeit hat ihre Herausforderungen und sowieso ist jeder Jeck anders. Leichter wird es aber (leider) auch nicht. Je digitaler die Welt wird, je herausfordernder werden auch die Projekte. Kundenansprüche steigen, Prozesse werden komplexer und deren Messbarkeit damit auch.

 

Der perfekte Prozess

Den einen, perfekten Prozess gibt es natürlich nicht. Mit einigen hundert Projekten haben wir in den vergangenen Jahren unsere Erfahrungen gemacht und so manches gesehen.

Den einen, perfekten Prozess gibt es nicht.

Aus unserer Sicht hat ein Auftragsprozess fünf Phasen. Natürlich sind diese fünf Phasen nicht in jeder Agentur und Beratung gleich gewichtet. Der eine mag sich auf die Ressourcenplanung stürzen, während für den anderen das Projektcontrolling besonders im Fokus steht. Ansätze jeder Phase zeigen sich aber immer wieder.

Unsere Infografik, die ihr hier kostenlos herunterladen könnt, zeigt einen Überblick der fünf Prozesse. Im folgenden gehen wir auf jede Phase, inklusive der möglichen Probleme, im Detail ein.

 

 

1. New Business und Angebotskalkulation

Agenturprojekte entstehen nicht durch Zufall, sondern durch gezielte Vertriebsarbeit, Vertrauen, gute Kommunikation oder Pitches.

Auch wenn in Agenturen und Beratungen in der Regel nicht von „Vertrieb“, sondern von New Business (auf gut deutsch: Neugeschäft), die Rede ist. Früher wurden neue Kontakte in einem Ordner abgelegt und der gesamte Kommunikationsverlauf vermerkt, protokolliert und der Schriftverkehr abgeheftet.

Heute werden Kundendaten in einem Sales-basierten CRM erfasst, Kontakthistorien (E-Mails und Gesprächsprotokolle) von allen Beteiligten zentral abgelegt und ein Sales-Forecast erstellt.

Diesen relativ überschaubaren Vorgang so zu zerstückeln und auf zwei bis drei Tools aufzusplitten macht den eigentlichen Prozess komplizierter, als er tatsächlich ist.

 

2. Projekt- und Ressourcenplanung

Phase zwei. Wenn alles gut läuft, “droht” der Kunde mit einem Auftrag. Vor den Zeiten automatisierter Software wurde jetzt die Korktafel hervorgeschoben und Aufgaben auf einem undigitalen Gantt-Chart verteilt. Auch heute wird nicht selten die gute alte Excelliste rausgekramt, ein InDesign-Sheet gemalt oder die bewährte Flipchart konsultiert.

Die Ressourcenplanung wird in den meisten Fällen in einem Projekttool gemacht. Das Problem: Irgendjemand muss parallel den Kalender interviewen, ob vielleicht nicht doch jemand Urlaub hat oder andere Termine bei der Planung berücksichtigt werden müssen.

 

3. (Agile) Projektaufgaben und Entwicklungsplanung

Zu den erfolgreichsten klassischen Projektmanagementmethoden, gerade bei größeren Projekten, gehörte immer schon ein gut gepflegtes ‚Projektjournal‘; früher einfach mit Zettel und Stift dokumentiert. Mittlerweile lässt sich das mit Excel oder anderen Dokumentationstools realisieren. Sogar mit Evernote kann man das zielführend umsetzen.

Wir planen agil, wenngleich nicht jede Agentur oder Beratung Bedarf für einen SCRUM-Prozess hat. Schließlich hat nicht jeder eine eigene Entwicklung. Nicht jedes Projekt eignet sich auch für eine agile Planung. Insofern existieren unterschiedlichste Methoden, um Projekte zu planen.

Nicht jedes Projekt eignet sich auch für eine agile Planung. Insofern existieren unterschiedlichste Methoden, um Projekte zu planen.

Agil organisierte Teams setzen in der Regel auf separate Ticketsysteme oder SCRUM-Boards, wie JIRA, Trello oder Redmine.

Jetzt muss eigentlich nur noch der Projektfortschritt aus dem Ticketingsystem inklusive der dort getrackten Arbeitszeit mit den übrigen Prozessen, insbesondere aber der kaufmännischen Auftragsabwicklung verknüpft werden. Eigentlich. Aber wie überwache ich eine Auftragsposition „10 Mann Tage Back End Development“, wenn die Entwicklung auf funktionsbasierte Tickets (“Umsetzung XY”) basiert.

 

4. Zeit-, Budget- und Fortschrittsmessung

Nicht schon wieder dieses Thema! Aber die laufende Zeiterfassung ist nach wie vor so verschrien, wie notwendig. Man spürt und sieht, dass es im Agenturumfeld immer stärker weg vom Stundenbuchen, also dem rückwirkenden Schätzen am Ende der Woche oder des Monats, hin zu einer echten Zeiterfassung geht.

Mitarbeiter „stempeln“ sich in einem Zeiterfassungstool auf den jeweils aktuellen Job – der vorher natürlich angelegt wird. Die digitale Stoppuhr trackt automatisch die gearbeitete Zeit auf die unterschiedlichen Projekte des Tages. Das ist eine schnellere und genauere Variante, als das nachträgliche „Aus-dem-Bauch-heraus“ schätzen, auch wenn Sie in Agenturen gerne belächelt wird.

Am Monatsende oder bei Projektabschluss müssen lediglich die Zeiten aus der Software exportiert und mit den anderen für die Rechnung relevanten Daten abgeglichen werden.

 

5. Ein Fest für die Excel-Tabelle: Das Projektcontrolling im engeren Sinne

Mussten die Kollegen das früher noch alles selbst berechnen, ist das Controlling seit Jahren eine nahezu uneinnehmbare Bastion der Exceltabelle – aus gutem Grund. Denn jedes Geschäftsmodell und vor allem jede Geschäftsführung hat ihre ganz besonderen Anforderungen an Zahlen und Berichte. Bei aller Flexibilität moderner Software gibt es Grenzen der Individualität – zumindest zu sinnvollen Kosten.

Aus den Controlling-Daten müssen Kosten, Umsätze, Arbeitszeiten auf Projekt- und Kundenbasis extrahiert werden und entsprechende Buchungssätze an FiBu oder Steuerberater (DATEV oder HS usw.) via externer Freigabetools oder über klassischere Wege weiteregegeben werden. Dazu kommen hoch individuelle KPIs, die teils sehr kreativ in Excel exportiert und gebastelt werden.

 

Nicht den Kopf verlieren

Manuelle Reinzeichnungen, Klebestreifen auf Karton, manuelles Rechnen großer und komplexer Beträge, Leitz-Ordner, Tafeln und Faxgeräte klingen nicht allzu sexy, wenn wir aus heutiger Sicht darüber nachdenken. Excel und E-Mail-Kontaktlisten lösten Kunden- und Projektordner, sowie Korktafeln ab. Zwischenzeitlich hat sich die Tauglichkeit von Excel als Projektsoftware und von Mail-Kontakten als CRM auch als zweifelhaft herausgestellt.

Hunderte Touchpoints mit potenziellen Kunden, deren gestiegene Ansprüche, sich verändernde rechtliche Rahmen, Datenschutz und die immer rasanter werdende Arbeitswelt führten nicht zuletzt auch dazu, dass Projekte, Prozesse und das Controlling erheblich unübersichtlicher geworden sind.

Deshalb wurden in den letzten Jahren für jeden einzelnen Prozess in Unternehmen Tools angedockt: Für die Kundendatenbank, für Rechnungen, das Projektmanagement, die Zeiterfassung, die Buchhaltung, für Personaldaten, für die interne Kommunikation, für Freigabeprozesse mit dem Kunden, die interne Dokumentation, das Controlling und und und… Es gibt hunderte von Tools da draußen, die den Schmerz lindern sollen.

Deshalb wurden in den letzten Jahren für jeden einzelnen Prozess in Unternehmen Tools angedockt. Es gibt hunderte von Tools da draußen, die den Schmerz lindern sollen.

Beratungen und Agenturen leisten hervorragende Arbeit und generieren großen Mehrwert für ihre Kunden. Die meisten Agenturen, die uns begegnen, sind inhaltlich und fachlich für ihre Kunden fabelhaft aufgestellt. Den eigenen Auftragsprozess haben aber nicht im Blick alle. Trotz massiver digitaler Unterstützung.

 

Silos sind keine Ideallösung

Denn alle Tools fokussieren sich meist auf eine Sache und bilden diese in vielen Fällen auch ganz gut ab. Trotzdem sind solche Inseln meist mit Problemen verbunden. Daten aus dem einen ins andere Tool zu übertragen, die wirklich notwendigen Kennzahlen zu exportieren und alle Daten zielführend abzugleichen ist oftmals schwierig. Und wenn, dann als .csv oder man werkelt gleich in einem Spreadsheet. Das finale Controlling muss dann doch wieder in Excel gemacht werden.

Hinzu kommt, dass manche nicht auf jedem Device anwendbar sind, andere schon und in jedem Nutzerrechte jedes Mal neu vergeben werden müssen. Bei sensiblen Lösungen sind auch Themen, wie Datensicherheit zu bedenken – und zwar bei jedem Tool auf’s Neue.

Bei einer großen Tool-Landschaft und Insellösungen bleiben immer Schwierigkeiten zurück, wenn es um den gesamten Auftragsprozess geht. Auch, weil sich der interne oder ideale Prozess nicht durch die gesamte Architektur schieben lässt. Und jeder Prozess ist anders. Eben genauso individuell, wie eine Agentur selbst.

 

Der ganze Prozess in einer Software

Im Daily Business vertrauen viele Unternehmen auf die Benchmarks, die zurecht die Messlatte in ihren Bereichen hochgeschraubt haben – Asana, Toggl, Timely, JIRA, Confluence oder Fastbill beispielsweise. Wäre es aber nicht besser auf Lösungen zu setzen, die den kompletten Auftragsprozess ganzheitlich abbilden?

So ist es nämlich möglich, aus einen angelegten Lead direkt Kalkulationen, Projekte und entsprechende Angebote per Klick abzuleiten. Im Idealfall wird zu diesem Zeitpunkt die Kalkulation direkt in Timing und Ressourcenplanung übertragen. Eine Projektsoftware, die mit dem allgemeinen Kalender (Outlook, iCal usw.) verknüpft ist, kann so Abwesenheiten, Urlaube und sonstige Termine bei der Ressourcenplanung gleich berücksichtigen. Das hilft auch bei Jahresplanungen mit Kunden, wenn direkt alle Daten digital abrufbar sind.

Auch hinsichtlich der Zeiterfassung bringen ganzheitliche Softwarelösungen Vorteile, da sie Zeiterfassung direkt im Projekt und einen direkten Abgleich mit Angebotsvolumen und Projektplanung ermöglichen. Für Projekte auf SCRUM-Basis oder nach Ticketmodellen bietet moderne Agentursoftware eine direkte Anbindung an JIRA, damit die dort erfassten Arbeiten direkt ins Projekt und somit in die betriebswirtschaftliche Abrechnung fließen. Das kann sowohl auf Stundenbasis, als auch nach fixen Sätzen passieren.

Zudem ist ein automatisiertes Projektcontrolling auf Knopfdruck (Umsätze, Kosten und DB auf Projekt und Kundenbasis, möglichst tagesaktuell), eine Weitergabe der Buchungssätze an FiBu/ Steuerberater (DATEV oder HS usw.) zur Erstellung der BWA und Berücksichtigung von Kosten möglich – inklusive dem bezahlen von Rechnungen via SEPA-Schnittstelle.

Im Controlling kommt meistens immer noch eine kleine Zahl an hoch individualisierten Excel-Reports dazu, die sich aus diesen Daten speisen. Das kann auch heute durchaus die Best Practice sein.

Allerdings entwickeln sich Technologie und Angebote weiter, weshalb sich mittels technischer Lösungen auch die Excel-Sheets immer mehr ersetzen lassen. Speziell Business Intelligence-Lösungen (wie z.B. Microsoft Power BI) in Kombination mit leistungsstarker Software wird das Controlling noch einmal auf ein neues Niveau heben.


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Es gibt schon 4 Kommentare

  • Projektcontrolling Teil 3: Die richtige Ressourcenplanung aufsetzen | Die GlasQgel

    […] dieser 6-teiligen Serie zum Projektcontrolling beschreiben wir den Prozess – von der ersten Angebotskalkulation bis zur letzten […]

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  • Steigert euren Agenturgewinn mit diesen Best Practices | Die GlasQgel

    […] die Abrechnung ist ein separates Thema. Zeiten sollte man in erster Linie zum Zweck des internen Projektcontrollings erfassen. Denn hier entstehen nicht nur wertvolle Vergleichsdaten für die zukünftige Projekt- und […]

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  • Zeiterfassung: Wo das Problem wirklich liegt und welche Lösungen helfen

    […] Controlling basierte, strategische Entscheidungen treffen, um Umsatz und Kosten zu optimieren. Und Controlling ist wichtiger denn je. Natürlich könnte sich der ein oder andere jetzt denken: „Unsinn, soviel macht das nicht aus. […]

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  • Agentursoftware aus der Cloud: Freiheit und Wachstum durch Technologie

    […] die Zeit, die Mitarbeiter für administrative Aufgaben benötigen (Zeiterfassung, Dokumentation, Controlling, Rechnungs- und Angebotserstellung, Projektmanagement) senken zu können und diese dann eben mehr […]

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