Drei Gründe, warum dich automatische Zeiterfassung automatisch produktiver macht

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Produktivitätsratgeber boomen. Die schlechteren unter ihnen tragen uns die meditativen Morgenroutinen irgendwelcher Milliardäre an. Sie impfen uns mit cleveren Denkmustern und rufen uns motivierende Mantras zu, die wir nach jahresanfänglicher Euphorie bereits Ende Januar in die Tonne treten. Gute Ratgeber dagegen fordern von uns keine Wesensänderung. Sie empfehlen uns leicht umsetzbare und aufrecht zu erhaltende Methoden, mit denen wir unser System austricksen und schleichend neue Automatismen bilden können. Eine dieser Methoden ist automatische Zeiterfassung. Im Folgenden findest du drei Gründe, warum sie dich vom ersten Tag an und ohne dein Zutun produktiver macht.

 

 

Wieso überhaupt produktiver werden?!

Hier soll es ganz sicher nicht darum gehen, das Hamsterrad schneller zu drehen. Produktiv zu sein, bedeutet nicht härter oder mehr zu arbeiten – sondern effektiver. Niemand mag das Gefühl acht Stunden zu arbeiten, ohne dabei wirklich voranzukommen. Doch es geht um weit mehr als Gefühle: Eine 2015 im Journal of Behavioral Medicine veröffentlichte Studie legt sogar einen Zusammenhang zwischen Herzleiden und Prokrastination nahe.

Davon werde ich mir zwar nicht die Lust nehmen lassen, zwischendurch mal lustige Videos anzusehen oder ein Paar Schuhe zu bestellen. Noch viel mehr genieße ich aber Arbeitstage, an denen ich nicht mal daran denke, das zu tun. Tage, die wie im Flug vorbeiziehen, und an denen ich in den Flow komme und wichtige Aufgaben abschließen kann. So dass ich mit einem guten Gefühl nach Hause gehe – und vor allem rechtzeitig.

 

Wie wir unser Gehirn austricksen können

Wir wollen also produktiver werden. Gehen wir davon aus, dass wir uns bereits für eine Methode aus unserem Lieblingsratgeber entschieden haben. In diesem beliebigen Beispiel wählen wir Brian Tracy’s Methode Eat that Frog und priorisieren die Aufgaben des Tages nach A, B, C und D. Die wichtigste und oft auch ekelhafteste Aufgabe (A1), den „Frog“, gehen wir in der Früh als erstes an. Wir kümmern uns um keine (!) der anderen Aufgaben, bis sie vollständig erledigt, d.h. bis der Frosch gegessen ist.

Eat that Frog ist eine von vielen großartigen Methoden, die Menschen innerhalb kurzer Zeit erfolgreicher machen können. Aber wie stellen wir sicher, dass wir diese neue Gewohnheit aufrecht halten – und es nicht nur bei einem Versuch bleibt?

Als mächtigstes Instrument gilt unter Produktivitäts-Gurus wie Stephen R. Covey (The Seven Habits of Highly Effective People) das sogenannte Journaling. Im wörtlichen Sinne ist damit das Schreiben einer Art Tagebuch gemeint. Worum es im Prinzip geht: Den Tag reflektieren und Ergebnisse festhalten.

Dieses Feedback schwarz auf weiß brauchen wir nicht nur, um uns unser Verhalten vor Augen zu führen und Selbsttäuschung zu vermeiden. Sondern auch, um für das gewünschte Verhalten belohnt zu werden und Dopamin auszuschütten.

So steigt der Anreiz an der neuen Gewohnheit festzuhalten und die Erfolgssträhne auszubauen. Wenig überraschend, dass die erfolgreichsten Nichtraucher- oder Abnehm-Apps genau nach demselben Prinzip funktionieren: Wir setzen uns ein Ziel und messen den Erfolg täglich nach.

 

So steigert automatische Zeiterfassung die Produktivität

Unser Ziel steht also fest. Wir wollen unsere Zeit konsequent für die Aufgaben mit der höchsten Priorität einsetzen. Denn laut des Pareto-Prinzips machen in der Regel 20% unserer Aufgaben 80% unseres Erfolgs aus. Automatische Zeiterfassung übernimmt beim Erlernen dieser neuen Gewohnheit die Rolle des Tagebuchs bzw. Feedbacks, das uns kontrolliert und belohnt. Mit folgenden Vorteilen:

 

1. Das Tagebuch schreibt sich von selbst

Das Paradoxon vieler Produktivitätsratgeber ist, dass Menschen, die Probleme damit haben einfach loszulegen, ans Herz gelegt wird „doch einfach loszulegen“. So klug es auch ist, sein Verhalten zu messen und ein Tagebuch zu führen: Gerade die Menschen, die es tun sollten, werden damit einfach nicht anfangen und es erst recht nicht einfach so beibehalten.

Im Fall von automatischer Zeiterfassung muss der Nutzer aber nichts weiter tun, um zu sehen, wie er seine Zeit verbracht hat. Das Programm wird installiert und läuft einfach im Hintergrund. Am Ende des Tages sieht der Nutzer dann automatisch gemessene und zusammengefasste Zeitblöcke seiner Aktivitäten, Kalendereinträge und Abwesenheitszeiten.

Das heißt, das Tagebuch schreibt sich von selbst. Zur Selbstkontrolle und Belohnung muss man nichts weiter tun, als es sich anzusehen.

 

Beispiel für einen von selbst erfassten Arbeitstag: Links meine Projekte, auf denen bereits 3,3 h Arbeit automatisch gemessen wurden. Rechts ca. 5,5 h automatisch gemessene Zeitblöcke meiner Aktivitäten – z.B. meine Arbeit an diesem Word-Dokument (Quelle: timeBro).

 

2. Es spiegelt das tatsächliche Verhalten wider

Die automatische Messung ist sekundengenau und objektiv, daher ist Selbstbetrug ausgeschlossen. Es ist allzu menschlich und durchaus richtig, sich Dinge schön zu reden und sie in der Rückschau zu verklären. Bei der Messung eines Verhaltens, das man verändern möchte, ist das allerdings kontraproduktiv.

Das heißt im Klartext: Automatische Zeiterfassung schont uns nicht und deckt gnadenlos jede Minute auf, die wir mit Whatsapp Web oder Kaffeepausen verbracht haben – aber eben auch die Dauer der Aktivitäten für unsere Aufgaben.

So können wir unser Verhalten analysieren und Produktivitätskiller identifizieren. Dazu gehören häufige Unterbrechungen, zu lange Meetings, zu lange Email-/Slack-Nutzung oder einfach falsche Prioritäten bei der Bearbeitung unserer Aufgaben.

 

Beispiel für falsche Prioritäten: Fast 15% meiner Zeit sind in der letzten Woche in die Erstellung von Videos geflossen. Eine Aufgabe mit relativ geringer Priorität, die ich leicht delegieren könnte – und sollte. (Quelle: timeBro)

 

3. Keine Unterbrechungen mehr durch Zeiterfassung

Für Nutzer, die sowieso Projektzeiten erfassen müssen, kommt ein weiterer Vorteil hinzu: Sie müssen die Zeiterfassung nicht mehr während des Tages erledigen, um korrekte Zeiten zu ermitteln. Die automatisch gemessenen Zeiten können unkompliziert auf Projekten zusammengezählt und die Summen auf einen Klick an andere Software weitergeleitet werden.

 

Gute Neuigkeiten für alle timeBro Nutzer: Ab sofort wird jedem Browser Tab im HQ die jeweilige Projektnummer zugewiesen. Bei der Zuordnung in timeBro könnt ihr dank der neuen Funktion alle Zeiten noch einfacher euren Projekten zuordnen. Mehr zu der neuen Funktion findet ihr hier.

 

Für die Produktivität des Einzelnen ist das ein Segen. Denn machen wir uns nichts vor: Wenngleich genaue Zeiten für Führungskräfte bares Geld wert sind, für das Vorankommen und die Produktivität des einzelnen Mitarbeiters ist diese Aufgabe nicht nur verdammt unwichtig (niemand wird für Zeiterfassung befördert), sondern auch sehr lästig. Um einigermaßen realistische Zeiten zu ermitteln, müsste man kontinuierlich während des Tages erfassen. Das bedeutet permanente Unterbrechungen, die der Produktivität massiv schaden.

Mit automatischer Zeiterfassung findet das Ermitteln von Projektzeiten am Ende des Tages statt. Es wird erst nach den Aufgaben mit höherer Priorität erledigt – und dabei trotzdem zügig und in hervorragender Qualität. Brian Tracy, dem Autor von Eat that Frog, würde das gefallen.

 

Foto von Edu Lauton auf Unsplash

 

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