Mit diesen 5 Schritten findest du die richtige Business- und Agentursoftware

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Dieses Jahr geht es uns, wie vielen unserer Kunden: Wir wollten zum Jahresende noch ein neues Software-Tool einführen. Und dann war plötzlich Weihnachten. Und Neujahr. Und viel zu tun. Und nun ist doch schon wieder Mitte Januar.

Dass wir nun selber mitten in einer Softwareauswahl stecken, haben wir zum Anlass genommen, unsere eigenen Erfahrungen von beiden Seiten der Softwaresuche (als Anbieter und Kunde) brandaktuell zusammenzustellen, damit ihr zum Jahresstart möglichst einfach eine neue Software suchen und finden könnt – zum Beispiel, aber nicht ausschließlich, eine neue Agentursoftware 😉

Dieser Artikel enthält direkt übertragbare Erfahrungen, Beispiele aus unseren Kundenprojekten und hilfreiche Tools. Damit wird sich die Softwareauswahl nicht über Monate hinziehen, sondern effizient über die Bühne gehen – und zu einer wirklich guten Entscheidung führen – egal in welcher Software-Kategorie ihr sucht.

 

Phase 1: Beschäftigung mit sich selbst

Agentursoftware Schritt 1

Warum man eigentlich eine Software einführt

Nicht jede Toolsuche hat das gleiche Ziel. Manchmal möchte man einen bisher manuellen Prozess automatisieren, manchmal braucht man mehr Transparenz im Controlling. Vielleicht haben sich zu viele “Insellösungen” angesammelt und man möchte die Softwarelandschaft vereinfachen. Es gibt viele gute Gründe, eine neue Software einzuführen. Man sollte sich nur sehr bewusst sein, mit welchem Ziel man selber auf der Suche ist, denn sonst hat man keine gute Grundlage, die verfügbaren Werkzeuge zu beurteilen.

Die wichtigsten Funktionsbereiche vorher definieren

Diese Frage klingt einfacher, als sie ist. Viele unserer Kunden wissen z.B. nicht so genau, wonach sie eigentlich suchen. Sie „brauchen etwas, um die Agentur besser zu organisieren“. Meistens gibt es aber doch Teile des Prozesses, ohne die man nicht leben kann – und andere Teile, die eher optional sind. Hier sollte man möglichst früh schon Klarheit schaffen, damit man gezielt nach den “must-haves” testen kann. Übertragen auf Agentursoftware könnte das sein: CRM, Rechnungstellung, Zeiterfassung, Projektplanung, Ressourcenplanung usw.

Wer am Ende entscheidet, muss Teil des Prozesses sein

Nicht alle Teams entscheiden gleich. Manche Unternehmen haben sehr demokratische Entscheidungsrunden, während andere wiederum eine klare Chef-Entscheidung bevorzugen. Es gibt kein Richtig oder Falsch. Aber eines gilt sicher: Wer an der Entscheidung für oder gegen ein neues Tool maßgeblich beteiligt ist, muss auch maßgeblich an dessen Auswahl beteiligt sein. Es gibt nichts schlimmeres (und demotivierenderes), als einen aufwändigen Softwaretestprozess, der am Ende entweder von einer Bauchentscheidung oder einer fehlenden Meinung torpediert wird.

Es ist also sehr empfehlenswert, alle wichtigen Meinungen am Tisch zu haben, wenn die Grundvoraussetzungen für ein neues Tool festgelegt und getestet werden.

Welche anderen Tools müssen wir berücksichtigen?

Das Trendstichwort lautet „Integrationen“. Heutzutage hat jedes Team mehr als nur eine Software im Einsatz und man sollte darauf achten, dass vorhandene Werkzeuge gut zusammenarbeiten. Zum Beispiel:

  • Gibt es ein Tool zum Übertragen von Kontakten, Terminen, Aufgaben usw.? Z.B. Microsoft Exchange, Office365, Google GSuite etc.? Falls ja, sollte über eine Synchronisation nachgedacht werden.
  • Wird intern ein Kommunikationstool verwendet? Z.B. Slack, Teams, HipChat etc.? Dann sollten Updates aus der neuen Anwendung bestenfalls in diesem Kanal erfolgen können.
  • Wird Wert auf weitere offene Integrationsmöglichkeiten gelegt? Z.B. eine offene API, Zapier Integration usw.? Hiermit kann man flexibel an die neue Software andocken.

Wie sieht unser grober Zeitplan aus?

Oft ist es nicht entscheidend, ob man eine Woche früher oder später zur Entscheidung kommt. Aber in der Zusammenarbeit mit einem Anbieter kann man dadurch schnell und einfach klarmachen, wieviel Dringlichkeit hinter der Entscheidung steht. Gute Anbieter werden dementsprechend ihre Betreuung im Auswahlprozess anpassen.

Erst, wenn man diese zentralen Themen für sich und sein Team geklärt hat, sollte man in die Suche nach verfügbaren Tools einsteigen, damit man nicht später mehrfach auf die Suche gehen muss.

 

Phase 2: Recherche der wichtigsten Alternativen

Schritt 2

Wie man alle Tools findet, die in Frage kommen

Für jede Softwarekategorie kann man natürlich versuchen per Google zu den wichtigsten Alternativen zu kommen. Je nachdem, wie spezifisch das gesuchte Tool ist, kann das entweder hunderte Alternativen oder nur diejenigen mit dem besten Suchmaschinenmarketing liefern. Andere gute Quellen sind einschlägige Softwareverzeichnisse. Für Agentursoftware können wir da z.B. den Agentursoftwareguide empfehlen, der unabhängig einen schnellen Marktüberblick gibt. Außerdem werden regelmäßig Anwendungen aller Kategorien gegeneinander getestet. Z.B. schreibt das Team von Zapier in ihrem Blog fast wöchentlich Testberichte zur unterschiedlichsten Business-Apps. Nicht immer passen die Testbedingungen perfekt zum eigenen Anwendungsfall, aber man bekommt eine Menge Inspirationen.

Die Spreu vom Weizen trennen

Aus den vielen Tools in jeder Kategorie kann man in der Regel sofort eine große Zahl ausschließen (zu konservativ, zu alt, optisch nicht ansprechend oder es fehlen offensichtlich wichtige Funktionen und Features).

Ist die gesuchte Anwendung ein wenig komplexer, kann ein kleiner Anforderungskatalog sehr hilfreich sein. Hier ist aber Vorsicht geboten: Wir erhalten immer mal wieder Kataloge mit 400+ Anforderungen. Oft ist dies ein Zeichen, dass die Softwareauswahl als Bachelorarbeit erstellt wird, denn bei diesem Detailgrad wird es zwangsläufig akademisch. Bei größeren Anbietern ist es nicht gesagt, dass der Anforderungskatalog überhaupt bearbeitet wird. Eine knackige Liste von fünf bis zehn zentralen Anforderungen liefert aus Erfahrung die besten Ergebnisse.

Um es ganz plastisch zu machen, haben wir euch einen sehr guten Anforderungskatalog für eure nächste Agentursoftware als Fragebogen umgesetzt. Probiert es einfach aus:

 

 

Je nach Softwarekategorie sollten nach diesem Schritt zwischen drei und zehn Tools übrig bleiben, um diese genauer zu prüfen. Für unseren aktuellen Anwendungsfall konnten wir die Zahl der in Frage kommenden Apps sogar auf nur zwei Finalisten reduzieren.

 

Phase 3: Das Webinar

Schritt 3

Warum eine persönliche Systemvorstellung unersetzlich ist

Manche, besonders kleinere Apps und Anwendungen kann man problemlos selbst ausprobieren. Aber schon ein gutes CRM oder eine gute Task-Management-App hat hunderte von Features und viele verschiedene Arten, diese zu verwenden. Natürlich kann man nun versuchen alles in Ruhe auf eigene Faust zu finden und zu verstehen, das ist aber Zeitaufwändig und auch nicht immer erfolgreich. Daher bietet es sich an, dass jemand mit genauer Produktkenntnis das Tool zur Einleitung einmal vorstellt. So bekommt man meist innerhalb von nur 30 Minuten einen top Überblick und kann direkt die wichtigsten Fragen loswerden. Einen besseren Einstieg in eine neue Software gibt es eigentlich nicht.

Wie ein Screenshare-Termin in der Regel abläuft

Bei den besseren Anbietern kann man solche Präsentationen direkt online buchen. Man erhält dann einen Zugangslink zu einem Online-Konferenzraum, in dem der Präsentator später seinen Bildschirm freigibt und man ihm so beim Demonstrieren zuschauen kann. Zusätzlich nimmt man entweder per Computermikro oder Telefonkonferenz am Gespräch teil.

Wer an einem ersten Webinar teilnehmen sollte

Da der Termin online stattfindet, ist die Teilnehmerzahl in der Regel unbegrenzt. Man kann sich entweder in einem Konfi zusammensetzen oder jeder Teilnehmer wählt sich selber in die Konferenz ein. Wir empfehlen unseren Kunden immer, möglichst viele an der Auswahl beteiligte mit in diese Demo-Termine zu nehmen – das schafft nicht nur Verbundenheit zum Auswahlprozess, es steigert außerdem die Wahrscheinlichkeit, dass gleich von vornherein alle ganz kritischen Themen klar geklärt werden können.

Wenn ihr eine solche Online-Vorstellung einmal für das HQ ausprobieren möchtet, könnt ihr hier direkt einen freien Termin buchen.

 

Phase 4: Der Software-Test

Schritt 4

Warum ein Test unbedingt sein muss

Vielleicht ist das sowieso schon klar, aber jede Software, die man im Unternehmen einführt, muss unbedingt vorher getestet werden. Die Unterschiede in Optik, Haptik, Organisation usw. sind einfach viel zu groß, als dass man aus Videos und Sales-Präsentationen für sich selber entscheiden kann, ob die Anwendung zu den Anforderungen passt. Zu diesem Zweck bieten eigentlich alle seriösen Softwarehersteller eine kostenfreie Testversion an.

Was das Ziel eines Softwaretests sein muss

Man kann nicht erwarten, dass man jeden noch so kleinen Teilprozess in der neuen Software evaluieren kann. Schließlich ist in der Regel eine interne Abstimmung, eine Konfiguration usw. notwendig – und diesen Aufwand betreibt man eben erst für die “echte” Einführung. Trotzdem sollten einige Dinge unbedingt beachtet werden:

  • Diejenigen Funktionsbereiche, die als besonders kritisch identifiziert wurden, sollten wirklich auf Herz und Nieren geprüft werden. Hier hilft auch kein “ich hab’ mal reingeschaut”. Es muss systematisch der geplante Anwendungsfall durchgespielt, Fragen müssen geklärt und mögliche Hürden aufgeschrieben werden. Es kommt immer wieder vor, dass Kunden erst mitten in der Einführung feststellen, dass eine unersetzliche Kleinigkeit in der neuen Software nicht existiert – und dann ist es eigentlich schon zu spät.
  • Optik und Haptik sollten während des Tests geprüft werden (Ist das System grundsätzlich intuitiv? ist es “angenehm zu benutzen”?).
  • Dokumentation und Support: Wenn der Anbieter schon in der Auswahl-(=Vertriebs-)phase schlecht auf Supportanfragen reagiert, kann man dies auch für den späteren Support erwarten.

Wie man einen Test am besten organisiert

Eine zentrale Person sollte dafür verantwortlich sein, dass alle zentralen Prozesse getestet wurden. Am besten legt man eine einfache Excel oder Google Sheet Tabelle an und weist entsprechende Themen den Testern zu (sofern man nicht alles alleine testet). Beim Testen kommen in der Regel jede Menge Fragen auf, die man dann gesammelt an den Support schicken kann (am besten direkt in der Excel, das macht das Antworten einfacher). Gerade, wenn man mehrere Anwendungen testet, sind diese Tabellen außerdem gleich die Dokumentation des Testergebnisses, nach der man hinterer den “Gewinner” küren kann.

Wie so eine Demo aussehen kann, könnt ihr euch direkt in unserer Demo für das HQ anschauen, indem ihr euch einfach hier anmeldet.

Phase 5: Die Entscheidung für ein Tool

Schritt 5

Letztlich setzt sich eine Entscheidung für oder gegen eine neue Unternehmenssoftware aus einer Menge Faktoren zusammen . Die wichtigsten im Überblick:

  • Enthält die Anwendung alle für uns kritischen Funktionen (Und was kritisch ist, sollte man wirklich gut überlegen, hier geht es um den Kernprozess)?
  • Wie gut werden wir vom Anbieter unterstützt, wie gut ist der Support?
  • Wie wohl fühlen sich die Anwender in der Anwendung? Kommen sie gut zurecht?
  • Wie steht es um das Preis-/Leistungsverhältnis (für unendlich viel Geld, kann man immer eine Eigenentwicklung anstreben, warten, updaten, supporten…)?

Auch hier können wir jedem Team in dieser Situation nur wärmstens empfehlen, eine kleine Vergleichstabelle als Entscheidungsgrundlage anzulegen. Die Würze liegt, wie immer, in der Kürze. Bei 50 Kriterien entscheiden alle wieder nach Bauchgefühl. Insofern sind fünf bis zehn aussagekräftige pro und contra Argumente genau richtig.

One more thing…

Da ihr sehr aufmerksam unseren Artikel zur Sofwareeinführung gelesen habt, möchten wir euch gern etwas schenken. Noch bis 15. Februar 2018 schenken wir allen Neukunden 20% Rabatt auf unser “Onboarding”. Das beinhaltet z.B. Konfigurationsunterstützung & Trainings durch unsere Experten. Nutzt die Gelegenheit, euren Agenturprozess professioneller zu gestalten!

tl;dr

  • Der Jahresanfang ist einer der besten Zeitpunkte, eine neue Software einzuführen.
  • Eine Softwareauswahl besteht aus fünf Phasen: Zieldefinition, Recherche, Vorstellung, Test und Entscheidungsfindung.
  • Nur, wenn ich genau weiß, was ich mit einer Softwareeinführung erreichen will, kann ich die Software auch danach beurteilen.
  • Der schnellste Weg, eine neue Software kennen zu lernen, ist eine geführte Demo durch den Anbieter.
  • Jede moderne Software kann – und sollte – man vor dem Kauf kostenfrei auf Herz und Nieren testen.
  • Bis 15. Februar 2018 geben wir allen Neukunden des HQ 20% Rabatt auf das Onboarding.

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Es gibt bisher einen Kommentar

  • Die ideale Agentursoftware zu finden ist ein Prozess, kein Pitch! | Die GlasQgel

    […] Euch auch an diese 5 Schritte: Beschäftigung mit sich selbst, Recherche, Webinar, Software-Test & […]

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