Künstliche Intelligenz im Projektbusiness

Wie künstliche Intelligenz unseren Arbeitsalltag verändert

Unsere Vorstellung von Künstlicher Intelligenz (KI) hat meist mehr mit Science Fiction, als mit der Realität gemein. Sofern wir nicht an leistungsfähige Androiden aus Filmen, wie Blade Runner, denken, kommen uns smarte Roboter in den Sinn, die in irgendwelchen Forschungseinrichtungen entwickelt und getestet werden. Und wozu überhaupt Sorgen machen? Wenn überhaupt, wird KI in 50 Jahren relevant. Das ist für die meisten viel zu weit weg, als dass man sich jetzt schon Gedanke darum machen müsste…

Falsch gedacht! Tatsächlich steckt KI schon heute in moderner Software, die wir bereits oder schon ganz bald nutzen werden. Statt um Sci Fi geht es um die Auswertung riesiger Datenmengen und die Automatisierung von nervigen Aufgaben, die jeder von uns nur allzu gerne abgibt.

 

Wie nutzen die Tech-Giganten KI?

Du fragst dich, wie genau die Intelligenz in unseren Projektalltag Einzug halten wird? Werfen wir einen Blick auf die KI-Aktivitäten der Tech-Giganten. Schließlich sind Google & Co. stets Vorreiter, wenn es um neue Trends geht.

Bleiben wir zunächst bei Google. Die Suchmaschine investiert mehr als jedes andere Unternehmen der Welt in KI – nicht nur in selbstfahrende Autos. Ein Beispiel ist die Übersetzungssoftware Google Translate. Mittels neuronalen Netzes übersetzt der Service in 103 Sprachen. Mittels KI-Technologie hat Google Translate eine Universalsprache „gelernt“.

Auch die Produktivitätsapp G Suite hat einige intelligente Features im Gepäck. So nutzt der Filesharing-Dienst Drive neuerdings KI, um Aktivitätsmuster auszuwerten und Dateien anzuzeigen, die man voraussichtlich brachen wird. Der Google-Kalender kann derweil optimale Meeting-Termine für das Team planen und in Docs, Sheets & Slides werden automatisch bestimmte Formeln angewandt – basierend auf den häufigsten Kundenanfragen.

Microsoft hat fast 25 Jahre in die Forschung und Entwicklung von KI investiert. Aktuell ist der praktische Nutzen noch überschaubar. Mit dem neuen Service Calendar help können aber dank „Smart Scheduling“ Meetings leichter geplant werden. Die ganz großen technologischen Fortschritte lassen (noch) auf sich warten.

 

KI im Projektalltag: Was machst du eigentlich jeden Tag? Und was davon kann Software machen?

Ist KI im Arbeitsalltag also vorerst Zukunftmusik? Nein, denn tatsächlich sind KI-Anwendungen bereits in irgendeiner Form im Unternehmen integriert. KI, die heute bereits vielfach genutzt wird sind z.B. Chatbots oder die oben genannten Kalender, die sich selbst verwalten und Termine automatisch abstimmen können. Und generell nutzen alle Cloud-Anbieter KI, um die Auslastung der Serverfarmen automatisch am Bedarf zu optimieren.

Damit ist KI aktuell vorrangig auf Mustererkennungen beschränkt. Sie kann dadurch monotone Aufgaben, wie das Pflegen von Kundeninfos oder (teil) standardisierte Antworten auf Anfragen geben. Der nächste Schritt ist der Eingriff in die Organisation aller Geschäftsprozesse.

 

Kein Businessprozess ohne Daten und Verwaltung

Frag dich doch einfach mal, wie dein klassischer Arbeitsalltag aussieht? Wenn du im Projektgeschäft tätig bist, wirst du deine Projekte planen, verwalten und abarbeiten. Ganz egal, ob du in einer Agentur arbeitest, als Freelancer tätig bist oder in der Abteilung eines großen Unternehmens sitzt.

Du trinkst du zwischendurch mal einen Kaffee, gehst zum Lunch und checkst dein Smartphone. Du stimmst dich mit Kollegen ab, eventuell sogar ort- und zeitunabhängig, erfasst vielleicht Arbeitszeiten und wirst am Ende des Tages einen Überblick brauchen, ob und wie erfolgreich eure Projekte waren. Zumindest musst du wissen, wie groß der Projektfortschritt ist – die Deadline trägt ihren Namen schließlich nicht umsonst. Und irgendwo innerhalb des Unternehmens werden Angebote erstellt und Rechnungen geschrieben. Hoffentlich deckt die Rechnungssumme am Ende den Projektaufwand. Sonst hat das Unternehmen irgendwann ein Problem.

All diese Dinge, die jeden Tag in jedem projektbasierten Unternehmen geschehen, basieren auf Daten – den Kaffee zwischendurch und den Lunch mal ausgenommen. Und diese Daten müssen verwaltet werden. Auf Grundlage von Daten, wie z.B. der Arbeitszeit, wird über Projekterfolg oder Misserfolg entschieden.

 

Administrative Prozesse rund um unsere Projektplanung und die Auswertung von Daten sind teuer

Das Problem? All diese administrativen Prozesse rund um unsere Projektplanung und die Auswertung von Daten sind teuer. Zudem sind sie fast nie Teil der Wertschöpfung von Unternehmen. Und hier kommt KI in Zukunft ins Spiel! Denn smarte Software kann jeden Prozess ohne tatsächliche Wertschöpfung ablösen – auf Grundlage von datenbasierter Automatisierung.

 

Machine Learning erhöht die Qualität von Lösungen

Oliver Koch erklärt auf dem Projektmanagement Blog einen konkreten Anwendungsfall aus der Praxis:

„In einem unserer Projekte entwickeln wir z.B. gemeinsam mit einem Kunden eine KI-basierte Anwendung, die die Entscheidungsfindung unterstützen und Projektprozesse effizienter machen wird. Die Algorithmen können Daten vorschlagen und anzeigen, die für den nächsten Schritt brauchbar sein könnten. Die fertige Software wird agilen Projektteams Anhaltspunkte geben, welche Aufgaben sie am sinnvollsten im nächsten Sprint angehen sollten. Eine solche Vorauswahl stiftet insbesondere in Verbindung mit Big Data und der allgemeinen Datenflut heutzutage einen hohen Nutzen.“

Er geht davon aus, dass KI zukünftig in der Lage sein wird neue Strategien zu entwickeln und für weitere Prozesse abrufen zu können. Systeme können dann in kürzester Zeit aus tausenden von Lösungen wählen und den optimalen Lösungsweg vorschlagen.

 

Werden wir durch Künstliche Intelligenz alle unseren Job verlieren?

Dies bedeutet keinesfalls, das wir durch KI bald alle unseren Job verlieren. KI kann (fast) niemals ganze Jobs, Prozesse oder Geschäftsmodelle ersetzen. Vielmehr geht es darum, die menschlichen Tätigkeiten zu unterstützen und damit wertvoller zu machen.

Während der Mensch, also du, dich auf deine Kernfähigkeiten konzentrieren kannst (Denken, Führen, Einordnen oder Kreieren), kann dich eine Maschine von den nervigen Aufgaben den Berufsalltags befreien, oder für den Beginn zumindest entlasten. So kann intelligente Software z.B. selbstständig Arbeitszeiten erfassen, Angebote und Rechnungen erstellen oder verschicken.

„Auch wenn diese kritische Haltung nachvollziehbar ist und ein Wandel im Unternehmensaufbau und Arbeitsumfeld definitiv kommen wird, sehen wir hier lediglich eine Verschiebung von Aufgaben: Die Einführung von intelligenten Algorithmen im Projektmanagement kann die Produktivität eines Mitarbeiters fördern, indem die KI diesem zeitraubende, monotone Aufgaben abnimmt und der Mitarbeiter seine Aufmerksamkeit somit auf die Hauptaufgaben legen kann.“ Oliver Koch über KI im Projektbusiness

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