Kanban in der Agentur nutzen? So funktioniert agiles Arbeiten bei kreativen Teams

Agiles Arbeiten ist in aller Munde und bei den meisten ist inzwischen angekommen, dass sich agile Arbeitsweisen, wie Kanban, nicht nur für die Software Entwicklung eignen. Aber was genau macht eigentlich eine agile Arbeitsweise aus? Und wie funktioniert agiles Marketing?

In diesem Beitrag gehen wir darauf ein, was genau sich hinter dem Begriff Kanban verbirgt, warum Kanban so agil ist und wie man Kanban-Boards in der Agentur sinnvoll einsetzen kann.

 

Was steckt hinter dem Begriff Kanban?

Kanban kommt ursprünglich aus dem japanischen und setzt sich aus den Worten für Karte und Tafel zusammen. In Japan ist die Kanban-Technik Ende der 40er-Jahre in der Autoindustrie entstanden, um Arbeitsabläufe zu steuern und sicher zu stellen, dass immer nur eine bestimmte Anzahl von Projekten gleichzeitig bearbeitet wird. Kurzum: Um zügig fertig zu werden, wurden neue Aufgaben immer erst dann angefangen, wenn der vorherige Arbeitsschritt erledigt war.

Die Übertragung auf die Wissensarbeit begann in der 00er-Jahren. Die Prinzipien hinter dem Kanban-Modell sind die gleichen geblieben: Arbeit visualisieren, die Zahl der gleichzeitig zu bearbeitenden Dinge begrenzen und den Arbeitsfluss kontinuierlich verbessern.

 

Wie funktioniert Kanban?

Das Kanban-Prinzip basiert auf ein paar wenigen Elementen: Einem zentralen Kanban-Board auf das alle Teammitglieder Einblick haben sollten, mindestens drei Prozess-Spalten (Backlog, In Progress, Done) und den Kanban-Kärtchen auf denen Aufgaben definiert werden. Ein zentraler Punkt der Kanban-Methode ist außerdem das Work in Progress Limit (WIP-Limit). Das WIP-Limit gibt die maximale Anzahl von Aufgaben an, die gleichzeitig bearbeitet werden dürfen. Ist das Limit erreicht, müssen eigene Aufgaben fertiggestellt werden oder Teammitglieder unterstützt werden. Erst danach kann mit einer neuen Aufgabe begonnen werden.

 

Die wesentlichen Prozessschritte – Backlog, In Progress, Done

Wie bereits erwähnt, besteht ein Kanban-Board im einfachste Fall aus drei Prozessschritten: Backlog, In Progress und Done. Im Backlog befinden sich dabei alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, In Progress werden die Aufgaben gesammelt, die sich aktuell in Arbeit befinden und in die Done-Spalte werden alle Aufgaben gepackt, die bereits erledigt wurden. Kommt es bei einer Aufgabe, die bearbeitet wird, zu Problemen, wird diese als „blocked“ markiert. Gemeinsam wird dann entschieden, wie diese Blockade am schnellsten gelöst werden kann.

In der Regel lässt sich der eigentliche Prozess des Abarbeitens (In Progress) in weitere Prozessschritte unterteilen. Diese Visualisierung der eigenen Arbeitsweise kann sehr sinnvoll sein, da man durch die Kanban-Methode u.a. Erkenntnisse über den Arbeitsprozess und potentielle Engpässe gewinnen möchte. D.h. im besten Fall passt sich das Kanban-Board dem Team und dessen Aufgaben an. So lassen sich die besten Entscheidungen treffen, wann das Team weitere Aufgaben annehmen kann oder auf welcher Stelle zunächst der Fokus liegen sollte.

An späterer Stelle gehen wir auf ein Prozess-Beispiel ein, die für Agenturen sinnvoll sein könnte. Zunächst möchten wir jedoch auf die Vorteile des Kanban-Prinzips eingehen.

 

Vorteile der Kanban-Methode

Dadurch, dass sich ein einfaches Kanban-Board so leicht aufsetzen lässt, eignet es sich auch für ad hoc-Zwecke oder sogar für die persönliche Aufgabenverwaltung. Im Grunde braucht man zu Beginn nur ein Whiteboard und ein paar Post-Ist. 

Das Board zeigt dann an zentraler Stelle welche Themen im Fokus liegen und was zeitnah erledigt werden sollte.

Das Board zeigt dann an zentraler Stelle welche Themen im Fokus liegen und was zeitnah erledigt werden sollte. Teammitglieder haben nicht nur einen Überblick der eigenen To Dos, es ist auch ad hoc ersichtlich, wie ausgelastet Kollegen sind und ob diese Unterstützung benötigen. Dies ist übrigens auch ganz praktisch für den Fall, dass mal jemand krank sein sollte.

 

Das Kanban-Board als Fieberthermometer

Sind zu viele Arbeiten gleichzeitig blockiert oder gehen nur langsam voran, zeigen sich Schwächen im Arbeitsprozess meist noch bevor das Projektteam das Gefühl hat, dass ein Projekt nicht rund läuft. Damit funktioniert Kanban im Prinzip wie ein Fieberthermometer: Es misst, ob es dem Patienten (dem Projekt) gut geht oder ob er bereits krank ist (das Projekt schlecht läuft). Das ist einer der großen Kanban-Vorteile: Schlechte Prozesse lassen sich laufend verbessern. Es gilt herauszufinden, warum Aufgaben blockiert wurden und wie man diese Blockaden in Zukunft verhindern könnte.

Diese laufende Verbesserung des Prozesses noch während das Projekt läuft, macht Kanban zu einer agilen Methode. Einer der vier wichtigsten Punkte des agilen Minifestes lautet: „Das Eingehen auf Veränderungen ist wichtiger als das Festhalten an einem Plan“. Obwohl der Druck im Projekt oft sehr hoch sein mag, wird ein Problem sofort angegangen anstatt aufgeschoben zu werden.

Das ist einer der großen Kanban-Vorteile: Schlechte Prozesse lassen sich laufend verbessern. Es gilt herauszufinden, warum Aufgaben blockiert wurden und wie man diese Blockaden in Zukunft verhindern könnte.

Sätze, wie „Das müssen wir dann nach Projektabschluss mal analysieren und schauen, was nicht so gut geklappt hat“, haben wir sicherlich alle schon einmal gehört. Aber wie oft kommt es dann im Nachgang wirklich dazu? Selten bis nie. Vermutlich auch, weil man im Nachhinein schlechter analysieren kann, was genau die Gründe für das Scheitern waren. Kanban löst diese Herausforderung, da Probleme schon im Moment des Auftauchens gefunden werden müssen. Zudem kann die Verbesserung schon im laufenden Projekt eine Hilfe sein oder zumindest getestet werden.

 

Klassische Ressourcen-Planung in der Agentur aka das Push-Prinzip

Um die Frage zu beantworten, wie Kanban in einer Agentur sinnvoll eingesetzt werden kann, sollte zunächst deutlich werden, wie eine Agentur im Normalfall arbeitet. Meist wird dort eine Vielzahl von Projekten für mehrere Kunden gleichzeitig bearbeitet. Die Herausforderung besteht darin, diese Arbeit sinnvoll an alle Mitarbeiter zu verteilen und einen Überblick über alle To Dos, sowie offene Ressourcen zu behalten.

Der klassische Agentur-Ansatz diese Herausforderungen zu bewältigen, beruht auf dem Push-Prinzip (Mitarbeitern werden Aufgaben extern zugewiesen). Ein Projektmanager erstellt Ressourcenpläne für mehrere Wochen und weist anschließend Projekte und Aufgaben seinen Mitarbeitern zu.

Schon für diese Planung und Abstimmung muss einige Zeit in Anspruch genommen werden. Darüber hinaus ist das Ergebnis der Ressorcenplanung relativ unflexibel und geht davon aus, dass die Planung mehr oder weniger genauso eintrifft, wie erwartet. In der Praxis ist dies allerdings eher selten der Fall: Kollegen werden krank, wichtige Zulieferungen treffen zu spät ein oder unvorhersehbare Ereignisse führen dazu, dass eine Aufgabe viel länger dauert, als geplant. Dieses Beispiel zeigt, das ein Push-Prinzip in der Praxis an seine Grenzen stößt.

 

Das Pull-Prinzip – So können Agenturen von Kanban profitieren

Dem soeben beschriebenen Push-Prinzip steht die Pull-Methode gegenüber. Es gibt dabei keinen Projektmanager, der Aufgaben zuweist, stattdessen bestimmen die Mitarbeiter eigenverantwortlich wann sie an welchen Aufgaben arbeiten. Diese Pull-Mentalität ist eine wesentliche Voraussetzung für agiles Arbeiten.

Auch Kanban basiert auf dem Pull-Prinzip. Ein Teammitglied sieht mit einem Blick auf das Board, ob das was man gerade macht überhaupt gebraucht wird. Dieser Ansatz kann zum Umdenken in der gesamten Agentur führen und einen Kulturwandel anstoßen.

 

So könnte Kanban im Agenturalltag ablaufen

Um Kanban in der Agentur zu nutzen, sollte zunächst der Projektprozess definiert werden. Statt dem dreiteiligen Basis-Prozess, könnte ein Agenturprozess wie folgt aufgebaut sein:

Backlog (To Do), Erstellung, Überprüfung, Freigabe Kunden, Abgeschlossen

Bei der Definition der Aufgaben sollte darauf geachtet werden, dass ein Task möglichst Präzise definiert ist. Je genauer die Aufgabenstellung, umso einfacher ist es für alle Beteiligten daran zu arbeiten. Gehen wir beispielsweise von einer klassischen Marketing Kampagne aus. Was sind die klassischen Arbeitsschritte? Der Auftraggeber möchte meist erstmal wissen, was die Ziele der Kampagne sind oder wie die Zielgruppe definiert ist. Die ersten Aufgaben für das Backlog würden dann lauten:

            Aufgabe A: Definition Ziele

            Aufgabe B: Definition Zielgruppe

Da es keinen Sinn macht die Zielgruppen zu definieren, bevor die Ziele einer Kampagne klar sind, wäre Aufgabe B solange blockiert bis Aufgabe A erledigt ist. Wenn die Kanban-Methode reibungslos funktioniert, beginnt ein Mitarbeiter eigenständig mit der Arbeit an der Zieldefinition.

Ergänzt wird das Kanban-Prinzip in der Regel durch regelmäßige Standup-Meeting. Diese können täglich oder wöchentlich, z.B. immer montags stattfinden.

 

Projektmanagement Tools als Kanban-Board

Im Prinzip kann ein einfaches Whiteboard als Kanban-Board fungieren. Ein Vorteil ist, dass das Board jederzeit sichtbar ist. Dies funktioniert allerdings nur solange sich alle Mitarbeiter am selben Ort befinden. Agenturen, die mit Freelancern zusammenarbeiten oder deren Mitarbeiter auch flexibel aus dem Home Office arbeiten, stoßen hier an ihre Grenzen.

Zum Glück gibt es inzwischen eine Reihe von Tools, die ein Kanban-Board integriert haben. Auch das HQ hat seit diesem Jahr eine Kanban-Funktion. Das besondere beim HQ: Die Aufgaben auf dem Kanban-Board entsprechen auch den Aufgaben aus der klassischen Projektplanung im Gantt-Chart. Damit kann das Projekt im HQ nun also sowohl in seinem zeitlichen Ablauf (Projektplan), als auch als einfache Aufgabenliste (Kanban-Board) geplant werden. Dies ist die große Stärke des HQ: Die Zeit bzw. Ressourcenplanung ist direkt mit dem Kanban-Board verknüpft.

Darüber hinaus gibt es für Nutzer mit ausreichenden Rechten auch ein projektübergreifendes Kanban-Board, in dem z.B. alle überfälligen Aufgaben oder alle Aufgaben aus Projekten eines bestimmten Teams angezeigt werden können. Damit werden die eigenen Aufgaben noch besser organisiert und agile Teams erhalten ein optimales Werkzeug zur Nachverfolgung ihrer Projekte.

Wenn ihr das Kanban-Board in eurem bereits bestehenden HQ aktivieren möchtet, könnt ihr das ab dem 20.9. jederzeit selber tun. Hier steht, wie es geht. Sollten dabei Fragen auftauchen, gebt uns kurz Bescheid.

 

Kanban- Checkliste

  • Die Transformation zu agilem Arbeiten bzw. einem agilen Marketing kostet Zeit und Erfahrung. Man stellt nicht mal eben auf agiles Arbeiten um.
  • Klärt die Begrifflichkeiten und macht deutlich, was agiles Arbeiten bedeutet.
  • Eine Pull-Mentalität funktioniert nur mit eigenständigen Mitarbeitern und nur dann, wenn die Verantwortung auch abgegeben wird. D.h. die Bereitschaft flache Hierachien einzuführen und Verantwortung abzugeben muss vorhanden sein
  • Denkt an das WIP-Limit!
  • Ein regelmäßiger Austausch (Stand Up-Meeting) ist wichtig
  • Es gibt einen Unterschied zwischen Aufgaben und Projekten. Eine Aufgabe wird von einer Person bearbeitet während ein Team an einem Projekt arbeitet.

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