Liquiditätsmanagement in Agenturen: 5 Cashflow-Killer, die ihr kennen solltet

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Der Markt für Agenturen boomt momentan. Da sollte man meinen, dass der Cashflow immer stimmt, wenn die Auftragsbücher voll sind. Dem ist leider nicht so – und zwar nicht, weil es an Aufträgen mangelt, sondern weil viele Agenturen ihr Liquiditätsmanagement vernachlässigen und dadurch in hausgemachte finanzielle Schieflagen geraten. Wir zeigen euch 5 Cashflow-Killer, die euch das Arbeitsleben in der Agentur schwermachen können, und wie ihr sie am besten vermeidet.

Cashflow-Killer #1: Überblick über Ein- und Auszahlungen verlieren

Je größer die Agentur, desto mehr Einnahmen und Ausgaben hat sie – und in vielen Fällen auch eine Vielzahl an Geschäftskonten. Den Überblick zu behalten, was auf diesen Konten vor sich geht, ist daher für Agenturen eine Herausforderung und zudem mit hohem zeitlichem Aufwand verbunden. Kein Wunder also, dass man nicht so oft auf die Konten schaut – vor allem dann nicht, wenn der Laden läuft.

Was passiert aber, wenn sich Zahlungen verzögern oder sogar ausfallen? Die Kosten, die eure Agentur hat, laufen schließlich weiter, und plötzlich habt ihr weniger Einnahmen. Habt ihr das in eurer Planung berücksichtigt?

Oder umgekehrt: Ihr könnt euch vor Aufträgen kaum retten, die Kunden bezahlen pünktlich für eure super Leistung und ihr habt einen riesigen eingehenden Cashflow. Allerdings seht ihr diesen nur zeitverzögert, wenn ihr zum Beispiel am Ende des Monats eure Finanzen aktualisiert.

Damit verschenkt ihr riesiges Potenzial zum Handeln: Ihr seht nicht, wofür eure Agentur jeden Monat (evtl. unnötiges) Geld ausgibt. Und ihr raubt euch selbst Handlungsspielraum, weil ihr euren Cashflow durch die sporadische Kontrolle nur ungenau planen könnt, was das Risiko für Liquiditätsengpässe erhöht.

Cashflow-Killer #2: Auf Sicht fahren (keine Cashflow-Planung)

Viele sind der Auffassung, dass sich der Cashflow nicht planen lässt, weil die Einnahmen und Ausgaben von Monat zu Monat schwanken. Das ist richtig: Auf den Cent genau lässt er sich nicht planen, aber er lässt sich ungefähr abschätzen. Wozu ist das überhaupt wichtig?

Wenn ihr seht, wie sich euer Cashflow in den kommenden Monaten entwickelt, könnt ihr entsprechend der erwarteten Situation besser planen:

  • Erwartet ihr ein Cashflow-Defizit aufgrund sinkender Kundennachfrage? Dann könnt ihr im Vorfeld Rücklagen aufbauen, oder wenn es ganz heftig wird, rechtzeitig einen Kredit beantragen, damit ihr flüssig bleibt.
  • Erwartet ihr einen Cashflow-Überschuss, weil das Geschäft so richtig brummen wird? Dann könnt ihr euch schon mal Gedanken machen, was ihr mit den zusätzlichen Einnahmen alles anstellen wollt: Neue PCs anschaffen? Mehr Mitarbeiter einstellen? Euer Angebot erweitern?

Die Cashflow-Planung stellt das Finetuning eurer Finanzplanung dar. Mit dem Mikromanagement eurer Geldströme stellt ihr sicher, dass euer Cash immer an der richtigen Stelle im Unternehmen arbeitet und dort zur Umsatzsteigerung beiträgt.

Cashflow-Killer #3: Viele Tools mit wenig Nutzen verwenden

Ohne digitale Tools läuft heutzutage fast nichts mehr, vor allem nicht in Agenturen. Die Fülle an Tools, die mittlerweile für Agenturen angeboten werden, hat jedoch auch einen Nachteil: Man schafft sich viele Tools an, weil sie auf den ersten Blick brauchbar aussehen, und nach einigen Wochen oder Monaten vergisst man sie wieder. Was man dabei auch manchmal vergisst: das Software-Abo zu kündigen.

So laufen die Kosten ungesehen erst einmal weiter und killen unnötig euren Cashflow. Wenn ihr euch ein Tool anschafft, nutzt die Testphase ausgiebig, bevor ihr euch dafür entscheidet. Stellt auch regelmäßig eure Tools auf den Prüfstand, indem ihr euch gezielt anschaut, wie oft ihr ein bestimmtes Tool verwendet und ob die Kosten dafür gerechtfertigt sind, bzw. ob es eine günstigere Alternative gibt.

Cashflow-Killer #4: Kein Forderungsmanagement etablieren

Nicht zahlende Kundschaft ist ein Schmerz für jedes Unternehmen, doch leider lässt sie sich nicht vollständig vermeiden. Unbezahlte Rechnungen sind ein riesiger Cashflow-Killer. Ihr habt mit den Einnahmen gerechnet, doch sie bleiben aus.

Ihr könnt diesen Schmerz um einiges lindern, indem ihr ein Forderungsmanagement auf die Beine stellt, welches für eure Agentur funktioniert. Dazu gibt es ganz verschiedene Möglichkeiten:

  • Rechnungsmanagement-Tools, die beim Ausbleiben einer Zahlung automatisch eine Zahlungserinnerung (bzw. Mahnung) verschicken
  • Zusammenarbeit mit einem Factoring-Unternehmen, das eure Rechnungen (gegen eine Gebühr) sofort bezahlt: das hat für euch den Vorteil, dass ihr liquide bleibt, auch wenn ihr nicht den vollständigen Rechnungsbetrag erhaltet
  • Verkürzung eurer Zahlungsziele: indem ihr euren Kunden nur eine kurze Zahlungsfrist gewährt, erhaltet ihr eure Bezahlung schneller (oder könnt schneller Mahnungen verschicken)

Cashflow-Killer #5: Versuchen Krisen auszusitzen anstatt zu handeln

„Drei Monate in Folge mit Cashflow-Defizit, aber wird schon wieder.“ – Mit einer solchen passiven Mentalität erhöht ihr das Risiko für eine Insolvenz drastisch. Während Hoffen ein schönes Hilfsmittel ist, um durch schwierige Zeiten zu kommen, sollte es jedoch nicht das Einzige sein, was ihr tut.

Spätestens wenn die Kundennachfrage nachlässt und die Einnahmen zurückgehen, solltet ihr euren Cashflow genauer anschauen. Was könnt ihr tun, um einen Liquiditätsengpass zu vermeiden?

Alles so weiterlaufen zu lassen wie bisher ist die schlechteste Alternative. In einer Krisensituation muss nämlich immer nachgeholfen werden, um das beste daraus zu machen. Ein erster Schritt dabei ist, dass ihr eure Kosten auf den Prüfstand stellt und dann den Rotstift ansetzt.

Damit es gar nicht erst zu einer solchen Krisensituation kommt, ist Prävention natürlich die beste Maßnahme. An dieser Stelle kann man das Wort „Prävention“ auch durch „Cashflow-Planung“ ersetzen. Eine detaillierte Planung zeigt euch nämlich schon, wo in Zukunft Engpässe entstehen könnten. So könnt ihr für den Fall entsprechend vorsorgen.

Warum Excel fürs Liquiditätsmanagement ungeeignet ist

Viele Agenturen nutzen für ihr Liquiditätsmanagement Excel aus dem einfachen Grund, weil es da ist. Ein statisches Programm wie Excel ist für die Cashflow-Planung jedoch nicht geeignet. Warum? Weil der Cashflow eine hochdynamische Größe ist und sich von Tag zu Tag ändert.

Es wäre also erforderlich, jeden Tag die Kontentransaktionen in Excel zu übertragen, um einen aktuellen Überblick über die Liquidität zu bekommen. Das macht kein Mensch, weil die Zeit dazu fehlt. Und genau deswegen vernachlässigen Agenturen und andere Unternehmen ihr Liquiditätsmanagement – weil es zu viel Zeit in Anspruch nimmt.

Mit dem richtigen Tool Cashflow-Killern aus dem Weg gehen

Liquiditätsengpässe lassen sich auch mit der besten Planung nicht immer vermeiden, denn auch die intelligentesten Tools können die Zukunft nicht exakt vorhersagen. Doch das richtige Hilfsmittel unterstützt euch dabei, dass ihr das Risiko für einen Engpass stark reduziert. Ein solches Tool ist die Liquiditätsmanagement-Software Agicap.

Tagesaktuelle Liquidität

Agicap synchronisiert sich mit den Bankservern, auf denen eure Geschäftskonten liegen und ruft von dort automatisch sämtliche Transaktionen ab. Damit entfällt das Eintippen in Excel komplett. Somit könnt ihr jeden Tag einen Blick auf eure aktuelle Liquidität werfen, und euch entgeht keine Ein- und Auszahlung mehr.

Planung mit verschiedenen Szenarien

Agicap ermöglicht euch, mehrere Blicke in die Zukunft zu werfen: Ihr erstellt eure Wunschszenarien, die von hoch-pessimistisch bis hin zu über-optimistisch reichen können. So lotet ihr euren ganzen finanziellen Spielraum aus und macht euch im Vorfeld vielleicht schon den einen oder anderen Gedanken, was ihr in einer bestimmten Situation machen könnt und welche Möglichkeiten ihr dann habt.

Hohe Kosten abstellen

Durch die Kategorisierungsfunktion stellt ihr eure Einnahmen und Ausgaben transparent dar. Insbesondere im Ausgabenbereich ist das sehr interessant, denn ihr seht auf einen Blick, wo eure höchsten Kostenpunkte liegen. Wenn ihr einmal schwarz auf weiß seht, welchen Anteil an Kosten z.B. die ganzen Software-Abos ausmachen, animiert euch das viel eher dazu, euer Kostengefüge genauer unter die Lupe zu nehmen und Sparpotenziale zu identifizieren.

Anbindung mit Buchhaltungssoftware

Agicap lässt sich über eine flexible API-Schnittstelle mit vielen gängigen Buchhaltungstools verbinden. Somit könnt ihr beispielsweise eure Rechnungen direkt in Agicap importieren, wo die Zahlungsziele tagesgenau bei eurer Cashflow-Planung berücksichtigt werden.

Fazit: Cashflow-Killer kann man bändigen

Wie ihr gesehen habt, ist die Cashflow-Planung das A und O, wenn es darum geht, Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Ob ihr dabei euren Cashflow von Monat zu Monat, Woche zu Woche, oder sogar von Tag zu Tag plant, kommt auf eure aktuelle finanzielle Situation an. In turbulenten Zeiten ist es empfehlenswert, eine engmaschigere Planung vorzunehmen.

Verwendet ihr Excel für euer Liquiditätsmanagement gibt euch dies lediglich einen Rückblick auf euren Cashflow. Die Planung mit Excel ist mit viel Aufwand verbunden, denn um eine genaue Prognose zu treffen, sind aktuelle Daten nötig. Da aus Zeitgründen aber die Excel-Tabelle nur sporadisch aktualisiert wird, werden auch nur sporadisch (wenn überhaupt) Prognosen erstellt. Die Reaktion auf plötzliche Ereignisse wird somit erschwert.

Damit ihr den größtmöglichen Handlungsspielraum ausschöpfen könnt, ist ein proaktives Vorgehen deutlich besser als die bloße Reaktion auf ein Ereignis. Dazu benötigt ihr allerdings ein agiles Tool, das euch die manuelle Routinearbeit abnimmt und die Daten zu eurer Liquidität so aufbereitet, dass ihr auf den ersten Blick seht, wo ihr aktuell finanziell steht.

Die Cashflow-Software Agicap könnte euch in dieser Hinsicht unterstützen, da Routineprozesse wie das Abrufen von Kontoständen vollständig automatisch ablaufen. Mit der Kategorisierungsfunktion bietet die Software euch auch einen guten Ansatzpunkt für eure Kostenkontrolle, und die Planungsfunktion ermöglicht euch das Durchspielen verschiedener Szenarien, womit ihr mögliche Cashflow-Killer in zahnlose Tiger mutieren lasst.

Tipp: Wenn ihr bereits die Agentursoftware HQ verwendet, könnt ihr diese ganz einfach mit Agicap verbinden. Jetzt mehr zur Integration erfahren!

Über den Autor: 

Dr. Nirmalarajah Asokan ist Senior Content Marketing Manager bei Agicap in Berlin. Er ist in den Themen Liquiditätsmanagement, Cashflow und Finanzplanung unterwegs. Derzeit zeichnet er für Konzeption, Optimierung und Umsetzung des Content Marketings für das Liquiditätsmanagement-Tool Agicap verantwortlich.

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